Zarządzanie projektem pn. Internet w domu szansą na rozwój wykluczonych cyfrowo mieszkańców gminy Jarocin realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa polegająca na zarządzaniu projektem pn. Internet w domu szansą na rozwój wykluczonych cyfrowo mieszkańców gminy Jarocin realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 8.3 - Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion. 2. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania przedmiotu zamówienia w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, którym będzie biuro projektu zwane Centrum Dystrybucji Sieci, mieszczące się w budynku przy ul. T. Kościuszki 15A. Koordynator projektu oraz specjalista ds. obsługi projektu zobowiązani są do przebywania w Biurze projektu przez minimum 3 dni w tygodniu w godzinach od 8.00 - 15.00 a w razie potrzeby również w innych godzinach po uzyskaniu zgody Zamawiającego. Wykonanie prac w biurze projektu należy odnotować w przygotowanej przez Zamawiającego liście obecności. Obowiązki Koordynatora Projektu: 1) Kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu nr POIG.08.03.00-30-036/10-00 z dnia 17.01.2011r. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zadań zapewniających prawidłowe wykonanie projektu, przejmuje odpowiedzialności za całość realizacji projektu, zarządzanie przedsięwzięciem na wszystkich jego etapach przy współpracy ze specjalistą do spraw finansowych zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie, w szczególności: a) zarządzanie planowanymi działaniami, koordynacja działań merytorycznych i logistycznych projektu, b) terminowe i właściwe realizowanie całości projektu, c) koordynowanie działań projektowych, d) koordynacja prac zespołu projektowego i podejmowanie decyzji, dokonywanie podziału obowiązków pomiędzy członków zespołu projektowego, e) planowanie działań i wywiązywanie się ze wskaźników, f) kontrola wydatkowania środków 2) Nadzór nad zgodnością i jakością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżetem i harmonogramem zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym oraz przepisami krajowymi i Unii Europejskiej 3) Utrzymywanie stałego kontaktu z opiekunem projektu w Instytucji Pośredniczącej, informuje na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach i zmianach w realizacji projektu, terminowo przesyła wszystkie wymagane dokumenty i informacje, przestrzega obowiązki i zalecenia wynikające z realizacji umowy o dofinansowanie projektu, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów, między innymi sporządza: a) wnioski o płatności pośrednie i płatność końcową wraz z wszystkimi wymaganiami zgodnie z umową, b) informacje o wszystkich uczestnikach projektu zgodnie z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie projektu, c) okresowe sprawozdania, d) aktualizacje harmonogramy płatności, e) informacje i wyjaśnienia związane z realizacją projektu. 2) Uczestniczenie przy przygotowywaniu i przeprowadzaniu procedur przetargowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w zakresie działań ujętych do realizacji w harmonogramie realizacji projektu stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. 3) Przygotowanie projektów umów z wykonawcami. 4) Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu i jest obecny podczas kontroli projektu. 5) Przekazanie Zamawiającemu sprawozdań miesięcznych z przebiegu wykonywania przedmiotu umowy. 6) Prawidłowe przetwarzanie danych osobowych uczestników projektu zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) 7) Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych uzgodnionych z Zamawiającym kierowanych do opinii publicznej, informujące o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejska zgodnie z wymogami, o których mowa w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. 8) Prowadzenie dokumentacji fotograficznej projektu 9) Odpowiedzialność za szkody wyrządzone podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 10) Uczestniczenie w kontrolach projektu oraz sporządzania ewentualnych uzupełnień pokontrolnych również po zakończeniu realizacji projektu. 11) Udział w przewidywanych przynajmniej 2 razy w miesiącu 2-4 godzinnych spotkaniach roboczych Zespołu Projektowego w biurze zwanym Centrum Dystrybucji Sieci mieszczącym się w budynku przy ul. T. Kościuszki 15A, 63-200 Jarocin. Obowiązki specjalisty ds. obsługi finansowej projektu: 1) współpraca z Wydziałem Finansowym Urzędu Miejskiego w zakresie rzetelnego i terminowego księgowania zdarzeń gospodarczych wynikających z realizacji projektu. 2) Kontrola prawidłowego wystawiania rachunków, umów cywilnoprawnych, faktur. 3) Opisywanie faktur zgodnie z wytycznymi Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia. 4) Współpraca w zakresie księgowości z osobami zarządzającymi projektem oraz z Instytucją Pośredniczącą. 5) Rozliczanie projektu pod względem finansowym i sprawozdawczość związana z projektem 6) Rozliczanie projektu pod względem finansowym (wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). 7) Księgowanie kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z realizacją projektu; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi. 8) Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego projektu. 9) Przygotowanie raportów o finansowym postępie w realizacji projektu. 10) Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia. 11) Weryfikacja faktur pod względem formalno-rachunkowym i prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania. 12) Współpraca z Koordynatorem Projektu w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji. 13) Współpraca z organami kontrolującymi. 14) Uczestniczenie w kontrolach projektu oraz sporządzania ewentualnych uzupełnień pokontrolnych również po zakończeniu realizacji projektu. 15) Udział w przewidywanych przynajmniej 2 razy w miesiącu 2-4 godzinnych spotkaniach roboczych Zespołu Projektowego w biurze zwanym Centrum Dystrybucji Sieci mieszczącym się w budynku przy ul. T. Kościuszki 15A. 16) Miejscem wykonywania zleconych zadań będzie biuro - Centrum Dystrybucji Sieci mieszczące się w budynku przy ul. T. Kościuszki 15A. Wykonawca zobowiązany jest do przebywania w tym biurze przez minimum 3 dni w tygodniu w godzinach od 8.00 - 15.00 a w razie potrzeby również w innych godzinach po uzyskaniu zgody Zamawiającego oraz potwierdzanie obecności na liście obecności 3. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania obowiązujących i aktualnych wzorów dokumentów, wytycznych Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia oraz informacji i zaleceń zamieszczanych w szczególności na stronie internetowej Programu, a także innych dokumentów w ramach Programu. 4. Ze względu na szczególny charakter zamówienia - usługi Zamawiający wymaga by Wykonawca każdorazowo na telefoniczne, mailowe, faksowe wezwanie Zamawiającego, wstawił się osobiście (lub przez swego przedstawiciela) tego samego dnia w terminie nie dłuższym niż 30 minut w siedzibie Zamawiającego