Usługę serwisu biurowych urządzeń drukujących i kopiujących oraz niszczarek dokumentów dla Lubelskiego Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi serwisu biurowych urządzeń drukujących i kopiujących oraz niszczarek dokumentów dla Lubelskiego Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Zamówienie dotyczy poniższych urządzeń: l.p. Producent Model Rodzaj urządzenia Ilość 1 Lexmark T620 drukarka 18 2 Lexmark T634 drukarka 44 3 Lexmark T654dn drukarka 60 4 Lexmark W820 drukarka 2 5 HP Laser Jet 5500 drukarka 1 6 Lexmark E450DN drukarka 40 7 Lexmark C780DN drukarka 1 8 Lexmark C935DTN drukarka 1 9 Ricoh Aficio 2022 kserokopiarka 20 10 Ricoh Aficio 1060 kserokopiarka 1 11 Canon IR2200 kserokopiarka 2 12 Canon IR5020i kserokopiarka 1 13 Xerox WorkCentre PE120i urz. wielofunkcyjne 20 14 Samsung SCX-6122FN urz. wielofunkcyjne 30 15 Samsung SCX-6322DN urz. wielofunkcyjne 15 16 Samsung SCX-6345N urz. wielofunkcyjne 20 17 Lexmark X656DE urz. wielofunkcyjne 2 18 Canon L-240 fax 1 19 Canon L-380 fax 2 20 Sagem MF 5660 fax 23 21 Epson GT-2500 skaner 21 22 HP ScanJet 7650 skaner 2 23 Plustek PL1500 skaner 5 24 Riso RP3105EP powielacz cyfrowy 1 25 Rexel 1400s niszczarka 27 26 HSM 100 niszczarka 3 27 HSM 125.2 niszczarka 20 28 HSM 390.2 niszczarka 1 29 HSM 390.3 niszczarka 4 30 Kobra 385 niszczarka 14 31 Kobra 400 niszczarka 1 2. Zakres Usługi Serwisowej obejmuje: 2.1. Przegląd, konserwację, naprawy urządzeń i wymianę podzespołów zużywających się lub uszkodzonych za cenę zaoferowaną przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 1 do SIWZ). 2.2. Wykonanie ekspertyzy w przypadku konieczności użycia do naprawy podzespołów niewymienionych w Formularzu Ofertowym. 3. Szczegółowy zakres czynności objętych usługą serwisową urządzenia obejmuje (Załącznik nr 4 do SIWZ): 3.1. Analiza objawów i diagnozowanie uszkodzeń urządzenia. 3.2. Dojazd Wykonawcy do siedziby Zamawiającego (Lubelski Oddział Regionalny i 20 Biur Powiatowych). 3.3. Wykonanie ekspertyzy urządzenia wraz z wyceną części wymagających wymiany. 3.4. Wykonywanie czynności naprawczych i rekonfiguracji urządzenia. 3.5. Sprawdzenie i wymiana uszkodzonych lub zużytych części i podzespołów. 3.6. Konserwacja urządzenia: 3.6.1. czyszczenie zewnętrzne urządzenia i podajników papieru; 3.6.2. sprawdzenie i oczyszczenie drogi przejścia papieru; 3.6.3. sprawdzenie i oczyszczenie mechanizmu pobierania papieru; 3.6.4. oczyszczenie wnętrza urządzenia; 3.6.5. sprawdzenie i konserwacja elementu grzewczego; 3.6.6. czyszczenie i konserwacja elementów gumowych (wałki, rolki, paski); 3.6.7. konserwacja i smarowanie elementów metalowych (łożyska, wałki, kółka zębate); 3.6.8. konserwacja i smarowanie mechaniki urządzenia; 3.6.9. czyszczenie elementów optycznych urządzenia; 3.7. Sprawdzenie i testowanie urządzenia. 3.8. Ewentualny transport urządzenia z i do jednostki organizacyjnej. 4. Zamawiający wymaga, aby usługi były wykonywane w siedzibie zamawiającego tj. w Lubelskim Oddziale Regionalnym i 20 Biurach Powiatowych zlokalizowanych na terenie województwa lubelskiego - jednostkach terenowych Zamawiającego, których wykaz teleadresowy zawiera Załącznik nr 4 do SIWZ - wzór umowy. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji urządzeń w obrębie swoich jednostek terenowych na terenie województwa lubelskiego i wymaga wykonywania usług w miejscu jego aktualnej lokalizacji. 6. Usługa będzie wykonywana w dniach roboczych, tj. w tygodniu od poniedziałku do piątku w godzinach od 07:30 do 15:00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz innych dni wolnych od pracy u Zamawiającego, o których Zamawiający powiadomił Wykonawcę. 7. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania usług na podstawie zgłoszenia wysłanego pocztą elektroniczną lub faksem przez uprawnione osoby nadzorujące naprawy wymienione w załączniku 2, wzór zgłoszenia serwisowego wg Załącznika nr 4 do SIWZ. 8. Rozpoczęcie realizacji usługi następuje nie później niż w trzecim dniu roboczym po otrzymaniu zgłoszenia. Termin wykonania usługi wynosi osiem dni roboczych liczonych od dnia zgłoszenia. Termin wykona usługi niestandardowej lub usługi świadczonej w siedzibie Wykonawcy wynosi piętnaście dni roboczych. 9. W przypadku, gdy wykonanie usługi nie jest możliwie w siedzibie Zamawiającego, Usługa świadczona będzie w siedzibie Wykonawcy, który poniesie koszty transportu urządzenia oraz pełne ryzyko związane z niebezpieczeństwem jego utraty albo uszkodzenia do chwili dokonania jego odbioru przez osoby upoważnione przez Zamawiającego. Przekazanie urządzenia do naprawy zostanie potwierdzone protokołem przekazania urządzenia wg Załącznika nr 4 do SIWZ. 10. W przypadku konieczności użycia do naprawy podzespołów niewskazanych w Formularzu ofertowym (naprawa niestandardowa) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia listy części zamiennych, a także nieprzekraczalny koszt tych części. Ewentualne wykonanie naprawy niestandardowej odbędzie się po uzgodnieniu zasadności, zakresu i kosztu naprawy z osobą zgłaszającą awarię ze strony Zamawiającego i uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. 11. W przypadku uszkodzenia urządzenia przez przedstawiciela Wykonawcy podczas przeprowadzania usługi serwisowej Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznej naprawy uszkodzenia bez naliczania kosztów naprawy jak i kosztów wymienionej części. 12. Usługa będzie uznana za wykonaną po podpisaniu protokołu wykonania usługi serwisowej przez Wykonawcę i osobę nadzorującą naprawę w danej jednostce administracyjnej Zamawiającego. 13. Podpisany protokół wykonania usługi serwisowej jest podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury. 14. Po wykonaniu usługi Wykonawca wystawi fakturę zawierającą oddzielnie koszt wymienionych części oraz koszt usługi z naliczonym podatkiem VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury. 15. Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie na podstawie faktury VAT wraz z załączonymi przez Wykonawcę oryginałami wszystkich protokołów wykonania usługi serwisowej dokumentujących prawidłowe wykonanie usług w ciągu miesiąca - raz w miesiącu z dołu za usługi wykonane w miesiącu poprzednim na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze, w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. 16. Na dokonywane naprawy i wymienione części wykonawca udzieli, co najmniej 6 miesięcznej gwarancji. 17. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania przy naprawach fabrycznie nowych części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych rekomendowanych przez producenta urządzenia. 18. Wykonawca oświadcza, że wszystkie materiały eksploatacyjne oraz części zamienne stosowane przy naprawach są wolne od wad prawnych.