Usługa zakwaterowania gości podczas konferencji Postępy syntezy organicznej w dniach 22-26.06.2016 r.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarskiej - zakwaterowania (noclegi ze śniadaniami) dla zaproszonych gości (16 osób) na konferencję pt. Postępy syntezy organicznej. 2. Usługa noclegowa wraz ze śniadaniem ma być świadczona w jednym obiekcie, na terenie hotelu. 3. Wymagania dotyczące obiektu: a. hotel posiada min. 4 pokoje dwuosobowe typu twin lub double oraz min. 8 pokoi jednoosobowych; b. hotel o standardzie zaszeregowania minimum trzygwiazdkowy, przyznany na podstawie decyzji Marszałka Województwa Pomorskiego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie; c. hotel posiadający oddzielne wejście dla gości, zabezpieczenia przeciwpożarowe w postaci czujników znajdujących się w całym obiekcie oraz hydrant, wentylacje w całym obiekcie, dźwigi osobowe powyżej drugiej kondygnacji; d. hotel posiadający restaurację, bar - dostępne za dodatkową opłatą dokonywaną bezpośrednio przez gości hotelowych; e. strzeżony parking hotelowy dla gości, na terenie przynależącym do hotelu, zapewniający bezpieczeństwo samochodu gościa i bezpośrednie dojście do hotelu (liczba miejsc na samochody osobowe min. 10); f. pokoje dla niepalących; g. rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż o godz. 14:00; h. zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż o godz. 12:00; i. hotel umiejscowiony w Mieście Gdańsk 4. Zamawiający wymaga, aby hotel zapewnił liczbę miejsc noclegowych w liczbie: 4 pokoi dwuosobowych typu twin lub double wraz ze śniadaniem dla każdego gościa oraz 8 pokoi jednoosobowych wraz ze śniadaniem dla każdego gościa w dniach 22-26 czerwca 2016 r. (4 noclegi). 5. Zamawiający wymaga, aby hotel każdorazowo zapewnił do wyłącznej dyspozycji gości Zamawiającego min. 10 miejsc parkingowych na samochody osobowe. 6. Zamawiający najpóźniej na 5 dni przed planowanym zakwaterowaniem gości poinformuje Wykonawcę o ostatecznej licznie osób, dla których rezerwowane będą noclegi i śniadania. 7. Wymagania dotyczące pokoi: a. Pokoje jednoosobowe, dwuosobowe (łóżka zarówno dwuosobowe - standard double, jak również dwa osobne łóżka - standard twin); b. łóżko jednoosobowe o wymiarach min. 90 x 200 cm; c. łóżko dwuosobowe o wymiarach min. 140 x 200 cm; d. stół, krzesło lub inny mebel do siedzenia (jedno miejsce na osobę); e. pokoje dla osób niepalących; f. czysta pościel z czystymi ręcznikami; g. zmiana pościeli codziennie; h. pokoje z łazienką z pełnym węzłem sanitarnym (w łazience musi znajdować się podstawowe wyposażenie do dyspozycji gości, np.: mydło, żel pod prysznic); i. pokoje wyposażone w telewizor z dostępem do podstawowych kanałów telewizyjnych, dostęp do bezpłatnego internetu bezprzewodowego, telefon, radioodbiornik, ogrzewanie; j. szafka nocna przy każdym łóżku; k. szafa na garderobę o minimalnej głębokości 60 cm, co najmniej 3 wieszaki na jedną osobę; l. lustro i wieszak ścienny na odzież wierzchnią; m. lampka nocna przy każdym łóżku; n. dywan lub wykładzina dywanowa; o. kosz na śmieci; p. firanki w oknach oraz zasłony; q. elementy dekoracyjne (zalecane). 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania wizji lokalnej w celu potwierdzenia, czy hotel spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego. 9. Wykonawca musi zapewnić śniadanie serwowane w tym samym hotelu i budynku, w którym będą świadczone usługi noclegowe, w formie bufetu samoobsługowego dla wszystkich gości Zamawiającego korzystających z noclegu. Uwaga: Zamawiający pokrywa koszty noclegu wraz ze śniadaniem, oraz koszty parkingu dla gości przybyłych na konferencję pt. Postępy syntezy organicznej. Koszty parkingu należy ująć w cenie oferty. Wszelkie dodatkowe koszty wygenerowane podczas pobytu gościa w hotelu (tj. np. przedłużenie doby hotelowej, przedłużenie pobytu poza wyznaczony termin usługi, koszty rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane oraz koszty np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub minibaru, koszty korzystania z sauny, baru, restauracji, usługi dodatkowe: pranie, prasowanie, przedłużenie pobytu itp.) zostaną opłacone indywidualnie przez gości Zamawiającego.