ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM NA POTRZEBY URZĘDU MIEJSKIEGO W SZUBINIE

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Miejskiego w Szubinie. 1. Zakres usług obejmuje: przyjmowanie, sortowanie, doręczanie przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich zwrot po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy i zwrot ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) pokwitowanego przez adresata. W przypadku posiadania przez Wykonawcę placówki nadawczo - odbiorczej poza granicami administracyjnymi miasta zakres usług obejmuje również dostarczenie i odbiór przesyłek pocztowych do, i z Urzędu Miejskiego w Szubinie. 2. Przesyłkami pocztowymi będącymi przedmiotem zamówienia są: 1) przesyłki pocztowe (listowe) krajowe i zagraniczne o wadze do 2000g (Gabaryt A i B): a) zwykłe ekonomiczne - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii, c) polecone ekonomiczne - przesyłka rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, e) przesyłki polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczana za pokwitowaniem odbioru oraz zwrot do zamawiającego pokwitowanego przez adresata potwierdzenia odbioru. f) przesyłki polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczana za pokwitowaniem odbioru oraz zwrot do zamawiającego pokwitowanego przez adresata potwierdzenia odbioru. g) przesyłki z zadeklarowaną wartością (listy wartościowe). Wymiary przesyłek listowych: - Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości (grubości) 20mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. - Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość (grubość) 20 mm lub długość 325mm lub szerokość 230mm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600mm. 2) paczki pocztowe krajowe o wadze do 10.000g (Gabaryt A i B): a) ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - paczki rejestrowane ekonomiczne przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Wymiary paczek pocztowych: - Gabaryt A - to paczka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600mm, szerokość 500mm, wysokość 300mm. - Gabaryt B - to paczka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600mm, szerokość 500mm, wysokość 300mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500mm. Ustala się tolerancję wszystkich wymiarów +/- 2mm. 3. Przez zwroty rozumie się zwroty niedoręczonych przesyłek pocztowych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, z podaniem przyczyny niedoręczenia. 4. Przez ZPO (zwrotne potwierdzenie odbioru) rozumie się zwrot pokwitowanego przez adresata potwierdzenia odbioru. 5. Usługa dostarczania przesyłek pocztowych świadczona będzie przez Wykonawcę do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu na terenie RP i poza granicami RP. 6. Wykonawca zobowiązuje się: 1) do przyjęcia, do nadania, i odbioru przesyłek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia dostarczonych przez upoważnionego pracownika Zamawiającego do placówki nadawczo - odbiorczej Wykonawcy celem ich nadania, w przypadku posiadania przez Wykonawcę placówki nadawczo - odbiorczej w granicach administracyjnych miasta. Wykonawca zapewnia, że placówka nadawczo - odbiorcza Wykonawcy będzie czynna codziennie, w dni robocze, od poniedziałku do piątku w godzinach co najmniej od 800 do 1600. W takim przypadku Zamawiający codziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku będzie nadawał minimum jeden raz dziennie przesyłki pocztowe w placówce nadawczo - odbiorczej Wykonawcy w godzinach od 1400 do 1600, i odbierał jeden raz dziennie przesyłki pocztowe oraz ZPO (zwrotne potwierdzenie odbioru) oraz zwroty w placówce nadawczo - odbiorczej Wykonawcy w godzinach od 800 do 1000. 2) do dostarczania jeden raz dziennie przesyłek pocztowych oraz ZPO (zwrotne potwierdzenie odbioru), i zwroty do siedziby Zamawiającego codziennie, od poniedziałku do piątku, w dni robocze w godzinach od 800 do 1000, i odbioru minimum jeden raz dziennie przesyłek pocztowych przygotowanych do wysyłki z siedziby Zamawiającego codziennie, od poniedziałku do piątku w dni robocze w godzinach od 1400 do 1530, w przypadku posiadania przez Wykonawcę placówki nadawczo - odbiorczej poza granicami administracyjnymi miasta. Odbioru przesyłek pocztowych przygotowanych do wysyłki dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 7. Nadanie przesyłek pocztowych przez Wykonawcę objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 8. Odbiór przesyłek pocztowych przygotowanych do wysyłki będzie każdorazowo dokumentowany przez przedstawiciela Wykonawcy pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej lub w innym równoważnym dokumencie (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowo - wartościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych). W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek pocztowych (nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty), Wykonawca wyjaśnia je ze wskazanym pracownikiem Zamawiającego. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia ze wskazanym pracownikiem Zamawiającego lub ich usunięcia w dniu ich odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym. Zwrot niedoręczonych przesyłek pocztowych do Zamawiającego odbywać się będzie niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia, z podaniem przyczyny niedoręczenia. Wykonawca jest zobowiązany codziennie przekazywać Zamawiającemu informację o ilości zwrotów (jeśli są zwroty). Wykonawca jest zobowiązany do doręczenia Zamawiającemu pokwitowane przez adresata zwrotne potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia przesyłki adresatowi. 9. W każdym przypadku nieobecności adresata przesyłki Wykonawca pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (pierwsze awizo) zawierające wskazanie miejsca i czasu odbioru przesyłki przez adresata. Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrania przez adresata przesyłki podlega zwrotowi z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki. 10. Zamawiający będzie korzystał z należących do Wykonawcy druków zwrotnego potwierdzenia odbioru. 11. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek pocztowych. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. W przypadku uszkodzenia przesyłki pocztowej przez Wykonawcę ma on obowiązek zabezpieczyć przesyłkę, a w przypadku znacznych uszkodzeń przesyłki rejestrowanej- sporządzić protokolarny opis jej stanu, bez wglądu w jej zawartość, chyba, że w wyniku uszkodzenia przesyłki rejestrowanej może wystąpić dalsze uszkodzenie lub ubytek jej zwartości. 12. Zamawiający zobowiązuje się: 1) do właściwego przygotowania przesyłek pocztowych do nadawania oraz sporządzania zestawień dla przesyłek nierejestrowanych i rejestrowanych, 2) do nadawania przesyłek pocztowych w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej lub do innego równoważnego dokumentu w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych - zestawienie ilościowo - wartościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, 3) do umieszczenia na przesyłce pocztowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej lub w innym równoważnym dokumencie dla przesyłek rejestrowanych) oraz pieczątki (nadruku) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki, 4) do umieszczenia na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na opłatę napisu (nadruku) lub odcisku pieczęci o treści wskazanej przez Wykonawcę. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek pocztowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 13. Zamawiający określił w formularzu cenowym przewidywane ilości nadawanych przesyłek pocztowych przez okres obowiązywania umowy podpisanej z wybranym Wykonawcą. Rodzaje i liczba przesyłek są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji umowy. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek w okresie obowiązywania umowy będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego, a więc mogą odbiegać od ilości wskazanych w formularzu ofertowym. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych oraz dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana. Opłata za niewykonane usługi komplementarne (tj. potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej) wniesiona przy nadawaniu przesyłek podlega zwrotowi. Zwrot ten dokonywany będzie poprzez pomniejszenie kwoty opłat za zwrócone przesyłki. Różnica kwot za zwrot przesyłek oraz opłat należnych z tytułu niewykonania usług komplementarnych stanowić będzie należność dla Wykonawcy. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług pocztowych Wykonawcy. 14. Reklamację z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż w terminie 12 miesięcy od dnia ich nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 15. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi, stanowiącej przedmiot zamówienia Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529). 16. Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcę musi mieć moc dokumentu urzędowego. 17. Usługi pocztowe będą świadczone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z: 1) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi, 2) regulaminami świadczenia usług pocztowych wydanymi przez Wykonawcę