Kompleksowa usługa organizacji stoiska Miasta Krakowa na Międzynarodowych Targach Inwestycji i Nieruchomości MIPIM w Cannes (Francja), odbywających się w dniach 16-19 marca 2010

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest: 1) Wykonanie i kompleksowa organizacja stoiska zgodna z przekazaną przez Zamawiającego koncepcją. Prace będą obejmować: 1.1) Wykonanie projektu wykonawczego i przekazanie go Zamawiającemu do akceptacji, 1.2) Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z zaakceptowanym projektem wykonawczym, 1.3) Uwzględnienie w projekcie wykonawczym i zabudowie stoiska powierzonych przez Zamawiającego elementów wystawienniczych, 1.4) Wykonanie niezbędnych druków wielkoformatowych w postaci zdjęć, zdjęć lotniczych, map, szkiców rysunków i innych grafik ujętych w projekcie lub zdjęć z materiałów dostarczonych przez Zamawiającego w okresie do 10 dni przed targami, a także innych elementów stoiska niezbędnych do jego prawidłowego funkcjonowania i spójnego wyglądu, 1.5) Wyposażenie stoiska w: - sprzęty RTV /Video umożliwiające prawidłowe publiczne wyświetlanie, - sprzęty gospodarcze niezbędne do organizacji i funkcjonowania kawiarenki, - podłączenia prądowe, - podłączenia wod.-kan., - podłączenia internetowe, wraz ze stacjonarnym sprzętem komputerowym (monitory płaskie minimum 22 cale) umożliwiającym odtwarzanie plików : dvd, adobe flash player i power point (którego minimalne parametry i wymagane oprogramowanie zostaną szczegółowo określone przez Zamawiającego w ramach kontaktów roboczych) - dla co najmniej 5 - ciu stanowisk komputerowych, - meble, - oświetlenie, - zieleń i inne dekoracje, - oraz inne przewidziane elementy wystroju wynikające z projektu i wymogów Organizatorów Targów, 1.6) Przygotowanie, zaopatrzenie i obsługa kawiarenki na stoisku w czasie trwania targów, w godzinach otwarcia stoiska targowego. W barze powinny znaleźć się minimum: kawa, herbata, soki owocowe, woda mineralna, przekąski typu paluszki, chipsy, ciasteczka, kanapki, alkohol; pożądane są produkty pochodzenia polskiego - uwzględniające w Menu specyfikę regionu krakowskiego, w ilości zabezpieczającej potrzeby Zamawiającego i wszystkich jego gości (około 50 osób dziennie). 1.7) Wypełnienie i wysłanie dokumentów technicznych wymaganych przez Organizatorów targów zawartych w katalogu technicznym lub innej dokumentacji dostępnej na właściwej stronie internetowej i dokonania innych niezbędnych czynności formalno - prawnych koniecznych do prawidłowego ulokowania i funkcjonowania stoiska, 1.8) Odbiór - z miejsc w Krakowie wskazanych przez Zamawiającego - powierzonych elementów wystawienniczych, 1.9) Załadunek i rozładunek oraz transport elementów zabudowy stoiska i powierzonych elementów wystawienniczych na targi oraz z powrotem do Krakowa (do miejsca wskazanego przez Zamawiającego wraz z rozładunkiem i załadunkiem ręcznym, wykonywanym samodzielnie przez ekipę Wykonawcy), 1.10) Montaż i demontaż elementów zabudowy stoiska w terminach przewidzianych w regulaminie targów, 1.11) Zabezpieczenie (opakowanie) do transportu i do magazynowania tych elementów wystroju stoiska, które Zamawiający przeznacza do dalszego wykorzystywania w przyszłości (w tym w szczególności elementów modułowych), celem ich ochrony przed uszkodzeniami i dostarczenia ich we wskazanym terminie (do miejsca wskazanego przez Zamawiającego), 1.12) Zapewnienie Obsługi stoiska - tj. minimum 3 - ech osób (znających, w stopniu umożliwiającym prawidłową komunikację, język angielski), 1.13) Zapewnienie w czasie trwania targów specjalistycznych usług tłumaczeniowych w języku angielskim w zakresie procesu inwestycyjnego i brandigu terytorialnego (kwestie prawne, techniczne i marketingowe) - w wymiarze nieprzekraczającym 12 godzin dziennie. Szczegółowy harmonogram i czas trwania spotkań, na których wymagana będzie obecność tłumacza zostanie przekazany przez Zamawiającego w trakcie kontaktów roboczych, 1.14) Zapewnienie niezbędnych mediów (prąd, woda, internet, inne) niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania stoiska i pokrycie kosztów ich zamówienia i zużycia. 2) Wykonawca sporządzi dokumentację fotograficzną stoiska i przekaże ją zamawiającemu w postaci zdjęć w formacie .jpg zapisanych elektronicznie. Dokumentacja fotograficzna zostanie przekazana Zamawiającemu wraz z autorskimi prawami majątkowymi do niej na warunkach określonych we wzorze umowy (załącznik nr 1 do specyfikacji), w formie zapisu na CD lub w postaci przesyłki elektronicznej. Przekazanie dokumentacji fotograficznej nastąpi do 7 dni po zakończeniu targów. 3) Zamawiający nabędzie własność elementów zabudowy stoiska takich jak: modułowe (składane) grafiki wielkoformatowe, zdjęcia lub inne dekoracje z chwilą zapłaty ostatniej raty wynagrodzenia określonej w § 8 wzoru umowy (załącznik nr 1 do specyfikacji). Lista elementów, których własność nabędzie Zamawiający, zostanie przekazana przez Wykonawcę Zamawiającemu w postaci dokumentu pisemnego stanowiącego oświadczenie woli Wykonawcy wraz z projektem wykonawczym stoiska. 4) Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, przekaże Zamawiającemu sporządzoną przez siebie wycenę, kopie faktur, rachunków lub innych dowodów zakupu elementów zabudowy stoiska, których własność mu przekaże, wraz z opisem stanu przekazania i instrukcją przechowywania i montażu elementów. 5) Świadczenie przez Wykonawcę dodatkowej usługi transportowej. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy (wraz z załącznikiem) stanowiący załącznik nr 1 do specyfikacji.