Obsługa strefy płatnego parkowania w Dzierżoniowie przy użyciu parkometrów w latach 2015-2017.

Opis przedmiotu przetargu: Strefa Płatnego Parkowania, objęta postępowaniem posiada łącznie ok. 358 miejsc parkingowych. Planuje się zwiększenie liczby miejsc parkingowych o 10 szt. w I-II kwartale 2015r. Przedmiot zamówienia: 1. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na obsłudze Strefy Płatnego Parkowania, zwanej dalej SPP, na terenie miasta Dzierżoniowa, przy użyciu parkometrów oraz telefonów komórkowych. 2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: a) wyposażenie SPP w parkometry (nowe lub po regeneracji), jednolitego typu w ilości 18 szt. wg. wskazanej lokalizacji oraz ich zainstalowanie, zaprogramowanie i uruchomienie; specyfikacja techniczna parkometrów oraz urządzeń mobilnych do kontroli SPP, stanowi załącznik nr 8 do SIWZ, b) wyposażenie SPP w 2 szt. terminali mobilnych (przenośnych urządzeń służących do kontroli opłat SPP), c) umożliwienie wnoszenia opłaty parkingowej za pomocą telefonu komórkowego, d) zorganizowanie, wyposażenie i prowadzenie w obszarze SPP biura Strefy Płatnego Parkowania, dostępnego dla osób niepełnosprawnych oraz jego widoczne oznakowanie, e) dozór techniczny i administracyjny oraz kompleksowy serwis gwarantujący stałą sprawność urządzeń technicznych i komputerowych, f) wyposażenie biura SPP w program komputerowy do obsługi SPP, zintegrowany z programem zainstalowanym w Urzędzie Miasta o nazwie SYSTEmEG, g) pobieranie opłat za parkowanie, opłat abonamentowych oraz opłat dodatkowych, rozliczanie tych przychodów i przekazywanie ich Zamawiającemu, h) stałą kontrolę SPP pod kątem uiszczania opłat parkingowych, w tym opłat uiszczanych za pomocą telefonu komórkowego, i) wydawanie kart parkingowych dla osób niepełnosprawnych. 3. Świadczenie usług będzie się odbywało w oparciu o Uchwałę Nr XV/114/11 Rady Miasta Dzierżoniowa z dnia 28 listopada 2011r. w sprawie ustalenia strefy płatnego parkowania, wysokości stawek opłaty za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania i określenia wysokości opłaty dodatkowej i sposobu pobierania tych opłat, zwaną w dalszej treści umowy uchwałą Rady Miasta Dzierżoniowa. 4. Obowiązki Wykonawcy w zakresie obsługi SPP obejmują w szczególności: 1) dostawę i montaż parkometrów na własny koszt, a po wygaśnięciu umowy ich demontaż wraz z odtworzeniem nawierzchni, pod rygorem usunięcia ich przez Zamawiającego na koszt i ryzyko Wykonawcy; Zamawiający zastrzega sobie prawo do bieżącej korekty lokalizacji parkometrów oraz zwiększenia ich ilości, lecz nie więcej niż o 1 szt. Wykonawca zobowiązany jest w ramach wynagrodzenia umownego, do zainstalowania nowego parkometru lub korekty posadowienia parkometrów funkcjonujących w SPP - w ciągu 20 dni od zgłoszenia stosownego wniosku przez Zamawiającego. Obecna ilość parkometrów to 18 szt., 2) dokumentowanie wszelkich wpływów do celów rozrachunkowych z Zamawiającym (m.in. dzienne raporty kasowe z opłat pobranych w biurze SPP, wydruki z parkometrów, dowody KP, przelewy), 3) prowadzenie elektronicznej ewidencji wydanych abonamentów i kart parkingowych dla osób niepełnosprawnych o znacznym stopniu niepełnosprawności (ewidencja powinna zawierać dla abonamentów: numer i rodzaj abonamentu, imię, nazwisko lub nazwę firmy, numer rejestracyjny i markę pojazdu, termin ważności abonamentu, a dla kart parkingowych: numer i rodzaj karty parkingowej, imię, nazwisko i adres wnioskodawcy lub opiekuna (w przypadku dzieci do lat 16), numer rejestracyjny i markę pojazdu, datę ważności wydanej karty parkingowej z emblematem osoby niepełnosprawnej, numer oraz datę ważności karty parkingowej (wzór unijny), 4) przyjmowanie w biurze SPP opłat abonamentowych i opłat dodatkowych; Opłaty przyjęte po przekazaniu miesięcznego rozliczenia powinny być oddzielnie zewidencjonowane i przekazane Zamawiającemu; Wykonawca potwierdza wpłatę wypełniając druk KP w 4 egzemplarzach, muszą to być druki ścisłego zarachowania z kolejnym numerem i pieczęcią, 5) zapewnienie obsługi serwisowej oraz zatrudnienie i przeszkolenie kompetentnej służby parkingowej - 2 osoby kontrolujące w terenie, kierownika biura i pracownika biura, 6) zapewnienie jednolitego umundurowania kontrolerów odpowiednio do panujących warunków atmosferycznych, wraz z numerycznym identyfikatorem oraz z logo firmy, 7) wyposażenie pracowników SPP w podręczne mobilne terminale służące do kontroli opłat SPP, zgodne z wymaganiami opisanymi w załączniku nr 8 do SIWZ, 8) wyposażenie biura SPP w niezbędne urządzenia zapewniające sprawną obsługę: zestaw komputerowy, telefon, fax, ksero, adres e-mail, 9) współpraca ze Strażą Miejską oraz Policją w zakresie przestrzegania przepisów ustawy Prawo o ruchu drogowym w SPP, 10) elektroniczne rejestrowanie w programie do obsługi SPP informacji odnośnie nieopłaconego parkowania i przekazywanie ich Zamawiającemu najpóźniej do 7-go dnia roboczego następnego miesiąca, informacje te powinny zawierać, między innymi: a) nr zawiadomienia o nieuiszczeniu opłaty parkingowej, b) kompletną dokumentację zdjęciową zawierającą datę i godzinę parkowania - dla zawiadomień nieopłaconych, natomiast dla zawiadomień anulowanych i opłaconych, dokumentacja zdjęciowa dot. poszczególnego pojazdu powinna zostać udostępniona na każde wezwanie Zamawiającego na wskazany adres e-mail, c) markę, nr rej. pojazdu, kraj rejestracji pojazdu, d) datę, godzinę, miejsce parkowania pojazdu, e) wystawcę zawiadomienia, f) datę i wysokość opłaconej w biurze SPP opłaty dodatkowej, g) datę, godzinę i wysokość opłaconej w biurze SPP opłaty dodatkowej (dopłaty), h) wykaz opłaconych oraz anulowanych zawiadomień wraz z uzasadnieniem, i) ewentualne uwagi kontrolera, pracownika biura SPP, j) wykaz wydanych abonamentów i kart parkingowych dla niepełnosprawnych, 11) udzielanie Zamawiającemu informacji dotyczących pojazdów z rejestracją zagraniczną, co do których stwierdzono wielokrotne naruszenie obowiązku wniesienia opłaty parkingowej, tj. co najmniej 5 zarejestrowanych zdarzeń bez względu na rok; informacje powinny być przekazane telefonicznie do Zamawiającego oraz do Straży Miejskiej, niezwłocznie po stwierdzeniu nieopłaconego parkowania w SPP; 12) na żądanie Zamawiającego dostarczanie kopii wystawionych zawiadomień o opłacie dodatkowej potwierdzających niewniesienie opłaty parkingowej, do celów dowodowych; 13) stałą kontrolę wnoszenia opłat, a w szczególności: a) sprawdzanie zgodności czasu parkowania określonego na bilecie parkingowym, b) sprawdzanie zgodności czasu parkowania wykupionego przez telefon komórkowy oraz dostarczanie winiet parkingowych naklejanych na przednią szybę pojazdu, c) sprawdzanie ważności abonamentów, d) sprawdzanie uprawnień do korzystania ze zwolnień, e) dystrybucja ulotek i przekazywanie informacji związanych z opłacaniem parkowania w SPP za pomocą telefonu komórkowego, f) dokumentowanie nieopłaconego parkowania poprzez wystawienie zawiadomienia o opłacie dodatkowej oraz wykonanie min. 4 zdjęć z wyszczególnioną datą i godziną parkowania. Na zdjęciach powinny być widoczne: -pojazd z numerem rejestracyjnym na rozpoznawalnym tle, -oddzielnie prawa i lewa strona przedniej szyby pojazdu oraz wyłożony za nią bilet parkingowy, abonament lub karta parkingowa z możliwością odczytania ich treści, -włożone za wycieraczkę zawiadomienie o opłacie dodatkowej, -oznakowanie poziome i pionowe w przypadku parkowania na tzw. kopercie, 14) systematyczne opróżnianie parkometrów i przekazywanie zebranych opłat na konto Zamawiającego, najpóźniej do 7-go dnia roboczego następnego miesiąca; opróżnianie parkometrów powinno odbywać się w takich odstępach czasu, by nie pozostawały w nich większe kwoty pieniężne, nie rzadziej jednak jak raz w miesiącu; 15) zgłaszanie Zamawiającemu zakłóceń w realizacji przedmiotu zamówienia z podaniem ich przyczyny oraz terminu usunięcia; wszelkie szkody powstałe w wyniku awarii, kradzieży lub uszkodzenia parkometrów, kradzieży kasetek z pieniędzmi, Wykonawca usuwa na własny koszt i we własnym zakresie, 16) dokonywanie na wniosek lub w porozumieniu z Zamawiającym demontażu lub zmiany lokalizacji parkometrów; koszty związane z tymi czynnościami obciążają Wykonawcę, 17) zgłaszanie i wskazywanie miejsc parkingowych w celu utworzenia tzw. kopert, 18) opracowanie wzoru zawiadomień o nałożeniu opłaty dodatkowej wg. wskazań Zamawiającego; wzór jak i kolorystykę zawiadomień przy każdej zmianie należy przedstawić do zatwierdzenia Zamawiającemu, 19) wydawanie pobranych od Zamawiającego kart parkingowych dla osób niepełnosprawnych na podstawie dostarczonej dokumentacji, 20) przedstawianie Zamawiającemu propozycji zmian w funkcjonowaniu SPP oraz organizacji ruchu, jeśli zmiany te mogłaby korzystnie wpłynąć na jej funkcjonowanie, 21) terminowe rozliczanie się z Zamawiającym z opłat uzyskanych ze sprzedaży biletów, kart abonamentowych, dopłat i opłat dodatkowych, 5. Anulowanie zawiadomień o opłacie dodatkowej przez pracownika biura SPP może następować w przypadkach określonych w uchwale, o której mowa w § 1 ust. 3 projektu umowy (załącznik nr 2 do SIWZ), po wystawieniu pisemnego potwierdzenia. 6. Wszelkie koszty związane ze zmianą opłat za parkowanie (przeprogramowanie urządzeń, aktualizacja informacji na parkometrach) obciążają Wykonawcę. 7. W przypadku przewidywanej nieobecności pracownika biura SPP lub kontrolera, przekraczającej 3 dni robocze, należy zapewnić kompetentne i przeszkolone zastępstwo. 8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany obszaru SPP. Ochrona środowiska. 9. Wykonawca zobowiązuje się do utylizacji zużytych urządzeń i podzespołów służących do obsługi SPP, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Wykonawca jest wytwórcą odpadów w rozumieniu ustawy o odpadach i na nim ciążą wszystkie obowiązki określone w w/wym. ustawie. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z usunięciem odpadów z miejsca wytworzenia, wraz z wykorzystaniem odpadów i ich unieszkodliwieniem. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do okazania kart przekazania odpadów, o których mowa w ustawie o odpadach, potwierdzających prawidłowość postępowania z wytworzonymi odpadami. Powierzenie przetwarzania danych osobowych. 10. Zamawiający oświadcza, że powierza Wykonawcy, a Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych związanych z wydawaniem abonamentów oraz kart parkingowych dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w projekcie umowy §1 ust. 4 pkt. 3 i 18 (załącznik nr 2 do SIWZ). 11. Powierzenie przetwarzania danych osobowych obowiązuje w czasie trwania umowy. 12. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji przez Wykonawcę przedmiotu umowy. 13. Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednimi środkami zabezpieczającymi zbiory danych osobowych, o których mowa w art. 36-39 ustawy o ochronie danych osobowych oraz spełnia wymagania określone w art. 39a ustawy o ochronie danych osobowych wobec podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych (ustawa z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2014.1182-j.t.) oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29.04.2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024). 14. Wykonawca po zakończeniu Umowy zobowiązuje się trwale usunąć wszystkie przetwarzane dane osobowe ze swojego systemu informatycznego i nośników oraz pozbawić swoich pracowników dostępu do nich. 15. Wykonawca odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone osobom trzecim, które powstały w związku z nienależytym przetwarzaniem powierzonych do przetwarzania danych osobowych. 16. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania kompletnej dokumentacji związanej z wydawaniem kart parkingowych dla osób niepełnosprawnych w terminie 7 dni po każdym zakończonym miesiącu. Serwis techniczny i eksploatacja. 17. W ramach serwisu technicznego i bieżącej eksploatacji Wykonawca zapewnia: 1) bieżący przegląd i konserwację parkometrów, 2) regularne czyszczenie i utrzymywanie w estetycznym stanie parkometrów, usuwanie szkód spowodowanych wandalizmem i kradzieżą, usuwanie nielegalnie umieszczonych naklejek, 3) systematyczne czyszczenie selektorów monet, tak by monety były za każdym razem właściwie zaczytywane, 4) codzienną kontrolę czytelności i kompletności oznakowania związanego z SPP, 5) utrzymanie ciągłej bezawaryjnej pracy parkometrów; czas reakcji na zgłoszenie awarii parkometru nie powinien przekraczać 30 minut (w godzinach funkcjonowania SPP); usuwanie wszelkich awarii nie powinno przekroczyć 12 godzin od chwili zlokalizowania awarii; w przypadku awarii dłuższej niż 30 min. Wykonawca ma obowiązek wyłączyć parkometr z ruchu poprzez jego widoczne oznakowanie, 6) posiadanie w biurze SPP podręcznego magazynu z materiałami eksploatacyjnymi oraz podstawowymi częściami zamiennymi sprzętu technicznego używanego w ramach prowadzenia obsługi SPP, 7) bieżące uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych (papieru technicznego, baterii lub akumulatorów, części zamiennych), 8) wyposażenie wszystkich parkometrów w dodatkowe tabliczki z napisem Bilety parkingowe, 9) wprowadzenie czytelnej numeracji parkometrów oraz umieszczanie na nich istotnych dla kierowców informacji np. w formie naklejek, 10) comiesięczne przekazywanie Zamawiającemu raportów z wydruków z parkometrów z pogrupowaniem wg. parkometrów, dokumentujących wpływy z opłat oraz awarie urządzeń; do każdej zgłoszonej awarii serwisant zobowiązany jest dokonać wydruku awarii wraz z opisem, 11) zgłaszanie Zamawiającemu aktów wandalizmu i awarii, których nie można usunąć w ciągu 30 minut, z podaniem ich przyczyny. W dniu wystąpienia zakłóceń, informację niezwłocznie należy zgłosić telefonicznie oraz przesłać na wskazany adres e-mail, a pisemny raport wraz z wydrukami należy przedłożyć przy rozliczeniu miesięcznym, 12) tworzenie na płytach CD/DVD kopii informacji zawartych w programie do obsługi SPP co najmniej 1 raz w miesiącu. Program do obsługi SPP. 18. W zakresie funkcjonowania programu do obsługi SPP Wykonawca zapewnia: 1) import/export danych dostosowany do potrzeb oprogramowania używanego przez Zamawiającego o nazwie SYSTEmEG działającego w architekturze Klient-Serwer w oparciu o technologię SQL; system powinien spełniać wymogi rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12.04.2012r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U.2012, poz. 526). 2) rejestrowanie wszelkich zdarzeń związanych z funkcjonowaniem SPP, 3) sporządzanie na żądanie Zamawiającego raportów statystycznych i rachunkowych, zestawień porównawczych, statystyk obrotu jak również ewidencji wystawionych zawiadomień, sprzedanych abonamentów i wydanych kart parkingowych, 4) blokowanie możliwości dokonywania zmian w programie po dokonaniu rozliczenia z Zamawiającym za dany miesiąc, Opłata parkingowa za pomocą telefonu komórkowego. 19. W zakresie usługi związanej z opłatą parkingową za pomocą telefonu komórkowego Wykonawca zapewni: 1) ciągłą dostępność do odpowiedniego systemu w godzinach funkcjonowania SPP, 2) stały nadzór techniczny i informatyczny nad systemem, 3) rejestrację wszystkich wykonywanych za pomocą systemu procesów rozliczania rzeczywistego czasu parkowania, 4) prowadzanie kontroli parkujących w SPP pojazdów, 5) bieżącą aktualizację oprogramowania związaną z wprowadzeniem nowych taryf, 6) należyte zabezpieczenie przed nieautoryzowanym użyciem portalu użytkownika systemu, używanych przez Wykonawcę dla celów objętych umową, 7) niezwłoczne informowanie Zamawiającego o wszelkich awariach i uszkodzeniach systemu oraz innych przeszkodach powodujących brak dostępu do niego przez okres dłuższy niż 30 minut, 8) udzielenie Zamawiającemu pełnego wsparcia technicznego w zakresie reklamacji składanych przez użytkowników systemu, 9) przygotowanie i udostępnienie osobom upoważnionym przez Zamawiającego strony internetowej zawierającej przekazywane w czasie rzeczywistym raporty statystyczne dotyczące pracy systemu oraz umożliwienie wglądu do wszystkich procesów rozliczania rzeczywistego czasu parkowania w systemie jako podstawy do rozliczeń oraz rozpatrywania skarg i zażaleń użytkowników systemu, 10) przeprowadzenie szkolenia personelu kontrolnego w zakresie obsługi kontrolnej systemu, 11) dostarczanie winiet parkingowych (informacji o korzystaniu z systemu opłaty przez telefon komórkowy) w ilościach zabezpieczających potrzeby, 12) przygotowanie raportów statystycznych użytkowania systemu; raporty obejmować będą każdorazowo miesiąc kalendarzowy. 20. W zakresie usługi związanej z wnoszeniem opłat za pomocą telefonu komórkowego strony zobowiązują się do podejmowania w trakcie trwania umowy działań zapewniających i chroniących stałość i bezawaryjność pracy systemu. 21. O każdej zmianie stawek opłat obowiązujących w SPP oraz czasu funkcjonowania SPP Zamawiający będzie informować Wykonawcę na piśmie, co najmniej na 14 dni przed wprowadzeniem zmiany, z podaniem dnia, od którego zmiany będą obowiązywać. 22. Wykonawca zobowiązuje się do wprowadzania koniecznych zmian w systemie, związanych ze zmianą stawek, w terminie określonym przez Zamawiającego. 23. Koszty informacji w systemie o zmianie stawek, ponosić będzie każdorazowo Wykonawca. 24. Zasady funkcjonowania systemu oraz adres portalu internetowego, Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy. Wymogi techniczne jakie powinien spełniać parkometr oraz urządzenie mobilne do kontroli SPP zawiera Specyfikacja techniczna parkometrów zainstalowanych w SPP oraz wymagania dla urządzeń mobilnych do kontroli SPP - stanowiąca załącznik nr 8 do SIWZ.