Zarządzanie cmentarzami komunalnymi

Opis przedmiotu przetargu: Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zarządzanie cmentarzami komunalnymi Rodzaj zamówienia: usługi Opis ogólny przedmiotu zamówienia, określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: I. Przedmiotem zamówienia jest usługa - zarządzanie Cmentarzami Komunalnymi: a) w Drezdenku przy ul. Kopernika nr ewidencyjny gruntu 1243 (54.500m2) b) w Gościmiu nr ewidencyjny gruntu 325 (6.500m2) c) w Trzebiczu nr ewidencyjny gruntu 377 (9.500m2) d) w Goszczanowcu nr ewidencyjny gruntu 264 (6.400m2) II. Do obowiązków Wykonawcy należy : 1. Wykonywanie przez cały okres realizacji zamówienia usług będących przedmiotem umowy zgodnie z aktualnym poziomem wiedzy technicznej i należytą starannością wymaganą od profesjonalisty i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz aktami prawa miejscowego. 2. Pobieranie opłat w imieniu i na rzecz Gminy Drezdenko za usługi cmentarne w Gminie Drezdenko zgodnie z Uchwałą Nr XLVII/316/10 Rady Miejskiej w Drezdenku z dnia 28 stycznia 2010r. w sprawie ustalenia cennika za usługi cmentarne w Gminie Drezdenko, uchwały nr XXI/169/2012 Rady Miejskiej w Drezdenku z dnia 29 maja 2012r. w sprawie zmiany uchwały nr XLVII/316/10 Rady Miejskiej w Drezdenku z dnia 28 stycznia 2010r. w sprawie ustalenia cennika za usługi cmentarne w Gminie Drezdenko oraz fakturowanie świadczonych w imieniu Gminy usług. Pobrane opłaty stanowią dochód własny Gminy zgodnie z art.4 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 listopada 2003r o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (t.j. z 2014r. poz.1115 ze zm.). 3. Odprowadzanie pobranych opłat (brutto) do 10. dnia następnego miesiąca po upływie każdego miesiąca którego dotyczy na konto Zamawiającego: Lubusko Wielkopolski Bank Spółdzielczy z siedzibą w Drezdenku 19 8362 0005 0000 0114 2000 0020 wraz z rozliczeniem i prowadzeniem ich ewidencji. 4. Prowadzenie rejestru sprzedaży dla potrzeb rozliczenia podatku VAT i systematyczne przekazywanie rejestru Gminie wraz z wystawionymi fakturami do Urzędu Miejskiego do 5 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. 5. Sporządzanie kwartalnego sprawozdania do 5 dnia następnego miesiąca po upływie każdego kwartału za pobrane opłaty dot. usług cmentarnych. Sprawozdanie winno obejmować: Dochody: a) saldo początkowe, b) dochody wykonane (wpłaty z tyt. usług cmentarnych z faktur VAT), c) dochody przekazane do Gminy, d) salda końcowe (należności pozostałe do zapłaty w tym: zaległości (wykaz imienny, adres, kwota, odsetki od zaległości), e) informacja o wyegzekwowanych zaległościach. 6. Sporządzanie kwartalnego sprawozdania do 10 dnia następnego miesiąca dotyczącego kosztów : a) zużycia energii - oświetlenia cmentarzy, b) kosztów zużycia energii elektrycznej w kaplicach w Drezdenku i Trzebiczu, c) ilości zużycia wody na poszczególnych cmentarzach, d) ilości (Mg) odebranych i zagospodarowanych odpadów zmieszanych z poszczególnych cmentarzy, e) ilości (Mg) odebranych odpadów segregowanych z poszczególnych cmentarzy, 7. Sporządzanie kwartalnego sprawozdania do 10 dnia następnego miesiąca dotyczącego rozłożenia opłaty na raty za wykup miejsca na 20 lat. Sprawozdanie powinno zawierać wykaz z wyszczególnieniem (ilościowym imiennym) osób korzystających z usługi wykupu miejsca na 20 lat (rozłożenie opłaty wykup miejsca za następne 20 lat: na 5, 10 lub 15 lat) na poszczególnych cmentarzach. 8. Sporządzanie kwartalnej informacji do 10 dnia następnego miesiąca o upływie okresu nienaruszalności grobu ziemnego opłaconego przed 20 laty (z wyszczególnieniem: sektor, rząd numer, rodzaj grobu, nazwisko i imię zmarłego, data urodzenia, data zgonu, nazwisko i imię adres opiekuna grobu jeżeli jest, data wpłaty-termin do kiedy opłacono za grób). 9. Sporządzanie kwartalnej informacji do 10 dnia następnego miesiąca o ilości zlikwidowanych grobów. 10. Wskazywanie lokalizacji miejsc pochówków, ustalanie terminu i warunków pogrzebu. 11. Przedkładanie Gminie propozycji zmian regulaminu cmentarza oraz cennika opłat cmentarnych w przypadku konieczności rozważenia wprowadzenia zmian. 12. Przedłożenie Gminie do 15 września każdego roku kalendarzowego propozycji prac remontowo inwestycyjnych na następny rok. 13. Zapewnienie osobom trzecim swobody wyboru firmy wykonującej usługi pogrzebowe, w zakresie dotyczącej ceremonii pogrzebowej oraz budowy nagrobków. 14. Nadzorowanie prac firm usługowych m.in. zakłady pogrzebowe, kamieniarskie w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników oraz odstępów między tymi miejscami oraz w zakresie gospodarowania odpadami pochodzącymi z rozbiórki bądź stawiania nowych pomników (gruz, ziemia usuwana będzie z terenu przez firmy usługowe). 15. Bieżące utrzymanie czystości w kaplicach, udostępnianie kaplicy organizatorom pogrzebów pobieranie opłat. 16. Bieżące utrzymanie czystości na terenie cmentarzy, wykonywanie prac pielęgnacyjno-konserwacyjnych zieleni, grabienie i usuwanie opadłych liści, koszenie trawy, odcinanie suchych gałęzi, odrostów od drzew, utrzymanie ładu i porządku na cmentarzach, systematyczne sprzątanie alejek cmentarnych, chodników, zamiatanie, odśnieżanie, zabezpieczenie przed śliskością ciągów komunikacyjnych 17. Utrzymanie powierzchni we właściwym stanie sanitarnym pod przyszłe kwatery (1 raz w miesiącu koszenie traw, usuwanie krzaków, odrostów od pni, śmieci). 18. Usunięcie pozostałości betonu po starych nagrobkach szacowana ilość odpadów budowlanych 130 Mg ). 19. Wykonawca zobowiązany jest do wyposażenia obsługiwanych cmentarzy w pojemniki do gromadzenia odpadów komunalnych i ich opróżniania w następujący sposób: 1. Cmentarz w Drezdenku: 30 pojemników 1100 litrowych do gromadzenia zmieszanych odpadów i opróżniania ich 1 raz w tygodniu; 15 pojemników1100 litrowych do gromadzenia odpadów z tworzyw sztucznych i opróżniania ich 2 raz w miesiącu; 10 pojemników 1100 litrowych do gromadzenia odpadów ze szkła i opróżniania ich 1 raz w miesiącu; 2. Cmentarz w Trzebiczu 4 pojemniki 1100 litrowe do gromadzenia zmieszanych odpadów i opróżniania ich 2 razy w miesiącu; 1 pojemnik 1100 litrowy do gromadzenia odpadów z tworzyw sztucznych opróżnianych 1 raz w miesiącu; 1 pojemnik 1100 litrowy do gromadzenia odpadów ze szkła opróżniany 1 raz w miesiącu; 3. Cmentarz w Gościmiu: 2 pojemniki 1100 litrowe do gromadzenia zmieszanych odpadów i ich opróżnianie 2 razy w miesiącu; 1 pojemnik 1100 litrowy do gromadzenia odpadów z tworzyw sztucznych opróżnianych 1 raz w miesiącu; 1 pojemnik 1100 litrowy do gromadzenia odpadów ze szkła opróżniany 1 raz w miesiącu; 4. Cmentarz w Goszczanowcu: 1 pojemnik 1100 litrowy do gromadzenia zmieszanych odpadów, opróżniany 2 razy w miesiącu; 1 pojemnik 1100 litrowy do gromadzenia odpadów z tworzyw sztucznych opróżniany 1 raz w miesiącu; 1 pojemnik 1100 litrowy do gromadzenia odpadów ze szkła opróżniany 1 raz w miesiącu ; Szacowana ilość niesegregowanych odpadów to 250 Mg na rok czyli 500 Mg w okresie objętym przetargiem . 20. Zawieranie umów z dostawcami wody oraz odbioru ścieków, energii elektrycznej. 21. Posiadanie opłaconej polisy ubezpieczeniowej z tytułu prowadzenia działalności i posiadanego mienia, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej. 22. Udostępnianie i otwieranie bram cmentarnych 23. Udostępnianie wszelkich dokumentów źródłowych i informacji związanych z zarządzaniem cmentarzami na żądanie Zamawiającego . 24. Ponoszenie kosztów za oświetlenie cmentarza/y i pozostałych kosztów zużytej energii elektrycznej, wody, odbioru, transportu i zagospodarowania zmieszanych i segregowanych odpadów gromadzonych w pojemnikach na terenie cmentarzy. 25. Utrzymanie należytego stanu technicznego obiektów, urządzeń i instalacji znajdujących się na terenie cmentarzy poprzez zapewnienie systematycznej konserwacji oraz wykonywanie drobnych napraw. 26. Prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych oraz wykonywanie niezbędnych prac remontowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian uchwał Rady Miejskiej w sprawie regulaminu cmentarzy, pobierania opłat za usługi cmentarne, wyposażenia poszczególnych cmentarzy w ilości pojemników na odpady, częstotliwości opróżnień pojemników. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik do SIWZ - wzór umowy.