Pełnienie funkcji członków Zespołu Zarządzającego Projektu pn.: -Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w powiecie włocławskim-, z podziałem na dwie części

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji członków Zespołu Zarządzającego Projektu pn.: -Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w powiecie włocławskim-, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytetu III -Wysoka jakość systemu oświaty-, Działania 3.5 - Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół, w ramach typu projektu: programy kompleksowego wspomagania szkół oraz przedszkoli, z podziałem na dwie części. 2. Część nr 1 zamówienia: Pełnienie funkcji Koordynatora Projektu pn.: -Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w powiecie włocławskim-, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytetu III -Wysoka jakość systemu oświaty-, Działania 3.5 - Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół, w ramach typu projektu: programy kompleksowego wspomagania szkół oraz przedszkoli. Szczegółowy opis przedmiotu części zamówienia: 1) Do zadań i obowiązków Koordynatora Projektu należeć będzie w szczególności: - terminowe i właściwe realizowanie całości projektu, w szczególności zarządzanie przedsięwzięciami na wszystkich jego etapach; - nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżetem i harmonogramem; - kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym oraz przepisami krajowymi i EFS; - nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu; - nadzór nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością; - koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem; - utrzymywanie stałych kontaktów z opiekunami projektu w Instytucji Pośredniczącej, informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji umowy, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów; - akceptacja korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej; - planowanie działań i wywiązywanie się ze wskaźników; - kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu; - poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu; - współpraca z SORE i koordynatorami sieci w zakresie przygotowania szczegółowych programów i terminów zajęć oraz ich akceptacja; - akceptacja ankiet ewaluacyjnych dla potrzeb ewaluacji; - nadzór na monitoringiem i ewaluacją projektu oraz jego promocja; - kontrola bieżącej sprawozdawczości (merytorycznej i finansowej) realizacji Projektu; - udział merytoryczny w terminowym przygotowaniu wniosków o płatność wraz z załącznikami, oraz ich akceptacja; - przygotowanie i archiwizacja dokumentacji projektowej; - bieżący monitoring i kontrola realizacji zadań w projekcie; - weryfikacja i akceptacja zbiorczych arkuszy PEFS; - sporządzanie projektów umów cywilno-prawnych; - powoływanie komisji rekrutacyjnej; - akceptacja planu pracy komisji rekrutacyjnej i regulaminu rekrutacji uczestników w projekcie; - podejmowanie niezbędnych działań mających na celu osiągnięcie wskaźników rezultatu projektu; - informowanie zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu; - udział w szkoleniach organizowanych przez ORE z zakresu realizacji projektu; - przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu; - przygotowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z promocją, ewaluacją, realizacją oraz rozliczeniem projektu; - przygotowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla personelu projektu oraz zgłoszenie ich do rejestru upoważnień obowiązujących w Starostwie Powiatowym; - przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu; - organizowanie spotkań monitorujących z pracownikami projektu oraz dyrektorami szkół uczestniczących w projekcie; - zgłaszanie do ORE w Warszawie wszelkich zmian w realizacji i w budżecie projektu, przygotowywanie formularzy zmian merytorycznych i budżetowych; - prowadzenie kontroli realizacji działań oraz nadzór nad monitoringiem wykorzystania materiałów do części praktycznych zakupionych w ramach projektu; - zorganizowanie biura projektu zgodnie z założeniami i wytycznymi (zakupy, oznakowanie); - zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy pracownikami projektu; - nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS; - akceptacja zapotrzebowań na materiały biurowe i dydaktyczne; - przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia w części dotyczącej usług i oszacowania wartości zamówienia; - przygotowanie, prowadzenie oraz uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych wraz z dokumentowaniem postępowań. Praca w Komisjach Przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań w związku z zastosowaniem ustawy Pzp przy realizacji zadań projektowych; - nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług oraz dostawy, zawartych w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; - śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi, jak również prawem RP i UE; - nadzorowanie bieżących postępów realizacji projektu i ich jakością; - nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia promocji projektu; - zatwierdzanie planów pracy dla poszczególnych działań projektowych; - przydzielanie i koordynowanie zadań dla wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu; - kontrola jakości realizacji zadań pod kątem osiągnięcia założonych wskaźników i jego wykonanie; - akceptacja wniosków o płatność i terminowym ich przekazaniem Instytucji Pośredniczącej oraz sprawozdań rzeczowych z postępów realizacji projektu, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej; - obecność podczas kontroli projektu; - zatwierdzanie pod względem merytorycznym dokumentów, które powstały w projekcie; - inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu nie wymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego. 2) Przedmiot zamówienia realizowany będzie w Wydziale Rozwoju, Edukacji i Spraw Społecznych Starostwa Powiatowego we Włocławku, ul. Cyganka 28 oraz w miarę potrzeb w szkołach wdrażających projekt. 3) Łączny wymiar zaangażowania koordynatora projektu w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO nie może przekraczać 176 godzin miesięcznie, łącznie z zaangażowaniem do niniejszego projektu 80 godzin miesięcznie. 4) Koordynator projektu nie może być zatrudniony w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL na podstawie stosunku pracy, chyba, że nie zachodzi konflikt interesów i podwójne finansowanie. 5) W przypadku wykonywania zadań w więcej niż w jednym projekcie, w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO), Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia i udostępniania Zleceniodawcy - w okresie realizacji zadań w ramach projektu - ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO, w której Zleceniobiorca jest zaangażowany. Ewidencja powinna być prowadzona miesięcznie i przekazywana Zleceniodawcy w terminie do 5 dni kalendarzowych od ostatniego dnia poprzedniego miesiąca. 6) Koordynator będzie wykonywał przedmiot zamówienia w wymiarze 80 godzin miesięcznie w dniach od poniedziałku do piątku (od 1 do 8 godzin dziennie - codziennie w zależności od natężenia zadań), w Wydziale Rozwoju, Edukacji i Spraw Społecznych Starostwa Powiatowego we Włocławku, ul. Cyganka 28 oraz w miarę potrzeb w szkołach wdrażających projekt. Zleceniodawca w sytuacjach takich jak m.in. choroba, zdarzenie losowe czy zaplanowany urlop osoby wykonującej przedmiot umowy dopuszcza możliwość odstąpienia od obowiązku codziennej pracy w wskazanym miejscu pod warunkiem poinformowania o tym fakcie Zleceniodawcy oraz pod warunkiem wywiązania się Zleceniobiorcy z obowiązku realizacji 80 godzin pracy miesięcznie. Rozliczenie wymiaru godzinowego pracy w projekcie odbywać się będzie miesięcznie. 3. Część nr 2 zamówienia: Pełnienie funkcji Asystenta Koordynatora Projektu pn.: -Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół i przedszkoli w powiecie włocławskim-, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytetu III -Wysoka jakość systemu oświaty-, Działania 3.5 - Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół, w ramach typu projektu: programy kompleksowego wspomagania szkół oraz przedszkoli. Szczegółowy opis przedmiotu części zamówienia: 1) Do zadań i obowiązków Asystenta Koordynatora Projektu należeć będzie w szczególności: - terminowe i właściwe realizowanie całości projektu, w szczególności zarządzanie przedsięwzięciami na wszystkich jego etapach; - przygotowywanie opisu przedmiotu zamówienia w części dotyczących zakupów na potrzeby realizacji projektu oraz oszacowanie ich wartości zamówienia; - kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym oraz przepisami krajowymi i EFS; - nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu; - nadzór nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością; - Koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem; - utrzymywanie stałych kontaktów z opiekunami projektu w Instytucji Pośredniczącej, informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji umowy, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów; - przygotowanie korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej; - planowanie działań i wywiązywanie się ze wskaźników; - kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu; - poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu; - współpraca z SORE i koordynatorami sieci w zakresie przygotowania szczegółowych programów i terminów zajęć; - opracowanie wzoru ankiet ewaluacyjnych dla potrzeb ewaluacji; - nadzór na monitoringiem i ewaluacją projektu oraz jego promocja; - kontrola bieżącej sprawozdawczości (merytorycznej i finansowej) realizacji Projektu; - udział merytoryczny w terminowym przygotowaniu wniosków o płatność wraz z załącznikami; - przygotowanie i archiwizacja dokumentacji projektowej; - bieżący monitoring i kontrola realizacji zadań w projekcie; - sporządzanie zbiorczych arkuszy PEFS; - opracowanie planu pracy komisji rekrutacyjnej; - przygotowanie, prowadzenie oraz uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych wraz z dokumentowaniem postępowań. Praca w Komisjach Przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań w związku z zastosowaniem ustawy Pzp przy realizacji zadań projektowych; - obecność podczas kontroli projektu; - inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu nie wymienione wyżej, a zlecone przez zamawiającego; - pełnienie zadań koordynatora podczas jego nieobecności. 2) Przedmiot umowy realizowany będzie w Wydziale Rozwoju, Edukacji i Spraw Społecznych Starostwa Powiatowego we Włocławku, ul. Cyganka 28 oraz w miarę potrzeb w szkołach wdrażających projekt. 3) Łączny wymiar zaangażowania asystenta koordynatora projektu w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO nie może przekraczać 176 godzin miesięcznie, łącznie z zaangażowaniem do niniejszego projektu 60 godzin miesięcznie. 4) Asystent koordynatora projektu nie może być zatrudniony w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL na podstawie stosunku pracy, chyba, że nie zachodzi konflikt interesów i podwójne finansowanie. 5) W przypadku wykonywania zadań w więcej niż w jednym projekcie, w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO), Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia i udostępniania Zleceniodawcy - w okresie realizacji zadań w ramach projektu - ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO, w której Zleceniobiorca jest zaangażowany. Ewidencja powinna być prowadzona miesięcznie i przekazywana Zleceniodawcy w terminie do 5 dni kalendarzowych od ostatniego dnia poprzedniego miesiąca. 6) Asystent koordynatora będzie wykonywał przedmiot zamówienia w wymiarze 60 godzin miesięcznie w dniach od poniedziałku do piątku (od 1 do 8 godzin dziennie - codziennie w zależności od natężenia zadań), w Wydziale Rozwoju, Edukacji i Spraw Społecznych Starostwa Powiatowego we Włocławku, ul. Cyganka 28 oraz w miarę potrzeb w szkołach wdrażających projekt. Zleceniodawca w sytuacjach takich jak m.in. choroba, zdarzenie losowe czy zaplanowany urlop osoby wykonującej przedmiot umowy dopuszcza możliwość odstąpienia od obowiązku codziennej pracy w wskazanym miejscu pod warunkiem poinformowania o tym fakcie Zleceniodawcy oraz pod warunkiem wywiązania się Zleceniobiorcy z obowiązku realizacji 60 godzin pracy miesięcznie. Rozliczenie wymiaru godzinowego pracy w projekcie odbywać się będzie miesięcznie