Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych dla 2 szkoleń/konferencji

Opis przedmiotu przetargu: 1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych dla 2 szkoleń/konferencji, wraz z zapewnieniem sal konferencyjno-szkoleniowych i miejsc parkingowych dla dwóch grup w okresie 3 dni dla każdej z grup. 2) Przedmiot zamówienia został podzielony na 2 następujące części i szczegółowo opisany w załącznikach nr 1 i 2 do SIWZ: I CZĘŚĆ - świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych dla służb finansowych z sądów powszechnych apelacji lubelskiej w terminie 23-25 maja 2012 r. w liczbie 68 osób - załącznik nr 1 do SIWZ. II CZĘŚĆ - świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych dla informatyków z sądów powszechnych apelacji lubelskiej w terminie 20-22 czerwca 2012 r. w liczbie 44 osób - załącznik nr 2 do SIWZ. 3) Istotne dla stron postanowienia, zawarte są we wzorze umowy stanowiącym załączniki nr 6 i 7 do SIWZ. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU NA I CZĘŚĆ ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych podczas szkolenia dla służb finansowych z sądów powszechnych apelacji lubelskiej dla 68 osób w okresie trzech dni od 23 maja 2012 r. do 25 maja 2012 r., wraz z zapewnieniem sali konferencyjno-szkoleniowej i miejsc parkingowych. Strony uzgadniają, że Zamawiający może zmniejszyć liczbę uczestników szkolenia (68 osób) o maksymalnie 10 osób, informując o tym Wykonawcę najpóźniej na 5 dni przed rozpoczęciem szkolenia. Zgłoszenie zmniejszenia liczby uczestników szkolenia dokonane po terminie, o którym mowa powyżej lub w liczbie powyżej 10 osób nie zostanie uwzględnione przy ustalaniu ostatecznego wynagrodzenia Wykonawcy. Miejscem realizacji usług powinien być hotel położony w województwie lubelskim w miejscowości powyżej 3 tys. mieszkańców. Hotel powinien zapewnić standard nie niższy niż hotele zaszeregowane w kategorii trzygwiazdkowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169 z późn.zm.). Zakres usługi: 1. Pokoje hotelowe dla uczestników szkolenia: Wykonawca winien zapewnić zakwaterowanie dla 68 osób w pokojach 1, 2, - osobowych z tym, że Zamawiający wymaga, aby Wykonawca udostępnił 8 pokoi do 1-osobowego wykorzystania, 30 pokoi do 2-osobowego wykorzystania. Pokoje powinny być wyposażone co najmniej w: pojedyncze miejsca do spania (łoża małżeńskie będą wykorzystane jednoosobowo), szafę ubraniową, łazienkę z wanną lub kabiną natryskową, umywalkę, lustro, WC. Wykluczone są dostawki w pokojach. 2. Sala konferencyjna z wyposażeniem: Sala konferencyjno - szkoleniowa powinna znajdować się w hotelu, w którym zakwaterowani będą uczestnicy szkolenia. Wykonawca winien zapewnić w dniach 23.05.2012r. - 25.05.2012r. jedną salę konferencyjną dla 68. Powinna być ona dostosowana do potrzeb przeprowadzenia zajęć w formie wykładu, odpowiednio oświetlona oraz wyposażona w: klimatyzację, ekran lub białą ścianę do projekcji, rzutnik multimedialny, Internet, tablicę, gąbkę oraz flamastry do tablicy, krzesła, stoliki, nagłośnienie. 3. Zaplecze gastronomiczne (kuchnia na miejscu) i wyżywienie: a) Śniadanie (w ilości 2 - po jednym w każdym dniu) w dniach: 24.05.2012 r. i 25.05.2012 r. - szwedzki stół: kawa, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), soki, woda mineralna, jasne i ciemne pieczywo, masło, wędliny, deska serów żółtych, twarożek, jogurty, mleko, płatki zbożowe, dżem, sałatka warzywna, owoce, warzywa, ciepły posiłek np. jajecznica, jajka gotowane, parówki lub kiełbaski na ciepło; b) Obiad (w ilości 3 - po jednym w każdym dniu) w dniach: 23.05.2012 r. i 24.05.2012 r. i 25.05.2012 r. - serwowany: zupa, danie główne (potrawa mięsna, ziemniaki w różnej postaci), zestaw surówek, deser (ciasto pieczone, galaretka), kawa, herbata, napoje zimne. Składniki obiadu powinny być każdego dnia różne; c) Kolacja (w ilości 2 - po jednym w każdym dniu): - kolacja w dniu 23.05.2012 r. - szwedzki stół: minimum jedno gorące danie, wędliny, sery, sałatka warzywna, jasne i ciemne pieczywo, masło, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), - kolacja uroczysta w dniu 24.05.2012 r.- serwowana obejmująca co najmniej: przystawkę, zupę krem, gorące danie główne (potrawa mięsna, ziemniaki w różnej postaci), bukiet jarzyn, kawa, herbata, woda mineralna, soki, napoje zimne, zakąski mięsne, wędliny - różne rodzaje, sosy, deski serów, sałatki, danie gorące (np. barszcz z krokietem, boeuf stroganow). d) Przerwa kawowa - ciągła: dnia 23.05.2012 r. w godzinach 1000-1800, dnia 24.05.2012 r. w godzinach 900-1800 i dnia 25.05.2012 r. w godzinach 900-1200 (kawa, herbata, woda mineralna, ciastka kruche). Wykonawca załączy do oferty propozycję menu oraz folder przedstawiający miejsce wykonania usługi (pokoje, sale konferencyjne, restauracja - sala obiadowa). Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego na 5 dni przed terminem wykonania usługi propozycję menu. 4. Ramowy program szkolenia: 23.V.2012 r. 900-1000 - kwaterowanie uczestników 1000-1330 - wykłady 1330-1400 - obiad 1400-1745 - wykłady 1830-1900 - kolacja 24.V.2012 r. 830-900 - śniadanie 900-1400 - wykłady 1400-1500 - obiad 1500-1815 - wykłady 1900-2100 - kolacja 25.V.2012 r. 830-900 - śniadanie 900-1200 - wykłady 1200-1300 - obiad 1300-1330 - wykwaterowanie i wyjazd uczestników 5. Miejsca parkingowe w sumie dla minimum 12 samochodów znajdujące się na terenie hotelu. 6. Ewentualna opłata klimatyczna musi być uwzględniona w całościowej opłacie za usługę. Wykonawca nie może żądać wniesienia opłaty klimatycznej bezpośrednio od uczestników konferencji. Realizacja przedmiotu zamówienia świadczona będzie zgodnie ze sztuką, wiedzą hotelarską i kulinarną, z zachowaniem higieny, obowiązujących przepisów i norm oraz zgodnie ze szczegółowymi ustaleniami stron. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU NA II CZĘŚĆ ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych podczas konferencji dla informatyków z sądów powszechnych apelacji lubelskiej dla 44 osób w okresie trzech dni od 20 czerwca 2012 r. do 22 czerwca 2012 r., wraz z zapewnieniem sali konferencyjno-szkoleniowej i miejsc parkingowych. Strony uzgadniają, że Zamawiający może zmniejszyć liczbę uczestników konferencji (44 osoby) o maksymalnie 10 osób, informując o tym Wykonawcę najpóźniej na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji. Zgłoszenie zmniejszenia liczby uczestników konferencji dokonane po terminie, o którym mowa powyżej lub w liczbie powyżej 10 osób nie zostanie uwzględnione przy ustalaniu ostatecznego wynagrodzenia Wykonawcy. Miejscem realizacji usług powinien być hotel położony w województwie lubelskim w miejscowości powyżej 3 tys. mieszkańców. Hotel powinien zapewnić standard nie niższy niż hotele zaszeregowane w kategorii trzygwiazdkowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tj. Dz.U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169 z późn.zm.). Zakres usługi: 1. Pokoje hotelowe dla uczestników konferencji: Wykonawca winien zapewnić zakwaterowanie dla 44 osób w pokojach 1, 2, - osobowych z tym, że Zamawiający wymaga, aby Wykonawca udostępnił 6 pokoi do 1-osobowego wykorzystania, 19 pokoi do 2-osobowego wykorzystania. Pokoje powinny być wyposażone co najmniej w: pojedyncze miejsca do spania (łoża małżeńskie będą wykorzystane jednoosobowo), szafę ubraniową, łazienkę z wanną lub kabiną natryskową, umywalkę, lustro, WC. Wykluczone są dostawki w pokojach. 2. Sala konferencyjna z wyposażeniem: Sala konferencyjno - szkoleniowa powinna znajdować się w hotelu, w którym zakwaterowani będą uczestnicy konferencji. Wykonawca winien zapewnić w dniach 20.06.2012 r. - 22.06.2012 r. jedną salę konferencyjną dla 44 osób. Powinna być ona dostosowana do potrzeb przeprowadzenia zajęć w formie wykładu, odpowiednio oświetlona oraz wyposażona w: klimatyzację, ekran lub białą ścianę do projekcji, rzutnik multimedialny, Internet, tablicę, gąbkę oraz flamastry do tablicy, krzesła, stoliki, nagłośnienie. 3. Zaplecze gastronomiczne (kuchnia na miejscu) i wyżywienie: a) Śniadanie (w ilości 2 - po jednym w każdym dniu) w dniach: 21.06.2012 r. i 22.06.2012 r. - szwedzki stół: kawa, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), soki, woda mineralna, jasne i ciemne pieczywo, masło, wędliny, deska serów żółtych, twarożek, jogurty, mleko, płatki zbożowe, dżem, sałatka warzywna, owoce, warzywa, ciepły posiłek np. jajecznica, jajka gotowane, parówki lub kiełbaski na ciepło; b) Obiad (w ilości 3 - po jednym w każdym dniu) w dniach: 20.06.2012 r. i 21.06.2012 r. i 22.06.2012 r. - serwowany: zupa, danie główne (potrawa mięsna, ziemniaki w różnej postaci), zestaw surówek, deser (ciasto pieczone, galaretka), kawa, herbata, napoje zimne. Składniki obiadu powinny być każdego dnia różne; c) Kolacja (w ilości 2 - po jednym w każdym dniu): - kolacja w dniu 20.06.2012 r. - szwedzki stół: minimum jedno gorące danie, wędliny, sery, sałatka warzywna, jasne i ciemne pieczywo, masło, herbata z dodatkami (mleko, cukier, cytryna), - kolacja uroczysta w dniu 21.06.2012 r.- serwowana obejmująca co najmniej: przystawkę, zupę krem, gorące danie główne (potrawa mięsna, ziemniaki w różnej postaci), bukiet jarzyn, kawa, herbata, woda mineralna, soki, napoje zimne, zakąski mięsne, wędliny - różne rodzaje, sosy, deski serów, sałatki, danie gorące (np. barszcz z krokietem, boeuf stroganow). d) Przerwa kawowa - ciągła : dnia 20.06.2012 r. w godzinach 1000-1800, dnia 21.06.2012 r. w godzinach 900-1800 i dnia 22.06.2012 r. w godzinach 900-1200 (kawa, herbata, cytryna, woda mineralna, ciastka kruche). Wykonawca załączy do oferty propozycję menu oraz folder przedstawiający miejsce wykonania usługi (pokoje, salę konferencyjną, restauracja - sala obiadowa). Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego na 5 dni przed terminem wykonania usługi propozycję menu. 4. Ramowy program konferencji 20.VI.2012 r. 900-1000 - kwaterowanie uczestników 1000-1330 - wykłady 1330-1400 - obiad 1400-1745 - wykłady 1830-1900 - kolacja 21.VI.2012 r. 830-900 - śniadanie 900-1400 - wykłady 1400-1500 - obiad 1500-1815 - wykłady 1900-2100 - kolacja 22.VI.2012 r. 830-900 - śniadanie 900-1200 - wykłady 1200-1300 - obiad 1300-1330 - wykwaterowanie i wyjazd uczestników 5. Miejsca parkingowe w sumie dla minimum 9 samochodów, znajdujące się na terenie hotelu. 6. Ewentualna opłata klimatyczna musi być uwzględniona w całościowej opłacie za usługę. Wykonawca nie może żądać wniesienia opłaty klimatycznej bezpośrednio od uczestników konferencji. Realizacja przedmiotu zamówienia świadczona będzie zgodnie ze sztuką, wiedzą hotelarską i kulinarną, z zachowaniem higieny, obowiązujących przepisów i norm oraz zgodnie ze szczegółowymi ustaleniami stron.