Usługi konserwacji i napraw kserokopiarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez jednostki organizacyjne Politechniki Gdańskiej

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konserwacji i napraw kserokopiarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych, nieobjętych gwarancją, użytkowanych przez jednostki organizacyjne Politechniki Gdańskiej, wykazanych w załączniku nr 6 do SIWZ. 2. W wykazie (załączniku nr 6 do SIWZ) zostały uwzględnione również kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjne objęte gwarancją, których gwarancja kończy się w trakcie realizacji niniejszego zamówienia. Po upływie okresu gwarancji Wykonawca jest zobowiązany objąć je serwisowaniem. 3. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonywanie konserwacji i napraw zapewniających prawidłowe funkcjonowanie sprzętu, wymianę zużytych lub uszkodzonych części, pomoc techniczną w zakresie obsługi sprzętu oraz wymianę materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania sprzętu (z wyjątkiem papieru i tonerów). 4. Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywana konserwacji z częstotliwością zapewniającą prawidłowe funkcjonowanie sprzętu w trakcie trwania umowy, z uwzględnieniem zaleceń producentów sprzętu dotyczących zakresu konserwacji podanych w dokumentacji technicznej. 5. Zamawiający przewiduje, że konserwacja każdej kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjnego zostanie przeprowadzona 3 razy w okresie 18 miesięcy (w okresie obowiązywania umowy), w terminach uzgodnionych z uprawnionymi przedstawicielami Zamawiającego oraz na wezwanie uprawnionych przedstawicieli Zamawiającego. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia częstotliwości konserwacji (rzadziej niż 3 razy w okresie 18 miesięcy, w przypadku, gdy sprzęt jest rzadko używany) oraz zmniejszenia liczby kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych podlegających konserwacji. Zamawiający może równocześnie zgłosić do konserwacji dodatkowe kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjne. 7. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania konserwacji kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych, najpóźniej w terminie 5 dni roboczych od wezwania. 8. Konserwację należy wykonywać u Zamawiającego, w godzinach od 7:30 do 15:30, w dni robocze od poniedziałku do piątku, w pomieszczeniach, w których są użytkowane kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjne, zachowując przepisy bhp i ppoż. 9. W zależności od modelu (typu) kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego, w ramach konserwacji należy wykonać co najmniej niżej wymienione czynności: 1) demontaż i montaż obudów, sekcji i zespołów, 2) sprawdzenie i czyszczenie obudów, sekcji i zespołów, 3) wymiana materiałów eksploatacyjnych zgodnie z zaleceniami producenta, 4) kontrola i ocena stanu technicznego sprzętu, 5) wykonanie wszelkich regulacji, 6) sprawdzenie działania sprzętu po konserwacji. 10. W trakcie wykonywania konserwacji kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzania przeglądów, mających na celu wykrywanie i usuwanie na bieżąco wszelkich nieprawidłowości i uszkodzeń występujących w procesie użytkowania tego sprzętu oraz zapobieganie powstawaniu awarii. O wszystkich stwierdzonych nieprawidłowościach i uszkodzeniach należy informować Zamawiającego. 11. Naprawa obejmuje wymianę lub renowację uszkodzonego elementu, sekcji lub zespołu kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego. Naprawiony sprzęt powinien być przetestowany. 12. Naprawy kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych wykonywane będą u Zamawiającego, w godzinach od 7:30 do 15:30, w dni robocze od poniedziałku do piątku, w pomieszczeniach, w których są użytkowane kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjne. W szczególnych przypadkach naprawa może być wykonana, za zgodą Zamawiającego, u Wykonawcy (naprawa warsztatowa). 13. Procedura naprawy uszkodzonej kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjnego: 1) Uprawniony przedstawiciel Zamawiającego powiadamia Wykonawcę pocztą elektroniczną o awarii sprzętu. Wykonawca niezwłocznie potwierdza otrzymanie zgłoszenia. 2) Najpóźniej w następnym dniu roboczym po powiadomieniu, Wykonawca jest zobowiązany do dokonania bezpłatnie oględzin uszkodzonego sprzętu, polegających na wykonaniu wszelkich niezbędnych czynności do wystawienia opinii technicznej zawierającej co najmniej niżej wymienione informacje: - kalkulację kosztów naprawy z wyszczególnieniem liczby roboczogodzin i wykazu części zamiennych, które należy wymienić oraz cen części zamiennych, - czas naprawy. 3) Wykonawca przedstawia opinię techniczną w formie pisemnej na Karcie usługi - załączniku nr 5 do SIWZ, 4) Po uzyskaniu zgody Zamawiającego Wykonawca przystępuje do naprawy. 5) Naprawa sprzętu musi być wykonana najpóźniej w terminie 5 dni roboczych od dnia powiadomienia Wykonawcy o awarii. 6) Po dokonaniu naprawy Wykonawca dokona regulacji, sprawdzi działanie sprzętu i uporządkuje miejsce wykonywania usługi. 14. W przypadku, gdy czas naprawy przekroczy termin ustalony w pkt. 13 ppkt. 5, Wykonawca na wniosek Zamawiającego, udostępni na swój koszt kserokopiarkę lub urządzenie wielofunkcyjne zastępcze o parametrach nie gorszych od naprawianego sprzętu. 15. Pozostałe warunki świadczenia usług: 1) Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia książki serwisowej dla każdej kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjnego (dokonywania wpisów o każdej wykonanej usłudze), a w przypadku braku książki serwisowej do jej założenia. 2) Wykonawca jest zobowiązany do pisemnego udokumentowania na Karcie usługi (załączniku nr 5 do SIWZ), każdej wykonanej usługi konserwacji i naprawy kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego i potwierdzenia jej wykonania przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego. Jest to warunek konieczny do uznania usługi za wykonaną. W przypadku braku karty usługi lub braku potwierdzenia wykonania usługi, wynagrodzenie nie będzie przysługiwało. 3) Wykaz osób uprawnionych przez Zamawiającego do zgłaszania i odbioru usług konserwacji i napraw kserokopiarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych zawierać będzie załącznik nr 3 do umowy, który Wykonawca otrzyma podczas podpisywania umowy. 4) Wymiana niesprawnych lub zużytych materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru i tonerów, które nie wchodzą w zakres niniejszego przedmiotu zamówienia) oraz części zamiennych, może nastąpić tylko po uprzednim, pisemnym uzgodnieniu kosztu (ceny) wymienianego materiału lub części z uprawnionym przedstawicielem Zamawiającego. 5) Wykonawca zobowiązany jest użyć do wykonywania konserwacji i napraw fabrycznie nowych materiałów eksploatacyjnych oraz części zamiennych, w oryginalnych opakowaniach producenta, z wyjątkiem urządzeń, które nie są od dawna produkowane i nabycie fabrycznie nowych części jest niemożliwe. 6) Wykonawca jest zobowiązany dostarczać wymieniane materiały eksploatacyjne i części zamienne po cenach rynkowych, korzystnych dla Zamawiającego. W przypadku braku akceptacji ceny przez przedstawicieli Zamawiającego, zastrzega on sobie prawo do dostarczenia własnych części i materiałów eksploatacyjnych. 7) Podczas konserwacji i napraw, na życzenie Zamawiającego, Wykonawca przeprowadzi bezpłatne szkolenia i instruktaże doszkalające pracowników Zamawiającego w zakresie użytkowania kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych. 8) Wszelkie opinie i ekspertyzy stanu technicznego kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych objętych umową będą wykonywane bezpłatnie. 9) W przypadku, kiedy Wykonawca równocześnie z konserwacją kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego dokonuje naprawy, w kosztach robocizny za naprawę nie uwzględnia czynności wchodzących w zakres konserwacji i ujętych w cenie konserwacji. 10) Na wykonane naprawy Wykonawca udzieli 12 miesięcznej gwarancji, 11) W celu usprawnienia współpracy, Wykonawca na każdej kserokopiarce i urządzeniu wielofunkcyjnym umieści etykietę z informacją zawierającą: nazwę i adres Wykonawcy, numer telefonu, numer faksu, adres poczty elektronicznej oraz datę wygaśnięcia umowy. 16. Zamawiający może ograniczyć wielkość przedmiotu zamówienia, bez konieczności zmiany warunków umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania w całości przedmiotu zamówienia oraz do zaprzestania świadczenia usług dla poszczególnych użytkowników, a Wykonawcy w takim przypadku nie będzie przysługiwać żadne roszczenie z tego tytułu. 17. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za wykonane usługi konserwacji kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych wyliczone z pomnożenia liczby faktycznie wykonanych konserwacji przez odpowiadające im ceny jednostkowe za jednorazową konserwację, zaoferowane w formularzu cenowym Wykonawcy. 18. Za wykonane usługi napraw kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych Wykonawca otrzyma wynagrodzenie wyliczone z pomnożenia liczby faktycznie przepracowanych roboczogodzin przez stawkę roboczogodziny zaoferowaną w formularzu cenowym, powiększone o koszt wymienionych materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych. 19. Kwota wynagrodzenia z tytułu realizacji umowy konserwacji i napraw kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych, o której mowa w § 7 ust. 1 wzoru umowy (załącznika nr 4 do SIWZ), zostanie powiększona o szacunkowy koszt materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych, który został ustalony na podstawie analizy realizacji zamówień na naprawy w latach ubiegłych. 20. Szacunkowy koszt materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych, łącznie dla zamówienia podstawowego oraz zamówienia wg prawa opcji, w poszczególnych częściach zamówienia wynosi (brutto): Część I: 3500 Część II: 13800 Część III: 6800 Część IV: 8500 Część V: 16800 Część VI: 42000 Część VII: 6400 Część VIII: 3500 Część IX: 7000 21. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na dowolną liczbę części zamówienia. Przedmiot zamówienia został podzielony na 9 części: 1) BROTHER 2) CANON 3) DEVELOP, MINOLTA 4) HEWLETT-PACKARD, EPSON 5) LEXMARK 6) MITA (KYOCERA MITA), OLIVETTI 7) NASHUATEC, RICOH, OKI, PANASONIC, SHARP, TOSHIBA 8) SAMSUNG, SELEX 9) XEROX 22. Opis poszczególnych części zamówienia, informacje o typach (modelach), liczbie kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych, roku produkcji i miejscu ich użytkowania zawiera załącznik nr 6 do SIWZ. 23. W przypadku zaistnienia konieczności zwiększenia zakresu zamówienia (wykonania większej ilości konserwacji i napraw), spowodowanej zwiększoną eksploatacją kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych, zwiększoną ilością awarii lub zgłoszeniem do serwisowania dodatkowych kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych, Zamawiający skorzysta z prawa opcji w wysokości do 50% zamówienia podstawowego. Prawo opcji ma zastosowanie do wszystkich części zamówienia. 24. Zamówienia w ramach prawa opcji w poszczególnych częściach zamówienia będą realizowane po wykonaniu zamówienia podstawowego, na takich samych warunkach, jak zamówienie podstawowe, po cenach zaoferowanych przez Wykonawcę. 25. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych części zamówienia. 26. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. W przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do wskazania części zamówienia (zakresu), której wykonanie powierzy podwykonawcom oraz podania firm podwykonawców. Brak informacji oznaczać będzie, iż Wykonawca samodzielnie zrealizuje zamówienie. W przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcy, przed przystąpieniem do wykonania zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do podania nazw albo imion i nazwisk oraz danych kontaktowych podwykonawców i osób do kontaktu z nimi, zaangażowanych w usługi, o ile już będą znane. 27. Wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy: Zamawiający nie wskazuje w opisie przedmiotu zamówienia czynności, dla których wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób na podstawie umowy o pracę osób, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502, z późn. zm). 28. Osoby, o których mowa w rozdziale V ust. 1 pkt. 2) c) nie wyczerpują wymagań Zamawiającego. Wykonawca dla wypełnienia swoich zobowiązań powinien zapewnić doświadczone i wykwalifikowane osoby zdolne do prowadzenia wszelkich powierzonych zadań, warunkujące prawidłową realizację przedmiotu zamówienia na profesjonalnym poziomie.