Wybór banku w celu wykonywania bankowej obsługi budżetu powiatu cieszyńskiego oraz jego jednostek organizacyjnych w latach 2012 - 2015

Opis przedmiotu przetargu: I. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie bankowej obsługi budżetu Powiatu Cieszyńskiego oraz jednostek organizacyjnych Powiatu działających w formie jednostek budżetowych i samorządowej instytucji kultury, w okresie od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2015 r. II. Do zakresu zamówienia na wykonywanie bankowej obsługi budżetu Powiatu Cieszyńskiego i jego jednostek organizacyjnych wchodzą: 1. Otwarcie i prowadzenie rachunku głównego i rachunków pomocniczych budżetu Powiatu Cieszyńskiego, jako jednostki samorządu terytorialnego oraz rachunków głównych i pomocniczych dla wszystkich jednostek organizacyjnych (wykaz jednostek oraz ilość rachunków wg stanu na 30.09.2011 stanowi załącznik nr 5 do SIWZ), na następujących warunkach: a) rachunki bankowe będą prowadzone w złotych polskich, b) rachunki będą oprocentowane w wysokości zaproponowanej przez Oferenta, wg zmiennej stopy procentowej, stałej w okresach miesięcznych, przy czym kapitalizacja odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca - oprocentowanie środków będzie oparte na stopie WIBID 1M i stałym wskaźniku banku przyjętym do ustalenia oprocentowania, c) warunki prowadzenia rachunków będą takie same dla wszystkich jednostek. 2. Prowadzenie rachunku skonsolidowanego - przez co należy rozumieć konsolidację na koniec każdego dnia roboczego sald rachunków bankowych wskazanych przez Zamawiającego. W przypadku gdy na rachunku bieżącym budżetu Powiatu wystąpi saldo debetowe, suma sald uzyskana wskutek konsolidacji posłuży do zredukowania debetu - w takiej sytuacji Zamawiający poniesie koszty kredytu w rachunku bieżącym jedynie do takiej wysokości, w jakiej debet na wskazanym rachunku nie zostanie zredukowany przez sumę sald pozostałych rachunków podlegających konsolidacji. Środki służące redukcji debetu nie będą podlegały oprocentowaniu - oprocentowanie będzie dotyczyć wyłącznie dodatniej sumy sald uzyskanej podczas konsolidacji. Konsolidacja sald będzie przeprowadzana w sposób wirtualny, tj. bez dokonywania przeksięgowań sald między rachunkami, potwierdzona dziennym raportem z konsolidacji przesyłanym w formie elektronicznej. 3. Wydanie, bez ponoszenia dodatkowych opłat, imiennych kart debetowych płatniczych dla wskazanych pracowników Zamawiającego i jego jednostek, przypisanych do rachunków bankowych wskazanych przez Zamawiającego i jego jednostki. 4. Możliwość wydania, bez dodatkowych opłat, na okaziciela kart przedpłaconych, przypisanych do wyodrębnionego rachunku bankowego z określonym limitem środków, na podstawie odrębnego wniosku Zamawiającego lub jego jednostek. 5. Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych utworzonych dla celów projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej według wymogów narzuconych przez instytucje przekazujące w/w środki, w tym również rachunków w walutach obcych. 6. Możliwość otwierania dodatkowych rachunków podstawowych i pomocniczych oraz walutowych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie. 7. Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych. 8. Likwidacja rachunków bankowych na pisemny wniosek Zamawiającego. 9. Prowadzenie rozliczeń pieniężnych gotówkowych i bezgotówkowych w następujących formach: a) realizacja krajowych przelewów za pomocą elektronicznego sytemu bankowości internetowej i na formularzach papierowych, b) przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat gotówkowych, c) realizacja przelewów w walucie obcej. Rozliczenia bezgotówkowe powinny odpowiadać następującym warunkom: - realizacja poleceń przelewu przy pomocy elektronicznego systemu bankowości internetowej musi odbywać się w czasie rzeczywistym, w dniu ich złożenia najbliższą sesją Eliksir, Sorbnet, - realizacja poleceń przelewu w ramach jednego banku powinna następować nie później niż w ciągu 1 godziny od złożenia dyspozycji, - realizacja poleceń przelewu na rachunki w innych bankach powinna następować w tym samym dniu roboczym, jeżeli dyspozycja zostanie złożona do godz. 1700 danego dnia. Rozliczenia gotówkowe powinny uwzględniać: - przyjmowanie wpłat gotówkowych w kasach placówki, oddziału, filii, agencji itp. banku przez klientów wpłacających na rachunki Zamawiającego bez pobierania od wpłacającego prowizji, opłat oraz innych kosztów, - możliwość wypłaty gotówki według nominałów określonych każdorazowo przez posiadacza rachunku za pomocą czeków elektronicznych, papierowych lub w innej formie, - możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości tj. na banknoty lub bilon. 10. Świadczenie usług za pomocą elektronicznego systemu bankowości internetowej. Element ten obejmuje nieodpłatną instalację, aktualizację i udostępnienie do korzystania z pełnego oprogramowania systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych dla wszystkich jednostek organizacyjnych Zamawiającego i dla dowolnej ilości stanowisk, tzn. instalację programu, przeszkolenie pracowników i obsługę serwisową. System powinien spełniać następujące wymagania: - obsługa od kilku do kilkunastu rachunków bankowych, - możliwość sprawdzania sald rachunków w ciągu dnia, - możliwość generowania (wydruku) wyciągów z rachunków w formie elektronicznej, - nieograniczona ilość dokonywania dyspozycji z rachunków w ciągu jednego dnia, - dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym, - pełną informację o dacie i godzinie operacji, - możliwość równoczesnego wykonywania operacji na różnych rachunkach jednostek, - umożliwienie użytkownikowi autoryzowania zleceń płatniczych i działań w systemie za pomocą klucza podpisu zachowanego na karcie mikroprocesorowej, zewnętrznym nośniku danych lub certyfikatem kwalifikowanym, a także dopuszczalne jest wykorzystanie nowoczesnych sposobów autoryzacji zleceń takich jak np. urządzenia identyfikacji biometrycznej lub innych, - przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, - dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu roboczym, - program powinien posiadać możliwość tworzenia: - bazy kontrahentów, - wzorcowych przelewów np. do ZUS i US, - serwis oprogramowania i usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 3 godzin, - drukowanie pojedynczych potwierdzeń transakcji uznaniowych i obciążeniowych, - możliwość importu przelewów wystawionych w systemie finansowo-księgowym Zamawiającego, - możliwość nadawania nowych bądź zmiana istniejących uprawnień użytkowników systemu w dowolnym momencie obowiązywania umowy. Wymagania dotyczące komunikacji pomiędzy klientem, a bankiem: - zlecenia powinny być niezwłocznie po wysłaniu przyjmowane przez bank, - księgowanie poleceń złożonych elektronicznie powinno następować natychmiast lub nie później niż w ciągu 1 godziny od przesłania danych do banku, - transmisja danych do i z banku powinna się odbywać za pomocą środków technicznych zapewniających odpowiednie bezpieczeństwo, uniemożliwiających ingerencję osób trzecich. 11. Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych wskazanych przez Zamawiającego na lokatach terminowych automatycznych według następujących zasad: - codziennie od poniedziałku do czwartku - na lokaty 1-dniowe, - w ciągu tygodnia, gdy dzień następujący po dniu założenia lokaty jest dniem ustawowo wolnym od pracy - na lokaty 2-dniowe, - w piątek - na lokaty 3-dniowe, - w przypadku tzw. długich weekendów na lokaty 4- lub 5-dniowe, pod warunkiem że oprocentowanie lokaty terminowej będzie wyższe niż oprocentowanie środków zgromadzonych na rachunkach, a wartość środków na rachunkach wyniesie co najmniej 100.000 zł. Oprocentowanie środków będzie oparte na stopie WIBID ON i stałym wskaźniku banku przyjętym do ustalenia oprocentowania lokat. Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego nie później niż do godz. 800. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. Uruchomienie jak również rezygnacja z tej opcji odbędzie się na pisemny wniosek Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat. 12. Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych w jednorazowej wys. co najmniej 1.000.000 zł na lokatach tygodniowych i dłuższych na warunkach negocjowanych, pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego na pisemny wniosek. Powrót środków pieniężnych wraz z należnymi odsetkami na rachunek bankowy z którego utworzono lokatę terminową. 13. Zerowanie rachunków bankowych podstawowych i pomocniczych jednostek budżetowych Powiatu, zgodnie z odrębnymi dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia kwot pozostałych na wskazanych rachunkach na rachunek budżetu Powiatu wraz z przeksięgowaniem skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych Powiatu i Starostwa Powiatowego na rachunek budżetu Powiatu. 14. Oddanie, na wniosek Zamawiającego, w odpłatne użytkowanie jednego Zestawu POS z PIN - Padem wraz z obsługą kart płatniczych. 15. Uruchomienie na wniosek Zamawiającego krótkoterminowego kredytu w rachunku bieżącym do wysokości 10.000.000 zł w danym roku kalendarzowym (budżetowym). Usługa ta obejmuje udzielenie na wniosek Zamawiającego kredytu na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego w ramach podstawowego rachunku budżetu Powiatu. Górna wartość kredytu w poszczególnych latach trwania umowy uwarunkowana będzie Uchwałami Budżetowymi Rady Powiatu Cieszyńskiego. Kredyt ten będzie spłacony w tym samym roku budżetowym, w którym został zaciągnięty. Oprocentowanie kredytu będzie oparte na stopie WIBOR 1M powiększonej o stałą marżę banku. Wykonawca nie będzie pobierał prowizji za gotowość do uruchomienia kredytu oraz za niewykorzystanie przez Zamawiającego postawionego do dyspozycji kredytu. 16. Uruchomienie przez zainteresowanego Wykonawcę punktu obsługi kasowej w siedzibie Zamawiającego na koszt Wykonawcy, czynnego w dniach i godzinach pracy Starostwa Powiatowego. 17. Bieżące generowanie nieodpłatnych wyciągów bankowych z informacjami o stanach na rachunkach oraz dokonanych operacjach, a także potwierdzenie stanu sald. Wyciągi z rachunków bankowych powinny być sporządzane przez bank po każdym dniu roboczym, jeżeli na rachunku wystąpiły obroty. Wyciągi będą odbierane w formie elektronicznej lub papierowej przez upoważnionego pracownika Zamawiającego lub wysyłane pocztą przez bank w następnym dniu po dacie wyciągu. Oferent powinien również zapewnić możliwość telefonicznego sprawdzania sald rachunków w ciągu dnia. 18. Zapewnienie możliwości negocjacji kursu kupna/sprzedaży waluty obcej oraz stopy oprocentowania rachunków walutowych przez Zamawiającego. 19. Wydawanie dla Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych nieodpłatnie zaświadczeń i opinii o prowadzonych rachunkach bankowych i dotychczasowej współpracy. 20. Zapewnienie możliwości udzielania lub potwierdzania gwarancji bankowych. 21. Przygotowywanie danych wynikających z obsługi bankowej budżetu Powiatu do dokumentowania wniosków o uzyskanie przez Zamawiającego dodatkowych środków zewnętrznych. III. Zamawiający wymaga aby Wykonawca: 1. Zagwarantował prowadzenie lub otwarcie i prowadzenie na terenie miasta Cieszyna siedziby, oddziału, filii, agencji, punktu kasowego itp. albo zobowiązał się, że w przypadku wybrania jego oferty otworzy taki oddział, filię, agencję lub punk kasowy itp. 2. Zagwarantował miesięczny okres kapitalizacji odsetek na rachunkach bieżących i rachunkach pomocniczych. 3. Zagwarantował automatyczne lokowanie wszystkich środków zgromadzonych na rachunkach bankowych wskazanych przez Zamawiającego na lokatach 1-, 2-, 3-, 4- i 5-dniowych. 4. Zagwarantował nie pobieranie dodatkowych opłat i prowizji bankowych w związku z przyznaniem kredytu w rachunku bieżącym. 5. Zagwarantował nie pobieranie dodatkowych opłat i prowizji bankowych od przyznanego lecz nie wykorzystanego kredytu w rachunku bieżącym. 6. Zagwarantował nie pobieranie opłat i prowizji bankowych od klientów wpłacających bezpośrednio na rachunki Zamawiającego. 7. Zagwarantował nie pobieranie opłat i prowizji bankowych od wydawanych dla Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych zaświadczeń o prowadzonych rachunkach bankowych i opinii o istniejącej współpracy. 8. Zagwarantował nie pobieranie opłat i prowizji bankowych od generowanych wyciągów bankowych. 9. Zagwarantował Zamawiającemu możliwość biernego wglądu w rachunki bankowe wszystkich jego jednostek organizacyjnych. 10. Zapewnił bezpłatne doradztwo finansowe w zakresie objętym umową na wykonywanie bankowej obsługi budżetu powiatu. 11. Zapewnił od dnia podpisania umowy świadczenie usług bankowości elektronicznej, umożliwiających realizację zleceń płatniczych w czasie rzeczywistym dla wszystkich rachunków. 12. Zapewnił bezpłatne szkolenie niezbędnej ilości osób obsługujących stanowiska systemu bankowości elektronicznej w zakresie obsługi i konserwacji. .IV Zamawiający zastrzega sobie prawo lokowania wolnych środków na rachunkach w innych bankach. V. Z uwagi na przedmiot zamówienia zawarta zostanie umowa ogólna z Powiatem Cieszyńskim na wykonanie bankowej obsługi budżetu Powiatu w zakresie dotyczącym świadczenia usług bankowych dla Powiatu, jako jednostki samorządu terytorialnego i Starostwa Powiatowego w Cieszynie, jako jednostki budżetowej. Umowa ta będzie zawierać wszystkie elementy składające się na przedmiot zamówienia. Umowa ta może odsyłać do umów szczególnych np. umowy dotyczącej usług bankowości elektronicznej, kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym. W przypadku wystąpienia umów szczególnych ich ilość będzie uzgadniana z Wykonawcą, który zostanie wyłoniony w drodze postępowania przetargowego. Zastrzega się, iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość rachunków bankowych, jak również ilość jednostek organizacyjnych może ulec zmianie, a wszystkie jednostki organizacyjne Powiatu mają mieć takie samo prawo do zawarcia umowy na wykonanie bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem zamówienia publicznego. W przypadku łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych, utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Powiatu, Wykonawca podpisze z nimi umowę na prowadzenie obsługi bankowej na takich samych zasadach i warunkach, jakie zostaną zawarte w umowach podpisanych z Zamawiajacym. Z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Powiatu zostaną zawarte odrębne umowy bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem zamówienia , według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki. VI Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu wykonania operacji zleconych przez Zamawiającego.