Usługi hotelarsko-restauracyjne w ramach konferencji Hydrologia w praktyce – praktyka w hydrogeologii

Opis przedmiotu przetargu: W związku z organizacją konferencji naukowych Główny Instytut Górnictwa zamawia usługi hotelarsko-restauracyjne. Zamawiający wymaga, aby konferencja „Hydrogeologia w praktyce – praktyka w hydrogeologii” odbyła się w dniach 14-17 maj 2017 r. Przewidujemy, że w konferencji udział weźmie około 80 uczestników. Wymagania Zamawiającego: - miejscowość - Polanica Zdrój. - standard obiektu w którym odbędzie się konferencja – minimum 3 gwiazdki. - odległość od najbliższego postoju PKS do 500 m. - klimatyzowana sala konferencyjna min. 300 m2 (minimum 100 osób). - powierzchnia wystawiennicza od min. 70 m2. - zakwaterowanie w jednym budynku wszystkich uczestników konferencji, - minimum 80 miejsc noclegowych w pokojach 1 i 2-osobowych. - wyżywienie: śniadania w formie stołu szwedzkiego, obiad serwowany wg ustalonego menu, przerwy kawowe wg ustalonego menu, - zorganizowanie kolacji w formie bankietu w sali restauracyjnej na minimum 80 osób (uczestnicy konferencji + zaproszeni goście),- - zorganizowanie oprawy muzyczno-artystycznej bankietu, - wynajęcie sprzętu audiowizualnego (nagłośnienie sali, rzutnik multimedialny, ekran, tablica suchościeralna - wraz z obsługą), - możliwość wykorzystania pokoi 2-osobowych jako 1-osobowych bez dodatkowych opłat, - rezerwacja miejsc parkingowych na min. 30 samochodów w odległości nie większej niż 100 m. od ośrodka w którym zorganizowana będzie konferencja, - warunki płatności (termin płatności – 14 dni po otrzymaniu faktury). - Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zaliczki na poczet wykonania zamówienia do 20% wysokości wynagrodzenia Wykonawcy. - płatność za pokoje według wykorzystania, liczba uczestników zostanie podana do 48 godzin przed przyjazdem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości posiłków/osób o 1-2 do 48 godzin przed planowaną konferencją. - płatność za posiłki według wykorzystania, ale nie mniejszą niż ustalona w dniu poprzednim. Ostateczna cena, którą Zamawiający zapłaci Wykonawcy zostanie obliczona na podstawie rzeczywistego obłożenia pokoi hotelowych oraz rzeczywistej konsumpcji. Kwota do zapłaty wynikać będzie z ilości osób zadeklarowanych na 48 godzin przed przyjazdem. Dopuszcza się zmniejszenie zamówienia o 1-2 osoby.