PRZETARG NIEOGRANICZONY/oraz art.5 ust 1/ Na zapewnienie obsługi konferencji w postaci bazy noclegowej, gastronomicznej i konferencyjnej na terenie województwa pomorskiego

Opis przedmiotu przetargu: Zapewnienie obsługi konferencji w postaci bazy noclegowej, gastronomicznej i konferencyjnej w dniach 11 - 14 maja 2014 roku, oraz w dniach 26 - 29 maja 2014 roku. Uwaga! Wykonawca powinien zapewnić bazę noclegową, gastronomiczną i konferencyjną spełniającą normę jak w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym, położoną na terenie województwa pomorskiego . Standard hotelu powinien być zgodny z wymogami określonymi dla hotelu trzygwiazdkowego w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169), załącznik nr 1. Warunki wymagane dotyczące konferencji w dniach 11- 14 maja 2014 roku Noclegi - zapewnienie ogółem w dniach 11 - 14 maja 450 noclegów. W pokojach 1-osobowych (co najmniej 40 pokoi) i 2-osobowych (co najmniej 37 pokoi), pozostałe pokoje mogą być trzyosobowe - wszystkie wyposażone w łazienkę (150 noclegów z 11 na 12 maja 2014 roku, 150 noclegów z 12 na 13 maja 2014 roku i 150 noclegów z 13 na 14 maja 2014 roku); Gastronomia: -zapewnienie 450 śniadań (po 150 śniadań w dniach 12, 13 i 14 maja 2014 roku); -zapewnienie 450 obiadów (po 150 obiadów w dniach 12,13,14 maja 2014 roku); -zapewnienie 300 kolacji (po 150 kolacji w dniach 12 i 13 maja 2014 roku; -zapewnienie bufetu kawowego na salach szkoleniowych dwukrotnie dla 150 osób w dniu 12 maja 2014 roku, trzykrotnie w dniu 13 maja 2014 roku oraz jednokrotnie dla 150 osób w dniu 14 maja 2014 roku; -zapewnienie w trakcie wykładów wody mineralnej w ilości 0,75 litra na osobę każdego dnia konferencji tj. 12, 13 i 14 maja 2014 roku Zaplecze konferencyjne: zapewnienie 1 sali konferencyjnej na 150 osób wyposażonej w nagłośnienie, nieodpłatny, bezprzewodowy dostęp do sieci Internet, projektor multimedialny i klimatyzację w dniach 12, 13 i 14 maja 2014 roku Wykonawca zapewni miejsca parkingowe dla co najmniej 60 samochodów osobowych. Wszystkie pomieszczenia z których będzie korzystał Zamawiający (pokoje, sale konferencyjne, sale konsumpcyjne) znajdować się muszą w obrębie jednej posesji; Ewentualna opłata klimatyczna i parkingowa musi być uwzględniona w całościowej opłacie za usługę. Wykonawca nie może żądać wniesienia opłaty klimatycznej i parkingowej bezpośrednio od uczestników konferencji. Podczas trwania konferencji w dniach 12-14 maja 2014 r Wykonawca zobowiązuje się do zagwarantowania wyłączności z korzystania z sal konferencyjnych bez udziału osób postronnych. Inne wymagania: Śniadania (w ilości 3) w formie bufetu szwedzkiego. Menu musi zawierać co najmniej jeden posiłek na ciepło, pieczywo białe i ciemne, nabiał, masło, wędliny, dżem, miód, owoce, świeże warzywa, kawa, herbata (mleko, cukier, cytryna); Obiad (w ilości 3) podawany do stołu. Menu musi zawierać co najmniej zupę, pieczywo, drugie danie (mięsne lub rybne) wraz z surówką, deser w postaci ciasta lub owoców, kompot lub napój niegazowany. Kolacja (w ilości 2) : W dniu 12 maja 2014 r. - uroczysta, zasiadana kolacja serwowana oraz częściowo w formie bufetu szwedzkiego: obejmująca co najmniej: przystawkę, zupę krem, gorące danie główne (potrawa mięsna, ziemniaki w różnej postaci), bukiet jarzyn, kawa, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), woda mineralna, soki, napoje zimne, zakąski mięsne, wędliny - różne rodzaje, sosy, deski serów, sałatki, świeże warzywa, jasne i ciemne pieczywo, masło, danie gorące (np. barszcz z krokietem, boeuf strogonow). W dniu 13 maja 2014 roku - obejmująca minimum jedno danie gorące, wędliny, sery, sałatka warzywna, świeże warzywa, jasne, ciemne pieczywo, masło, herbatę z dodatkami (mleko, cukier, cytryna) Na bufet kawowy serwowany podczas przerw w wykładach powinny się składać co najmniej z kruchych ciastek, jednej porcji ciasta w każdym dniu wykładowym, owoców, soków, kawy, herbaty z dodatkami (mleko, cukier, cytryna); Na 7 dni pracujących przed datą rozpoczęcia konferencji Wykonawca przedstawi menu do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, aby dodatkowo dla zainteresowanych przygotowana została wersja wegetariańska śniadań, obiadów i kolacji. W przypadku zgłoszenia uwag do menu, Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia poprawionego menu w ciągu 1 dnia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc noclegowych. Warunki wymagane dotyczące konferencji w dniach 26 - 29 maja 2014 roku Noclegi - zapewnienie ogółem w dniach 26 - 29 maja 210 noclegów. W pokojach 1-osobowych (36 pokoi) i 2- osobowych ( 17 pokoi) - wszystkie wyposażone w łazienkę (70 noclegów z 26 na 27 maja 2014 roku, 70 noclegów z 27 na 18 maja 2014 roku i 70 noclegów z 28 na 29 maja 2014 roku); Gastronomia: -zapewnienie 210 śniadań (po 70 śniadań w dniach 27, 28 i 29 maja 2014 roku); -zapewnienie 210 obiadów (po 70 obiadów w dniach 27, 28, 29 maja 2014 roku); -zapewnienie 140 kolacji (po 70 kolacji w dniach 27 i 28 maja 2014 roku; -zapewnienie bufetu kawowego na salach szkoleniowych dwukrotnie dla 70 osób w dniu 27 maja 2014 roku, trzykrotnie w dniu 28 maja 2014 roku oraz jednokrotnie dla 70 osób w dniu 29 maja 2014 roku; -zapewnienie w trakcie wykładów wody mineralnej w ilości 0,75 litra na osobę każdego dnia konferencji tj. 27, 28 i 29 maja 2014 roku Zaplecze konferencyjne: zapewnienie 1 sali konferencyjnej na 70 osób wyposażonej w nagłośnienie, nieodpłatny, bezprzewodowy dostęp do sieci Internet, projektor multimedialny i klimatyzację w dniach 27, 28 i 29 maja 2014 roku Wykonawca zapewni miejsca parkingowe dla co najmniej 30 samochodów osobowych; Wszystkie pomieszczenia z których będzie korzystał Zamawiający (pokoje, sale konferencyjne, sale konsumpcyjne) znajdować się muszą w obrębie jednej posesji; Ewentualna opłata klimatyczna i parkingowa musi być uwzględniona w całościowej opłacie za usługę. Wykonawca nie może żądać wniesienia opłaty klimatycznej i parkingowej bezpośrednio od uczestników konferencji. Podczas trwania konferencji w dniach 27-29 maja 2014 r Wykonawca zobowiązuje się do zagwarantowania wyłączności z korzystania z sali konferencyjnej bez udziału osób postronnych. Inne wymagania: Śniadania (w ilości 3) w formie bufetu szwedzkiego. Menu musi zawierać co najmniej jeden posiłek na ciepło, pieczywo białe i ciemne, nabiał, masło, wędliny, dżem, miód, owoce, świeże warzywa, kawa, herbata (mleko, cukier, cytryna); Obiad (w ilości 3) podawany do stołu. Menu musi zawierać co najmniej zupę, pieczywo, drugie danie (mięsne lub rybne) wraz z surówką, deser w postaci ciasta lub owoców, kompot lub napój niegazowany. Kolacja (w ilości 2) : W dniu 27 maja 2014 r. - uroczysta, zasiadana kolacja serwowana oraz częściowo w formie bufetu szwedzkiego: obejmująca co najmniej: przystawkę, zupę krem, gorące danie główne (potrawa mięsna, ziemniaki w różnej postaci), bukiet jarzyn, kawa, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), woda mineralna, soki, napoje zimne, zakąski mięsne, wędliny - różne rodzaje, sosy, deski serów, sałatki, świeże warzywa, jasne i ciemne pieczywo, masło, danie gorące (np. barszcz z krokietem, boeuf strogonow). W dniu 28 maja 2014 roku - obejmująca minimum jedno danie gorące, wędliny, sery, sałatka warzywna, świeże warzywa, jasne, ciemne pieczywo, masło, herbatę z dodatkami (mleko, cukier, cytryna). Na bufet kawowy serwowany podczas przerw w wykładach powinny się składać co najmniej z kruchych ciastek, jednej porcji ciasta w każdym dniu wykładowym, owoców, soków, kawy, herbaty z dodatkami (mleko, cukier, cytryna); Na 7 dni pracujących przed datą rozpoczęcia konferencji Wykonawca przedstawi menu do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, aby dodatkowo dla zainteresowanych przygotowana została wersja wegetariańska śniadań, obiadów i kolacji. W przypadku zgłoszenia uwag do menu, Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia poprawionego menu w ciągu 1 dnia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc noclegowych.