zorganizowanie otwartej imprezy kulturalnej o charakterze koncertowym w ramach II edycji Festiwalu Kanton Supraśl w ramach projektu Supraśl-Polskie Okno Na Szwajcarię

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie drugiej edycji otwartej imprezy kulturalnej o charakterze koncertowym w ramach Festiwalu Kanton Supraśl dofinansowanego z projektu z Polsko-Szwajcarskiego Programu Partnerskiego Supraśl - Polskie Okno Na Szwajcarię, którego głównym Wnioskodawcą jest Gmina Supraśl. Miejsce : Miasto Supraśl, Rynek Miejski ul. Plac T. Kościuszki w Supraślu (do emisji filmów Zamawiający dopuszcza możliwość ich emitowania w lokalu na terenie Supraśla) Termin imprezy w ramach festiwalu 10-12.07.2014 r. W ramach 3 dni festiwalu powinny znaleźć się: noc filmowa, występy zespołów folklorystycznych z rejonu Podlasia i Balsthal, występ gwiazdy lub gwiazd wieczoru, warsztaty kulinarny z udziałem kucharzy z Balsthal i kucharzy z Podlasia (najbardziej wskazani są lokalni kucharze). Terminy godzinowe rozpoczęcia i zakończenia imprez w danym dniu zostaną uzgodnione w wyłonionym Wykonawcą z zastrzeżeniem że wydarzenia w każdym dniu nie mogą się zacząć wcześniej niż po godz. 12:00. Opis: Festiwal Kanton-Supraśl ma propagować kulturę szwajcarską i polską poprzez prezentację filmów, folkloru, przyrody oraz bogactwa kulinarnego obu regionów. Działania te mają na celu rozpowszechnienie kultury szwajcarskiej, przez co wzrośnie zainteresowanie i wiedza społeczeństwa o wieloletnim partnerze Supraśla - Gminie Balsthal w Szwajcarii. Planowana impreza w ramach festiwalu w Supraślu, powinna składać się z: 1) występu szwajcarskiego zespołu folklorystycznego (min. 2 osoby) złożonego z lokalnych muzyków (konieczność zapewnienia innego zespołu niż na I edycji festiwalu), wyłoniony po uzgodnieniach z partnerami projektu z Gminy Balsthal - zapewnienie przyjazdu i pobytu, w tym: zakwaterowanie, noclegi, wyżywienie: śniadania, obiady, kolacja, wynagrodzenie finansowe dla artystów, kawa, herbata, napoje w trakcie imprezy. 2) występów polskich lokalnych zespołów folklorystycznych z regionu Podlasia (zespół min. 4 osobowy) - zapewnienie przyjazdu i ewentualnego pobytu, w tym: ewentualne zakwaterowanie, wyżywienie: śniadania, obiady, kolacja, wynagrodzenie finansowe dla artystów, kawa, herbata, napoje w trakcie imprezy. 3) występu gwiazdy lub gwiazd wieczoru- zapewnienie wynagrodzenia za występ, poczęstunek, ewentualny nocleg (gwiazda wieczoru rozumiana jako znany zespól, wokalista lub wokalistka polskiej lub zagranicznej sceny muzycznej). 4) zorganizowanie tzw. Nocy Filmowej w Supraślu składającej się z projekcji dwóch filmów polskich i dwóch filmów szwajcarskich - preferowane są filmy fabularne (Wykonawca zapewni wszelkie pozwolenia, licencje związane z możliwością emisji filmów przy większym gronie odbiorców). Film szwajcarski powinien zawierać napisy lub lektora w języku polskim. Filmy polskie powinny zawierać napisy lub lektora w języku niemieckim lub angielskim. 5) konkurs kulinarny - zapewnienie organizacji konkursu ma Placu Kościuszki w Supraślu, w tym zapewnienie kucharzy szwajcarskich i kucharzy polskich (preferowani będą kucharze lokalni). Zapewnienie odpowiednich sprzętów niezbędnych do gotowania m.in. garnków, kuchenek, przyrządów kucharskich, produktów spożywczych do przygotowania potraw. Warsztaty kulinarne odbędą się pt. W Supraskim i Balsthalowskim garncu. Głównym ich założeniem jest prezentacja kulinarnych potraw regionalnych obu partnerów. W konkursie wezmą udział kucharze, którzy gotując swoje regionalne potrawy przybliżą kulinarne przysmaki charakteryzujące parterów. Warsztaty odbywać się będą w wydzielonej części Placu Kościuszki, w pobliżu sceny, gdzie kucharze na żywo będą gotować. Nie wyklucza się prowadzenia dodatkowych warsztatów w innym miejscu. Jednakże powinny stanowić one dodatek do głównych wydarzeń na Placu Kościuszki. Promocja kulinarnych przysmaków pozwoli na wprowadzenie zasady: przez żołądek do serca... i skłonienie społeczności do otwarcia na nowe smaki. Dzięki takiej wymianie doświadczeń, powstanie nowa jakość w kuchni obu regionów. Kucharze z obu krajów, wymieniając się regionalnymi przepisami, wzbogacą menu, promując się nawzajem. Festiwal Kanton - Supraśl powinien zostać podzielony na następujące bloki tematyczne, którym odpowiada jeden dzień festiwalu: I dzień - Noc Filmowa (emisja filmów) - czas trwania min. 3 godz. II dzień - Rozrywka - występ gwiazdy wieczoru poprzedzony suportem - czas trwania min. 4 godz. III dzień - Smaki kulinarne i muzyczne regionów - występy regionalnych zespołów folklorystycznych z Podlasia i Balsthal połączone z warsztatami kulinarnymi - czas trwania min. 6 godz. Wymogi dotyczące obsługi technicznej: zapewnienie sceny mieszczącej co najmniej 4-osobowy zespół muzyków wraz z instrumentami muzycznymi, nagłośnienie, oświetlenie, wyposażenia imprezy, transport urządzeń, zapewnienie obsługi festiwalu w wyznaczonym terminie- konferansjer, zapewnienie obsługi technicznej urządzeń, zapewnienie miejsca (namiot/altana) dla artystów (gdzie mogliby się przygotować do występu). Wykonawca ma obowiązek zapewnić stoły, parasole, atrakcje dla dzieci - typu dmuchańce, trampoliny, stragany z rękodziełem ludowym, potrawami regionalnymi. Wszystkie stoiska powinny zostać ustawione wzdłuż ulicy 3-go Maja w Supraślu (Wykonawca uzyska wszystkie pozwolenia wynikające z ustawienia stoisk na ulicy). Wykonawca ma obowiązek zapewnić wszystkim osobom z gminy Balshal - przelot w obie strony, zakwaterowanie, pełne wyżywienie w hotelu na terenie Supraśla o standardzie min.***, zapewnienie opieki tłumacza. Liczba osób z gminy Balsthal wynosi nie więcej niż 10 osób dorosłych (wliczając już w to muzyków i kucharzy). Przylot grupy szwajcarskiej powinien nastąpić 10.07.2014r. w godzinach porannych, wylot do Balsthal 13.07.2014r. w godzinach popołudniowych lub wieczornych. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić transport z lotniska do Supraśla w dniu 10.07, oraz z Supraśla na lotnisko w dniu 13.07.2014r. Wykonawca odpowiada za: wszelkie pozwolenia administracyjno-prawne, poinformowanie firm świadczących komunikację publiczną o zmianie organizacji ruchu na drogach wokół miejsca organizacji imprezy. Ponadto zapewni opiekę medyczną, powiadomi służby bezpieczeństwa (policja, straż pożarna, straż miejska), zapewni ochronę w trakcie imprez plenerowych (wynajmie płotki odgradzające miejsce imprezy i scenę, zapewni toalety typu toi-toi zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi (wraz z oddzielnymi toaletami dla zespołów uczestniczących w festiwalu), dostęp do mediów (woda, prąd), zapewni na terenie imprezy czystość w trakcie i po festiwalu. Ostateczny program festiwalu zatwierdza Zamawiający najpóźniej do dnia 06.05.2014r. Osobą do kontaktu z ramienia Urzędu Miejskiego w Supraślu jest Pani Anna Kuczyńska tel.085 713 27 35. Osobą do kontaktu po stronie szwajcarskiej jest Pani Doris Meyer - adres e-mail: doris.meyer@ggs.ch. Wykonawca odpowiada również za promocję festiwalu: promocja powinna się rozpocząć w II kwartale 2014r. - najpóźniej w 2 -im tygodniu czerwca 2014r. Głównym obszarem działań promocyjnych jest Gmina Supraśl, gminy ościenne oraz Miasto Białystok. W skład działań promocyjnych wejdą m.in.: ulotki A4 łamane na 3, full color, papier kreda - promujące festiwal (w 3 językach: polski, angielski, niemiecki) - łączny nakład 1000 szt.- ulotki mają zostać przekazane w ilości 200 szt. na teren gmin ościennych (np. w formie przekazania do tamtejszych urzędów gmin, miast), 500 szt. - Miasto Białystok, 300 szt. - Gmina Supraśl (Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia potwierdzenia przekazania ulotek do danych instytucji w postaci protokołu przekazania - odbioru)- powinny zostać rozdysponowane najpóźniej na 1,5 tygodnia przed realizacją festiwalu. Ulotki oprócz programu festiwalu powinny zawierać krótki opis o każdym z wydarzeń; plakaty - nakład 300 szt. - format A3 i większy, full color - 200 szt. plakatów - Miasto Białystok, 100 szt. - Gmina Supraśl i gminy ościenne - rozwieszone najpóźniej na 1,5 tygodnia przed festiwalem; publikacja ogłoszeń w prasie lokalnej - 3 ogłoszenia - prasa lokalna (ogłoszenie najpóźniej na dwa dni przed imprezą i nie wcześniej niż dwa tygodnie przed imprezą). Wszystkie materiały promujące festiwal muszą być przed wydaniem uzgodnione co do treści z Zamawiającym oraz firmą nadzorującą realizację programów współpracy ECORYS w Warszawie (Zamawiający przekaże Wykonawcy odpowiednie kontakty wraz z księgą wizualną instytucji finansującej - Wykonawca zobowiązany jest przechowywać korespondencję potwierdzającą akceptację projektów materiałów promocyjnych - wskazany jest kontakt mailowy), posiadać odpowiednie oznakowanie projektowe (loga, znaki i opisy - określone przez Zamawiającego zgodne z wymogami instytucji finansującej projekt Supraśl - Polskie Okno Na Szwajcarię). Ponadto wykonawca zobowiązuje się przygotować i dostarczyć do Urzędu Miejskiego w Supraślu dokumentację fotograficzną (min. 200 zdjęć na płycie dvd lub cd) wraz z relacją opisową co do wszystkich działań organizowanych podczas imprezy, zawierającą m.in. szacunkową liczbę uczestników - odbiorców festiwalu (min. 3 strony A4 Times New Roman 12 pkt.) w terminie do 7 dni po zakończeniu festiwalu. Na każdym etapie realizacji festiwalu Zamawiający ma prawo monitorować działania Wykonawcy. Wykonawca ma obowiązek przechowywać wszelką dokumentację związaną z realizacją festiwalu, w tym szczególnie wszelkie zapytania ofertowe, zamówienia, umowy, zlecenia, faktury. Wykonawca ma również obowiązek (jeżeli jego wewnętrzne przepisy nie stanowią inaczej) stosować zapytania ofertowe do wyłonienia podwykonawców poszczególnych zadań w ramach organizacji festiwalu. Segregatory/teczki zawierające dokumentację z organizacji festiwalu powinny zostać odpowiednio oznakowane i udostępnione do ewentualnej kontroli Zamawiającego lub instytucji nadzorującej projekt.