Zakup wraz z dostawą materiałów biurowych oraz materiałów eksploatacyjnych do kserokopiarek i faksów

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem postępowania i zamówienia jest wyłonienie wykonawcy w zakresie zakupu i dostawy materiałów biurowych oraz materiałów eksploatacyjnych do kserokopiarek i faksów dla potrzeb Oddziału Regionalnego Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w Warszawie. 2. Materiały biurowe jak i materiały eksploatacyjne do kserokopiarek i faksów wyszczególnione w załącznikach nr 3 i nr 4 do formularza oferty, zostały określone poprzez wskazanie kilku właściwości technicznych lub poprzez wskazanie artykułu wzorcowego - z podaniem nazwy i producenta urządzenia, do którego jest przeznaczony. 3. Zamawiający nie dopuszcza nie wypełnienia (nie dostarczenia) jakiejkolwiek pozycji z załączników do formularza oferty. Oferta musi zawierać pełny asortyment określony w załącznikach do formularza oferty dla jednej lub obu części. W przypadku oferowania części asortymentu wyszczególnionego w załącznikach do formularza oferty dla jednej lub obu części zamówienia, oferta zostanie uznana za niezgodną z SIWZ. 4. Każdy materiał będący przedmiotem zamówienia powinien posiadać termin ważności przynajmniej 12 miesięcy od daty dostawy. 5. Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych. 6. Wszystkie oferowane materiały równoważne winny być oznaczone poprzez podanie nazwy, symbolu, wydajności i producenta. 7. Wszystkie dostarczane materiały eksploatacyjne do kserokopiarek i faksów musza być fabrycznie nowe, bez żadnych elementów pochodzących z recyklingu, czy też elementów wcześniej używanych, czy modyfikowanych. Kaseta z tonerem musi posiadać zabezpieczenie uniemożliwiające wysypanie proszku tonera podczas transportu czy magazynowania. 8. Wszystkie materiały eksploatacyjne do kserokopiarek i faksów muszą być dostarczane w oryginalnych opakowaniach z zabezpieczeniami stosowanymi przez danego producenta (np. hologramy) z naniesionym na opakowaniu opisem identyfikującym produkt oraz listą urządzeń, do których dany artykuł jest przystosowany, oznaczone logo (znakiem firmowym producenta) i nazwą producenta. 9. Dostarczone przez wykonawcę materiały eksploatacyjne muszą być wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dostawą do zamawiającego. 10. Zamawiający zainteresowany jest zakupem materiałów eksploatacyjnych o najwyższej jakości, zapewniających bezawaryjną pracę sprzętu . 11. Wykonawca może zaproponować taki produkt równoważny, który będzie spełniać wszystkie wymagane parametry, normy, standardy jakościowe i właściwości jak produkt określony w opisie przedmiotu zamówienia. Parametry techniczne i jakościowe równoważnych materiałów eksploatacyjnych winny być takie same lub lepsze jak parametry tej samej klasy produktów oryginalnych. W szczególności musi być zagwarantowana nie gorsza jakość wydruku, taka sama lub lepsza wydajność czy pojemność. 12. Wydajność artykułów równoważnych winna zostać odpowiednio stwierdzona testami przeprowadzonymi wg standardów norm ISO, tj: - ISO/IEC 19752 - norma pomiarów wydajność tonerów do monochromatycznych drukarek laserowych, - ISO/IEC 19798 - norma pomiarów wydajności kaset z tonerem do kolorowych drukarek laserowych 13. W przypadku, kiedy produkt oryginalny posiada wbudowany układ scalony, który monitoruje proces druku i zużycie atramentu/tonera, produkt równoważny winien posiadać analogiczny element. 14. Równoważne materiały eksploatacyjne do kserokopiarek i faksów winny być wytwarzane w systemie zarządzania jakością zgodną z wymogami normy ISO 9001: 2000 lub ISO 9001: 2008 (lub równoważną). 15. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez zamawiającego, jest obowiązany wykazać w treści oferty, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez zamawiającego, bądź przewidują rozwiązania lepsze od wymaganych, 16. Na potwierdzenie, iż oferowane materiały równoważne są o takich samych lub lepszych parametrach technicznych i jakościowych w odniesieniu do asortymentu określonego w załączniku nr 3 do formularza oferty (dotyczy tonerów), wykonawca winien dołączyć do oferty, między innymi: - raporty z testów wydajności wykonanych wg standardów norm: ISO/IEC 19752 norma dla tonerów monochromatycznych i ISO/IEC 19758 norma dla tonerów kolorowych przy czym raporty z testów muszą dotyczyć każdego artykułu oddzielnie i określać wydajności przetestowanego produktu, Dokumenty winny zostać wystawione przez niezależny podmiot zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów dnia 30 grudnia 2009 r. (Dz.U. 2009 Nr 226 poz. 1817 z pózn. zm.) - certyfikaty potwierdzające, że proces produkcji oferowanych równoważnych materiałów eksploatacyjnych przebiega zgodnie z normami ISO 9001:2000 lub ISO 9001:2008 lub równoważnymi normami jakościowymi. 17. Zamawiający dopuszcza do złożenia z ofertą wymaganych dokumentów w postaci raportów z testów przeprowadzonych przez niezależne jednostki badawcze na zgodność z ww. normami ISO, wydanych przez producenta równoważnego materiału eksploatacyjnego na podstawie badań wraz z deklaracjami zgodności dla wydajności produktów zgodnie z przywołanymi normami ISO, przy czym dołączone wyniki testów winny mieć formę raportów przewidzianych ww. normami ISO. 18. Dokumenty, o których mowa w pkt 16 muszą być złożone w języku polskim bądź przetłumaczonych na język polski w formie oryginału lub kopii poświadczonych przez wykonawcę za zgodność z oryginałem. 19. Na życzenie zamawiającego wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia na własny koszt bezpłatnych próbek/testerów oferowanych materiałów równoważnych w terminie do 3 dni liczonych od daty wezwania, Zamawiający zastrzega sobie prawo przetestowania załączonego produktu. Zamawiający zwróci próbki/testery wykonawcom, których oferty nie zostaną wybrane, na ich wniosek. Zwrot próbek/testerów nie dotyczy wykonawcy, który zostanie wyłoniony w postępowaniu przetargowym do realizacji zadania. 20. Wykonawca składający ofertę na dostawę materiałów eksploatacyjnych musi zagwarantować w formie oświadczenia (o treści jak w załączniku nr 5 do formularza oferty), że w przypadku awarii urządzenia spowodowanej niewłaściwym funkcjonowaniem materiałów eksploatacyjnych (oryginalnych, równoważnych, testerów) pokryje koszt naprawy uszkodzonego sprzętu w autoryzowanym punkcie serwisowym. Podstawą zapłaty będzie opinia i faktura autoryzowanego serwisu dokonującego naprawy. 21. Większość urządzeń biurowych posiada aktualną gwarancję producenta. Jeśli na skutek awarii urządzenia wynikłej z winy stosowania materiałów równoważnych zamawiający utraci gwarancję producenta urządzenia, w ramach rekompensaty za utracone korzyści wykonawca będzie zobowiązany do przejęcia obowiązków gwaranta na pozostały okres udzielonej gwarancji, bez zmiany jej warunków - wykonawca składający ofertę równoważną winien dodatkowo złożyć oświadczenie o treści jak w załączniku nr 6 do formularza oferty. 22. Zamawiający dopuszcza przy zachowaniu cen jednostkowych zaoferowanych przez Wykonawcę w załącznikach nr 3 i 4 do formularza oferty, zwiększenie zakresu ilościowego tego samego asortymentu co przedmiot zamówienia do 20% wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy określonego w formularzu oferty dla każdej z części zamówienia, w przypadku jeżeli po przeprowadzeniu procedury udzielenia zamówienia zostaną zaoszczędzone lub wygospodarowane środki na realizacje kolejnych ilości. 23. Warunki realizacji zamówienia zostały określone również we wzorze umowy. 24. Wykonawca musi zapewnić bezpłatną dostawę i rozładunek towaru do siedzib Oddziału Regionalnego KRUS w Warszawie, ul. Mińska 25 oraz Placówek Terenowych w Ciechanowie ul. Sienkiewicza 81, w Płocku ul. Otolińska 25, w Ostrołęce ul. Kuklińskiego 3, w Siedlcach ul. Brzeska 39, w Radomiu ul. Narutowicza 11-13, w Żyrardowie ul. Okrzei 58. 25. Materiały biurowe mają zostać dostarczone do Oddziału Regionalnego i Podległych Placówek Terenowych w ilościach określonych w załączniku nr 4 do formularza oferty, natomiast materiały eksploatacyjne do kserokopiarek i faksów do siedziby Oddziału Regionalnego KRUS w Warszawie.