Świadczenie pomocniczych usług biurowych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia są usługi polegające na świadczeniu pomocniczych usług biurowych na rzecz Sądu Rejonowego Lublin - Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku w ramach następujących części (zadań) zamówienia: a) zadanie nr 1 (I Wydział Cywilny) obejmuje usługi polegające na: - obsługiwaniu wszystkich urządzeń biurowych; - wprowadzaniu danych do systemu komputerowego; - przygotowywaniu do wysyłki korespondencji wydziałowej; - wykonywaniu prac przy porządkowaniu i układaniu akt; - szyciu i archiwizowaniu akt sądowych; - rozdzielaniu pism oraz kwitów wpływających do wydziału we wszystkich kategoriach spraw; - segregowaniu zwrotnych potwierdzeń obioru i właściwe ich umieszczanie w aktach spraw; - dostarczaniu akt do czytelni; - roznoszeniu korespondencji wewnątrz sądu. b) zadanie nr 2 (I Wydział Cywilny) obejmuje usługi polegające na: - obsługiwaniu wszystkich urządzeń biurowych; - wprowadzaniu danych do systemu komputerowego; - przygotowywaniu do wysyłki korespondencji wydziałowej; - wykonywaniu prac przy porządkowaniu i układaniu akt; - szyciu i archiwizowaniu akt sądowych; - rozdzielaniu pism oraz kwitów wpływających do wydziału we wszystkich kategoriach spraw; - segregowaniu zwrotnych potwierdzeń obioru i właściwe ich umieszczanie w aktach spraw; - dostarczaniu akt do czytelni; - roznoszeniu korespondencji wewnątrz sądu. c) zadanie nr 3 (I Wydział Cywilny) obejmuje usługi polegające na: - obsługiwaniu wszystkich urządzeń biurowych; - wprowadzaniu danych do systemu komputerowego; - przygotowywaniu do wysyłki korespondencji wydziałowej; - wykonywaniu prac przy porządkowaniu i układaniu akt; - szyciu i archiwizowaniu akt sądowych; - rozdzielaniu pism oraz kwitów wpływających do wydziału we wszystkich kategoriach spraw; - segregowaniu zwrotnych potwierdzeń obioru i właściwe ich umieszczanie w aktach spraw; - dostarczaniu akt do czytelni; - roznoszeniu korespondencji wewnątrz sądu. d) zadanie nr 4 (II Wydział Karny) obejmuje usługi polegające na: - obsługiwaniu wszystkich urządzeń biurowych; - przygotowywaniu do wysyłki korespondencji wydziałowej; - wprowadzaniu danych do systemu komputerowego; - roznoszeniu korespondencji wewnątrz sądu; - sporządzaniu kserokopii dokumentów; - rozkładaniu i dołączaniu do właściwych akt zwrotnych poświadczeń odbioru; - przygotowywaniu i dostarczaniu akt do czytelni; - szyciu akt; - przygotowywaniu akt do archiwiwizacji; - wykonywaniu prac przy porządkowaniu i układaniu akt; - wykonywaniu czynności związanych z zakładaniem akt. e) zadanie nr 5 (III Wydział Karny) obejmuje usługi polegające na: - obsługiwaniu wszystkich urządzeń biurowych; - przygotowywaniu do wysyłki korespondencji wydziałowej; - segregowaniu korespondencji i akt; - wprowadzaniu danych do urządzeń ewidencyjnych; - układaniu kart dłużnika oraz segregowanie potwierdzeń wpłat; - roznoszeniu korespondencji wewnątrz sądu; - sporządzaniu kserokopii dokumentów; - rozkładaniu i dołączanie do właściwych akt zwrotnych poświadczeń odbioru i pism; - przygotowywaniu i dostarczanie akt do czytelni; - szyciu i numerowaniu akt; - przygotowywaniu akt na posiedzenia; - przygotowywaniu akt do archiwiwizacji; - wykonywaniu czynności związanych z zakładaniem akt. f) zadanie nr 6 (VIII Wydział Gospodarczy) obejmuje usługi polegające na: - obsługiwaniu urządzeń biurowych; - komputerowym maszynopisaniu; - przygotowywaniu do wysyłki korespondencji wydziałowej; - wprowadzaniu danych do systemu komputerowego; - roznoszeniu korespondencji wewnątrz sądu; - segregowaniu, rozdzielaniu, przenoszeniu pism oraz kwitów wpływających do wydziału we wszystkich kategoriach spraw; - segregowaniu zwrotnych potwierdzeń odbioru i właściwe ich umieszczanie w aktach sprawy; - przygotowywaniu akt do archiwizacji; - zszywaniu akt oraz zakładanie obwolut do akt; - numerowaniu kart; - sporządzaniu kserokopii dokumentów; - zamawianiu i odbieraniu akt z archiwum. g) zadanie nr 7 (VIII Wydział Gospodarczy) obejmuje usługi polegające na: - obsługiwaniu urządzeń biurowych; - komputerowym maszynopisaniu; - przygotowywaniu do wysyłki korespondencji wydziałowej; - wprowadzaniu danych do systemu komputerowego; - roznoszeniu korespondencji wewnątrz sądu; - segregowaniu, rozdzielaniu, przenoszeniu pism oraz kwitów wpływających do wydziału we wszystkich kategoriach spraw; - segregowaniu zwrotnych potwierdzeń odbioru i właściwe ich umieszczanie w aktach sprawy; - przygotowywaniu akt do archiwizacji; - zszywaniu akt oraz zakładanie obwolut do akt; - numerowaniu kart; - sporządzaniu kserokopii dokumentów; - zamawianiu i odbieraniu akt z archiwum. 2. UWAGA: ze względu na identyczność przedmiotu zamówienia, jak również identyczność warunków udziału wymaganych od Wykonawców odpowiednio do ww. części (zadań) zamówienia, Wykonawca występujący indywidualnie celem zawarcia umowy w zakresie jednego zadania formułuje taką ofertę częściową w odniesieniu do jednej spośród ww. części (zadań). W przypadku jeśli ten sam Wykonawca (osoba indywidualna) złoży oferty (częściowe) na więcej niż jedno zadanie, wszystkie oferty złożone przez tego Wykonawcę będą podlegały odrzuceniu. 3. Zakres jednego zadania obejmuje czynności do wykonania przez jedną osobę i dlatego świadczenie jednego zadania powinno odbywać się przy zaangażowaniu jednej osoby. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają załączniki nr 1 - 7 do s.i.w.z. 5. W/w usługi podlegają wykonaniu od dnia 02 kwietnia 2012 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. Usługi będą realizowane we wszystkie dni robocze Zamawiającego w godzinach urzędowania Zamawiającego tj. pomiędzy godziną 7:30 a 15:30. W celu prawidłowego wykonania zamówienia Zamawiający w ramach umowy udostępnia w swoim lokalu odpowiednio wyposażone stanowisko każdej osobie świadczącej usługę, niezależnie od tego czy występuje ona indywidualnie jako Wykonawca, czy też jako osoba zatrudniona przez podmiot będący tzw. Wykonawcą Grupowym. 6. Przedmiot zamówienia obejmuje maksymalnie 10 528 godzin. Na każde z ww. zadań przypada maksymalnie po 1 504 godziny, z tym że Zamawiający informuje, iż: a) w miesiącu kwietniu maksymalna liczba godzin świadczenia usługi wynosi 160 godzin; b) w miesiącu maju maksymalna ilość godzin świadczenia usługi wynosi 168 godzin; c) w miesiącu czerwcu maksymalna ilość godzin świadczenia usługi wynosi 160 godzin; d) w miesiącu lipcu maksymalna ilość godzin świadczenia usługi wynosi 176 godzin; e) w miesiącu sierpniu maksymalna ilość godzin świadczenia usługi wynosi 176 godzin; f) w miesiącu wrześniu maksymalna ilość godzin świadczenia usługi wynosi 160 godzin; g) w miesiącu październiku maksymalna ilość godzin świadczenia usługi wynosi 184 godziny; h) w miesiącu listopadzie maksymalna ilość godzin świadczenia usługi wynosi 168 godzin; i) w miesiącu grudniu maksymalna ilość godzin świadczenia usługi wynosi 152 godziny. 7. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi w wyznaczonym przez Zamawiającego pomieszczeniu w budynku zajmowanym przez Sąd Rejonowy Lublin -Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku przy ul. Kard. S. Wyszyńskiego 18 w Świdniku. 8. Osoby wykonujące usługi zobowiązane są do znajomości następujących przepisów: a) Ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz.1070 ze zm.); b) Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. - Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. Nr 38, poz. 249); c) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.); d) Ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228); e) Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych z dnia 5 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 46, poz. 443). 9. Osoby, które będą świadczyły usługi objęte przedmiotem zamówienia powinny posiadać: a) co najmniej wykształcenie średnie; b) znajomość języka polskiego; c) umiejętność obsługi urządzeń biurowych (w szczególności komputera, drukarki, skanera kserokopiarki, faksu, telefaksu, niszczarki)