WYBÓR BANKU DO PROWADZENIA OBSŁUGI BANKOWEJ GMINY LEŚNA I JEJ JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH W LATACH 2015 - 2019

Opis przedmiotu przetargu: Wykonywanie obsługi bankowej Gminy Leśna, w tym gminnych jednostek organizacyjnych oraz świadczenie usług kredytowych finansujących przejściowe niedobory budżetu Gminy Leśna, występujące w trakcie danego roku budżetowego. Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy Leśna ujęto w załączniku nr 1 do SIWZ. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby jednostek wskutek ewentualnych zmian organizacyjnych. W przypadku powołania nowych jednostek organizacyjnych, ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z zawartą umową. Wynagrodzeniem dla Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia będzie miesięczna opłata ryczałtowa brutto, wyrażona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie ze złożoną Ofertą. Miesięczna opłata ryczałtowa brutto skalkulowana przez Wykonawcę powinna obejmować wszystkie koszty świadczenia na rzecz Zamawiającego usług objętych przedmiotem niniejszego zamówienia, zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ, za wyjątkiem oprocentowania kredytu w rachunku bieżącym, o którym mowa w Części I. Rozdział 1. pkt 8 SIWZ. Opłata ryczałtowa będzie uwzględniała wszystkie jednostki objęte Umową. Każda jednostka organizacyjna Gminy objęta Umową będzie obciążona miesięczną opłatą ryczałtową według udziału procentowego. Wykonawca będzie pobierał miesięczną opłatę ryczałtową z rachunku wskazanego przez Zamawiającego oraz rachunków wskazanych przez jednostki organizacyjne Gminy objęte Umową na koniec każdego miesiąca za ten miesiąc. Miesięczna opłata ryczałtowa będzie stała w całym okresie obowiązywania Umowy i nie podlega waloryzacji. Obsługa bankowa obejmować będzie w szczególności: 1)Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych bieżących i pomocniczych (także walutowych) Wykonawca otworzy i będzie prowadził rachunki bankowe Zamawiającego. Rachunki te winny zostać otwarte i gotowe do korzystania z nich nie później niż w dniu 01 marca 2015 roku, we wnioskowanej przez Zamawiającego liczbie, przy czym numery rachunków bankowych, powinny być znane Zamawiającemu nie później niż w dniu 20 lutego 2015 roku. Każda jednostka organizacyjna posiada co najmniej 2 rachunki bankowe (szczegóły w Części IV. SIWZ). Otwieranie i uruchamianie rachunków bankowych, poza wymienionymi, będzie następowało bezpłatnie i nie później niż następnego dnia roboczego po złożeniu wniosku o otwarcie rachunku bankowego. Wykonawca otworzy rachunek bieżący budżetu Gminy Leśna w złotych polskich (PLN), w którym Zamawiający będzie uprawniony do zaciągania odnawialnego kredytu (kredytu w rachunku bieżącym) przeznaczonego na finansowanie występującego w trakcie roku deficytu budżetu do wysokości określonej w uchwale budżetowej na dany rok w kwocie nieprzekraczającej 1.000.000 zł. Wykonawca otworzy rachunek sum depozytowych w złotych polskich do obsługi kaucji i wadiów dla Urzędu Miejskiego w Leśnej. W trakcie trwania Umowy, w zależności od potrzeby, mogą być otwierane rachunki sum depozytowych dla jednostek organizacyjnych Gminy objętych Umową. Rachunki te będą wolne od wszelkich opłat, w tym także od opłaty ryczałtowej. Oprocentowanie środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych będzie równe iloczynowi zmiennej stawki WIBID O/N i stałego w całym okresie obowiązywania Umowy współczynnika Wykonawcy, podanego z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie ze złożoną Ofertą. Kapitalizacja odsetek dokonywana będzie codziennie. Natomiast odsetki dopisywane będą na koniec każdego miesiąca, a w przypadku zamykania rachunków - na dzień ich zamknięcia, do rachunków wskazanych przez Zamawiającego. W ramach otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych Wykonawca będzie świadczył usługi, jak niżej: a) Wpłaty gotówkowe i wypłaty z wykorzystaniem czeków. Wpłaty gotówkowe na rzecz Zamawiającego winny być realizowane bezpłatnie we wszystkich placówkach Wykonawcy (oddziałach, filiach, agencjach, punktach kasowych itp.). Wykonawca jest zobowiązany poinformować o tym fakcie zainteresowanych poprzez udzielenie informacji w przedmiotowej sprawie klientom. Zamawiający uzna, że warunek udzielenia informacji o bezpłatnej obsłudze wpłat gotówkowych na rzecz Zamawiającego we wszystkich placówkach Wykonawcy zostanie spełniony, jeśli taki komunikat zostanie umieszczony na stronie internetowej Wykonawcy lub na tablicy ogłoszeń w Banku. Wykonawca zapewni Zamawiającemu niezbędną dla prawidłowej obsługi ilość blankietów czekowych do wypłat gotówkowych oraz blankietów/bloczków bankowych dowodów wpłaty, według wzorów zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa. Zamawianie blankietów czekowych następować będzie na podstawie pisemnego zamówienia Zamawiającego. Zamówione blankiety czekowe będą do odbioru w siedzibie Wykonawcy. Blankiety/bloczki bankowych dowodów wpłaty zabezpiecza Wykonawca. Druki te winny znajdować się w wyznaczonych placówkach i być dostępne dla klientów Zamawiającego w ilości pozwalającej na płynną obsługę, tj. bez przerw w obsłudze spowodowanych ich brakiem. b) Realizacja przelewów, w tym przelewy SEPA. Wszystkie przelewy/dyspozycje Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych zostaną zrealizowane w dniu ich złożenia, tj. nastąpi obciążenie rachunku Zamawiającego w danym dniu, o ile taki przelew zostanie złożony nie później niż do godz. 15:00. Wykonawca będzie bezpłatnie realizował na rzecz Zamawiającego polecenia wypłaty SEPA oraz pozostałe polecenia wypłaty. Przelewy zagraniczne w PLN i walutach obcych będą realizowane bez obciążania Zamawiającego kosztami banku zagranicznego. Polecenia przelewów między rachunkami bankowymi Zamawiającego będą realizowane w czasie rzeczywistym. c) Realizacja stałych zleceń, zerowanie sald. Wykonawca zapewni Zamawiającemu bezpłatną możliwość korzystania ze zleceń stałych Wykonawca będzie dokonywał zerowania sald rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy, a także odsetek, zgodnie z dyspozycjami Urzędu Miejskiego jako jednostki samorządu terytorialnego oraz dyspozycjami kierowników jednostek objętych Umową. Zerowanie sald i odsetek będzie polegało na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na rachunkach bieżących i pomocniczych na rachunek zgodnie z dyspozycją Zamawiającego. d) Zapewnienie systemu masowych płatności. Wykonawca zapewni Zamawiającemu obsługę systemu masowych płatności. W tym celu, Wykonawca otworzy wirtualne rachunki dla Kontrahentów masowych płatności. Identyfikacja płatności przychodzących będzie odbywała się w oparciu o unikalny identyfikator, jaki umieszczony zostanie na indywidualnym numerze rachunku bankowego. Księgowanie wpłat na rachunkach wirtualnych będzie odbywało się na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach. Wykonawca będzie udostępniać do pobrania stosowne informacje syntetyczne i analityczne Zamawiającemu w formie elektronicznej, nie później niż do godz. 900 następnego dnia roboczego. Format oraz sposób przekazywania danych będzie uzgodniony z Zamawiającym. Wykonawca zapewni możliwość przeglądania transakcji w systemie bankowości elektronicznej. e) Świadczenie usług bankowości elektronicznej. W celu usprawnienia obsługi bankowej Zamawiającego, Wykonawca dostarczy, udostępni i wdroży na wskazanej przez Zamawiającego liczbie stanowisk usługę bankowości elektronicznej. Usługa Bankowość elektroniczna powinna działać u Zamawiającego od dnia 01 marca 2015 roku, a osoby korzystające z niej muszą do tego czasu zostać bezpłatnie przeszkolone w zakresie jej obsługi. System bankowości elektronicznej musi zapewnić Zamawiającemu w szczególności: uprawnionym osobom Zamawiającego dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o operacjach dokonanych na rachunkach bankowych oraz saldach tych rachunków upoważnionym pracownikom Urzędu Miejskiego w Leśnej dostęp do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych możliwość składania poleceń przelewów (krajowych i zagranicznych) w granicach posiadanych środków lub w granicach dostępnego limitu środków możliwość składania przelewów z datą przyszłą, ich przeglądania, modyfikowania, usuwania przed wysłaniem do Wykonawcy możliwość dowolnego przeszukiwania zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach według różnych kryteriów wyszukiwania, co najmniej: rodzaju operacji, nazwy Kontrahenta, daty, okresu, kwoty, po dowolnym fragmencie nazwy Kontrahenta, tytułu płatności, fragmencie numeru rachunku i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów, przy czym po zakończeniu Umowy Wykonawca dostarczy Zamawiającemu na zewnętrznym nośniku danych bazę danych z okresu objętego Umową, umożliwiającą bezterminowe przeszukiwanie zbiorów danych z całego okresu objętego Umową realizację wypłat świadczeń pieniężnych z wykorzystaniem pieniądza elektronicznego na rzecz świadczeniobiorców import przelewów przygotowanych w systemach finansowo - księgowych Zamawiającego do systemu bankowego, według formatu wynikającego z systemu finansowo - bankowego bez danych z adresami Kontrahentów, z uwzględnieniem znaków diakrytycznych codzienną możliwość generowania wyciągów bankowych ze wszystkich rachunków bankowych, z pełną treścią wpisaną przez Kontrahentów w opisie płatności, nie później niż następnego dnia roboczego do godz. 9:00 możliwość korzystania z systemu Bankowości elektronicznej w tym samym czasie na kilku stanowiskach jednocześnie możliwość przypisywania wielu użytkowników do jednego rachunku i odwrotnie otrzymywania automatycznych informacji o funkcjonowaniu systemu, m. in. o przelewach odrzuconych, zmianach w systemie, awariach i przewidywanym terminie ich usunięcia, itp. Czynności dotyczące schematów nadawania uprawnień użytkownikom bankowości elektronicznej, definiowania schematów podpisów, dostępu do rachunków, dokonywał będzie Wykonawca zgodnie z dyspozycją Zamawiającego. W okresie obowiązywania Umowy Wykonawca: zapewni bezpłatną aktualizację systemu oraz utrzymanie go w pełnej sprawności technicznej bezpłatnie będzie świadczył telefoniczną pomoc techniczną w przypadku problemów w obsłudze systemu, w godzinach pracy Wykonawcy w przypadkach, gdy telefoniczna pomoc techniczna nie będzie wystarczająca, upoważniony pracownik Wykonawcy bezpłatnie udzieli pomocy technicznej na miejscu, tj. w siedzibie Urzędu Miejskiego w Leśnej lub w siedzibie jednostki organizacyjnej Gminy, nie później niż w terminie 48 godzin od momentu powiadomienia o konieczności jej udzielenia. Wykonawca na własny koszt będzie utrzymywał system Bankowości elektronicznej w nienagannym stanie technicznym i bezpieczeństwa oraz w standardach powszechnie obowiązujących na ryku, a także modyfikował go, udoskonalał itp. w miarę pojawiania się nowych rozwiązań, poprawiających jakość obsługi Zamawiającego. W przypadku planowanych zmian w organizacji i oprogramowaniu systemu, szczególnie w zakresie interfejsu, Wykonawca powiadomi Zamawiającego. Takie powiadomienie winno mieć miejsce na 1 miesiąc przed planowaną zmianą i zawierać informację o charakterze i przedmiocie zmiany. W przypadku awarii technicznych systemu, awarie takie Wykonawca usunie bez zbędnej zwłoki, a w przypadku trwania awarii powyżej 2 godzin Wykonawca zapewni alternatywną formę obsługi Zamawiającego, m. in. w przypadku, gdy nastąpi awaria sieci komputerowej wykluczająca możliwość standardowego wykorzystania kanału elektronicznego wykorzystywanego przez system bankowości elektronicznej, Wykonawca zapewni alternatywne realizowanie przelewów elektronicznych przygotowanych przez systemy informatyczne Zamawiającego (np. możliwość przygotowania nośnika danych i jego fizyczne dostarczenie do dowolnej placówki bankowej Wykonawcy) lub w formie papierowej (wybór należy do Zamawiającego). W sytuacji, gdy Zamawiający w wyniku awarii technicznej systemu bankowości elektronicznej poniesie udokumentowane straty, Wykonawca będzie zobowiązany do ich pokrycia, zaś jego odpowiedzialność w takim przypadku jest odpowiedzialnością na zasadzie ryzyka. Wymagania techniczno - informatyczne systemu bankowości elektronicznej: Wykonawca zapewni, aby zainstalowany system bankowości elektronicznej spełniał następujące minimalne wymogi związane z bezpieczeństwem : zapewnienie jednoznacznej identyfikacji użytkownika w procesie logowania się do systemu (unikalność identyfikatorów i wymuszanie zmian haseł) dodatkowe uwierzytelnianie użytkownika, np. za pomocą hasła i sprawdzenie poziomu jego uprawnień przy korzystaniu z usług aktywnych takich jak, np. zdefiniowanie, modyfikacja przelewu, wysyłanie przelewu dowolnego itp. szyfrowanie transmisji danych algorytmem SSL o długości klucza 128 bitów lub innym porównywalnym z zastosowaniem odpowiedniego certyfikatu uwierzytelniającego. Wykonawca oprócz dostarczenia odpowiedniego oprogramowania i jego uruchomienia zapewni również wszelkie dodatkowe akcesoria zapewniające bezpieczeństwo pracy dla użytkowników korzystających z usług aktywnych, a zwłaszcza dla podpisujących przelewy. Jeśli system, jaki Wykonawca zamierza zaoferować, wymaga zastosowania dodatkowych akcesoriów, wówczas Wykonawca dostarczy odpowiednią ilość narzędzi bankowości elektronicznej (akcesoria takie np. jak: token, karta, czytnik). Zamawiający szacuje liczbę osób korzystających z instrumentów bankowości elektronicznej na około 30 - 40 osób. Wykonawca, w okresie trwania Umowy, zobowiązany jest do nieodpłatnej konserwacji ww. narzędzi, a w przypadkach tego wymagających - do ich nieodpłatnej naprawy bądź wymiany, w sposób niepowodujący przerw w pracy użytkowników. Wykonawca zapewni, aby w terminie nie późniejszym niż 7 dni od włączenia danej jednostki organizacyjnej, do systemu świadczenia usług przez Wykonawcę, możliwy był import przelewów elektronicznych przygotowywanych w aktualnie eksploatowanych systemach informatycznych przez daną jednostkę, to jest do obsługi importu minimum następujących formatów: ELIKSIR-0 PLI TXT CSV XML ASCI z różnymi separatorami pól i o strukturze uzgodnionej z Zamawiającym z dodatkową możliwością wyboru strony kodowej dla polskich znaków z następującymi minimalnymi opcjami: Windows 1250, IBM Latin-2 (PC-852), ISO Latin-2. System bankowości elektronicznej zainstalowany u Zamawiającego umożliwi pozyskiwanie danych z wyciągów prowadzonych przez Wykonawcę rachunków bankowych w postaci elektronicznej w formacie XML. Wykonawca zapewni możliwość bezobsługowego pobierania plików wyciągów bankowych, zgodnie z parametrami ustalonymi przez Zamawiającego, przez co rozumie się, że będzie istniała możliwość zbudowania w jego infrastrukturze mechanizmów w pełni automatycznego pobierania plików wyciągów bankowych, za pośrednictwem usług udostępnianych przez Wykonawcę. W przypadku prowadzonego postępowania reklamacyjnego, na żądanie Zamawiającego, Wykonawca w terminie 14 dni od otrzymania takiego żądania, ma obowiązek udostępnić w wersji elektronicznej dokument źródłowy, wprowadzony do systemu bankowego przez Kontrahenta, którego prowadzone postępowanie reklamacyjne dotyczy. W przypadku braku możliwości udostępnienia wskazanego dokumentu, Wykonawca w terminie 14 dni złoży pisemne wyjaśnienie w tej sprawie, wskazując przyczyny braku takiej możliwości. f) Sporządzanie i dostarczanie dziennych wyciągów bankowych W przypadku, gdy system bankowości elektronicznej ulegnie awarii, Wykonawca bezpłatnie sporządzi Zamawiającemu wyciągi bankowe w formie papierowej, następnego dnia roboczego po dniu, którego wyciąg dotyczy. Wyciągi te będą do odbioru przez Zamawiającego w siedzibie Wykonawcy od godz. 9:00. 2) Stosowanie przez Wykonawcę negocjowanych kursów walut do transakcji w walutach obcych, w szczególności z tytułu wymiany walutowej 3) Zapewnienie obsługi kasowej na terenie Miasta Leśna 4) Zapewnienie doradcy bankowego dla Zamawiającego Wykonawca na rzecz Zamawiającego będzie bezpłatnie świadczył doradztwo w zakresie obsługi bankowej, bieżących kontaktów operacyjnych, wyjaśniania wszelkich niezgodności, itp. w godzinach pracy Wykonawcy. Wykonawca wyznaczy pracownika, który będzie doradcą dla Zamawiającego w wyżej wymienionym zakresie. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu dane kontaktowe doradcy, w tym w szczególności : numer telefonu i adres e - mail, najpóźniej w terminie 7 dni od podpisania Umowy. Wykonawca powiadomi Zamawiającego o każdej zmianie personalnej doradcy i sposobie kontaktowania się z nim. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania zmiany doradcy w przypadku, gdy ten nie będzie spełniał jego oczekiwań. Żądanie zmiany doradcy nie wymaga jakiegokolwiek uzasadnienia ze Strony Zamawiającego. 5) Wystawianie zaświadczeń, opinii w zakresie prowadzonej obsługi bankowej Na wniosek Zamawiającego Wykonawca bezpłatnie wystawi zaświadczenia i opinie dotyczące prowadzonej obsługi bankowej. Zakres przedmiotowy przekazywanych dokumentów będzie każdorazowo określany przez Zamawiającego w złożonym wniosku. Wydanie dokumentu nastąpi nie później niż w terminie do 7 dni od daty doręczenia wniosku. 6) Informowanie Zamawiającego, telefonicznie a następnie potwierdzenie za pośrednictwem poczty e-mail, o wpływających do Wykonawcy zajęciach praw majątkowych stanowiących wierzytelność z rachunków bankowych w dniu ich otrzymania 7) Możliwość lokowania wolnych środków pieniężnych, w tym na lokatach typu overnight Zamawiający zastrzega sobie możliwość lokowania wolnych środków w innych bankach. Zgodnie z art. 264 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego (Rada Miejska w Leśnej), może upoważnić zarząd tej jednostki (Burmistrza Leśnej) do lokowania wolnych środków budżetowych na rachunkach w innych bankach niż bank wybrany na zasadach określonych w przepisach o finansach publicznych, do wykonywania bankowej obsługi budżetu. Upoważnienie dla Burmistrza w przedmiotowej sprawie corocznie znajduje się w uchwale budżetowej na dany rok budżetowy. 8) Udzielanie (w każdym roku obowiązywania Umowy) odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy Leśna do przewidywanej wysokości 1.000.000 zł (słownie: jeden milion złotych) uzależnionej od corocznej decyzji Rady Miejskiej w Leśnej Wykonawca zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu, na pisemny wniosek Zamawiającego, w każdym roku obowiązywania Umowy, krótkoterminowego kredytu odnawialnego w rachunku bieżącym budżetu Gminy Leśna w wysokości wynikającej z uchwały budżetowej na dany rok budżetowy, do kwoty maksymalnej 1.000.000 zł. Kredyt w rachunku bieżącym przeznaczony będzie, zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy Leśna. Kredyt w rachunku bieżącym będzie uruchamiany po przekazaniu Wykonawcy stosownej uchwały budżetowej oraz innych dokumentów wymaganych przez Wykonawcę. Kredyt w rachunku bieżącym udzielony zostanie bez żadnych konsekwencji finansowych dla Zamawiającego związanych np. z uruchomieniem, obsługą, itp. Bezpłatna także będzie rezygnacja przez Zamawiającego w wykorzystania części lub całości kredytu w rachunku bieżącym. Jedynym kosztem dla Zamawiającego związanym z kredytem w rachunku bieżącym będzie oprocentowanie od faktycznie wykorzystanej kwoty kredytu oparte na sumie zmiennej stawki WIBOR O/N i stałej w całym okresie obowiązywania Umowy marży bankowej Wykonawcy, podanej z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie ze złożoną Ofertą. W przypadku braku notowania w dniu korzystania z kredytu w rachunku bieżącym, do obliczenia wysokości odsetek przyjmuje się stawkę WIBOR O/N z ostatniego notowania poprzedzającego ten dzień. Każdy wpływ na rachunek bieżący budżetu Gminy będzie powodował zmniejszenie salda kredytu. Do naliczania odsetek przyjmuje się, że miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni a rok liczy 365 dni. Odsetki od wykorzystanego kredytu będą płatne miesięcznie do 10-go dnia miesiąca po zakończeniu każdego miesiąca, za wyjątkiem grudnia, w którym odsetki będą płatne najpóźniej w ostatnim dniu roboczym miesiąca, w ciężar rachunku wskazanego przez Zamawiającego. Zamawiający dokona całkowitej spłaty kredytu w rachunku bieżącym wraz z odsetkami nie później niż do 31 grudnia każdego roku lub do dnia upływu terminu wypowiedzenia Umowy. W przypadku ewentualnego wystąpienia odsetek przeterminowanych od kredytu w rachunku bieżącym, ich oprocentowanie ustala się w wysokości odsetek ustawowych. Jako zabezpieczenie spłaty kredytu w rachunku bieżącym Zamawiający złoży oświadczenie o poddaniu się egzekucji w trybie art. 97 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz. U. z 2013 r., poz. 1376 ze zm.). Bankowy tytuł egzekucyjny może zostać wystawiony przez Wykonawcę do wysokości 120% kwoty udzielonego kredytu, obejmującego należność główną oraz ewentualne odsetki, w terminie nie późniejszym niż 1 rok od zakończenia lub wypowiedzenia Umowy. Dopuszcza się możliwość opatrzenia ww. dokumentu kontrasygnatą Skarbnika Gminy.