Zapewnienie zaplecza technicznego wraz z obsługą na imprezę plenerową pn. Dni Sosnowca 2013

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zapewnieniu zaplecza technicznego wraz z obsługą na imprezę plenerową pn. Dni Sosnowca 2013, zwaną dalej imprezą, w terminie od 07.06.2013 r.- 09.06.2013 r. w godzinach od 16:00 - 22:00 w Parku Sieleckim w Sosnowcu przy ul. 3 Maja, zgodnie z załączoną mapką terenu (załącznik nr 10 do Specyfikacji). Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje zapewnienie zaplecza technicznego podczas trwania imprezy (bez zapewnienia artystów, służb ochrony, zabezpieczenia medycznego, zaplecza gastronomicznego). Impreza będzie miała charakter imprezy masowej. Przewidywana liczba uczestników imprezy: w dniu 07.06: 8.000 osób, w dniu 08.06: 6.000 osób, w dniu 09.06: 6.000 osób. Organizatorem imprezy masowej (objętej ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.) będzie Pan Rafał Rybak- Dyrektor Miejskiego Domu Kultury Kazimierz, tel. 516-048-543. Uczestnikami imprezy będą mieszkańcy miasta i regionu. WYKONAWCA ZAPEWNIA: 1. Infrastruktura techniczna. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia zaplecza technicznego wraz z obsługą, zgodnie z załączonymi do Specyfikacji riderami następujących artystów: - załącznik nr 1 - rider zespołu ANIMATORS (data występu: 07.06.2013 r., godzina występu: 16:30); - załącznik nr 2 - rider zespołu COOL KIDS OF DEATH (data występu: 07.06.2013 r. godzina występu: 18:30); - załącznik nr 3 - rider zespołu ZAKOPOWER (data występu: 07.06.2013 r. godzina rozpoczęcia występu: 20:30); - załącznik nr 4 - rider zespołu RYKARDY PARASOL (data występu: 08.06.2013 r. godzina występu: 16:30); - załącznik nr 5 - rider zespołu TOMKA MAKOWIECKIEGO (data występu: 08.06.2013 r. godzina występu: 18:30); - załącznik nr 6 - rider zespołu MELI KOTELUK (data występu: 08.06.2013 r. godzina rozpoczęcia występu 20:30); - załącznik nr 7 - rider zespołu FAIR WEATHER FRIENDS (data występu: 09.06.2013 r. godzina występu: 16:30); - załącznik nr 8 - rider zespołu BAS TAJPAN (data występu: 09.06.2013 r. godzina występu: 18:00); - załącznik nr 9 - rider zespołu KAPELA ZE WSI WARSZAWA (data występu: 09.06.2013 r., godzina występu: 20:30). Wykonawca zobowiązany będzie do udostępnienia artystom sceny w dniu ich występu w celu przeprowadzenia prób. 2. Dodatkowe usługi. W ramach wykonywanej usługi Wykonawca zobowiązany jest do: a)zapewnienia garderób oraz zaplecza sanitarnego zgodnych z wymogami artystów. W związku z powyższym Wykonawca zobowiązany jest do kontaktowania się z ich managerami. b)ustawienia dwóch namiotów dla Zamawiającego na terenie imprezy o wymiarach min. 3x3 m, w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego, zaopatrzonych w stoły z krzesłami; c)agregatu prądotwórczego (z paliwem), zapewniającego niezależną obsługę energetyczną imprezy, przez cały czas jej trwania oraz osoby posiadającej uprawnienia potwierdzone świadectwem kwalifikacyjnym uprawniającym do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci; d)identyfikatorów bądź opasek do oznaczenia osób uprawnionych do przebywania w obrębie sceny (otoczonej barierkami/płotkami zaporowymi). Identyfikatory/ opaski muszą być różne dla: 1) artystów - 80 szt., 2) obsługi technicznej - 80 szt. 3) Zamawiającego (z nazwą: Organizator)- 50 szt., 4) gości- 50 szt., 5) przedstawicieli mediów (fotoreporterów)- 50 szt. Przedstawiciele mediów zostaną zapoznani przez Zamawiającego z zasadami oraz możliwością fotografowania czy przeprowadzania wywiadów z występującymi artystami; e)głównego elektryka, głównego akustyka oraz profesjonalnych pracowników technicznych (w szczególności realizatorów dźwięku oraz świateł zaakceptowanych przez agencje artystów) od momentu przybycia ekip technicznych artystów do momentu zakończenia demontażu urządzeń zespołów; f)czterech osób do pomocy przy przenoszeniu sprzętów dla zespołów; g)menadżera sceny; h)obsługi fotograficznej podczas trwania całej imprezy (w tym zgranie zdjęć na 1 płytę CD oraz przekazanie ich do Wydziału Kultury i Sztuki Urzędu Miejskiego w Sosnowcu); i)odebranie od Zamawiającego bannera informującego o imprezie oraz umieszczenia go w widocznym miejscu na scenie. 3. Pozostałe informacje a)instalacja sceny wraz zapleczem technicznym powinna być zakończona do dnia 07.06.2013 r. najpóźniej do godz. 10:00. Pod pojęciem sceny rozumie się również zapewnienie reżyserki zawierającej stół monitorowy wraz z realizatorem; b)obowiązek oświetlenia i nagłośnienia imprezy polega na dostarczeniu sprzętu, jego zainstalowaniu oraz obsłudze podczas imprezy oraz podczas prób; c)w ramach wykonywanej usługi Wykonawca zobowiązany jest do kontaktowania się przed oraz w trakcie trwania imprezy z osobami wskazanymi w riderach w celu uzyskania akceptacji proponowanego przez Wykonawcę sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego (m. in. rodzaju, mocy itp.) oraz sceny wraz z wyposażeniem, a także w sprawie stanowiska realizatora sceny; d)w ramach wykonywanej usługi Wykonawca zobowiązany jest do respektowania uwag managerów zespołów występujących podczas imprezy; e) w ramach wykonywanej usługi Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym; f)w ramach wykonywanej usługi Wykonawca zobowiązany jest do opuszczenia terenu imprezy w stanie nienaruszonym po zakończeniu imprezy. ZAMAWIAJĄCY I ORGANIZATOR IMPREZY ZAPEWNIAJĄ: a)artystów występujących podczas imprezy plenerowej pn. Dni Sosnowca 2013 oraz konferansjera. Konferansjer oprócz zapowiadania kolejnych punktów scenariusza imprezy, będzie prowadził konkursy dla publiczności, jak również będzie zobowiązany do odczytania listy sponsorów oraz komunikatów przygotowanych przez Zamawiającego; b)wydruk i kolportaż 400 sztuk plakatów i 3 bannerów informujących o imprezie; c)zapewnienie toalet typu TOI TOI dla uczestników imprezy masowej; d)zapewnienie sprzątania terenu imprezy; e)zamieszczenie informacji o imprezie na stronie internetowej www.sosnowiec.pl. f)pozyskanie patronów medialnych imprezy; g)zapewnienie wymogów związanych w uzyskaniem decyzji na imprezę masową wydaną przez Prezydenta Miasta Sosnowca; h)zapewnienie ochrony imprezy masowej, adekwatnie do liczby uczestników, zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.); i)całodobowe zapewnienie ochrony sceny, zaplecza technicznego i wszelkich elementów będących integralną częścią organizowanego przedsięwzięcia; j)zabezpieczenie imprezy pod względem zaplecza medycznego poprzez zapewnienie podmiotu świadczącego usługi transportu sanitarnego wraz z opieką medyczną, zgodnie z Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 lutego 2012 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących zabezpieczenia pod względem medycznym imprezy masowej; k)ubezpieczenie imprezy; l)opłaty ZAiKS; m)hotele i transport dla artystów. Program imprezy pn. Dni Sosnowca 2013: 07.06.2013 r. (piątek) 16:00 -22:00: ANIMATORS 16:30 COOL KIDS OF DEATH 18:30 ZAKOPOWER 20:30 08.06.2013 r. (sobota) 16:00-22:00 RYKARDA PARASOL 16:30 TOMEK MAKOWIECKI 18:30 MELA KOTELUK 20:30 09.06.2013 r. (niedziela) 16:00 - 22:00 FAIR WEATHER FRIENDS 16:30 BAS TAJPAN 18:00 KAPELA ZE WSI WARSZAWA 20:30