Obsługa bankowa budżetu Gminy Skała i jej jednostek organizacyjnych w latach 2021 – 2025

Opis przedmiotu przetargu: Obsługa bankowa budżetu Gminy Skała i jej jednostek organizacyjnych w latach 2021-2025. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Skała oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie od 01 stycznia 2021 roku do 31 grudnia 2025 roku. W szczególności usługa obejmować będzie: 1. Otwarcie i prowadzenie w formie elektronicznej, w systemie „Home Banking” a) rachunków bieżących i rachunków pomocniczych budżetu Gminy Skała, b) rachunków bieżących i pomocniczych następujących jednostek organizacyjnych: Urząd Miasta i Gminy Skała Miejsko - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Skale Administracja Szkół Gminy Skała Szkoła Podstawowa Nr 1 w Skale Szkoła Podstawowa Nr 2 w Skale Szkoła Podstawowa w Minodze Szkoła Podstawowa w Cianowicach Szkoła Podstawowa w Szczodrkowicach Szkoła Podstawowa w Smardzowicach Przedszkole Samorządowe w Skale Żłobek Samorządowy „Bajka” w Skale c) rachunków walutowych Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo otwarcia rachunków bankowych dla Gminy Skała i jej jednostek organizacyjnych, które mogą powstać w okresie obowiązywania umowy, na warunkach określonych w ofercie wybranej w niniejszym przetargu. 2. Realizację zleceń płatniczych - przelewów przekazywanych w formie elektronicznej, w tym realizacji przelewów w systemie płatności masowych. • Wykonywanie bezpłatnych czynności związanych z obsługą płatności masowych - system wirtualnych rachunków, stanowiących identyfikatory płatności. Czynności, o których mowa polegają na przyjmowaniu, przetwarzaniu, identyfikacji oraz konsolidacji płatności masowych wpływających na rachunki wirtualne i ich księgowaniu na rachunku rozliczeniowym Zamawiającego. 3. Prowadzenie zastępczej obsługi kasowej Gminy w placówce banku w Skale polegającej na dokonywaniu wypłat gotówkowych oraz przyjmowaniu wpłat gotówkowych na rachunki Zamawiającego od osób trzecich, bez pobierania opłat. Zamawiającego bez pobierania opłat. 4. Przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat gotówkowych z rachunków bankowych przez Zamawiającego bez pobierania opłat. Wypłaty i wpłaty gotówkowe dokonywane będą na podstawie dokumentów księgowych zatwierdzonych do wypłaty przez Zamawiającego. 5. Naliczanie odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych w okresach miesięcznych. 6. Przyjmowanie wolnych środków na lokaty długo i krótkoterminowe. 7. Udzielenie Zamawiającemu w każdym roku odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetowego do wysokości uchwalonej przez Radę Miejską w Skale. Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym oparte będzie na zmiennej stopie procentowej, tj.: na bazie stawki WIBOR dla depozytów 1-miesięcznych powiększonej o marżę banku (dodatnią i ujemną). Stawka WIBOR stanowiąca podstawę do określenia oprocentowania w danym miesiącu wyznaczana będzie każdorazowo, według zasad obowiązujących (stosowanych) przez Wykonawcę i opisanych w ofercie. W przypadku likwidacji stawki WIBOR 1M, zostanie ona zamieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swą wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M. O wysokości oprocentowania w każdym miesiącu Wykonawca zawiadomi Zamawiającego w formie pisemnej, bez obciążenia kosztami. Do naliczenia odsetek przyjmuje się, że rok liczy 365 dni. Jedynym dopuszczalnym przez Zamawiającego zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny „in blanco”. Odsetki od wykorzystanego kredytu płatne będą miesięcznie poprzez pobranie z wskazanego przez Zamawiającego rachunku. Zamawiający może dysponować środkami do wysokości przyznanego limitu zadłużenia, przy czym, każdy wpływ na rachunek bankowy będzie natychmiast powodował zmniejszenie zadłużenia. Uruchomienie tego kredytu będzie następować bez prowizji i opłat. Kredyt w rachunku bieżącym będzie postawiony do wykorzystania przez Zamawiającego w następnym dniu po podpisaniu umowy kredytowej. Zamawiający przed pierwszym uruchomieniem kredytu w danym roku, zawiadomi Wykonawcę o zamiarze skorzystania z niego co najmniej 5 dni wcześniej i dostarczy wymagane przez Wykonawcę dokumenty. 8. Automatyczne lokowanie środków finansowych znajdujących się na rachunkach bankowych (w tym na lokaty typu OVERNIGHT). 9. Generowanie i udostępnianie wyciągów bankowych jako zestawienia operacji przeprowadzanych na poszczególnych rachunkach bankowych, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu oraz jednostkom organizacyjnym objętym zamówieniem w formie papierowej, w każdym kolejnym dniu roboczym, w którym dokonane były operacje na rachunkach. Wyciągi muszą zawierać: • wszystkie informacje o płatnościach jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności; • pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, numer rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, kurs jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych; • na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek Zamawiającego. 10. Wydawanie blankietów czeków gotówkowych. 11. W razie potrzeby wydanie i możliwość korzystania z karty płatniczej bez ponoszenia dodatkowych opłat związanych z jej wydaniem. 12. Automatyczne przenoszenie przez bank na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego odsetek dopisanych do poszczególnych rachunkach bankowych wskazanych przez Zamawiającego, ostatniego dnia miesiąca w którym zostaną naliczone odsetki, bez możliwości pozostawiania ich na miesiąc następny na danym rachunku bankowym, którego dotyczą. 13. Dokonanie „wyzerowania” rachunków bankowych zgodnie z dyspozycjami jednostek budżetowych, polegające na przekazaniu w ostatnim dniu roboczym każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach na wskazany rachunek bankowy. 14. Zapewnienie funkcjonowania rachunków wskazanych przez Zamawiającego po zakończeniu okresu trwania umowy przez okres do 3 miesięcy łącznie z systemem bankowości elektronicznej, z zachowaniem ceny określonej w umowie pierwotnej. Cena za wymienione usługi dla budżetu gminy i jednostek podległych będzie ustalona jako stała opłata miesięczna ( cena w PLN), którą ponosić będzie Gmina Skała .Stała opłata miesięczna powinna zostać tak skalkulowana , aby zawierała wszystkie wymienione usługi bankowe. Zamawiający nie dopuszcza pobierania opłat dodatkowych w trakcie trwania umowy. W ramach umowy Bank powinien: 1. Udostępnić Zamawiającemu w siedzibie Zamawiającego system bankowości elektronicznej (ilość stanowisk do potrzeb Zamawiającego) umożliwiający dokonywanie przelewów oraz uzyskiwanie informacji o operacjach i stanie rachunków. 2. Spełnić wymogi związane z bezpieczeństwem pracy w instalowanym systemie bankowości elektronicznej, w przypadku dopuszczenia przez system do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych z winy Wykonawcy, na Wykonawcy ciąży obowiązek pokrycia strat z tytułu dopuszczenia przez system do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych. 3. System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, w tym w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). 4. Zapewnić instalację oprogramowania i świadczenie usług bankowości elektronicznej we wskazanych jednostkach organizacyjnych gminy przynajmniej na 2-ch stanowiskach komputerowych umożliwiających dokonywanie przelewów oraz uzyskiwanie informacji o operacjach bankowych i stanie rachunku. 5. Zapewnić obsługę systemu płatności masowych umożliwiającą ich jednoznaczną identyfikację i automatyczne elektroniczne księgowanie na indywidualnych kontach rozrachunkowych wpłacających w systemach księgowych wskazanych przez Zamawiającego. 6. Zapewnić możliwość generowania i udostępniania wyciągów bankowych z ustaleniem salda i dokładnego opisu dokonanej operacji na każdy dzień roboczy. 7. Zapewnić potwierdzanie stanu sald na rachunkach. 8. Przeprowadzić kompleksowe przeszkolenie (w siedzibie Zamawiającego i siedzibach jednostek organizacyjnych miasta) osób wskazanych przez Zamawiającego w zakresie obsługi systemu bankowości elektronicznej. 9. Świadczyć bieżące doradztwo i pomoc techniczną (w godzinach od 8 - 16) z zakresu obsługi systemu, a w przypadku awarii systemu wymagane jest bezzwłoczne podjęcie działań w celu jej usunięcia. 10. Świadczyć usługi doradczo - finansowe dla gminy. 11. Informować, w tym za pośrednictwem systemu użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (przelewy niezrealizowane, odrzucone przez bank, awarie, godziny pracy w dniach szczególnych, itp.). 12. Wydawać na pisemne i telefoniczne zlecenie Zamawiającego zaświadczenia i opinie bankowe. 13. Dokonywać zmiany karty wzorów podpisów. Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat i prowizji bankowych za: 1. Instalację, doradztwo i eksploatację systemu bankowości elektronicznej. 2. Wpłaty gotówki przez Zamawiającego, jednostki podległe oraz inkasentów podatków i opłat na rachunki bieżące i pomocnicze. 3. Wypłaty gotówkowe przez Zamawiającego i jednostki podległe z rachunków bieżących i pomocniczych. 4. Wpłaty gotówkowe na rachunki Zamawiającego przez osoby trzecie. 5. Sporządzenie wyciągów bankowych. 6. Sporządzenie JPK_WB. 7. Druki czeków gotówkowych, zabezpieczenie skrytki bankowej i opłat za złożone depozyty oraz zaświadczenia i opinie bankowe. 8. Doradztwo finansowe dla Zamawiającego i jednostek podległych. 9. Realizację przelewów wewnętrznych (między rachunkami w tym samym banku). 10. Wypłaty gotówkowe dla osób trzecich w ramach prowadzonej zastępczej obsługi kasowej. 11. Dokonywania zmiany karty płatniczej i karty wzorów podpisów. Bank zawrze umowę z Gminą Skała o prowadzenie kompleksowej obsługi bankowej na warunkach zaoferowanych w niniejszej procedurze obejmującą wszystkie jednostki organizacyjne Gminy.