Świadczenie usług cateringowych dla uczestników międzynarodowej konferencji International Competition Network (ICN)

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych w dniach 23, 24 i 25 kwietnia 2013 r. na przyjęciach odbywających się w różnych obiektach znajdujących się w Warszawie dla uczestników międzynarodowej konferencji International Competition Network (ICN). 2. Planowane są następujące miejsca i godziny realizacji zamówienia: -23 kwietnia 2013 - hol główny Muzeum Narodowego (MN), Al. Jerozolimskie 3, 19:00-22:00 -24 kwietnia 2013 - klub Foksal XVIII, ul. Foksal 18, 19:00-22:00 -25 kwietnia 2013 - Soho Factory (hala nr 15), ul. Mińska 25, 19:00-23:00. 3. W przypadku zaistnienia niezależnych od Zamawiającego okoliczności, Zamawiający zastrzega możliwość zmiany powyżej wymienionych lokalizacji. W takim przypadku Zamawiający wskaże nowe miejsce realizacji ww. usługi najpóźniej 7 dni kalendarzowych przed terminem 23 kwietnia 2013 r. 4. Przewidywana liczba uczestników na każdym przyjęciu wynosi od ok. 200 do ok. 500 osób; ostateczna liczba gości na poszczególnych przyjęciach zostanie potwierdzona przez Zamawiającego najpóźniej 14 dni kalendarzowych przed 23 kwietnia 2013. W tym momencie Zamawiający przewiduje, że 1) w Muzeum Narodowym będzie od ok. 200 do ok. 400 osób 2) w klubie Foksal XVIII będzie od ok. 200 do ok. 300 osób 3) w Soho Factory będzie od ok. 400 do ok. 500 osób. 5. W ramach świadczonej usługi, o której mowa w pkt. II.1. Wykonawca będzie zobowiązany do zorganizowania uroczystego poczęstunku 23 kwietnia 2013 (wtorek) w Muzeum Narodowym w formie stojącej. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia 1) Wina powitalnego, napojów bezalkoholowych, przekąsek zimnych, ciepłych i deserowych oraz świeżych owoców 2) Stołów bufetowych - ok. 6-8 (w zależności od ich rozmiarów, ostatecznej liczby gości oraz możliwości aranżacyjnych holu MN) okrytych białymi pokrowcami oraz ok. 10-14 stołów koktajlowych również okrytych białymi pokrowcami Zamawiający dopuszcza użycie obrusów i skertingów na stołach bufetowych (z matowych, białych tkanin) 3) Wydzielenia za pomocą estetycznej kotary lub parawanu zaplecza z przestrzeni znajdującej się w pobliżu szatni MN 4) Obsługi na najwyższym profesjonalnym poziomie serwisowym dostosowanym do wysokiej rangi przyjęcia i jego formatu, przy czym 1 osoba obsługująca powinna przypadać na ok. 15-20 gości 5) Systematycznego sprzątania w trakcie przyjęcia oraz sprzątnięcia po jego zakończeniu (w zakresie wykonywanej usługi) i zabrania ze sobą śmieci pozostałych po posiłkach i napojach oraz całego sprzętu cateringowego. 6. W ramach świadczonej usługi, o której mowa w pkt. II.1. Wykonawca będzie zobowiązany do zorganizowania uroczystego poczęstunku 24 kwietnia 2013 (środa) w klubie Foksal XVIII w formie stojąco-siedzącej. Wykonawca nie będzie zobowiązany do zapewnienia napojów, miejsc siedzących oraz stołów dla gości, natomiast będzie zobowiązany do zapewnienia 1) Zimnych i deserowych przekąsek oraz świeżych owoców 2) Przygotowania ok. 2-4 stołów bufetowych (ich liczba zależy od ich rozmiarów i liczby gości) z czarnymi pokrowcami 3) Obsługi na najwyższym profesjonalnym poziomie serwisowym wyłącznie w zakresie jedzenia, dostosowanym do wysokiej rangi przyjęcia i jego formatu, przy czym 1 osoba obsługująca powinna przypadać na ok. 30-35 gości 4) Systematycznego sprzątania w trakcie przyjęcia oraz sprzątnięcia po jego zakończeniu (wyłącznie w zakresie wykonywanej usługi) i zabrania ze sobą śmieci pozostałych po posiłkach oraz całego sprzętu cateringowego; w przypadku pozostania w klubie większej liczby gości po zakończeniu przyjęcia (poza oficjalnym programem), sprzątnięcie sprzętu cateringowego powinno nastąpić następnego dnia najpóźniej do godz. 16:00. 7. W ramach świadczonej usługi, o której mowa w pkt. II.1. Wykonawca będzie zobowiązany do zorganizowania uroczystej bufetowej kolacji 25 kwietnia 2013 (czwartek) w Soho Factory w formie stojąco-siedzącej. Wykonawca nie będzie zobowiązany do zapewnienia miejsc siedzących, natomiast będzie zobowiązany do zapewnienia 1) Musującego wina powitalnego, wina, polskiej wódki, napojów bezalkoholowych, dodatków do przygotowania prostych koktajli na bazie wódki, zimnych przekąsek, sałat, zup, dań głównych, dodatków do dań głównych deserów, świeżych owoców 2) Stołów bufetowych okrytych białymi pokrowcami - ich liczba i ustawienie zależy od ich rozmiarów, ostatecznej liczby gości, możliwości aranżacyjnych hali oraz wymogów występu artystycznego; ok. 30-40 stołów koktajlowych również okrytych białymi pokrowcami Zamawiający dopuszcza użycie obrusów i skertingów na stołach bufetowych (z matowych, białych tkanin) 3) Obsługi na najwyższym profesjonalnym poziomie serwisowym dostosowanym do wysokiej rangi przyjęcia i jego formatu, przy czym 1 osoba obsługująca powinna przypadać na ok. 15-20 gości 4) Systematycznego sprzątania w trakcie przyjęcia oraz sprzątnięcia po jego zakończeniu (wyłącznie w zakresie świadczonej usługi), a także wyrzucenia wszystkich śmieci pozostałych po posiłkach i napojach (Zamawiający zapewnia kontener na śmieci) oraz sprzątnięcia całego sprzętu cateringowego 5) Wydzielenia w hali zaplecza w porozumieniu z Zamawiającym