Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miejskiego w Pułtusku w 2016 roku

Opis przedmiotu przetargu: 3.1 64110000-0-usługi pocztowe, 64112000-4-usługi pocztowe dotyczące listów, 64113000-1-usługi pocztowe dotyczące paczek. 3.2 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miejskiego w Pułtusku, 06-100 Pułtusk, ul. Rynek 41 w 2016 r. 3.3 Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usługi pocztowej w zakresie listów, paczek i zwrotów. 3.4 Przez przesyłki listowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) przesyłki listowe zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym, b) przesyłki listowe zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, c) przesyłki listowe polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym, d) przesyłki listowe polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, e) przesyłki listowe polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem odbioru i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym, f) przesyłki listowe polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, g) przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana za której utratę, ubytek lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości przesyłki podanej przez nadawcę w obrocie krajowym i zagranicznym. 3.5 Gabaryt A - to przesyłka listowa o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum- żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm, 3.6 Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum- suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3.7 Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) paczki zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) paczki priorytetowe- paczki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, c) paczki z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością w obrocie krajowym i zagranicznym, d) paczki ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym 3.8 Gabaryt A - to paczka o wymiarach: minimum- wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokość 300 mm. 3.9 Gabaryt B - to paczka o wymiarach: minimum- jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm 3.10 Zamawiający określi rodzaj przesyłek oraz szacunkowe ilości tych przesyłek dla poszczególnych jednostek w formularzu cenowym stanowiącym zał. do formularza ofertowego. 3.11 Podane w załączniku szacunkowe ilości przesyłek sporządzone zostały w oparciu o dane za okres poprzednich 12 miesięcy i służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia. 3.12 Faktyczna ilość przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. 3.13 Wykonawcy nie przysługuje roszczenie wynikające ze zamian ilościowych w trakcie realizacji zamówienia. 3.14 Przekazania oraz odbioru przesyłek dokonywać będą upoważnieni pracownicy Urzędu Miejskiego w Pułtusku w lokalizacji wskazanej przez Wykonawcę w dniu zawarcia umowy, na terenie miasta Pułtusk, codziennie w dniach: od poniedziałku do piątku, w godzinach co najmniej 8.00 -16.00. 3.15 Odbiór przesyłek przygotowanych do nadania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę w rejestrze pocztowym pieczęcią, podpisem i datą (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym wg kategorii rodzajowych (dla przesyłek zwykłych). 3.16 Zamawiający jest zobowiązany do właściwego przygotowania przesyłek do nadania oraz sporządzania zestawień przesyłek. 3.17 Zamawiający jest zobowiązany do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce w sposób trwały i czytelny nazwy odbiorcy wraz z adresem doręczenia, określenia rodzaju przesyłki (np. zwykła, priorytetowa, polecona ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru) oraz umieszczenia na stronie adresowej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 3.18 Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do rejestru pocztowego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony będzie dla Wykonawcy, a kopia stanowić będzie dla zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. b) dla przesyłek nierejestrowanych - zestawienie ilościowe według poszczególnych kategorii sporządzone w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony będzie dla Wykonawcy, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 3.19 Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie odpowiednio zabezpieczona koperta Zamawiającego (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 3.20 Wykonawca jest zobowiązany do potwierdzenia swoim stemplem pocztowym na przesyłkach daty ich nadania. 3.21 Wykonawca będzie doręczał pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni od dnia doręczenia. 3.22 W przypadku nieobecności adresata, Wykonawca pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki od adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przesyłki przez adresata. 3.23 Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi dostarczania przesyłek do każdego wskazanego przez zamawiającego adresu w kraju i za granicą (zgodnie z Wykazem krajów według pocztowej drogi kierowania oraz zgodnie z Umowami międzynarodowymi). 3.24 Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. Zamawiający nie przewiduje możliwości dołączania przez Zamawiającego i Wykonawcę, do opakowanych przesyłek przekazanych przez Zamawiającego, jakichkolwiek przedmiotów wpływających na wagę przesyłki oraz cenę usługi. 3.25 Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 3.26 Wszelkie oznaczenia (numery nadawcze) przesyłek rejestrowanych muszą być zapewnione i naniesione na przesyłkach przez Wykonawcę. 3.27 Usługi pocztowe będą opłacane przez Zamawiającego w formie opłaty z dołu. 3.28 Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go następnego miesiąca po miesiącu rozliczeniowym Wykonawca wystawi faktury VAT wraz ze specyfikacją ilościowo-wartościową poszczególnych przesyłek pocztowych do każdej faktury. 3.29 Usługi powinny być świadczone zgodnie z następującymi przepisami: a) ustawa z dnia 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 poz. 1529), b) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 29 kwietnia 2013 w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 poz. 545), c) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 poz. 1468) d) Międzynarodowe Przepisy Pocztowe, 3.30 Wykazane w Formularzu cenowym szacunkowe ilości przesyłek listowych każdego rodzaju zostały podane do obliczenia wartości oferty i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje, iż zrealizuje minimalnie 70 % zakresu ilościowego wskazanego w formularzu cenowym. Ceny jednostkowe wskazane w formularzu cenowym nie mogą ulec zmianie przez cały okres obowiązywania umowy z zastrzeżeniem warunków przewidzianych w umowie. 3.31 Wartość należnego wynagrodzenia za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej w ofercie przetargowej za dany rodzaj przesyłki oraz rzeczywistej nadanej ilości przesyłek danego rodzaju. Rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie wynikające z wykonania ilości przesyłek określonej w formularzu cenowym. 3.32 Przed podpisaniem umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wykaz placówek nadawczych i oddawczych na terenie miasta Pułtusk i wzór pieczęci umieszczanej na przesyłkach. 3.33 Zamawiający informuje, iż posiada własny wzór rejestru pocztowego - pocztowej książki nadawczej który stanowić będzie załącznik do umowy.