Zarządzanie cmentarzami komunalnymi położonymi w Pruszczu Gdańskim, przy ul. Spokojnej i przy ul. Obrońców Pokoju, w okresie do 31.12.2015 r.

Opis przedmiotu przetargu: A. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na zarządzaniu cmentarzami komunalnymi położonymi w Pruszczu Gdańskim, przy ul. Spokojnej (tzw. stary cmentarz) i przy ul. Obrońców Pokoju (tzw. nowy cmentarz), w okresie do 31.12.2015 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Informacje o obiektach: 1.1. cmentarz przy ul. Spokojnej (tzw. stary cmentarz): a) trawniki - 1914 m2, b) żywopłot - 590 mb, c) alejki - 3400 m2, d) punkty czerpania wody - 7 szt., e) powierzchnia ogólna cmentarza - 4,3 ha, f) średnia liczba roczna pochówków - 60, g) ilość istniejących nagrobków 7100. 1.2. cmentarz przy ul. Obrońców Pokoju (tzw. nowy cmentarz): a) trawnik przed bramą - 500m2, b) utwardzone alejki i plac przed bramą - 2100 m2, c) powierzchnia czasowo wyłączona z grzebania - 15000 m2, d) punkty czerpania wody - 3 szt., e) powierzchnia ogólna cmentarza - 3,2 ha, f) średnia liczba roczna pochówków - 200, g) ilość istniejących nagrobków 1100, 1.3. Średnie miesięczne koszty zużycia wody i prądu: a) woda: koszt miesięczny średnio około 500 zł, b) prąd: koszt miesięczny średnio około 300 zł. c) roczny koszt opróżniania szamba uzależniony jest od zużycia wody (umywalka i jedna muszla klozetowa) w pomieszczeniach budynku kaplicy cmentarnej. Cena maksymalna za wywóz 1m3 ścieków wynosi 50 zł netto. 1.4. Pozostałe informacje: a) Wykonawca zobowiązany będzie do zawarcia, na czas obowiązywania umowy na wykonanie przedmiotu zamówienia, umów na dostawę wody na oba cmentarze, oraz do zawarcia umów na dostarczanie energii elektrycznej do zasilania cmentarza przy ul. Spokojnej. b) Bramy wjazdowe cmentarzy powinny być otwierane tylko w uzasadnionych wypadkach (pogrzeb, montaż nagrobka, ekshumacja) w godzinach 7.00 - 20.00. Po opuszczeniu cmentarza przez osoby, którym wjazd został udostępniony, Wykonawca zobowiązany będzie do zamknięcia bram cmentarza. Wykonawca odpowiada za ład i porządek pozostawiony przez osoby, którym udostępniony został wjazd na cmentarz. c) Furtki wejściowe cmentarzy muszą być otwarte przez całą dobę. d) Pojazdy, których wjazd na cmentarz spowodowany będzie poleceniem Zamawiającego, będą miały prawo do bezpłatnego wjazdu na teren cmentarza, w terminach i godzinach uzgodnionych z Wykonawcą. e) Wykonawca może otworzyć Biuro Zarządcy Cmentarzami na terenie miasta Pruszcz Gdański lub może korzystać z biura znajdującego się w kaplicy na cmentarzu przy ul Spokojnej. Pozostałe pomieszczenia budynku, w którym znajduje się kaplica Wykonawca może wykorzystywać bezpłatnie jedynie do wykonywania czynności związanych z realizacją przedmiotu zamówienia np. jako biuro w którym załatwiane będą formalności związane z administrowaniem cmentarzami oraz do przechowywania niezbędnych narzędzi służących do wykonywania przedmiotu zamówienia. Wykonawca może nieodpłatnie korzystać z toalety, znajdującej się w budynku. f) Wykonawca może wynająć od Zamawiającego na postawie odrębnej umowy pozostałe (dwa) pomieszczenia w budynku kaplicy o łącznej powierzchni 22 m2. Do ustalenia stawki czynszu zastosowanie będą miały zasady najmu określone w uchwale NR XLVIII_452_2010 Rady Miasta Pruszcz Gdański z dnia 22 września 2010 r. g) O ile Wykonawca nie skorzysta z możliwości, o której mowa w pkt 3.4.1.4. lit. f, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wynajęcia pozostałych (dwóch) pomieszczeń w budynku kaplicy o łącznej powierzchni 22 m2. Najemca będzie miał prawo do nieodpłatnego wjazdu na teren cmentarza przy ul. Spokojnej oraz będzie miał prawo do odpłatnego korzystania z mediów dostępnych w tych pomieszczeniach. h) Wykonawca na własny koszt umieści na każdym cmentarzu tablicę informacyjną, na której umieści między innymi informacje o nazwie i adresie firmy zarządzającej cmentarzem, dane kontaktowe, adres i godziny otwarcia Biura Zarządcy Cmentarzami (styl i wielkość tablicy należy uzgodnić z Zamawiającym). 2. Zakres prac obejmuje: 2.1. Zakres prac z tytułu zarządzania cmentarzami: a) Skrupulatne prowadzenie ksiąg cmentarnych poprzez systematyczne dokonywanie wpisów podstawowych i uzupełniających zgodnie z obowiązującymi przepisami. b) Prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarzy, udzielenie informacji dotyczących lokalizacji grobów i miejsc rezerwowych na podstawie zapisów w księgach cmentarnych. c) Prowadzenie bieżącej ewidencji pochówków i miejsc rezerwowych. d) Prowadzenie komputerowej ewidencji grobów w systemie Grobonet- w tym zamieszczanie zdjęć mogił, zamieszczanie nowych mogił, umieszczanie informacji o należnych płatnościach. e) Wyszukiwanie wolnych miejsc do pochówku na cmentarzu przy ul. Spokojnej. f) Sytuowanie mogił na cmentarzu przy ul. Obrońców Pokoju zgodnie z planem zagospodarowania. g) Nadzorowanie prac firm usługowych (firmy pogrzebowe, zakłady kamieniarskie) w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników oraz odstępów między nimi. h) Prowadzenie ewidencji pobranych opłat, sporządzanie miesięcznych raportów z wpłat z tytułu opłat za miejsca, opłat eksploatacyjnych, opłat za wjazd i za wynajem kaplicy. 2.2. Zakres prac z tytułu utrzymania cmentarzy: a) Nadzór nad kaplicą: udostępnianie jej do organizacji pogrzebów i utrzymanie jej we właściwym stanie zgodnie z zaleceniami kontroli sanitarno-porządkowej. b) Utrzymanie kaplicy w stanie estetycznym tj. co najmniej raz w roku odświeżenie ścian wewnętrznych, umycie okien, wyposażenie kaplicy w stojaki na wieńce, ławki i inne elementy dekoracyjne niezbędne podczas ceremonii pogrzebowych. c) Wyposażenie terenu cmentarzy w pojemniki na odpady komunalne w ilości co najmniej 30 szt. na każdym cmentarzu, o pojemności co najmniej 240 l oraz ich bieżącą naprawę i utrzymanie w należytym stanie sanitarnym. Wykonawca zobowiązany będzie do zawarcia umowy z wykonawcą usług w zakresie odbierania odpadów komunalnych. d) Selektywna zbiórka odpadów z terenów cmentarzy komunalnych w podziale na odpady biodegradowalne i odpady zmieszane. Wykonawca zobowiązany będzie do wyposażenia cmentarzy w osobne pojemniki do selektywnej zbiórki odpadów biodegradowalnych i odpadów zmieszanych. e) Pielęgnacja zieleni: koszenie trawników 5 razy w ciągu roku, cięcie żywopłotów 2 razy w roku, cięcie pielęgnacyjne krzewów w uzgodnieniu z Zamawiającym, usuwanie i wywóz połamanych przez wiatr gałęzi, wywóz skoszonej trawy na ogólnodostępne wysypisko na własny koszt. f) Koszenie lub inne zabiegi agrotechniczne na nie eksploatowanej części cmentarza przy ul. Obrońców Pokoju mające za zadanie niedopuszczenie do wzrostu roślin powyżej 20 cm. g) Sporządzanie zasadnych wniosków w sprawie usuwania drzew lub krzewów i przekazywanie ich Zamawiającemu (drzewa usuwa Zamawiający). h) Odchwaszczanie alejek i krzewów (co najmniej 4 razy w roku). i) Oczyszczanie letnie (zamiatanie) i zimowe (odśnieżenie i zapobieganie śliskości) głównych alejek i dróg na cmentarzach. j) Utrzymanie porządku przy grobach zbiorowych. k) Odchwaszczanie opuszczonych mogił (w październiku). l) Zabezpieczenie przenośnych kabin toaletowych w okresie Wszystkich Świętych tj. od 20 października do 10 listopada każdego roku. Wykonawca zawrze umowę z podmiotem świadczącym usługi w zakresie obsługi przenośnych kabin sanitarnych. m) Konserwacja i drobne naprawy ogrodzenia (do 10 mb). W zakres napraw wchodzi uzupełnienie siatki, wymiana uszkodzonych klamek i zawiasów, prostowanie uszkodzonych fragmentów ogrodzenia, napinanie siatki ogrodzeniowej, spawanie urwanych elementów. n) Inne drobne prace porządkowe dotyczące naturalnej eksploatacji cmentarza, np. grabienie liści, zbieranie śmieci, oczyszczanie obrzeży krawężnikowych, oczyszczanie z glonów i zabrudzeń punktów czerpania wody, uzupełnianie fug w punktach czerpania wody, uzupełnianie brakujących elementów obudowy punktów czerpania wody, uzupełnianie lub wymian uszkodzonych kranów w punktach czerpania wody).o) Zapewnienie co najmniej 2 osób na każdym cmentarzu do utrzymania porządku wokół miejsc przeznaczonych do gromadzenia odpadów w okresie Wszystkich Świętych i Dniu Zadusznym. p) Ustawienie i opróżnianie (po zapełnieniu) kontenerów na odpady komunalne o pojemności co najmniej 10 m3, na cmentarzu przy ul Spokojnej - 3 szt. oraz na cmentarzu przy ul Obrońców Pokoju - 3 szt. Kontenery należy ustawić w okresie od 28 października do 02 listopada każdego roku. q) Utrzymanie w dobrym stanie technicznym ścieżek i alejek, ogrodzenia, punktów czerpania wody. r) Przeglądanie urządzeń cmentarnych pod względem stanu technicznego i w razie potrzeby wykonywanie drobnych napraw wynikłych na skutek normalnego ich używania. B. Do wykonywania zarządu mają zastosowanie przepisy określone: 1. Ustawą z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 118 poz. 687 z późn. zm.), 2. Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. Nr 90 poz. 1013 z późn. zm.), 3. Ustawą z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm.), 4. Uchwałą Nr XVII_161_2004 r. Rady Miasta Pruszcz Gdański z dnia 28 stycznia 2004 r. w sprawie powierzenia Burmistrzowi Pruszcza Gdańskiego uprawnień w zakresie ustalania wysokości opłat za usługi cmentarne świadczone na cmentarzach komunalnych na terenie Miasta Pruszcz Gdański, 5. Zarządzeniem Nr 139_2004 r. Burmistrza Pruszcza Gdańskiego z dnia 18 marca 2004 r. w sprawie wysokości opłat za usługi cmentarne świadczone na cmentarzach komunalnych na terenie Miasta Pruszcza Gdańskiego.