Świadczenie usług utrzymania czystości w obiektach Narodowego Instytutu Zdrowia Publicznego - Państwowego Zakładu Higieny

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa sprzątania budynków Narodowego Instytutu Zdrowia Publicznego – Państwowego Zakładu Higieny (dalej NIZP-PZH), zawierającego pomieszczenia biurowe, laboratoryjne (w tym mycie szkła laboratoryjnego), sale konferencyjne, sanitariaty, hole i klatki schodowe. I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Ogólna powierzchnia do sprzątania wynosi ok. 9 900 m², w tym: 1) Budynek C i D – ok. 6 800 m²; 2) Budynek AB – ok. 3 100 m²; 3) Powierzchnia wszystkich toalet – ok. 110 m²; 4) Powierzchnia wszystkich laboratoriów- 3 250 m²; 5) Trzy windy osobowe; 6) Powierzchnia sal konferencyjnych – 500 m²; 7) ok. 500 okien. 2. Zamawiający informuje, że w Instytucie zużywa się miesięcznie średnio: 1) ok. 1500 rolek papieru toaletowego; 2) ok. 100 litrów mydła w płynie; 3) ok. 50 dużych i 80 szt. mniejszych rolek ręczników papierowych; 4) ok. 80 szt. środków dezynfekujących i zapachowych; 5) ok. 10 000 szt. worków na śmieci. 3. Zamawiający udostępni Wykonawcy nieodpłatnie na czas wykonywania usługi: 1) Zamykane pomieszczenie magazynowe do przechowywania narzędzi i sprzętu; 2) Energię elektryczną i wodę niezbędną do wykonania prac określonych w umowie; 3) Wywóz śmieci i odpadów komunalnych po przeprowadzonej segregacji. 4. Zamawiający informuje, że usługa sprzątania w NIZP-PZH może odbywać się od godz. 16 do godz. 8 rano, z wyjątkiem pomieszczeń Biblioteki Naukowej, niektórych pokojów biurowych oraz pomieszczeń laboratoryjnych, w których sprzątanie powinno odbywać się w obecności pracownika pracowni/zakładu. Dokładny spis pomieszczeń, które muszą być sprzątane w obecności pracowników zostanie uzgodniony z Wykonawcą po podpisaniu umowy. 5. Zamawiający wymaga, aby osoby świadczące Usługi w zakresie sprzątania pomieszczeń były w okresie realizacji Umowy zatrudnione przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. -Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 z późn. zm.), 6. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia na własny koszt wszystkich środków czystościowych, dezynfekcyjnych, worków na śmieci, papieru toaletowego oraz ręczników papierowych oraz urządzeń niezbędnych do wykonania w/w czynności. 7. Wykonawca wyposaży pracowników w odzież roboczą i sprzęt niezbędny do prawidłowego wykonywania zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami BHP i ppoż, zapewni czysty i estetyczny ubiór osobom wykonującym czynności związane ze sprzątaniem. II. ZAKRES PRAC ORAZ MINIMALNA CZĘSTOTLIWOŚĆ ICH WYKONYWANIA Sprzątanie powierzchni wewnątrz budynków stanowi usługę kompleksową i obejmuje: 1. Pomieszczenia biurowe: 1) Utrzymanie czystości wszystkich powierzchni podłogowych (wykładzin dywanowych, terakoty, gumoleum, posadzek drewnianych lakierowanych, paneli, marmuru) poprzez ich odkurzanie, zamiatanie i mycie – codziennie; 2) Konserwowanie podłóg odpowiednim środkiem – raz w roku; 3) Pranie wykładzin dywanowych – w ciągu 3 dni od zgłoszenia potrzeby (ok. 400 m2 rocznie); 4) Opróżnianie koszy na śmieci, ich mycie i wymiana worków na śmieci – codziennie; 5) Odkurzanie mebli pokrytych tapicerką – raz w tygodniu; 6) Odkurzanie mebli w miejscach dostępnych, ścieranie kurzu z biurek, stołów, stolików krzeseł, foteli, półek, szafek - codziennie (zgodnie z dyspozycją pracowników); 7) Mycie zlewów/umywalek – codziennie; 8) Odkurzanie lamp biurowych, parapetów okiennych, grzejników, wyłączników światła, gniazd elektrycznych, urządzeń oświetleniowych, urządzeń biurowych, itp.– raz w tygodniu; 9) Mycie stolarki drzwiowej oraz tabliczek przydrzwiowych – raz w tygodniu; 10) Mycie lamp sufitowych – dwa razy w roku; 11) Uzupełnianie ręczników papierowych, mydła w dozownika na bieżąco w ciągu całego dnia. 12) Usuwanie kurzu oraz pajęczyn ze ścian, sufitów, lamp oświetleniowych – raz w tygodniu; 13) Mycie grzejników – raz w miesiącu; 14) Usuwanie kurzu z kratek wentylacyjnych, wentylatorów, oświetlenia sufitowego – raz w miesiącu; 2. Pomieszczenia biblioteczne w tym pomieszczenia biurowe należące do biblioteki naukowej sprzątane jak wyżej oraz dodatkowo: 1) Odkurzanie podłóg i mycie podłóg raz w tygodniu w pomieszczeniach magazynowych Biblioteki; 2) Odkurzanie regałów bibliotecznych – raz w tygodniu; 3) Okurzanie książek na półkach – raz w miesiącu; 4) Czyszczenie kwiatów wymagających pracy na drabinie (palmy w czytelni) – raz na kwartał. 5) Usuwanie kurzu oraz pajęczyn ze ścian, sufitów, lamp oświetleniowych – raz w tygodniu; 6) Mycie grzejników – raz w miesiącu; 7) Usuwanie kurzu z kratek wentylacyjnych, wentylatorów, oświetlenia sufitowego – raz w miesiącu; 3. Pomieszczenia sanitarne (wc, umywalki, podłoga): 1) Mycie, czyszczenie i dezynfekcja wszystkich urządzeń sanitarnych, armatury, klamek w drzwiach, usuwanie nalotów, uzupełnianie zapachów do toalet – codziennie; (zabronione jest stosowanie zawieszanych kostek dezynfekujących do toalet); 2) Czyszczenie luster, parapetów, wyposażenia ruchomego: pojemników na ręczniki i papier toaletowy, dozowników do mydła – codziennie; 3) Mycie glazury i ścian – raz w miesiącu; 4) Zmywanie i dezynfekowanie posadzki – codziennie; 5) Bieżące uzupełnianie papieru toaletowego, mydła, ręczników w toaletach i aneksach kuchennych budynków: C, D oraz AB; 6) Opróżnianie koszy na śmieci, ich mycie i wymiana worków na śmieci – codziennie. 7) Usuwanie kurzu oraz pajęczyn ze ścian, sufitów, lamp oświetleniowych – raz w tygodniu; 8) Mycie grzejników – raz w miesiącu; 9) Usuwanie kurzu z kratek wentylacyjnych, wentylatorów, oświetlenia sufitowego – raz w miesiącu 4. Pomieszczenia laboratoryjne: 1) Wycieranie kurzu - codziennie; 2) Mycie podłóg na mokro środkami uzgodnionymi z kierownikami laboratoriów - codziennie; 3) Mycie umywalek/ zlewów – codziennie; 4) Mycie glazury i ścian – raz w tygodniu; 5) Opróżnianie koszy na śmieci, ich mycie i wymiana worków na śmieci – codziennie; 6) Mycie klatek dla zwierząt na życzenie kierownika laboratorium; 7) Konserwowanie podłóg odpowiednim środkiem – raz w roku; 8) Odkurzanie lamp biurowych, parapetów okiennych, grzejników, wyłączników światła, gniazd elektrycznych, urządzeń oświetleniowych, urządzeń biurowych, itp.– raz w tygodniu; 9) Mycie stolarki drzwiowej oraz tabliczek przydrzwiowych – raz w tygodniu; 10) Usuwanie kurzu oraz pajęczyn ze ścian, sufitów, lamp oświetleniowych – raz w tygodniu; 11) Mycie grzejników – raz w miesiącu; 12) Usuwanie kurzu z kratek wentylacyjnych, wentylatorów, oświetlenia sufitowego – raz w miesiącu 13) Mycie lamp sufitowych – dwa razy w roku; 14) Mycie szkła laboratoryjnego (40-50 kg różnego szkła, np. zlewki, kolby, cylindry, próbówki). Stanowisko do mycia szkła oraz środki do mycia (preparaty, przybory, odzież ochronna) zapewnia Zamawiający. Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia dwóch osób, które będą zajmowały się wyłącznie myciem szkła w komórkach organizacyjnych Zamawiającego. Pracownicy wyznaczeni do sprzątania pomieszczeń laboratoryjnych odbędą wewnętrzne szkolenie dotyczące specyfiki pracy w danej komórce organizacyjnej oraz w zakresie przestrzegania bezpieczeństwa na tych stanowiskach pracy oraz obowiązujących procedur w zakresie postepowania z materiałem niebezpiecznym i zakaźnym. Laboratoria są traktowane jako pomieszczenia szczególne (dostęp wyłącznie dla osób upoważnionych) i sprzątanie w nich może odbywać się tylko w obecności osób upoważnionych. Dni i godziny prac porządkowych w laboratoriach zostaną uzgodnione z kierownikami pracowni i zakładów naukowych. 5. Sale konferencyjne i sala laboratoryjna: 1) Zamiatanie i mycie podłóg lub odkurzanie - w razie potrzeb przed i po wydarzeniach, z wyłączeniem Sali nr 307 i 4 w budynku C, gdzie zamiatanie i mycie podłóg lub odkurzanie ma się odbywać codziennie; częstotliwość sprzątania zaplecza socjalnego (pom. 309 i zaplecze Sali nr 4) należy przyjąć tożsamą jak dla Sali nr 4 i 307, łącznie z używanymi naczyniami; 2) Wycieranie kurzu – codziennie; 3) Odkurzanie parapetów okiennych, grzejników, wyłączników światła, gniazd elektrycznych, urządzeń oświetleniowych, urządzeń biurowych itp.– raz w tygodniu; 4) Mycie lamperii – dwa razy w roku; 5) Opróżnianie i mycie pojemników na śmieci – codzienne; 6) Zapewnienie serwisu dziennego do wykonywania prac związanych z obsługą posiedzeń, spotkań itp. (przygotowanie i sprzątnięcie po zakończeniu spotkania); 7) Usuwanie kurzu oraz pajęczyn ze ścian, sufitów, lamp oświetleniowych – raz w tygodniu; 8) Mycie grzejników – raz w miesiącu; 9) Usuwanie kurzu z kratek wentylacyjnych, wentylatorów, oświetlenia sufitowego – raz w miesiącu; 10) Bieżące uzupełnianie ręczników papierowych, mydła – w zależności od terminów odbywających się szkoleń, spotkań; 6. Sprzątanie klatek schodowych oraz holi: 1) Zamiatanie i mycie podłóg- codziennie; 2) Wycieranie parapetów – codziennie; 3) Odkurzanie metalowych poręczy przy schodach – raz w tygodniu; 4) Mycie lamp sufitowych – raz na miesiąc; 5) Mycie drzwi oraz znajdujących się przy wejściach tablic informacyjnych – raz w tygodniu; 6) Mycie lamperii – raz na kwartał; 7) Mycie filarów na parterze holu głównego – raz na kwartał; 8) Podlewanie kwiatów znajdujących się na klatkach schodowych – min. 1 raz w tygodniu; 9) Konserwowanie podłóg odpowiednim środkiem – raz na kwartał. 7. Utrzymanie w czystości wejść do budynków oraz wind, w tym: 1) Mycie drzwi oraz znajdujących się przy wejściach tablic informacyjnych – raz w tygodniu; 2) Mycie metalowych poręczy, konstrukcji balustrad i krat - raz w miesiącu; 3) Czyszczenie wycieraczek - raz w tygodniu, a w okresie jesienno-zimowym - codziennie; 4) Mycie podłóg i ścian/drzwi wind (specjalistycznymi preparatami do powłok metalowych) - raz w tygodniu. 8. Mycie okien i ram okiennych - dwa razy w roku – mycie okien 78453wewnątrz, zewnątrz wraz z ościeżnicami i parapetami zewnętrznymi i wewnętrznymi, w tym okien, do których dostęp jest wyłącznie z wysięgnika. 9. Inne: 1) Likwidacja na bieżąco graffiti na murowanym ogrodzeniu i budynkach NIZP-PZH od strony ulic: Chocimskiej, Goworka, Spacerowej i Kujawskiej; 2) Zamiatanie i mycie tarasów zewnętrznych w budynku AB – w miarę potrzeb na zlecenie Zamawiającego; 3) Czyszczenie daszków nad drzwiami wejściowymi do budynków - w miarę potrzeb na zlecenie Zamawiającego; 4) W uzgodnieniu z Zamawiającym segregowanie odpadów (makulatura, tworzywa sztuczne, szkło, odpady wielkogabarytowe i inne), w tym w szczególności wynoszenie odpadów do oznakowanych kontenerów w wyznaczonych miejscach; 5) Przestrzeganie obowiązujących przepisów BHP i PPOŻ; 6) Wykonawca jest zobowiązany do odpowiedniego oznakowania śliskich powierzchni w czasie mycia podłóg znakami ostrzegawczymi. Znaki ostrzegawcze Wykonawca zapewni we własnym zakresie i na własny koszt; 7) W razie zaistnienia szczególnej potrzeby Wykonawca zobowiązany jest także do wykonania usługi sprzątania z inną (rozumianą jako dodatkową) częstotliwością niż określona w niniejszym Opisie. III. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ŚRODKÓW CZYSTOŚCI, KTÓRE STOSOWANE BĘDĄ PRZY REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Mydło w płynie: powinno zawierać łagodne substancje myjące, glicerynę. Mydło nie może nosić znamion rozwodnienia; 2. Papier toaletowy: dwuwarstwowy, biały, miękki; 3. Ręczniki papierowe: w rolkach winny być białe, miękkie, po zmoczeniu nie powinny wydzielać żadnego zapachu; 4. Preparat do mycia podłogi, glazury, ścian zmywalnych, drzwi, framug, luster itp.: powinien zawierać co najmniej jedną z następujących substancji: alkohol izopropylowy, alkiloeterosiarczany, etoksylowany alkohol tłuszczowy, metakrzemian disodu, C10-C13-sec-alkilopochodna kwasu benzenosulfonowego; 5. Preparat do dezynfekcji mebli laboratoryjnych, foteli itp. powinien zawierać co najmniej jedną z następujących substancji: chlorek didecylodimetyloamonium, izotridekanol etoksylowany, alkohol izopropylowy, N-(3-aminopropyl)-Ndodecylopropano-1,3-diamina, kwas etylenodiaminotetraoctowy, alkohol etylowy, eter butylowy, alkohole, C7-11; 6. Preparat myjąco konserwujący podłogę oraz listwy podłogowe powinien zawierać co najmniej jedną z następujących substancji: alkohole etoksylowane, Etery glikolu dipropylenowego; 7. Preparat do dezynfekcji metodą spryskiwania powinien zawierać powinien zawierać co najmniej jedną z następujących substancji: etanol, propan-2-ol, aldehyd glutarowy; 8. Preparat do mycia i konserwacji drewna powinien zawierać co najmniej jedną z następujących substancji: sól sodowa kwasu ABS, dietanoloamid kwasów tłuszczowych oleju kokosowego; 9. Preparat doczyszczający powinien zawierać co najmniej jedną z następujących substancji: anionowe środki powierzchniowo czynne - lauryloeterosiarczan sodu C12-13, podchloryn sodu zawierający 1,1 % aktywnego Cl, węglan sodu, Wodorotlenek sodu; 10. Do mycia powierzchni metalowych, chromowanych muszą być używane specjalistyczne środki nie powodujące powstawania plam i smug; 11. Zamawiający wymaga, by wszystkie ww. środki i artykuły higieniczne posiadały wymagane przepisami prawa certyfikaty bezpieczeństwa/kartę charakterystyki oraz powinny gwarantować zachowanie właściwej higieny sanitarnej; 12. Wszelkie środki czystości winny być zatwierdzone przez Zamawiającego w momencie rozpoczęcia świadczenia usługi; 13. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia środków ochrony indywidualnej swoim pracownikom; 14. Wymaga się obowiązkowo, aby sprzęt elektryczny używany przez Wykonawcę do utrzymywania posadzek w czystości (m.in. polerki, odkurzacze) posiadały kartę techniczną; 15. Wykonawca ma obowiązek uwzględniać na bieżąco uwagi Zamawiającego co do jakości stosowanych środków higienicznych. IV. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ŚWIADCZENIA USŁUGI: Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Zapewnienia niezbędnej liczby osób wykonujących usługę sprzątania w tym: a) Zapewnienie dwóch osób odpowiedzialny wyłącznie za mycie szkła laboratoryjnego; b) Zapewnienia dyżuru trzech osób do godziny 1500 ; Osoby pełniące dyżur mają obowiązek utrzymywać w czystości pomieszczenia ogólnie dostępne – hole, klatki, toalety, sale konferencyjne oraz wykonywać bieżące zgłoszenia Zamawiającego; c) Zapewnienie jednej osoby w roli kierownika (koordynatora) spośród pracowników wykonujących usługę sprzątania, która będzie pełniła nadzór nad prawidłową realizacją przedmiotu umowy oraz za systematyczny kontakt z wyznaczoną osobą Zamawiającego; d) Zapewnienie minimalnej niezbędnej liczby pracowników wykonujących pozostałe usługi zgodnie z przedmiotem zamówienia. 2. Zapewnienia zastępstwa za osoby wykonujące usługi sprzątania przebywające na zwolnieniu lekarskim lub nieobecne z innego powodu, 3. Zapewnienia stałego personelu wykonującego usługi sprzątania i ograniczenie rotacji pracowników; 4. Świadczenia usługi w oparciu o pracowników zatrudnionych zgodnie z prawem polskim; 5. Należytego wykonywania usługi, będącej przedmiotem niniejszej umowy; 6. Terminowej realizacji wykonania usługi zgodnie z terminami określonymi w umowie oraz w Załączniku nr 2 do Umowy; 7. Stosowania środków czystości, materiałów i sprzętu zgodnie z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia o zmianę rodzaju używanych środków. W tym przypadku Zamawiający wystąpi pisemnie do Wykonawcy z takim poleceniem, a Wykonawca w ciągu dwóch dni roboczych przedstawi Zamawiającemu propozycję zmiany do zaakceptowania przez Zamawiającego; 8. Przestrzegania przepisów BHP i ppoż. a także innych przepisów porządkowych obowiązujących u Zamawiającego ze szczególnym uwzględnieniem zakazu palenia papierosów na terenie NIZP-PZH oraz zapoznania pracowników z tymi przepisami. Osoby przewidziane do sprzątania pomieszczeń laboratoryjnych i do mycia szkła przed przystąpieniem do pracy muszą przejść szkolenie udokumentowane na piśmie: 1) w zakresie przestrzegania bezpieczeństwa na tych stanowiskach pracy; 2) w zakresie postępowania z materiałem niebezpiecznym i zakaźnym. 9. W przypadku dopuszczenia przez Wykonawcę do realizacji prac objętych umową nowego pracownika, Wykonawca zobowiązany będzie każdorazowo powiadomić o tym fakcie Zamawiającego z co najmniej 2 dniowym wyprzedzeniem, a w przypadku osób sprzątających pomieszczenia laboratoryjne i myjące szkło z co najmniej 5 dniowym wyprzedzeniem w celu odbycia przez tę osobę przeszkolenia, o którym mowa w pkt. 10. 10. Odpowiadania w trakcie wykonywanej usługi za mienie Zamawiającego znajdujące się w sprzątanych pomieszczeniach oraz zachowania zastanego ładu (m.in. nieprzestawiania mebli, urządzeń itp. bez uprzedniej zgody ze strony upoważnionego pracownika Zamawiającego za wyjątkiem odsunięcia mebli do mycia okien i ponownego ich ustawienia na miejscu); 11. Wykonywania usługi zgodnie z obowiązującymi normami sanitarnymi w tym zakresie i przepisami o ochronie środowiska; 12. Do ponownego należytego wykonania usług bez dodatkowego wynagrodzenia na wezwanie Zamawiającego w przypadku nienależytego wykonania usługi; 13. Ponoszenia odpowiedzialności i wszelkich kosztów finansowych z tytułu szkód wyrządzonych przez pracowników Wykonawcy w czasie wykonywania usługi – wobec Zamawiającego i osób trzecich. Kwota odszkodowania naliczonego przez Zamawiającego będzie potrącana z najbliższej płatności przypadającej na co najmniej 14 dni od daty doręczenia Wykonawcy wyliczenia kwoty odszkodowania; 14. Kwitowania każdorazowo pobranych kluczy z recepcji oraz zdawania ich po zakończeniu sprzątania; 15. Codziennego wpisywania się osób sprzątających na listę obecności znajdującą się w recepcji NIZP-PZH; 16. Segregowania odpadów i wynoszenie ich do odpowiednich pojemników (makulatura, tworzywa sztuczne, szkło itp.); 17. Stworzenia Planu Higieny, zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia, który zawierał będzie terminy realizowania poszczególnych usług sprzątania oraz preparaty, które należy użyć podczas sprzątania pomieszczeń określonych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie realizować usługi sprzątania zgodnie z przygotowanym dokumentem; 18. Przygotowania listy pracowników pracujących na terenie NIZP-PZH wraz z podaniem godzin pracy oraz wyszczególnieniem sprzątanych pomieszczeń indywidualnie dla każdego pracownika Wykonawcy; 19. Zapewnienia w okresie jesienno-zimowym 7 mat wejściowych chłonących błoto, w tym: 1) dwie maty o wielkości ok. 2x2 m2; 2) cztery maty o wielkości ok. 1x1,5 m2; 3) jedna mata o wymiarze ok. 1 x 0,5 m². Do wykonywania usług określonych w przedmiocie zamówienia nie mogą być zatrudnione osoby figurujące w Krajowym Rejestrze Karnym. Zamówienie OPCJONALNE Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa sprzątania budynku/budynków, zawierającego pomieszczenia biurowe, laboratoryjne (w tym mycie szkła laboratoryjnego), sale konferencyjne, sanitariaty, hole i klatki schodowe, o powierzchni ok. 6 754,4 m2, na zasadach określonych w opisie dotyczącym zamówienia gwarantowanego.