Serwis urządzeń drukujących dla Oddziałów ZUS w Gdańsku, Elblągu, Koszalinie i Słupsku

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi serwisowania pogwarancyjnego urządzeń drukujących (Kyocera, Canon, Brother, OKI, HP, Samsung) zlokalizowanych w Oddziałach ZUS w Gdańsku, Elblągu, Słupsku i Koszalinie wraz z podległymi im Terenowymi Jednostkami Organizacyjnymi (wykaz lokalizacji zgodny z punktem 17). 2. Wykonawca w ramach wykonywania zamówienia zobowiązany jest w terminie zadeklarowanym w ofercie, do świadczenia usługi serwisowej, obejmującej zapewnienie najbardziej efektywnego, sprawnego i prawidłowego działania wszystkich funkcji urządzeń (utrzymania urządzeń w stałej sprawności techniczno-użytkowej), tj.: a) do zapewnienia (dostarczania) części zamiennych i podzespołów, ich demontażu oraz dostawy i montażu nowych, zapewnienia i dostarczania wszelkich materiałów eksploatacyjnych (w tym tonerów), z wyłączeniem papieru, zalecanych przez producentów urządzeń, wraz z utylizacją zużytych części, podzespołów i materiałów; b) do dokonywania napraw wszystkich wad i usterek, niezbędnych konserwacji i regulacji urządzeń zgłoszonych przez Zamawiającego. W przypadku niemożności usunięcia niesprawności urządzenia, Wykonawca podstawia sprawne technicznie urządzenie zastępcze tego samego typu/modelu lub urządzenie o nie gorszych parametrach technicznych rozumianych jako szybkość drukowania, moduł dwustronny, dostępne formaty papieru; c) do pomocy technicznej „na telefon” pod numerem wskazanym w umowie. 3. Świadczenie usługi serwisowej realizowane będzie w terminie zadeklarowanym przez Wykonawcę w ofercie w dniach roboczych dla Zamawiającego w godzinach od 07:00 do 15:00, (tj. dni od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem świąt i dni wolnych w ZUS), licząc od dnia następnego od otrzymania przez Wykonawcę zgłoszenia. 4. Wykonawca może pozostawić Odbiorcy usług (tj. pracownikom Oddziału ZUS w Gdańsku, Elblągu, Koszalinie i Słupsku) wymianę materiałów eksploatacyjnych, na własne ryzyko. Za ewentualne niezamierzone uszkodzenia powstałe w trakcie wymiany materiałów przez pracowników Odbiorcy usług, Zamawiający nie będzie ponosił odpowiedzialności a Wykonawca zobowiązany będzie do dokonania naprawy tych uszkodzeń na własny koszt. 5. W przypadku awarii urządzenia: 1) wykonanie usługi serwisowej nastąpi w ciągu wskazanej w ofercie liczby dni roboczych dla Zamawiającego (zaoferowanie czasu wykonania usługi serwisowej dłuższego niż 5 dni roboczych dla Zamawiającego, skutkować będzie odrzuceniem oferty - na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy PZP), liczonych od dnia następującego po dniu zgłoszenia usługi serwisowej przez Zamawiającego na adres e mail Wykonawcy podany w umowie do czasu integracji systemów zgłoszeniowych Wykonawcy i Zamawiającego; 2) przez wykonanie i zakończenie usługi serwisowej rozumie się całkowite usunięcie niesprawności i przywrócenie pełnej sprawności urządzenia sprzed awarii potwierdzone protokółem obsługi serwisowej (wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do umowy); 3) zgłoszenie obsługi serwisowej będzie zawierać następujące informacje: model i numer seryjny zgłaszanego urządzenia, lokalizację z dokładnym adresem użytkowania urządzenia, dane osoby do kontaktu i opis awarii. 6. Dostarczenie urządzenia zastępczego nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku naprawy urządzenia uszkodzonego w najkrótszym możliwym czasie. 7. W przypadku podstawienia urządzenia zastępczego, czas wykonania usługi serwisowej zostanie wydłużony do maksymalnie 30 dni licząc od dnia dostarczenia urządzenia zastępczego. Wykonane wydruki (w tym kopie) na urządzeniu zastępczym będą rozliczane zgodnie ze stawką wskazaną w ofercie (umowie). W przypadku przekroczenia 30 dniowego terminu Zamawiający będzie wymagał oddania naprawionego urządzenia a w przypadku niemożności jego naprawy, techniczne urządzenie zastępcze przechodzi na własność Zamawiającego i zostaje objęte umową serwisową. 8. Zamawiający umożliwi Wykonawcy integrację systemu zgłoszeń Wykonawcy z systemem zgłoszeń Zamawiającego (HP Service Manager). W momencie integracji systemów obsługa zgłoszeń będzie dokonywana z wykorzystaniem systemu obsługi zgłoszeń Zamawiającego (HP Service Manager). Opis struktury komunikatów systemu zgłoszeń zawiera załącznik nr 3 do umowy. 9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przemieszczenia urządzeń pomiędzy lokalizacjami zgodnie z bieżącymi potrzebami zabezpieczenia użytkownikom dostępu do wydruków. W razie takiego przemieszczenia powiadomi o tym fakcie Wykonawcę. 10. Zamawiający nie przewiduje przeglądu zerowego i deklaruje, że wszystkie urządzenia będą sprawne, a Wykonawca obejmie je serwisem w stanie, w jakim będą w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi. 11. W przypadku urządzeń wielofunkcyjnych (Kyocera FS-1028/1128, Canon MF-4570/4870DN, Brother DCP-7030, Samsung SL-M3870FW) serwis obejmować będzie również skanery i faksy w nich fabrycznie zainstalowane. Ilość zeskanowanych stron nie będzie miała wpływu na koszt usługi. 12. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane na podstawie miesięcznego raportu z ilością wydrukowanych stron odpowiednio dla urządzenia, zgodnie ze wskazaniem licznika danego urządzenia. Jednostką podstawową do obliczenia miesięcznego należnego wynagrodzenia będzie pakiet wydrukowanych 100 stron A4. 13. Zgodnie z uregulowaniem zawartym w art. 29 ust. 3a ustawy PZP, Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę, podwykonawców oraz dalszych podwykonawców osób wykonujących czynności polegające na serwisowaniu urządzeń drukujących objętych przedmiotem umowy, tj. wykonujących naprawy i konserwacje oraz dokonujących wymiany materiałów eksploatacyjnych - na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 2018r., poz. 917). Szczegółowe określenie sposobu dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy PZP, jak również uprawnień Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę tych wymagań oraz sankcji (kary umowne) z tytułu niespełnienia tych wymagań - zawiera załącznik nr 6 do SIWZ. 14. Prognozowana ilości wydruków w dla poszczególnych typów urządzeń przedstawia się następująco: Lp.- A. Producent - B. Model - C. Ilość łączna urządzeń - D. Oddział Gdańsk ilość urządzeń - E. Oddział Elbląg ilość urządzeń - F. Oddział Słupsk ilość urządzeń - G. Oddział Koszalin ilość urządzeń - H. Miesięczna średnia ilość stron wydruków/kopii: 1) A. Kyocera B. FS-1028 C. 390 D. 210 E. 56 F. 49 G. 75 H. 371080 2) A. Kyocera B. FS-1370 C. 39 D. 18 E. 7 F. 7 G. 7 H. 41700 3) A. Kyocera B. FS-4020 C. 366 D. 186 E. 68 F. 45 G. 67 H. 786440 4) A. Kyocera B. FS-6950 C. 17 D. 8 E. 3 F. 3 G. 3 H. 41400 5) A. Kyocera B. FS-9130 C. 20 D. 11 E. 3 F. 3 G. 3 H. 126470 6) A. HP B. P1102W C. 6 D. 3 E. 1 F. 1 G. 1 H. 320 7) A. Canon B. MF4570DN C. 8 D. 1 E. 2 F. 2 G. 3 H. 2220 8) A. Canon B. MF4870DN C. 20 D. 9 E. 3 F. 2 G. 6 H. 20310 9) A. Kyocera B. FS-1128 C. 4 D. 3 E. 0 F. 1 G. 0 H. 4300 10) A. Kyocera B. FS-3140 C. 5 D. 2 E. 1 F. 1 G. 1 H. 3510 11) A. Kyocera B. TASKalfa 2551ci C. 1 D. 1 E. 0 F. 0 G. 0 H. 11500 12) A. Kyocera B. FS-3900 C. 9 D. 1 E. 1 F. 6 G. 1 H. 14620 13) A. Brother B. DCP-7030 C. 5 D. 0 E. 0 F. 5 G. 0 H. 2580 14) A. OKI B. C831DN C. 5 D. 2 E. 1 F. 1 G. 1 H. 3700 15) A. Samsung B. SL-M3870FW C. 95 D. 40 E. 17 F. 18 G. 20 H. 270780 razem - C. 990 D. 495 E. 163 F. 144 G. 188 H. 1700930. 15. Podane ilości wydruków określają ilości szacunkowe na podstawie danych z I kwartału 2018r. Niewykonanie w okresie realizacji umowy takiej ilości kopii jak podane powyżej nie stanowi podstawy do zgłaszania jakichkolwiek roszczeń ze strony Wykonawcy. 16. Wykonawca określi koszt serwisu na podstawie kosztu wydrukowania 100 stron A4 oraz podanych przez Zamawiającego, szacowanych ilości wydruków (zgodnie z wzorem Formularza oferty). Rozliczenie z Wykonawcą z realizacji umowy następować będzie zgodnie z ilością wydrukowanych stron w trakcie trwania umowy. 17. Wykaz lokalizacji urządzeń drukujących (drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych): 1) Oddział w Gdańsku: a) Siedziba Oddziału ZUS w Gdańsku, ul. Chmielna 27/33, b) Jednostka organizacyjna Oddziału ZUS w Gdańsku, ul. Marynarki Polskiej 146, c) Inspektorat ZUS Gdańsk Śródmieście, ul. Chlebnicka 3/8, d) Inspektorat ZUS Gdańsk Wrzeszcz, ul. Tuwima 9, e) Biuro Terenowe ZUS w Sopocie, Al. Niepodległości 796, f) Inspektorat ZUS w Gdyni, ul. Władysława IV 24, g) Inspektorat ZUS w Wejherowie, ul. Sobieskiego 294, h) Inspektorat ZUS w Pucku, ul. Orzeszkowej 3, i) Inspektorat ZUS w Kościerzynie, ul. 3 Maja 9B, j) Inspektorat ZUS w Kartuzach, ul. Ceynowy 5, k) Inspektorat ZUS w Starogardzie Gdańskim, ul. Piłsudskiego 4, l) Inspektorat ZUS w Tczewie, ul. Jagiellońska 55, m) Inspektorat ZUS w Pruszczu Gdańskim, ul. Wita Stwosza 7, n) Inspektorat ZUS w Malborku, ul. Dworcowa 1B, o) Inspektorat ZUS w Kwidzynie, ul. Piłsudskiego 29A, p) Inspektorat ZUS w Sztumie, ul. Mickiewicza 34, q) Punkt Informacyjny ZUS w Nowym Dworze, ul. Morska 1 r) Punkt Informacyjny ZUS w Rumii, ul. Sobieskiego 14. 2) Oddział w Elblągu: a) siedziba Oddziału ZUS w Elblągu, ul. Teatralna 4 i ul. Mazurska 5, b) Inspektorat ZUS w Iławie, ul. Wiejska 1, c) Inspektorat ZUS w Ostródzie, ul. Czarnieckiego 50, d) Biuro Terenowe w Braniewie, ul. Moniuszki 20, e) Punkt Informacyjny ZUS w Nowe Miasto Lubawskie, ul. Rynek 1. 3) Oddział w Słupsku: a) siedziba Oddziału ZUS w Słupsku, Pl. Zwycięstwa 8, b) Inspektorat ZUS w Bytowie, ul. Kościuszki 16, c) Inspektorat ZUS w Chojnicach, ul. Łużycka 20, d) Inspektorat ZUS w Człuchowie, ul. Jerzego z Dąbrowy 3a, e) Inspektorat ZUS w Lęborku, ul. B. Krzywoustego 15, f) Biuro Terenowe w Miastku, ul. Królowej Jadwigi 13. 4) Oddział w Koszalinie: a) siedziba Oddziału ZUS w Koszalinie, ul. Fałata 30, b) Inspektorat ZUS w Białogardzie, ul. Wojska Polskiego 56, c) Inspektorat ZUS w Drawsku Pomorskim ul. Basztowa 1B i ul. Sikorskiego 30, d) Inspektorat ZUS w Kołobrzegu, ul. Łopuskiego 21, e) Inspektorat ZUS w Szczecinku, ul. Piotra Skargi 1 i Plac Wolności 18, f) Inspektorat ZUS w Świdwinie, ul. Wojska Polskiego 1, g) Inspektorat ZUS w Wałczu, ul. Dąbrowskiego 11. 18. Termin realizacji całości przedmiotu umowy od dnia zawarcia umowy lecz nie wcześniej niż od 25 lipca 2018r. do 28 lutego 2019 r. z zastrzeżeniem zmiany terminu umowy (dot. zawarcia umowy centralnej).