Czynności związane z obsługą Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich

Opis przedmiotu przetargu: Część A Usługa polegająca na koordynacji zadań wynikających z Porozumienia w sprawie powierzenia obsługi części działań związanych z realizacją Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich. Zakres zamówienia: Koordynacja zadań wynikających z Porozumienia w sprawie powierzenia obsługi części działań związanych z realizacją Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w latach 2009 - 2013 numer BAB/27/03/2009/UCP/DPP z dnia 19 lutego 2009 rokuw szczególności: 1. Obsługa Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich - poprzez koordynację działań związanych z przygotowaniem przez CRZL i zawarciem umów przez CRZL z osobami zajmującymi się obsługą PO FIO (sekcja FIO w Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich) oraz wypłaceniem wynagrodzeń za wykonaną pracę, a także zapewnienie odpowiednich warunków pracy, w tym w szczególności: siedziby, sprzętu, materiałów biurowych oraz dostępu do telefonów i internetu na potrzeby Sekcji FIO. 2. Modyfikacja generatora 3. Przydzielenie ekspertom ofert zarejestrowanych w generatorze on-line (1 oferty do 2 ekspertów) zgodnie z metodologią określoną przez DPP oraz poinformowanie ekspertów o przydzielonych ofertach, 4. Współpraca z wykonawcą generatora sprawozdań w zakresie modyfikacji części sprawozdawczej generatora. 5. Koordynacja podejmowanych działań w ramach PO FIO 2012 zgodnie z zawartym Porozumieniem w tym w szczególności: a) obsługa infolinii dla oferentów w ogłoszonych konkursach b) nadzór nad rejestracją wniosków w generatorze on-line c) odbierania wniosków nadesłanych pocztą/kurierem/złożonych bezpośrednio w siedzibie CRZL d) rejestracji wniosków w wersji papierowej zgodnie z nadanym automatycznie numerem przez generator wniosków, e) przygotowania umów z wyznaczonymi przez DPP MPiPS ekspertami do oceny merytorycznej, f) odebrania kart oceny merytorycznej w wersji papierowej i przyporządkowanie ich w segregatorach do poszczególnych ekspertów, g) przeprowadzenia weryfikacji formalnej wpływających ofert zgodnie z Zasadami Przyznawania i Rozliczania Dotacji w ramach PO FIO 2013. h) współpracy z Instytucją Zarządzającą przy rozpatrywaniu odwołań od wyników oceny formalnej w ramach PO FIO i) weryfikacji nadesłanych przez oferentów załączników: kosztorysów i harmonogramów. j) wysyłania drogą elektroniczną informacji dotyczących procedury zawarcia umowy o dofinansowanie w ramach PO FIO 2013. k) weryfikacji nadesłanych umów w szczególności pod względem poprawności wypełnienia, dołączenia niezbędnych załączników oraz zgodności podpisów z odpisem z rejestru. l) przekazywania do Departamentu Pożytku Publicznego MPiPS gotowych projektów umów o dofinansowanie w ramach PO FIO 2013. m) przekazywania do DPP wygenerowanych z bazy danych wypełnionych wydruków formularzy projektów umów o dofinansowanie projektów po zweryfikowaniu ich prawidłowego wypełnienia n) współpracy z DPP przy realizacji procesu rozliczania dotacji celowych i weryfikacji sprawozdań z realizacji zadań dofinansowanych z PO FIO, o) współpracy przy działaniach promocyjnych PO FIO, zgodnie z Planem Komunikacji na lata 2009-2013 oraz Planem informacji i promocji na 2013 r., p) przekazywania do DPP posiadanych przez CRZL informacji służących do sporządzenia raportów z realizacji PO FIO dla Ministra, Komitetu Monitorującego, Rady Działalności Pożytku Publicznego i innych podmiotów. q) weryfikacji harmonogramu realizacji zadań i terminowości ich wykonywania, r) przeprowadzenia wizyt monitorujących stan realizacji projektów dofinansowanych w ramach PO FIO 2012 i PO FIO 2013 na podstawie listy organizacji wytypowanych przez Instytucję Zarządzającą s) przygotowania do przekazania Instytucji Zarządzającej, złożonych i niedofinasowanych ofert, kart ocen , sprawozdań i umów wraz z załącznikami oraz sprawozdań w ramach PO FIO 2010 , PO FIO 2011, PO FIO 2012 oraz PO FIO 2013 6. Sporządzanie sprawozdań i raportów okresowych do Instytucji Zarządzającej zgodnie z harmonogramem i zakresem Porozumienie nr BAB/27/03/2009/KCP/DPP z dnia 19 lutego 2009 r. 7. Przygotowywanie zapotrzebowań dotyczących uruchomienia środków finansowych w ramach PO FIO zgodnie z obowiązująca procedurą CRZL. Część B Usługa polegająca na obsłudze konkursu oraz organizacja działań promocyjnych Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich. Zakres zamówienia: Obsługa konkursu (70% czasu wykonywanych zadań zleconych): 1. Obsługa infolinii dla oferentów w ogłoszonym konkursie 2. Rejestracja wniosków w generatorze on-line, 3. Odbieranie wniosków nadesłanych pocztą/kurierem/złożonych bezpośrednio w siedzibie crzl 4. Rejestracja wniosków w wersji papierowej zgodnie z nadanym automatycznie numerem przez generator wniosków, 5. Odebranie kart ocen w wersji elektronicznej w generatorze ofert oraz weryfikacja kart ocen złożonych przez epuap, które zostaną przekazane przez dpp na elektronicznym nośniku danych, 6. Weryfikacja ocen ekspertów, danych złożonych przez oferentów oraz innych informacji zapisanych generatorze. Weryfikowanie ocen ekspertów w kwestii kryteriów formalnych oraz nanoszenie poprawek na pisemną lub mailową prośbę organizacji 7. Przeprowadzenie weryfikacji formalnej wpływających ofert zgodnie z zasadami przyznawania i rozliczania dotacji w ramach po fio 2013. 8. Współpraca z instytucją zarządzającą przy rozpatrywaniu odwołań od wyników oceny formalnej w ramach po fio 9. Poinformowanie pocztą elektroniczną wnioskodawców, którym minister przyznał dofinansowanie (zgodnie z ogłoszonymi wynikami konkursu), o przyznaniu dotacji i ewentualnej konieczności modyfikacji harmonogramu lub kosztorysu 10. Weryfikacja nadesłanych przez oferentów załączników: kosztorysów i harmonogramów. 11. Wysyłanie drogą elektroniczną informacji dotyczących procedury zawarcia umowy o dofinansowanie w ramach po fio 2013. 12. Weryfikacja nadesłanych umów w szczególności pod względem poprawności wypełnienia, dołączenia niezbędnych załączników oraz zgodności podpisów z odpisem z rejestru. 13. Przekazywanie do departamentu pożytku publicznego mpips gotowych projektów umów o dofinansowanie w ramach po fio 2013. 14. Wprowadzanie niezbędnych danych do generatora ofert. 15. Przeprowadzenie wizyt monitorujących stan realizacji projektów dofinansowanych w ramach po fio 2012 i po fio 2013 na podstawie listy organizacji wytypowanych przez instytucję zarządzającą . Organizacja działań promocyjnych Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich (25% czasu wykonywanych zadań zleconych): 1. Realizację działań promocyjnych PO FIO, zgodnie z Planem Komunikacji oraz Planem informacji i promocji na rok 2013, a. Przekazywanie do konsultacji i akceptacji DPP projektów / koncepcji materiałów informacyjnych i promocyjnych, b. Realizacja uzgodnionych działań promocyjnych. 2. Realizację działań promocyjnych zgodnie z harmonogramem Planu Informacji i Promocji na rok 2013, w tym udział w konferencjach - spotkaniach informacyjnych organizowanych w ramach PO FIO. 3. Przygotowanie raportów częściowych oraz raportu końcowego z realizacji działań promocyjnych przez CRZL dla Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Ewidencja i archiwizacja dokumentów będących w posiadaniu Sekcji FIO( 5 % czasu wykonywanych zadań zleconych ),w tym: przygotowanie do przekazania Instytucji Zarządzającej, złożonych i niedofinasowanych ofert, kart ocen , sprawozdań i umów wraz z załącznikami oraz sprawozdań w ramach PO FIO 2010 , PO FIO 2011, PO FIO 2012 oraz PO FIO 2013. Część C Usługa polegająca na przeprowadzeniu procesu rozliczania dotacji celowych i weryfikacji sprawozdań z realizacji zadań dofinansowanych z PO FIO oraz wsparciu obsługi konkursu. Zakres zamówienia: Przeprowadzenia procesu rozliczania dotacji celowych i weryfikacji sprawozdań z realizacji zadań dofinansowanych z PO FIO (70% czasu wykonywanych zadań zleconych): 1. Obsługa infolinii dla Zleceniobiorców rozliczających dotację. 2. Przygotowanie umów dla ekspertów analizujących sprawozdania z realizacji zadań dofinansowanych w ramach PO FIO 2012-2013. 3. Przekazanie ekspertom dokumentacji sprawozdawczej zgodnie z metodologią rozliczania dotacji w ramach PO FIO. 4. Odebranie od ekspertów - kart ocen w wersji elektronicznej w generatorze sprawozdań on-line oraz w wersji papierowej. 5. Sprawdzenie i akceptacja ocenionych sprawozdań z wykorzystaniem środków udzielonych w ramach PO FIO, zgodnie z metodologią rozliczania dotacji w ramach PO FIO oraz zgodnie z przepisami prawa, w szczególności z ustawą o finansach publicznych, ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, Programem Operacyjnym FIO 2009-2013, Zasadami przyznawania i rozliczania dotacji w ramach PO FIO w roku 2011-2013 oraz w oparciu o analizy sprawozdań sporządzone przez ekspertów. 6. Przygotowanie analizy sprawozdania dla beneficjentów zgodnie z metodologią rozliczania dotacji w ramach PO FIO. 7. Weryfikację przesłanej dokumentacji przez beneficjentów rozliczających dotację w ramach PO FIO. 8. Monitorowanie terminowości odpowiedzi na przesłane do beneficjentów analizy sprawozdań zawierające konieczność przesłania dodatkowych wyjaśnień/uzupełnień. 9. Opracowywanie odwołań wraz z rekomendacją CRZL-u w przypadkach rozliczania dotacji wymagających stanowiska Instytucji Zarządzającej. 10. Sporządzenie informacji o organizacjach, które nie złożyły sprawozdań w wersji elektronicznej w Generatorze w ramach Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich. 11. Podejmowanie próby kontaktu telefonicznego i e-mailowego z beneficjentami w celu przesłania brakującego sprawozdania. 12. Sporządzanie dla Instytucji Zarządzającej listy organizacji, które nie rozliczyły dotacji wraz z opisem stanu sprawy w celu przeprowadzenia postępowania administracyjnego. 13. Obsługa organizacyjna i udział Wykonawcy w konferencjach - spotkaniach informacyjnych organizowanych w ramach PO FIO, zgodnie z Planem Informacji i Promocji na rok 2013. Obsługa konkursu (25 % czasu wykonywanych zadań zleconych): 1. Weryfikację nadesłanych przez oferentów załączników: kosztorysów i harmonogramów. 2. Weryfikację nadesłanych umów w szczególności pod względem poprawności wypełnienia, dołączenia niezbędnych załączników oraz zgodności podpisów z odpisem z rejestru. 3. Przekazywanie do departamentu pożytku publicznego mpips gotowych projektów umów o dofinansowanie w ramach po fio 2013. 4. Przeprowadzenia wizyt monitorujących stan realizacji projektów dofinansowanych w ramach po fio 2012 i po fio 2013 na podstawie listy organizacji wytypowanych przez instytucję zarządzającą . Ewidencja i archiwizacja dokumentów będących w posiadaniu Sekcji FIO( 5 % czasu wykonywanych zadań zleconych ),w tym: przygotowanie do przekazania Instytucji Zarządzającej, złożonych i niedofinasowanych ofert, kart ocen , sprawozdań i umów wraz z załącznikami oraz sprawozdań w ramach PO FIO 2010 , PO FIO 2011, PO FIO 2012 oraz PO FIO 2013. Część D Usługa polegająca na przeprowadzeniu procesu rozliczania dotacji celowych i weryfikacji sprawozdań z realizacji zadań dofinansowanych z PO FIO oraz wsparciu obsługi konkursu. Zakres zamówienia: Przeprowadzenia procesu rozliczania dotacji celowych i weryfikacji sprawozdań z realizacji zadań dofinansowanych z PO FIO poprzez (70% czasu wykonywanych zadań zleconych): 1. Przekazanie ekspertom dokumentacji sprawozdawczej zgodnie z metodologią rozliczania dotacji w ramach PO FIO. 2. Odebranie od ekspertów - kart ocen w wersji elektronicznej w generatorze sprawozdań on-line oraz w wersji papierowej. 3. Sprawdzenie i akceptacja ocenionych sprawozdań z wykorzystaniem środków udzielonych w ramach PO FIO, zgodnie z metodologią rozliczania dotacji w ramach PO FIO oraz zgodnie z przepisami prawa, w szczególności z ustawą o finansach publicznych, ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, Programem Operacyjnym FIO 2009-2013, Zasadami przyznawania i rozliczania dotacji w ramach PO FIO w roku 2011-2013 oraz w oparciu o analizy sprawozdań sporządzone przez ekspertów. 4. Przygotowanie analizy sprawozdania dla beneficjentów zgodnie z metodologią rozliczania dotacji w ramach PO FIO. 5. Weryfikację przesłanej dokumentacji przez beneficjentów rozliczających dotację w ramach PO FIO. 6. Monitorowanie terminowości odpowiedzi na przesłane do beneficjentów analizy sprawozdań zawierające konieczność przesłania dodatkowych wyjaśnień/uzupełnień. 7. Opracowywanie odwołań wraz z rekomendacją CRZL-u w przypadkach rozliczania dotacji wymagających stanowiska Instytucji Zarządzającej. 8. Sporządzenie informacji o organizacjach, które nie złożyły sprawozdań w wersji elektronicznej w Generatorze w ramach Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich. 9. Podejmowanie próby kontaktu telefonicznego i e-mailowego z beneficjentami w celu przesłania brakującego sprawozdania. 10. Sporządzanie dla Instytucji Zarządzającej listy organizacji, które nie rozliczyły dotacji wraz z opisem stanu sprawy w celu przeprowadzenia postępowania administracyjnego. 11. Prowadzenie rejestrów rozliczonych umów. 12. Obsługa infolinii dla Zleceniobiorców rozliczających dotację. 13. Obsługa organizacyjna i udział Wykonawcy w konferencjach - spotkaniach informacyjnych organizowanych w ramach PO FIO, zgodnie z Planem Informacji i Promocji na rok 2013. Obsługa konkursu (25 % czasu wykonywanych zadań zleconych): 1. Weryfikację nadesłanych przez oferentów załączników: kosztorysów i harmonogramów. 2. Weryfikację nadesłanych umów w szczególności pod względem poprawności wypełnienia, dołączenia niezbędnych załączników oraz zgodności podpisów z odpisem z rejestru. 3. Przekazywanie do Departamentu Pożytku Publicznego mpips gotowych projektów umów o dofinansowanie w ramach PO FIO 2013. 4. Przeprowadzenia wizyt monitorujących stan realizacji projektów dofinansowanych w ramach PO FIO 2012 i PO FIO 2013 na podstawie listy organizacji wytypowanych przez Instytucję Zarządzającą . Ewidencja i archiwizacja dokumentów będących w posiadaniu Sekcji FIO( 5 % czasu wykonywanych zadań zleconych ),w tym: przygotowanie do przekazania Instytucji Zarządzającej, złożonych i niedofinasowanych ofert, kart ocen , sprawozdań i umów wraz z załącznikami oraz sprawozdań w ramach PO FIO 2010 , PO FIO 2011, PO FIO 2012 oraz PO FIO 2013. Część E Usługa polegająca na wsparciu procesu rozliczania dotacji celowych i weryfikacji sprawozdań z realizacji zadań dofinansowanych z PO FIO - 5 miesięcy Zakres zamówienia: Wsparcie procesu rozliczania dotacji celowych i weryfikacji sprawozdań z realizacji zadań dofinansowanych z PO FIO: 1. Sprawdzenie i akceptacja ocenionych sprawozdań z wykorzystaniem środków udzielonych w ramach PO FIO, zgodnie z metodologią rozliczania dotacji w ramach PO FIO oraz zgodnie z przepisami prawa, w szczególności z ustawą o finansach publicznych, ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, Programem Operacyjnym FIO 2009-2013, Zasadami przyznawania i rozliczania dotacji w ramach PO FIO w roku 2011-2013 oraz w oparciu o analizy sprawozdań sporządzone przez ekspertów. 2. Przygotowanie analizy sprawozdania dla beneficjentów zgodnie z metodologią rozliczania dotacji w ramach PO FIO. 3. Weryfikację przesłanej dokumentacji przez beneficjentów rozliczających dotację w ramach PO FIO. 4. Monitorowanie terminowości odpowiedzi na przesłane do beneficjentów analizy sprawozdań zawierające konieczność przesłania dodatkowych wyjaśnień/uzupełnień. 5. Prowadzenie rejestrów rozliczonych umów. Część F Usługa polegająca na obsłudze administracyjno - logistycznej oraz wsparciu obsługi konkursu i rozliczenia dotacji PO FIO. Zakres zamówienia: Obsługa administracyjno - logistyczna Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich (60 % czasu wykonywania zadań zleconych): 1. Opracowywanie zapytań ofertowych w zakresie usług i materiałów niezbędnych do zakupu na potrzeby Sekcji FIO 2. Opracowanie i przygotowanie dokumentacji niezbędnej do realizacji zakupu usług i materiałów na potrzeby Sekcji FIO 3. Prowadzenie wykazu i rejestru spraw prowadzonych przez Sekcję FIO, 4. Porządkowanie i opisanie przechowywanych przez Sekcję FIO dokumentów 5. Zapewnienie właściwego obiegu dokumentów zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym CRZL . 6. Ewidencja i archiwizacja dokumentów będących w posiadaniu Sekcji FIO, w tym przygotowanie do przekazania Instytucji Zarządzającej, złożonych i niedofinasowanych ofert, kart ocen , sprawozdań i umów wraz z załącznikami oraz sprawozdań w ramach PO FIO 2010 , PO FIO 2011, PO FIO 2012 oraz PO FIO 2013. 7. Obsługa organizacyjna i udział Wykonawcy w konferencjach - spotkaniach informacyjnych organizowanych w ramach PO FIO, zgodnie z Planem Informacji i Promocji na rok 2013 Obsługa konkursu (30 % czasu wykonywanych zadań zleconych): 1. Obsługa infolinii dla oferentów w ogłoszonych konkursach. 2. Nadzór nad rejestracją wniosków w generatorze on-line. 3. Odbieranie wniosków nadesłanych pocztą/kurierem/złożonych bezpośrednio w siedzibie CRZL. 4. Nadanie numeru identyfikacyjnego (numer FIO) i rejestracja ofert w wersji papierowej zgodnie z nadanym automatycznie numerem przez generator wniosków. 5. Odebranie kart ocen w wersji elektronicznej w generatorze ofert oraz weryfikacja kart ocen złożonych przez ePUAP, które zostaną przekazane przez DPP na elektronicznym nośniku danych. 6. Weryfikacja ocen ekspertów, danych złożonych przez oferentów oraz innych informacji zapisanych Generatorze. Weryfikowanie ocen ekspertów w kwestii kryteriów formalnych oraz nanoszenie poprawek na pisemną lub mailową prośbę organizacji. 7. Poinformowanie pocztą elektroniczną wnioskodawców, którym Minister przyznał dofinansowanie (zgodnie z ogłoszonymi wynikami konkursu), o przyznaniu dotacji i ewentualnej konieczności modyfikacji harmonogramu lub kosztorysu. 8. przeprowadzenia wizyt monitorujących stan realizacji projektów dofinansowanych w ramach PO FIO 2012 i PO FIO 2013 na podstawie listy organizacji wytypowanych przez Instytucję Zarządzającą . Rozliczenie dotacji (10% czasu wykonywanych zadań zleconych): 1. Weryfikację przesłanej dokumentacji przez beneficjentów rozliczających dotację w ramach PO FIO. 2. Monitorowanie terminowości odpowiedzi na przesłane do beneficjentów analizy sprawozdań zawierające konieczność przesłania dodatkowych wyjaśnień/uzupełnień. 3. Opracowywanie odwołań wraz z rekomendacją CRZL-u w przypadkach rozliczania dotacji wymagających stanowiska Instytucji Zarządzającej. 4. Prowadzenie rejestrów rozliczonych umów. Część G Usługa polegająca na obsłudze finansowo - księgowej Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich. Zakres zamówienia: 1. Wprowadzania dokumentów do ewidencji księgowej. 2. Współpraca w przygotowywaniu załączników dot. zaangażowania środków zawartych umów cywilnoprawnych. 3. Prowadzenie ewidencji pozabilansowej. 4. Uzgodnienie zapisów księgowych. 5. Przygotowywanie sprawozdań RB-28, RB-23,RB-27,RB-N,RB-Z. 6. Przygotowywanie umów cywilno - prawnych 7. Prowadzenie rejestru zawartych umów cywilno - prawnych 8. Weryfikacja dokumentów niezbędnych do wprowadzenie do systemu QNT. 9. Sporządzanie miesięcznego zestawienia wprowadzonych do systemu QNT umów. 10. Przyjmowanie rachunków. 11. Sporządzanie list płac. 12. Dokonywanie rozliczeń z Urzędem Skarbowym. 13. Dokonywanie rozliczeń z ZUS-em (sporządzanie i przekazywanie deklaracji rozliczeniowych. 14. Obsługa budżetowa PO FIO. 15. Rejestracja zapotrzebować z PO FIO i angażowanie środków. 16. Przygotowywanie dokumentów dotyczących zmian paragrafów środków przekazanych na realizację obsługi PO FIO przez CRZL z rezerw celowych budżetu państwa. 17. Weryfikacja i uzgodnienia paragrafów budżetowych na zapotrzebowaniach składanych przez Sekcję FIO. 18. Sporządzania zapotrzebowań na środki finansowe do MPiPS, MF. 19. Wyjaśniania nieprawidłowości związanych z dokumentami księgowymi z kontrahentami.. 20. Parafowania dokumentów pod względem formalno - rachunkowym. 21. Dokonywania przelewów na podstawie dokumentów zatwierdzonych pod względem merytorycznym i finansowo - księgowym. 22. Przygotowywania dokumentacji związanej z płatnościami i przekazywanie do Wydziału Księgowości. Część H Usługa polegająca na obsłudze prawnej procesu wdrażania Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich. Zakres zamówienia: Obsługa prawna procesu wdrażania Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich w roku 2012 poprzez: 1. Sporządzanie projektów umów, 2. Opiniowanie projektów umów, 3. Opiniowanie dokumentacji merytorycznej, 4. Sporządzanie opinii w zakresie wdrażania PO FIO w CRZL 5. Konsultacje prawne.