Ochrona całodobowa budynków Urzędu Miejskiego w Gliwicach oraz budynków wskazanych przez Urząd

Opis przedmiotu przetargu: CZĘŚĆ I ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę usług ochrony budynków oraz osób i mienia zlokalizowanego w tych budynkach, z wykorzystaniem systemów monitoringu i alarmowych: 1) ochrona całodobowa w budynku Urzędu Miejskiego w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21 - szacunkowo ok. 1.428 roboczogodzin w miesiącu, 17.136 roboczogodzin w ciągu 1 roku, 34.272 roboczogodziny w ciągu 24 miesięcy; 2) ochrona całodobowa w budynku Urzędu Miejskiego w Gliwicach przy ul. Jasnej 31 - szacunkowo ok. 903 roboczogodziny w miesiącu, 10.836 roboczogodzin w ciągu 1 roku, 18.963 roboczogodzin w ciągu 21 miesięcy (ochrona obiektu od 01.05.2016 r.); 3) ochrona w budynkach wskazanych przez Zamawiającego poprzez tworzenie posterunków doraźnych. Szacunkowo ok. 140 roboczogodzin w miesiącu, 1.680 roboczogodzin w ciągu 1 roku, 3.360 roboczogodzin w ciągu 24 miesięcy. Tworzenie posterunków doraźnych będzie miało miejsce na podstawie pisemnego zawiadomienia osoby nadzorującej realizację umowy ze strony Wykonawcy co do miejsca, czasu i szczegółowych warunków utworzenia posterunku. Zawiadomienie będzie przekazywane do Wykonawcy co najmniej w dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym musi zostać utworzony posterunek doraźny. W nagłych przypadkach zawiadomienie o utworzeniu posterunku może być ustne, potwierdzone niezwłocznie formą pisemną, e-mailem lub faksem. 2. Przedmiot zamówienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1) Wykonawca zrealizuje poprzez: 1) tworzenie posterunków stałych i ruchomych w budynku Urzędu przy ul. Zwycięstwa 21: a) posterunek stały w holu głównym Urzędu Miejskiego, wejście do Urzędu od ul. Zwycięstwa - całodobowo, siedem dni w tygodniu (tj. od poniedziałku do niedzieli) z zastrzeżeniem, że w dni robocze w godzinach urzędowania na posterunku głównym służbę będzie pełniło dwóch pracowników ochrony - w tym jedna osoba posiadająca legitymację kwalifikowanego pracownika ochrony fizycznej godziny urzędowania: poniedziałek, wtorek, środa 8:00 - 16:00 czwartek 8:00 - 17:00 piątek 8:00 - 15:00. Zamawiający zastrzega, że w toku trwania umowy godziny urzędowania mogą ulec zmianie. b) posterunek stały obok wejścia od strony ul. Ks. Kard. St. Wyszyńskiego - w dni robocze Urzędu, 1 pracownik ochrony w godzinach wydawania przez Biuro Podawcze awizowanej korespondencji: poniedziałek 8:00 - 16:00 wtorek 8:00 - 18:00 środa 8:00 - 16:00 czwartek 8:00 - 18:00 piątek 8:00 - 18:00. Zamawiający zastrzega, że w toku trwania umowy godziny wydawania przez Biuro Podawcze awizowanej korespondencji mogą ulec zmianie. c) posterunek stały w małym holu, wejście od strony Skweru Doncaster - w dni robocze Urzędu, 1 pracownik ochrony w godzinach urzędowania; d) posterunek stały/ruchomy w rejonie kas (IV piętro) z obowiązkiem obchodu IV i V piętra - w dni robocze Urzędu, 1 pracownik ochrony w godzinach urzędowania; 2) obchód codzienny Urzędu i jego otoczenia: a) obchód w godzinach pracy Urzędu wewnątrz budynku - co godzinę rozpoczynając od godziny 8:30: obchód parteru w rejonie sali operacyjnej Wydziału Komunikacji, I, II i III piętra oraz obchód wokół budynku będzie dokonywany przez jednego z pracowników pełniącego służbę na posterunku stałym w holu głównym; obchód IV i V piętra będzie dokonywany przez pracownika pełniącego służbę na posterunku stałym/ruchomym w rejonie kas; b) obchód w godzinach pracy Urzędu wokół budynku - o godzinie 9.00, 11:00, 13:00, 15:00 i w czwartki o godzinie 16:30. c) obchód wewnątrz budynku Urzędu w godzinach nocnych - dwa razy w ciągu nocy, przy czym idąc na obchód, w portierni powinien pozostać portier - pracownik Urzędu pełniący służbę; 3) zabezpieczanie konwojów gotówki do banku i z banku co najmniej 2 razy w miesiącu - wymagana osoba posiadająca legitymację kwalifikowanego pracownika ochrony fizycznej; konwój gotówki będzie realizowany w czasie pracy lub po zakończeniu pracy Urzędu na podstawie pisemnej informacji kierowanej do wydziału Organizacyjnego przez naczelnika Wydziału Księgowości lub osoby przez niego upoważnionej. 4) stała obserwacja i nadzór systemu monitoringu wizyjnego oraz alarmu znajdującego się w budynku Urzędu Miejskiego w Gliwicach, obejmującego zasięgiem budynek Urzędu oraz Ratusza. Obsługa systemu zgodnie z instruktażem przekazanym na szkoleniu. Zgłaszanie zauważonych nieprawidłowości funkcjonowania systemu nadzorującemu umowę. W razie wzbudzenia systemu lub zauważenia niepokojących zdarzeń należy podjąć odpowiednią reakcję w zależności od ich wagi, tj. zgłoszenie nadzorującemu umowę, a w razie potrzeby odpowiednim służbom. 3. Przedmiot zamówienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2) Wykonawca zrealizuje poprzez: 1) tworzenie posterunku stałego w budynku Urzędu przy ul. Jasnej 31: a) posterunek stały w holu głównym w pomieszczeniu portierni - całodobowo, siedem dni w tygodniu (tj. od poniedziałku do niedzieli) z zastrzeżeniem, że w dni robocze w godzinach urzędowania na posterunku służbę będzie pełniło dwóch pracowników ochrony - w tym jedna osoba posiadająca legitymację kwalifikowanego pracownika ochrony fizycznej. Pracownik ochrony w czasie godzin urzędowania pełni również obowiązki portiera. godziny urzędowania: poniedziałek, wtorek, środa 8:00 - 16:00 czwartek 8:00 - 17:00 piątek 8:00 - 15:00. Zamawiający zastrzega, że w toku trwania umowy godziny urzędowania mogą ulec zmianie. 2) Obchód codzienny budynku i jego otoczenia: a) obchód w godzinach pracy Urzędu wewnątrz budynku - co godzinę rozpoczynając od godziny 8:30: - obchód parteru, I i II piętra oraz obchód wokół budynku będzie dokonywany przez jednego z pracowników pełniącego służbę na posterunku stałym w holu głównym; b) obchód w godzinach pracy Urzędu wokół budynku - o godzinie 9.00, 11:00, 13:00, 15:00 i w czwartki o godzinie 16:30. c) obchód wewnątrz budynku Urzędu w godzinach nocnych - co 2 godziny wszystkich korytarzy, kontroli WC oraz pomieszczeń, z których nie zostały zdane klucze (w dni powszednie od godziny 19:00). 3) stała obserwacja i nadzór systemu monitoringu wizyjnego, obsługa systemu zgodnie z instruktażem przekazanym na szkoleniu. Zgłaszanie zauważonych nieprawidłowości funkcjonowania systemu nadzorującemu umowę. W razie zauważenia niepokojących zdarzeń należy podjąć odpowiednią reakcję w zależności od ich wagi, tj. zgłoszenie nadzorującemu umowę, a w razie potrzeby odpowiednim służbom. 4) wydawanie kluczy do pomieszczeń biurowych pracownikom na podstawie listy pracowników zatrudnionych w Urzędzie i odbieranie kluczy od pracowników. 4. Przedmiot zamówienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 3) Wykonawca zrealizuje poprzez utworzenie posterunków doraźnych ochrony w budynkach wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z harmonogramem przesyłanym przez Zamawiającego: 1) w budynku Ratusza podczas odbywających się w Ratuszu uroczystości ślubnych, imprez kulturalnych, spotkań, konferencji oraz sesji Rady Miasta: a) ustanowienie posterunku stałego na portierni Ratusza połączonego z obsługą szatni, b) ustanowienie dodatkowych posterunków na I i II kondygnacji Ratusza wg. potrzeb określonych w zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 1 pkt 3) 2) w innych budynkach lub pomieszczeniach wskazanych przez Zamawiającego w przypadku zaistnienia okoliczności szczególnych, wymagających zapewnienia dodatkowej ochrony w miejscu lub czasie nie objętym stałymi posterunkami ochrony. CZĘŚĆ II ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę usług ochrony całodobowej nieruchomości wraz z położonymi na nich budynkami oraz mienia zlokalizowanego na tych nieruchomościach. 2. Szczególne warunki określenia przedmiotu zamówienia: a) Przedmiot zamówienia, o którym mowa w pkt 1 Wykonawca zrealizuje poprzez utworzenie całodobowych posterunków ochrony w budynkach wskazanych przez Zamawiającego w trakcie trwania niniejszej umowy. Wykonawca potwierdza, iż zapoznał się z obiektem, oraz na podstawie swojej wiedzy dobiera liczbę posterunków oraz osób niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia ochrony konkretnego budynku ze skutkiem natychmiastowym w przypadku wcześniejszego zbycia nieruchomości/budynku lub innego sposobu zadysponowania nieruchomością. O rezygnacji z ochrony konkretnego obiektu Zamawiający powiadomi Wykonawcę na 5 dni przed planowanym zakończeniem ochrony. 3. W dniu podpisania umowy Zamawiający przewiduje ochronę następujących budynków (zadań w ramach przedmiotu zamówienia): a) Ochrona od 31.01.2016r. nieruchomości położonej w Gliwicach przy ulicy Mitręgi 4, stanowiącej własność Skarbu Państwa w użytkowaniu wieczystym Miasta Gliwice, obejmującej działkę o nr 296 o pow. 1944 m2, oraz 297 o pow. 562m2 zapisanych w KW nr GL1G/00053840/3 obręb Centrum, zabudowanych budynkiem biurowym oraz bieżące zabezpieczenie nieruchomości. Budynek nie jest używany, częściowo ogrodzony b) Ochrona od 31.01.2016r. nieruchomości położonej w Gliwicach przy ulicy Chorzowskiej, stanowiącej własność Miasta Gliwice, obejmującej działkę nr 69 o pow. 4706 m2, obręb Żorek, zapisanej w KW nr GL1G/00041447/1, zabudowaną budynkiem administracyjnym, kioskiem z blachy stalowej, wiatą stalową, żelbetowym budynkiem gospodarczym, budynkiem socjalnym, kotłowni z portiernią, magazynowo-składowym, garażem żelbetowym, murowanym warsztatem, żelbetowym magazynem oraz bieżące zabezpieczenie nieruchomości. Rozpoczęcie ochrony wskazanych obiektów nastąpi o godzinie 12:00, a zakończy się najpóźniej 31 stycznia 2019 roku o godzinie 12:00, to jest trwać będzie maksymalnie 36 miesięcy (nieruchomości przewidziane są do ochrony do końca okresu obowiązywania umowy lub do czasu zagospodarowania ich przez miasto Gliwice). Każdy wskazany powyżej obiekt należy traktować jako jedno zadanie i z chwilą zagospodarowania obiektu, umowa w zakresie jego ochrony zostanie rozwiązana. Zakres ochrony obejmuje w szczególności: a) ochrona obiektów, pomieszczeń i urządzeń przed dostępem do nich osób nieuprawnionych, b) ochrona mienia przed kradzieżą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, c) zapobieganie zakłóceniom porządku oraz powiadomienie o zdarzeniach powodujących naruszenie porządku, d) ujawnienie faktów dewastacji mienia, e) bezzwłoczne powiadomienie urzędu oraz policji lub prokuratury o zdarzeniach przestępczych i wykroczeniach zaistniałych na chronionym terenie oraz zabezpieczenie miejsca ich popełnienia do czasu przybycia organów ścigania, f) współpracę w zakresie transportu przedmiotów, które skradziono z chronionego obiektu Okres ochrony każdego z obiektów (przewidywany) - do 36 miesięcy. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie wyłącznie za faktycznie wykonane usługi, tj. w przypadku, gdy czas wykonywania usług nie zawiera się w pełnych miesiącach, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości 1/30 miesięcznego wynagrodzenia ryczałtowego wskazanego w formularzu cenowym za każdy dzień wykonywania usług lub w wysokości 1/60 za każde 12 h wykonywania usług. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wypłatę wynagrodzenia za okres, w którym nie będzie świadczył usługi. Faktura za okres od 31.01.2016 r. od godz. 12.00. do godz. 24.00. będzie doliczona do faktury za kolejny miesiąc.