Obsługa bankowa budżetu Gminy Kolbuszowa oraz jej jednostek organizacyjnych w latach 2015-2018

Opis przedmiotu przetargu: 1) Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Gminy Kolbuszowa oraz jej jednostek organizacyjnych przez okres 3 lat. 2) Rodzaj zamówienia : usługi. 3) Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności : a) Otwieranie, prowadzenie i zamykanie rachunków : - bieżących, - pomocniczych, - funduszowych dla Gminy Kolbuszowa pod nazwą : Urząd Miejski w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 21, 36 - 100 Kolbuszowa oraz dla następujących jednostek organizacyjnych gminy ; - Zakład Wodno - Kanalizacyjny w Kolbuszowej, ul. Piłsudskiego 111a, - Zakład Usług Komunalnych w Kolbuszowej, ul. Piłsudskiego 111a, - Zakład Ciepłownictwa i Administracji Zasobem Mieszkaniowym w Kolbuszowej, ul. Piekarska 15A, - Miejski Dom Kultury w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 66, - Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna w Kolbuszowej, ul. Piłsudskiego 7, - Miejsko - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 21a, - Środowiskowy Dom Samopomocy , ul. Kolejowa 2, - Zespół Oświatowy Miasta i Gminy Kolbuszowa, ul. Kolejowa 1, prowadzącego poza własnym rachunkiem, obsługę w postaci rachunków pomocniczych i subkont dla: * Zespołu Szkół Nr 1 w Kolbuszowej, ul. Kościuszki 1, * Zespołu Szkół Nr 2 w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 46, * Zespołu Szkół w Widełce, * Zespołu Szkół w Kupnie, * Zespołu Szkół Specjalnych w Kolbuszowej Dolnej, * Szkoły Podstawowej w Domatkowie, * Szkoły Podstawowej w Bukowcu, * Szkoły Podstawowej w Kolbuszowej Górnej, * Szkoły Podstawowej w Przedborzu, * Szkoły Podstawowej w Weryni, * Szkoły Podstawowej w Zarębkach, * Przedszkola Publicznego Nr 1 w Kolbuszowej, ul. Narutowicza 1, * Publicznego Przedszkola Nr 2 w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 11, * Przedszkola Publicznego Nr 3 w Kolbuszowej, ul. Kolejowa 1, * Przedszkola Publicznego w Kolbuszowej Dolnej, * Przedszkola Publicznego w Kolbuszowej Górnej, * Przedszkola Publicznego w Weryni, * Publicznego Przedszkola w Widełce. Łączna liczba rachunków bieżących - 9, rachunków pomocniczych i funduszowych - 48 oraz 77 subkont do rachunków jednostek oświatowych . Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczy jednostek wskutek ewentualnych zmian organizacyjnych. W przypadku łączenia, przekształcenia lub powołania nowych jednostek bądź wyodrębnienia nowych rachunków bankowych tych jednostek ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z SIWZ, ofertą wykonawcy oraz zawartą umową. Umowy o prowadzenie obsługi bankowej jednostek organizacyjnych Gminy Kolbuszowa zawarte zostaną z każdą wymienioną jednostką oddzielnie, w terminach z nimi uzgodnionych. b) Realizację wypłat gotówkowych, m. in: - świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z zakresu pomocy społecznej w ilości ok 300 szt. miesięcznie, - dodatków mieszkaniowych i energetycznych w ilości około 55 szt. miesięcznie, - innych wypłat w ilości około 55 szt. miesięcznie, - czeków gotówkowych z poszczególnych rachunków bankowych w ilości około 50 szt. miesięcznie na kwotę około 600 000 zł miesięcznie, c) Przyjmowanie wpłat gotówkowych na poszczególne rachunki bankowe w przewidywanej ilości około 2 413 szt. pozycji miesięcznie (dotyczy wpłat na rachunek urzędu i samorządowych zakładów budżetowych). d) Realizacja przelewów składanych w formie elektronicznej a także w szczególnych przypadkach w formie papierowej w przewidywanej ilości około 4 852 szt. miesięcznie. (Forma przelewów z rachunków wyłącznie w formie papierowej w ilości około 158 szt. obowiązywać będzie w Zakładzie Ciepłownictwa i Administracji Zasobem Mieszkaniowym w Kolbuszowej a także w Miejskim Domu Kultury w Kolbuszowej) e) Sporządzanie wyciągu bankowego potwierdzającego dokonane operacje oraz stan salda na każdy dzień roboczy wraz z załącznikami. Zamawiający zastrzega sobie konieczność wydawania wtórników do wyciągu bankowego dla konta podstawowego Gminy Kolbuszowa a także dla jednostki organizacyjnej Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kolbuszowej. f) Wydawanie na pisemne lub telefoniczne zlecenie Zamawiającego zaświadczeń i opinii bankowych. g) Możliwość udzielenia kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym Gminy. Kredyt w rachunku bieżącym będzie uruchomiony na podstawie osobnej umowy i po złożeniu przez Zamawiającego wniosku kredytowego, uwzględniającego rzeczywiste kwotowe i czasowe potrzeby Gminy. h) Możliwość lokowania wolnych środków w lokatach terminowych. Zamawiający zastrzega sobie swobodę lokowania wolnych środków w innych bankach. i) Zapewnienie dostępu do bankowości elektronicznej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia w okresie trwania umowy zmian dotyczących połączenia systemu bankowego w przypadku zmiany systemu finansowo - księgowego, umożliwiających bezpośrednie przekazywanie informacji (m.in. import, eksport danych, automatyczne wczytanie przelewów z systemu księgowego do systemu bankowego bądź z systemu bankowego do systemu finansowo - księgowego). Powyższe zmiany Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić w ramach prowadzonej obsługi bankowej, bez nakładania na Zamawiającego dodatkowych opłat. j) Obsługę płatności masowych w ramach której Wykonawca zobowiązany będzie bezpłatnie generować i prowadzić numery rachunków wirtualnych w standardzie NRB dla kontrahentów masowych płatności w ilości około 17 200 szt. Numer ten traktowany będzie jako unikatowy identyfikator, którego podanie będzie wystarczające do identyfikacji dla Zamawiającego jako obiorcy płatności. Wykonawca będzie miał obowiązek identyfikacji i przetwarzania płatności masowych na podstawie rachunku wirtualnego. Wpłaty gotówkowe w kasach banku lub wpływy poprzez elixir w ramach rozliczeń w formie rachunków wirtualnych dokonywane będą poprzez podanie w treści dyspozycji wpłaty bądź przelewu numeru rachunku wirtualnego. Wykonawca będzie miał obowiązek poinformować również zamawiającego o numerach wirtualnych, przy użyciu których dokonano wpłaty na rachunek Zamawiającego poprzez udostępnienie pliku wyjściowego za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Świadczący usługi Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania usług, o których mowa w pkt. 5 ppkt. 3 lit. b - j w każdej ilości jaka jest niezbędna do prawidłowej obsługi rachunku dla Gminy Kolbuszowa i jej jednostek organizacyjnych. 4) Sposób wykonywania zamówienia : a) Wykonawca zobowiązany jest do posiadania w mieście Kolbuszowa 1 oddziału Banku lub filii. W przypadku gdy wybrany bank nie posiada na terenie Kolbuszowej swojej siedziby, do czasu uruchomienia placówki zobowiązany będzie do zapewnienia codziennej obsługi budżetu Gminy w miejscowości Kolbuszowa i zapewnienie możliwości przeprowadzenia wszystkich operacji bankowych bez ponoszenia kosztów ze strony Gminy ( transport gotówki - przywóz, odbiór przez bank na jego koszt.)