OPRACOWANIE ORAZ DWUKROTNA AKTUALIZACJA ANGLOJĘZYCZNEJ WERSJI DOKUMENTU PN. COMMUNICATION PLAN

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie oraz dwukrotna aktualizacja dokumentu pn. Communication Plan (Plan komunikacji) w języku angielskim. Plan komunikacji ma określać zasady komunikacji w projekcie międzynarodowym pn. Central European Living Lab for Territorial Innovation. Plan komunikacji ma wyznaczać kierunki komunikacji oraz działań informacyjno - promocyjnych w ramach projektu dla wszystkich instytucji i podmiotów zaangażowanych w jego realizację. Dokument powinien być opracowany w języku angielskim z uwzględnieniem spójnej wizualizacji i przekazu założeń projektu. Dwukrotna aktualizacja Planu komunikacji nastąpi w zakresie i terminach określonych w pkt. 2.2. niniejszej SIWZ. W/w przedmiot zamówienia zamawiany jest w ramach projektu pn. Central European Living Lab for Territorial Innovation - współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu dla Europy Środkowej. 2.2. Zakres i wielkość realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia, który należy zrealizować w postaci trzech etapów; Usługi objęte przedmiotem zamówienia, realizowane będą przez Wykonawcę w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 5.10.2013 r. Plan komunikacji oraz poszczególne aktualizacje opracowane zostaną z uwzględnieniem wytycznych dotyczących promocji, oznaczeń, komunikacji i rozpowszechniania informacji w Programie dla Europy Środkowej (Central Europe), w tym Communications Guidebook: (http://www.central2013.eu/fileadmin/user_upload/Downloads/Events/2009/Communication_Seminar/GUidebook/CENTRAL_EUROPE_communications_guidebook.pdf), jak również założeń projektu, którego dotyczy. Zamówienie należy zrealizować w postaci trzech etapów: Etap I: Opracowanie anglojęzycznej wersji dokumentu głównego pn. Communication Plan. Etap II: Pierwsza aktualizacja dokumentu. Etap III: Druga aktualizacja dokumentu. Harmonogram realizacji poszczególnych etapów zamówienia: Etap I - 31 dni od daty podpisania umowy Etap II - do 5 października 2012 r. Etap III - do 5 października 2013 r. Harmonogram realizacji poszczególnych etapów zamówienia określony został we Wzorze umowy stanowiącym Załacznik nr 6 do SIWZ. Ad. Etap I: Opracowanie anglojęzycznej wersji dokumentu głównego pn. Communication Plan. Wykonawca zobowiązuje się do opracowania dokumentu pn. Communication Plan (Plan komunikacji). Plan komunikacji ma określać zasady komunikacji w projekcie międzynarodowym pn. Central European Living Lab for Territorial Innovation. Opracowanie ma wyznaczać kierunki komunikacji oraz działań informacyjno - promocyjnych w ramach projektu dla wszystkich instytucji i podmiotów zaangażowanych w jego realizację. Dokument powinien być opracowany w języku angielskim z uwzględnieniem spójnej wizualizacji i przekazu założeń projektu. Struktura i zakres merytoryczny opracowania pn. Communication Plan określony został w załączniku nr 1 do SIWZ. Wykonawca zrealizuje przedmiotowe zamówienie w ścisłej współpracy z Zamawiającym oraz Liderem Projektu (w tym ze wskazanymi przez wymienione podmioty osobami właściwymi i odpowiedzialnymi za realizację założeń komunikacyjnych w ramach projektu Central European Living Lab for Territorial Innovation). Zamawiający zastrzega sobie wyłączny wpływ na treść merytoryczną i graficzną zamieszczanych informacji. Wykonawca zadba aby opracowanie i poszczególne aktualizacje zostały oznaczone zgodnie z przyjętą w ramach Programu dla Europy Środkowej oraz projektu koncepcją identyfikacji słownej i graficznej. Zamawiający przekaże Wykonawcy powyższe materiały, w tym oznaczenie graficzne projektu w dniu podpisania umowy. Wykonawca dostosuje przekazane mu materiały do parametrów technicznych opracowania bez naruszenia struktury oraz treści przekazanych materiałów. Wykonawca wskaże, a Zamawiający zatwierdzi ostateczną wersję opracowania. Na 5 dni roboczych przed upływem realizacji zamówienia. Wykonawca prześle na podany przez Zamawiającego adres e-mail ostateczny projekt opracowania w celu uzyskania akceptacji Zamawiającego lub wskazania ewentualnych korekt. Korekty wskazane przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest nanieść. Zamawiający zleci opracowanie powyższego dokumentu w terminie 31 dni od daty podpisania umowy. Opracowanie pn. Communication Plan obejmować powinno min 35 stron formatu A4, MS Word, czcionka Calibri 12, odstępy pojedyncze, max. 25 % na zdjęcia, wykresy, diagramy itp. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu opracowania w formie: - wydruku, w wersji papierowej (wydruk komputerowy w wersji wielobarwnej) - 3 sztuki. (Okładka i stronice opracowania wykonane przy zastosowaniu elementów graficzno - słownych właściwych dla przyjętej w projekcie koncepcji identyfikacji graficznej). - elektronicznej - (nośnik elektoniczny typu cd dvd) - 10 sztuk. Plik w formacie pdf. Struktura i zakres merytoryczny materiału identyczny jak w wersji papierowej. Ad. Etap II: Pierwsza aktualizacja dokumentu. Wykonawca zobowiązuje się do aktualizacji anglojęzycznej wersji dokumentu głównego pn. Communication Plan w terminie do 05.10.2012 r. Zakres aktualizacji obejmować będzie przegląd i podsumowanie dotychczasowych działań partnerów projektu przewidzianych do realizacji we wniosku aplikacyjnym w zakresie promocji projektu i zmiany w tym zakresie zatwierdzone przez konsorcjum. Aktualizacja obejmować będzie okres od rozpoczęcia projektu do dnia 31.08.2012r. Wykonawca zrealizuje przedmiotowe zamówienie w ścisłej współpracy z Zamawiającym oraz Liderem Projektu (w tym ze wskazanymi przez wymienione podmioty osobami właściwymi i odpowiedzialnymi za realizację założeń komunikacyjnych w ramach projektu Central European Living Lab for Territorial Innovation). Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje i materiały niezbędne dla opracowania aktualizacji w terminie nie opóźniającym terminowego wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie wyłączny wpływ na treść merytoryczną i graficzną zamieszczanych informacji. Na 5 dni roboczych przed upływem realizacji zamówienia Wykonawca prześle na podany przez Zamawiającego adres e-mail ostateczny projekt opracowania objętego aktualizacją w celu uzyskania akceptacji Zamawiającego lub wskazania ewentualnych korekt. Korekty wskazane przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest nanieść. Zamawiający wymaga aby aktualizacja Planu Komunikacji obejmowała minimum 5 stron formatu A4, MS Word, czcionka Calibri 12, odstępy pojedyncze, max. 25 % na zdjęcia , wykresy, diagramy itp. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu zaktualizowanej wersji dokumentu pn. Communication Plan w formie: - wydruku, w wersji papierowej (wydruk komputerowy w wersji wielobarwnej) - 3 sztuki. (Okładka i stronice opracowania wykonane przy zastosowaniu elementów graficzno - słownych właściwych dla przyjętej w projekcie koncepcji identyfikacji graficznej). - elektronicznej - (nośnik elektroniczny typu cd dvd) - 3 sztuki. Plik w formacie pdf. Struktura i zakres merytoryczny materiału identyczny jak w wersji papierowej. Ad. Etap III: Druga aktualizacja dokumentu. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do drugiej aktualizacji anglojęzycznej wersji dokumentu głównego pn. Communication Plan w terminie do 5.10.2013r. Zakres aktualizacji obejmować będzie przegląd i podsumowanie dotychczasowych działań partnerów projektu przewidzianych do realizacji we wniosku aplikacyjnym w zakresie promocji projektu oraz zmiany w tym zakresie zatwierdzone przez konsorcjum. Aktualizacja obejmować będzie okres od 31.08.2012 do dnia 31.08.2013r. Wykonawca zrealizuje przedmiotowe zamówienie w ścisłej współpracy z Zamawiającym oraz Liderem Projektu (w tym ze wskazanymi przez wymienione podmioty osobami właściwymi i odpowiedzialnymi za realizację założeń komunikacyjnych w ramach projektu Central European Living Lab for Territorial Innovation). Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje i materiały niezbędne dla opracowania aktualizacji w terminie nie opóźniającym terminowego wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie wyłączny wpływ na treść merytoryczną i graficzną zamieszczanych informacji. Na 5 dni roboczych przed upływem realizacji zamówienia Wykonawca prześle na podany przez Zamawiającego adres e-mail ostateczny projekt opracowania objętego aktualizacją w celu uzyskania akceptacji Zamawiającego lub wskazania ewentualnych korekt. Korekty wskazane przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest nanieść. Aktualizacja dokumentu głównego opracowania pn. Communication Plan obejmować będzie minimum 5 stron formatu A4, MS Word, czcionka Calibri 12, odstępy pojedyncze, max. 25 % na zdjęcia , wykresy, diagramy itp. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu zaktualizowanej wersji dokumentu pn. Communication Plan w formie: - wydruku, w wersji papierowej (wydruk komputerowy w wersji wielobarwnej) - 3 sztuki. (Okładka i stronice opracowania wykonane przy zastosowaniu elementów graficzno - słownych właściwych dla przyjętej w projekcie koncepcji identyfikacji graficznej). - elektronicznej - (nośnik elektroniczny typu cd dvd) - 3 sztuki. Plik w formacie pdf. Struktura i zakres merytoryczny materiału identyczny jak w wersji papierowej.