BANKOWA OBSŁUGA BUDŻETU GMINY BARCIANY

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Gminy Barciany w okresie od 13.08.2020 r. do 31.12.2023 r. Wykaz jednostek organizacyjnych wchodzących w skład Gminy stanowi załącznik nr 6 do niniejszej siwz. Zakres zamówienia obejmuje w szczególności: 1) otwarcie i prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych dla budżetu gminy: − możliwość otwierania dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie związania zamówieniem w zależności od potrzeb Zamawiającego; − oprocentowanie środków na rachunkach Zamawiającego. Naliczanie i kapitalizacja odsetek od środków na rachunkach powinno następować co miesiąc, ostatniego dnia miesiąca. Wysokość oprocentowania środków wyznaczana będzie każdego miesiąca, jako iloczyn średniej arytmetycznej wysokości stawki WIBID 1M z miesiąca poprzedzającego oraz marży, określonej w złożonej przez Bank ofercie przetargowej. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBID 1M albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBID 1M. O wysokości oprocentowania w każdym miesiącu Bank zawiadomi Zamawiającego mailem, jeżeli informacja ta nie jest ujęta w wyciągach bankowych; − potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych; - możliwość uruchomienia obsługi płatności masowych na wybranych rachunkach; - likwidacja rachunków bankowych na pisemny wniosek; 2) przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat gotówkowych przez posiadacza rachunku (jednostki organizacyjne związane z budżetem Gminy; - dostarczanie gotówki powyżej 20.000,00 PLN do kasy Urzędu Gminy w Barcianach jeden raz w miesiącu i do kasy GOPS w Barcianach dwa razy w miesiącu w godz. 10:00 – 11:00 (Dotyczy jeśli siedziba Banku znajduje się poza miejscowością Zamawiającego). 3) realizacja zleceń płatniczych – przelewów przekazywanych w formie elektronicznej lub papierowej – na następujących zasadach: − przelewy dokonywane wewnątrz Banku muszą być realizowane w czasie rzeczywistym; − przelewy wychodzące do innego Banku złożone do godziny 15 muszą być zrealizowane w tym samym dniu roboczym; − przelewy przychodzące z innego Banku złożone do godziny 15 muszą być zrealizowane w tym samym dniu roboczym; 4) potwierdzanie: − wyciągiem w systemie bankowości elektronicznej (z możliwością wydruku) lub w formie papierowej stanu salda i operacji finansowych dokonanych danego dnia; 5) wydawanie blankietów czekowych lub obsługa na zamówienie bez blankietów czekowych zgodnie z potrzebami Zamawiającego; 6) wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych na dowolnej ilości stanowisk, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Barciany, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: − dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć szerokopasmową w każdym dniu roboczym przez 24 godziny; − uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym oraz na rachunkach pomocniczych; − tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych; − przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w/w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów; − składanie poleceń przelewu, w tym: poleceń przelewów do ZUS i US, przelewu zagranicznego, ze wszystkich w/w rachunków w ramach dostępnych środków; − wykonywanie przelewów z przyszłą datą realizacji; − uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach; − możliwość eksportu/importu danych do pliku tekstowego w odpowiednim formacie np. .pdf lub .doc; − pełną informację o procesie autoryzacji zleceń, poprzez podanie daty i godziny zlecenia przez każdą z osób; − generowanie (wydruk) wyciągów nie wymagających stempla bankowego,; − potwierdzenie zrealizowania przelewu w systemie on-line (po realizacji przelewu natychmiastowa informacja w systemie bankowości elektronicznej); − umożliwienie równocześnie (w tym samym czasie) wykonywania operacji na różnych rachunkach jednostki; − pełną informację o lokatach, możliwość zarządzania lokatami, w tym otrzymanie wyciągu z rachunku lokaty w postaci elektronicznej; − przechowywanie wysyłanych przelewów i wyciągów w archiwum systemu; − umożliwienie Skarbnikowi Gminy dostępu do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych; − przeszkolenie pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi systemu; − nadawanie uprawnień użytkownikom systemu elektronicznego w dowolnym momencie obowiązywania umowy, zmiana tych uprawnień poprzez wydanie dyspozycji; − umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym; - umożliwienia jednoczesnej pracy co najmniej minimum 4 pracowników Urzędu Gminy w Barcianach oraz po 2 pracowników w jednostkach wymienionych w załącznik nr 6; - księgowanie na rachunkach z datą wpłaty; − zapewnienie wsparcia informatycznego. W razie awarii programu czas reakcji serwisu na zgłoszenie awarii oprogramowania ustala się na 2 godziny (w godzinach pracy urzędu).; − przeniesienie bazy z obecnie wykorzystywanego systemu do systemu proponowanego przez Wykonawcę. 7) wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych; 8) możliwość deponowania środków na lokatach terminowych, w tym: − automatycznego (bez dodatkowych formalności) lokowania środków pieniężnych, w tym na lokaty typu „OVERNIGHT” znajdujących się na rachunku bieżącym Gminy. Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami będzie pierwszą operacją na rachunku bieżącym Gminy następnego dnia; − przyjmowania zleceń utworzenia lokat bankowych na warunkach negocjowanych przez telefon z możliwością uzupełnienia wszystkich formalności pisemnych w terminie późniejszym; 9) zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na ww. rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący Gminy; 10) przeksięgowanie w dniu 31 grudnia skapitalizowanych odsetek bankowych z określonych rachunków bankowych jednostek budżetowych Gminy na dzień 31 grudnia każdego roku na rachunek bieżący Gminy; 11) wyznaczenie jednego doradcy klienta - dla Gminy Barciany i innych jednostek organizacyjnych Gminy. Doradztwo prowadzone będzie w godzinach pracy Wykonawcy, bez opłat; 12) wprowadzenie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności (zgodnego ze Standardem IBAN ), bez dodatkowych opłat. 13) Przechowywanie depozytów bez prowizji i opłat. Zamawiający przewiduje w ramach umowy uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy Barciany na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu z terminem spłaty do końca roku budżetowego na następujących zasadach: oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym zmienne w oparciu o stawkę WIBOR 1M przyjętą na dzień 03.07.2020 r., skorygowaną (powiększoną) o marżę banku – stałą w okresie związania umową, bez opłat i prowizji. Zmiana (aktualizacji) stawki WIBOR 1M będącej podstawą naliczenia odsetek od wykorzystanego kredytu następować będzie w 1-miesięcznych okresach obrachunkowych, w oparciu o średnią arytmetyczną wysokości stawek WIBOR 1M z miesiąca poprzedzającego. O wysokości oprocentowania Bank zawiadomi Zamawiającego faksem. Wysokość kredytu określona będzie przez Radę Gminy Barciany na dany rok budżetowy. Na rok 2020 Rada Gminy uchwaliła wysokość kredytu w rachunku bieżącym do kwoty 1.500.000,00zł. Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel in blanco. Zamawiający może dysponować środkami do wysokości przyznanego limitu kredytu, a każdy wpływ na rachunek bankowy będzie powodował zmniejszenie salda zadłużenia. Odsetki od wykorzystanego kredytu płatne będą miesięcznie.