Bankowa obsługa budżetu Powiatu Świeckiego oraz jednostek organizacyjnych Powiatu Świeckiego

Opis przedmiotu przetargu: 3. Przedmiot zamówienia i zakres: 3.1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie bankowej obsługi budżetu Powiatu Świeckiego i jego jednostek organizacyjnych oraz codzienny transport gotówki z punktu kasowego Starostwa do banku. 3.2. Wykaz podmiotów biorących udział w zamówieniu stanowi Załącznik Nr 7 do SIWZ. 3.3. Szacunkowa liczba operacji bankowych wyszczególnionych w opisie przedmiotu zamówienia, podana jest, wg stanu na dzień 31.12.2014r. Załącznik Nr 8 do SIWZ. 3.4. Użyte w opisie przedmiotu zamówienia terminy określają: 1) Zamawiający, Podmioty biorące udział w zamówieniu - Powiat Świecki oraz jego jednostki organizacyjne o formie organizacyjnej jednostek budżetowych. 2) Wykonawca - osoba prawna utworzona, zgodnie z przepisami ustaw i działająca na podstawie zezwoleń uprawniających do wykonywania czynności bankowych, obciążających ryzykiem środki powierzone pod jakimkolwiek tytułem zwrotnym, która wykonuje działalność polegającą m. in. na przyjmowaniu depozytów, udzielaniu kredytów, wydawaniu instrumentów pieniądza elektronicznego oraz innych czynności, określonych przepisami prawa i wymienionych w statucie Banku (Dz. U. z 2015r. poz. 128 j.t.). 3) Klient, kontrahent, interesant, wpłacający - osoba fizyczna lub osoba prawna, osoba nieposiadająca osobowości prawnej, będąca stroną transakcji np. podatnik, płatnik wieczystego użytkowania, dzierżawca, inkasent, poborca, itd. 4) Rachunek bieżący - rachunek, na którym gromadzone są wpłaty i z którego przekazywane są środki na wydatki Powiatu Świeckiego oraz jego jednostek organizacyjnych o formie organizacyjnej jednostek budżetowych. 5) Rachunek pomocniczy - rachunek bankowy służący do wyodrębnienia środków pieniężnych Zamawiającego na określony cel oraz przeprowadzania określonych przez Zamawiającego rozliczeń pieniężnych. 6) Rachunek skonsolidowany - rachunek, na którym dokonywana jest wirtualna konsolidacja rachunków wskazanych przez Zamawiającego, w tym w szczególności rachunek bieżący budżetu powiatu. Saldo rachunku skonsolidowanego jest podstawą do naliczania odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach oraz do ustalania salda wykorzystania na dany dzień kredytu w rachunku bieżącym. 7) System bankowości elektronicznej - system służący do obsługi rachunków prowadzonych na podstawie niniejszej umowy, w szczególności umożliwiający Powiatowi dostęp i korzystanie ze wszystkich informacji i usług oferowanych przez Wykonawcę, w sposób zdalny. 8) Świadczeniobiorca - osoba uprawniona na podstawie przepisów prawa do otrzymywania świadczeń pieniężnych, wypłacanych przez upoważnione jednostki powiatu. 9) Wyciągi bankowe - zestawienie wszystkich operacji, jakie zostały przeprowadzone w danym dniu na poszczególnych rachunkach Zamawiającego. 10) Terminal POS - oznacza stacjonarne lub przenośne elektroniczne urządzenie umożliwiające dokonywanie płatności kartami VISA, VISA Elektron, MasterCard Electronic, MasterCard, EuroCard MasterCard, Maestro bez ograniczeń w wysokości wpłat. 11) Dochody budżetowe - środki finansowe gromadzone zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 j.t.) oraz ustawą z dnia 13 listopada 2003r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2014r. poz. 1115 j.t. z późn. zm.). 3.5. Zakres zamówienia obejmuje w szczególności: 1) Otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego w PLN budżetu Powiatu Świeckiego; a) środki zgromadzone na rachunku podlegać będą oprocentowaniu nie mniejszemu niż oprocentowanie ustalone na bazie stawki WIBID O N przemnożonej przez zaoferowany przez Wykonawcę współczynnik. 2) Otwarcie i prowadzenie rachunków pomocniczych w PLN: a) środki zgromadzone na rachunkach pomocniczych podlegać będą oprocentowaniu na takich samych zasadach jak w przypadku rachunku bieżącego, b) Wykonawca zagwarantuje możliwość zmiany liczby obsługiwanych rachunków podmiotów biorących udział w zamówieniu bez wzrostu opłaty, c) na koniec dnia miesiąca wskazane przez Zamawiającego rachunki będą zamykały się saldem zerowym. 3) Otwarcie i prowadzenie rachunku walutowego: a) Wykonawca zapewni realizację transakcji walutowych związanych z dokonywaniem płatności walutowych, b) w przypadku dokonania przez Zamawiającego lokat walutowych, Wykonawca nie może zaoferować oprocentowania mniej korzystnego niż oprocentowanie depozytów walutowych, jakie oferuje klientom korporacyjnym dla równej lub zbliżonej wartości. 4) Wykonawca, zapewni przyjmowanie środków finansowych na lokaty terminowe, o ile podmioty biorące udział w zamówieniu dokonują kwotowania lokaty u Wykonawcy. 5) Wykonawca zapewni realizację operacji bankowych, w tym w szczególności: a) poleceń przelewów krajowych i zagranicznych, b) wpłat i wypłat gotówkowych z rachunków podmiotów biorących udział w zamówieniu w wybranych oddziałach i filiach Wykonawcy niezależnie od tego, w którym oddziale,filii zostaną otwarte i Wykonawca zapewni realizację zleceń stałych oraz poleceń zapłaty, c) realizację transakcji płatniczych z wykorzystaniem czeków lub alternatywnych rozwiązań, 6) Prowadzenie rachunku skonsolidowanego: Wykonawca zagwarantuje obsługę rachunku skonsolidowanego. Konsolidacja sald wskazanych przez Zamawiającego rachunków powiatu polegać będzie na zbieraniu na koniec dnia roboczego sald wszystkich rachunków zarówno tych, które mają nadwyżkę środków, jak i tych, które korzystają z kredytu w rachunku bieżącym na jednym wirtualnym rachunku bankowym: a) Konsolidacja umożliwi szybką analizę wpływów z poszczególnych rachunków z możliwością gospodarowania środkami na szczeblu centralnym oraz bieżące monitorowanie stanów środków na rachunkach powiatu, b) Od kwoty ujemnego salda rachunku skonsolidowanego budżetu Powiatu Świeckiego naliczane będą odsetki według zmiennego oprocentowania ustalonego na bazie stawki WIBOR O N plus minus stała w okresie obowiązywania umowy marża podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. c) Odsetki od środków na wirtualnym skonsolidowanym rachunku budżetu Powiatu będą dopisywane do rachunku bieżącego budżetu Powiatu. d) Kapitalizacja odsetek naliczonych od nadwyżek środków będzie dokonywana: - codziennie na rachunkach wchodzących w skład rachunku skonsolidowanego, - miesięcznie na pozostałych rachunkach. e) Wykonawca będzie przekazywał w formie elektronicznej miesięczny raport z konsolidacji sald. 7) Zapewnienie doradcy bankowego dla Zamawiającego: a) Wykonawca wyznaczy- z podaniem danych osobowych, grupę doradców Zamawiającego (2 osoby), która będzie współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwanie niezgodności itp., pracujących w godzinach pracy Zamawiającego. O zmianie osób Wykonawca zobowiązany będzie poinformować Zamawiającego pisemnie, b) Kontakt z doradcą - osobisty, pisemny (listem, e-mailem, fax) lub telefoniczny. c) Wykonawca zapewni kontakt telefoniczny z Doradcą od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 - 15:30. 8) Zasady udzielania i funkcjonowania odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym budżetu Powiatu Świeckiego: a) Wykonawca zobowiązany jest udzielić Powiatowi Świeckiemu, w każdym roku obowiązywania Umowy, krótkoterminowego kredytu odnawialnego w rachunku bieżącym budżetu powiatu w wysokości wynikającej z uchwały budżetowej Powiatu Świeckiego na dany rok budżetowy, do kwoty maksymalnej 3.000.000,00 PLN. b) Kredyt w rachunku bieżącym będzie uruchamiany po przekazaniu do Banku stosownej uchwały budżetowej oraz podpisaniu umowy lub aneksu do umowy o kredyt w rachunku bieżącym. c) Kredyt w rachunku bieżącym udzielony zostanie bez prowizji i opłat, jedynym kosztem Zamawiającego będą odsetki od faktycznie wykorzystanego kredytu. d) Zamawiający przeznaczy środki kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu (zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 j.t.) e) Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym będzie opierało się o zmienną stopę procentową opartą na stawce WIBOR O N plus-minus stała w okresie obowiązywania umowy marża podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. f) Odsetki należne Wykonawcy od kredytu w rachunku bieżącym naliczane będą od kwoty faktycznie wykorzystanego kredytu. Każdy wpływ na rachunek bieżący budżetu powiatu będzie powodował zmniejszenie salda kredytu. Zmniejszenie salda kredytu będzie również powodował wpływ środków uzyskanych wskutek konsolidacji rachunków. g) Do naliczania odsetek założono, że miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni a rok 365 dni. h) Odsetkami od wykorzystanego kredytu w rachunku bieżącym będzie obciążany rachunek wskazany przez Zamawiającego z częstotliwością miesięczną w terminie uzgodnionym między Wykonawcą i Zamawiającym. i) Niezależnie od codziennej spłaty odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym wpływającymi na ten rachunek środkami dochodów budżetowych, Zamawiający dokona spłaty pozostającej do spłaty kwoty kredytu nie później niż do dnia 31 grudnia każdego roku lub do dnia upływu terminu wypowiedzenia. j) Zabezpieczeniem roszczeń Wykonawcy z tytułu udzielenia Powiatowi Świeckiemu kredytu w rachunku bieżącym będzie oświadczenie kredytobiorcy o poddaniu się egzekucji w trybie art. 97 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz. U. z 2015r. poz. 128 j.t. ). k) Prognozowany rzeczywisty okres korzystania z kredytu wynosi średniorocznie 30 dni. 9) Wykonawca zapewni bezpłatny transport gotówki z punktu kasowego Starostwa do banku. Transport będzie odbywał się codziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku o godzinie 15.00. Punkt kasowy zlokalizowany jest w siedzibie Starostwa Powiatowego w Świeciu przy ulicy Hallera 9. Szacowana maksymalna kwota transportowanej gotówki wynosi 15 000 zł. 10) Zapewnienie systemu bankowości elektronicznej - bez pobierania opłat i prowizji: a) Wykonawca, dostarczy w ramach realizacji niniejszego zamówienia oprogramowanie typu bankowość elektroniczna dla wszystkich podmiotów biorących udział w zamówieniu, a także zapewni nieodpłatne przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących oprogramowania w okresie obowiązywania umowy. b) Wykonawca zapewni przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi systemu bankowości elektronicznej oraz udzieli wsparcia telefonicznego oraz poprzez pocztę elektroniczną, a także świadczenie usługi asysty technicznej bezpośrednio w miejscach pracy systemu przez co najmniej 6 miesięcy od daty zainstalowania systemu w podmiotach biorących udział w zamówieniu. c) Wykonawca, zapewni dostarczenie drogą elektroniczną materiałów umożliwiających zapoznanie się z działaniem systemu przed jego zainstalowaniem u Zamawiającego. d) Wykonawca zapewni instalację (uruchomienie) stanowisk bankowości elektronicznej oraz poprawne działanie oprogramowania bankowości elektronicznej na stanowiskach komputerowych wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z ustalonym harmonogramem prac. e) Wykonawca, zapewni wysyłanie, odbieranie i księgowanie trzech sesji międzybankowych tego samego dnia. f) Wykonawca zapewni alternatywne realizowanie przelewów elektronicznych przygotowanych przez systemy informatyczne podmiotów biorących udział w zamówieniu w razie awarii sieci komputerowej wykluczającej możliwość standardowego wykorzystania kanału elektronicznego wykorzystywanego przez system bankowości elektronicznej (np. możliwość przygotowania nośnika danych i jego fizyczne dostarczenie do dowolnego oddziału filii banku Wykonawcy, itp.). 11) Generowanie i przekazywanie wyciągów bankowych: a) Wykonawca zapewni sporządzanie i przekazywanie Zamawiającemu wyciągów bankowych drogą elektroniczną oraz w formie papierowej - w wyjątkowych sytuacjach na żądanie Zamawiającego. b) Wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez Kontrahentów w opisie płatności. c) Wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, nr rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, kursie jaki był stosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek. d) Format plików wyciągów bankowych i zakres przekazywanych w nich informacji zostanie uzgodniony z Zamawiającym 12) Przyjmowanie płatności na rzecz Zamawiającego za pomocą terminali płatniczych POS: a) Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego usługi związane z realizacją i rozliczaniem transakcji opłacanych kartami płatniczymi (wydanymi w Polsce, UE i poza UE) typu VISA, Visa Elektron, MasterCard, MasterCard Electronic, Maestro, Vpay (wymagana jest również obsługa kart płatniczych w technologii zbliżeniowej) za pomocą co najmniej czterech terminali POS, które zostaną zainstalowane w Wydziale Komunikacji, w Wydziale Geodezji Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami oraz w punkcie kasowym, najpóźniej do dnia 31.08.2015r. b) W przypadku dokonywania płatności za pomocą kart płatniczych w wykazie transakcji udostępnionych przez Wykonawcę muszą znaleźć się dane identyfikujące stanowisko, identyfikator transakcji, dodatkowa informacja określająca typ płatności. c) Wykonawca zobowiązuje się do obsługi technicznej i rozliczania transakcji bezgotówkowych, obsługi procesu autoryzacji transakcji, przetwarzania i przesyłania komunikatów autoryzacyjnych oraz generowanie danych w postaci wyciągu transakcji bez pobierania opłat i prowizji. d) Wszelkie opłaty i prowizje od transakcji płatniczych dokonywanych za pośrednictwem kart płatniczych będą ponoszone przez Wykonawcę. e) Wykonawca zobowiązuje się zapewnić we własnym zakresie łącza do przesyłania danych pomiędzy punktem kasowym i terminalami POS, a centralą Wykonawcy. 13) Wymagania techniczno-informatyczne dotyczące systemu bankowości elektronicznej: a) Wykonawca ma obowiązek posiadać system bankowy dysponujący następującymi usługami: - bankowości elektronicznej, - zlecenie stałe. b) Wykonawca zapewni, aby zainstalowany system bankowości elektronicznej spełniał następujące minimalne wymogi związane z bezpieczeństwem: - zapewnienie jednoznacznej identyfikacji użytkownika w procesie logowania się do systemu (unikalność identyfikatorów i wymuszanie zmian haseł), - dodatkowe uwierzytelnianie użytkownika, np. za pomocą hasła i sprawdzanie poziomu jego uprawnień przy korzystaniu z usług aktywnych takich jak np. zdefiniowanie, modyfikacja przelewu, wysłanie przelewu dowolnego itp., - zabezpieczenie transmisji danych protokołem Transport Laver Security (TLS) oraz jego wymuszanie (niekorzystanie z protokołu SSL), - uwierzytelnianie oparte o infrastrukturę klucza publicznego (tzw. PKI) z certyfikatami wystawionymi przez centra certyfikacji domyślnie zaufane przez przeglądarki internetowe oraz systemy operacyjne (bez potrzeby dodatkowego importowania certyfikatu centrum certyfikacji), - szyfrowanie danych uwierzytelniających za pomocą kryptografii asymetrycznej z kluczem o długości co najmniej 2048 bitów, - szyfrowanie przesyłanych danych za pomocą kryptografii symetrycznej z kluczem o długości co najmniej 128 bitów. Wykonawca oprócz dostarczenia odpowiedniego oprogramowania i jego uruchomienia zapewni również wszelkie dodatkowe akcesoria zapewniające bezpieczeństwo pracy dla użytkowników korzystających z usług aktywnych, a zwłaszcza dla podpisujących przelewy. Jeśli system, jaki Wykonawca zamierza zaoferować, wymaga zastosowania dodatkowych akcesoriów, wówczas Wykonawca dostarczy odpowiednią ilość narzędzi bankowości elektronicznej (akcesoria takie jak: token, karta, czytnik). Zamawiający szacuje liczbę osób korzystających z instrumentów bankowości elektronicznej na około 50. c) Wykonawca zapewni, aby w terminie nie późniejszym niż 7 dni od włączenia danej jednostki organizacyjnej, do systemu świadczenia usług przez Wykonawcę, możliwy był import przelewów elektronicznych przygotowywanych w aktualnie eksploatowanych systemach informatycznych przez daną jednostkę; tj.: do obsługi importu minimum następujących formatów: - ELIKSIR-0, - XML, - PROFFICE, - ASCII z różnymi separatorami pól i o strukturze uzgodnionej z Zamawiającym z dodatkową możliwością wyboru strony kodowej dla polskich znaków z następującymi minimalnymi opcjami: Windows 1250, IBM Latin-2 (PC-852), ISO Latin-2. System bankowości elektronicznej zainstalowany u Zamawiającego musi umożliwiać pozyskiwanie danych z wyciągów prowadzonych przez Wykonawcę rachunków bankowych w postaci elektronicznej w formacie XML. Wykonawca musi zapewnić możliwość bezobsługowego pobierania plików wyciągów bankowych, zgodnie z parametrami ustalonymi przez Zamawiającego. d) Wykonawca, zagwarantuje otrzymywanie z wystarczającym wyprzedzeniem (miesięcznym) informacji o planowanych zmianach w organizacji i oprogramowaniu systemu bankowego. e) System bankowości elektronicznej musi umożliwiać w szczególności: - uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym budżetu powiatu i pozostałych rachunkach, - przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy Kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów; przy czym w okresie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania on-line zbiorów danych z całego okresu objętego obsługą bankową (5 lat) oraz prowadzić w tym okresie archiwum; - składanie poleceń przelewu, w tym poleceń przelewu zagranicznego, ze wszystkich w w rachunków w ramach dostępnych środków, w tym kredytowych; - składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do Banku; - dostęp upoważnionym pracownikom Starostwa Powiatowego w Świeciu do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych; - jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego); - informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z Systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank), - w trybie administracyjnym ergonomiczne przypisywanie wielu użytkowników do jednego numeru rachunku, jak również wiele rachunków do jednego użytkownika. 14) Sposób uiszczania opłaty za świadczenie usług bankowych zawartych w opisie przedmiotu zamówienia: a) Wysokość opłat musi być zgodna ze złożoną ofertą i nie może zmienić się w okresie trwania Umowy. b) Zamawiający nie przewiduje waloryzacji wynagrodzenia Wykonawcy. c) Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie z dołu, tj. każdorazowo po upływie miesiąca za świadczenia usług przez Wykonawcę, w ramach zawartej umowy, poprzez pobranie opłaty z rachunków wskazanych w umowie przez poszczególne podmioty biorące udział w zamówieniu. d) Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania żadnych dodatkowych opłat i prowizji bankowych związanych z udzieleniem i wykorzystaniem kredytu w rachunku bieżącym, za wyjątkiem należnego bankowi oprocentowania na podstawie odrębnych przepisów i przy zastosowaniu stawki marży zadeklarowanej przez Wykonawcę w ofercie cenowej. 15) Pozostałe wymagania Zamawiającego: a) Wykonawca zobowiąże się, do dołożenia wszelkich starań, by udostępnić podmiotom biorącym udział w zamówieniu na ich żądanie, w związku z postępowaniem reklamacyjnym, w terminie do 14 dni od otrzymania takiego żądania, drogą elektroniczną wersję (obraz) wskazanego dokumentu źródłowego, który został wprowadzony do polskiego systemu bankowego przez dowolnego płatnika. W przypadku braku możliwości udostępnienia takiego dokumentu zostanie złożone przez Wykonawcę w terminie 14 dni, pisemne wyjaśnienie o powodach braku takiej możliwości. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo lokowania wolnych środków w innych bankach niż u Wykonawcy wyłonionego w niniejszym postępowaniu przetargowym, zgodnie z art. 264 ust.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 j.t.), c) umożliwienie składania polecenia zapłaty w formie papierowej (tradycyjnej).