Organizacja wyjazdów edukacyjnych dla uczniów klas piątych szkół podstawowych biorących udział w projekcie systemowym Pomorskie - dobry kurs na edukację. Kształtowanie kompetencji kluczowych uczniów w regionie poprzez edukację morską

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdów edukacyjnych (zwanych dalej wyjazdami) dla uczniów klas piątych szkół podstawowych biorących udział w projekcie systemowym Pomorskie - dobry kurs na edukację. Kształtowanie kompetencji kluczowych uczniów w regionie poprzez edukację morską (zwanym dalej Projektem). 2. Głównym elementem wyjazdu będą warsztatowe zajęcia edukacyjne (zwane dalej zajęciami). 3. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca obowiązany jest: 1) zapewnić realizację zajęć, 2) zapewnić przejazd odpowiednim środkiem transportu, 3) zapewnić posiłek dla wszystkich uczestników wyjazdu, 4) wskazać osobę, która będzie pełniła funkcję kierownika wycieczki. 4. Wykonawca może zlecić podwykonawcom realizację następujących elementów przedmiotu zamówienia: 1) realizacja zajęć, 2) przewóz uczestników wyjazdu, 3) zapewnienie wyżywienia uczestnikom wyjazdu. Wykonawca może zlecić ww. elementy przedmiotu zamówienia w ramach jednej części przedmiotu zamówienia dowolnej liczbie podwykonawców. W przypadku zlecenia podwykonawcom elementu przedmiotu zamówienia, o którym mowa w podpunkcie 2, ci sami podwykonawcy mogą również zapewnić kierowników wycieczki. W przypadku zlecenia elementów przedmiotu zamówienia podwykonawcom, Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania lub zaniechania podwykonawców jak za działania lub zaniechania własne. W dalszej części SOPZ wymagania stawiane odnośnie realizacji poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia odnoszą się zarówno do Wykonawcy (jeżeli samodzielnie realizuje dany element przedmiotu zamówienia) jak też do podwykonawców (jeżeli Wykonawca zlecił realizację danego elementu przedmiotu zamówienia podwykonawcom). W związku z tym poszczególne zapisy adresowane do Wykonawcy w przypadku zlecenia elementów przedmiotu zamówienia podwykonawcom należy stosować odpowiednio. 5. Wykonawca może wskazać różnych podwykonawców dla różnych wyjazdów w danej części przedmiotu zamówienia. Łączna liczba zajęć realizowanych przez wszystkich podwykonawców musi być równa liczbie zajęć przewidzianych dla grup w danej części przedmiotu zamówienia. 6. Zajęcia trwają 135 minut, przy czym nie mniej niż 90 minut musi być przeznaczone na pracę własną uczniów (samodzielną lub w grupach). 7. Zajęcia odbywać się będą w dni robocze, w okresie od daty zawarcia umowy do 27.06.2013 r. z pominięciem okresów: 11-24.02.2013r., 28.03-02.04.2013r., 01-03.05.2013r. oraz 30.05.2013r. 8. Wytyczne do zajęć zapisane są w załączniku nr 9 do SIWZ. 9. Przejazd musi odbywać się pojazdem (zwanym dalej autobusem) spełniającym wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 31.12.2002r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz.U. 2003 nr 32 poz. 262), wyposażonym w odpowiednie oznakowanie, zgodne z art. 57 ust. 1 Ustawy z dnia 20.06.1997r. Prawo o ruchu drogowym (j.t. Dz.U. z 2012 r. Nr 1137, z późn. zm.). 10. Autobus musi być wyposażony w sprawny system ogrzewania i wentylacji zapewniający odpowiednie warunki wewnątrz autobusu, niezależnie od warunków atmosferycznych. 11. Do obowiązków Wykonawcy należy wyznaczenie kierownika wycieczki, o którym mowa w § 11 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dn. 08.11.2001r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz.U. 2001 nr 135 poz. 1516). 12. Zgodnie z § 11 ust. 2 rozporządzenia, o którym mowa w pkt 11, kierownikiem wycieczki może być osoba, która spełnia co najmniej jeden z poniższych warunków: 1) ukończyła kurs kierowników wycieczek szkolnych, 2) jest instruktorem harcerskim, 3) posiada uprawnienia przewodnika turystycznego, przodownika lub instruktora turystyki kwalifikowanej lub pilota wycieczek. 13. Kierownik wycieczki: 1) winien być obecny bezpośrednio na miejscu zbiórki bezpośrednio przed rozpoczęciem wyjazdu i pozostawać wraz z uczestnikami aż do zakończenia wyjazdu, 2) nie sprawuje opieki nad uczestnikami wyjazdu, 3) odpowiada za realizację zaplanowanego programu wyjazdu, 4) podejmuje decyzje w sytuacjach wyjątkowych oraz w przypadku nieprzewidzianych wcześniej zdarzeń, 5) ma prawo podjąć decyzję o przerwaniu lub odwołaniu wyjazdu w przypadku wystąpienia okoliczności stanowiących zagrożenie dla bezpieczeństwa uczestników wyjazdu; Wykonawca ponosi odpowiedzialność, w tym finansową, za ewentualne nieuzasadnione decyzje kierownika wycieczki o przerwaniu lub odwołaniu wyjazdu, jak również o jego kontynuowaniu mimo wystąpienia okoliczności stanowiących zagrożenie dla bezpieczeństwa uczestników wyjazdu; 6) reprezentuje Wykonawcę w trakcie wyjazdu wobec uczestników wyjazdu oraz przedstawicieli Zamawiającego i jest upoważniony do podpisania protokołu wyjazdu w imieniu Wykonawcy. 14. Miejsca zbiórki dla poszczególnych wyjazdów znajdują się w opisie poszczególnych części przedmiotu zamówienia. Jeżeli w wyjeździe uczestniczą uczniowie z więcej niż jednej szkoły, Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania więcej niż jednego miejsca zbiórki (nie więcej miejsc zbiórki niż szkół, z których uczniowie biorą udział w jednym wyjeździe). Wykonawca może zaproponować inne niż wskazane przez Zamawiającego miejsce zbiórki. Zmiana miejsca zbiórki jest dokonywana w trybie właściwym dla zmiany Umowy. Zamawiający obowiązany jest dopełnić wszelkich ewentualnych formalności związanych z postojem w miejscu zbiórki (np. dokonanie opłaty za parkowanie, uzyskanie zgody na wjazd itp.) 15. Wyjazd rozpoczyna się w dniu i o godzinie wskazanej w szczegółowym harmonogramie, który Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w terminie określonym w umowie. 16. Wyjazd kończy się z chwilą powrotu do miejsca zbiórki . 17. W przypadku, gdy jest więcej niż jedno miejsce zbiórki, za czas rozpoczęcia wyjazdu uznaje się godzinę odjazdu z pierwszego miejsca zbiórki, zaś za czas jego zakończenia - powrót do ostatniego miejsca zbiórki. 18. W momencie rozpoczęcia wyjazdu na miejscu zbiórki musi znajdować się: 1) autobus z dokumentem potwierdzającym pozytywny wynik kontroli dokonanej w dniu wycieczki przez uprawnionego funkcjonariusza policji lub Inspektoratu Transportu Drogowego, 2) kierowca posiadający odpowiednie uprawnienia oraz znajdujący się w stanie psychofizycznym (w tym pod względem trzeźwości) umożliwiającym kierowanie autobusem, 3) kierownik wycieczki. 19. W momencie rozpoczęcia wyjazdu wszystkie czynności związane z przygotowaniem autobusu do wyjazdu (manewrowanie na miejscu zbiórki, czynności kontrolne, uzupełnianie paliwa itp.) muszą być już zakończone, a autobus musi być gotowy na przyjęcie uczestników wyjazdu. 20. Czas rozpoczęcia wyjazdu ustala Wykonawca w szczegółowym harmonogramie wyjazdu. Czas rozpoczęcia wyjazdu musi być ustalony tak, by program wyjazdu (a w szczególności zajęcia) mógł zostać zrealizowany w sposób pełny. Ustalając czas rozpoczęcia wyjazdu Wykonawca musi uwzględnić potencjalne, dające się przewidzieć, utrudnienia w ruchu na trasie przejazdu. 21. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za punktualne rozpoczęcie wyjazdu. 22. Przy ustalaniu szczegółowego harmonogramu wyjazdu należy uwzględnić czas przeznaczony na zajmowanie przez uczestników wyjazdu miejsc w autobusie, który nie może być krótszy niż 15 minut dla każdego miejsca zbiórki na trasie wyjazdu. 23. Mając na uwadze nadrzędny cel, jakim jest realizacja programu wyjazdu, kierownik wycieczki może zdecydować o odjeździe z miejsca zbiórki bez czekania na ewentualnych spóźnionych uczestników po upływie 15 minut od zaplanowanej godziny zbiórki w danym miejscu zbiórki. 24. Jeżeli autobus przyjedzie spóźniony na miejsce zbiórki, czas 15 minut, o którym mowa w punktach 25 i 26 liczy się od momentu udostępnienia autobusu dla uczestników wyjazdu. 25. Opiekę nad uczestnikami wyjazdu w trakcie jego trwania sprawują wyznaczone osoby.. Liczebność grup oraz liczba opiekunów znajduje się w opisie poszczególnych części przedmiotu zamówienia. 26. Posiłek, o którym mowa w punkcie 3 podpunkt 3, winien być zorganizowany w lokalu gastronomicznym posiadającym salę odpowiednio dużą dla danej liczby uczestników wyjazdu oraz wyposażonym w węzły sanitarne (wc + umywalka) dostępne nieodpłatnie dla uczestników wyjazdu. 27. Posiłek winien składać się z co najmniej jednego dania ciepłego (tzw. danie główne). Do posiłku uczestnicy winni otrzymać napój (minimum 200 ml): kawa, herbata, woda/sok/napój (gazowane lub niegazowane). 28. Wykonawca musi objąć uczestników wyjazdu ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków w wysokości nie niższej niż 5 000,00 zł na każdego uczestnika. Wykonawca prześle Zamawiającemu kopię polisy potwierdzającej wspomniane ubezpieczenie nie później niż 2 dni przed datą wyjazdu, którego dana polisa dotyczy . 29. Zgodnie z § 33 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dn. 31.12.2002r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz.U. 2003 nr 6 poz. 69, z późn. zm.), niedopuszczalne jest organizowanie wyjazdów podczas burzy, śnieżycy i gołoledzi. Kierownik wycieczki każdorazowo podejmuje decyzję o przeprowadzeniu lub odwołaniu wyjazdu, jeżeli mają miejsce zjawiska, o których mowa w tym punkcie. Za ewentualne szkody wynikłe z przeprowadzenia wyjazdu w nieodpowiednich warunkach odpowiedzialność ponosi Wykonawca. 30. Na podstawie ramowego harmonogramu wyjazdów Zamawiający w terminie do 7 dni od daty zawarcia Umowy opracuje listę szkół wskazanych do poszczególnych wyjazdów i przekaże ją Wykonawcy drogą mailową. 31. Wykonawca, w terminie do 7 dni od daty otrzymania listy szkół, o której mowa w punkcie 30, przekaże Zamawiającemu drogą mailową szczegółowy harmonogram wyjazdów, zawierający dla każdego wyjazdu: 1) nazwę realizatora zajęć, 2) lokalizację zajęć, 3) lokalizację miejsca posiłku, 4) godzinę rozpoczęcia wyjazdu, 5) godziny zbiórki w kolejnych miejscach zbiórek , 6) godzinę rozpoczęcia zajęć, 7) planowaną godzinę posiłku , 8) planowaną godzinę powrotu do poszczególnych miejsc zbiórek . 32. Załącznikiem do szczegółowego harmonogramu wyjazdów będzie imienna lista osób wskazanych jako kierownicy wycieczek, przy czym Zamawiający dopuszcza przedłożenie zbiorczej listy wszystkich osób wskazanych jako kierownicy wycieczek, bez podawania konkretnych wyjazdów, do których przypisana jest dana osoba. 33. Zamawiający dopuszcza następujące zmiany w szczegółowym harmonogramie wyjazdów: 1) zmiana daty wyjazdu, 2) zmiana godziny realizacji poszczególnych elementów wyjazdu. Zmiany, o których mowa w tym punkcie możliwe są w następujących przypadkach: 1) zmiana, o której mowa w podpunkcie 1 możliwa jest w przypadku: a) wystąpienia warunków atmosferycznych lub klęsk żywiołowych uniemożliwiających organizację wyjazdu, b) odwołania wyjazdu przez przedstawiciela Zamawiającego w wyniku uchybień stwierdzonych podczas kontroli, c) wynikającego z przyczyn obiektywnych braku możliwości przeprowadzenia zajęć w ustalonym terminie, 2) zmiana, o której mowa w podpunkcie 2 możliwa jest w przypadku: a) zmiany warunków ruchu drogowego na trasie wyjazdu (np. zamknięcie lub otwarcie drogi, planowane pogorszenie warunków atmosferycznych itp.), wymagające dokonania zmiany w godzinie wyjazdu z miejsca zbiórki, b) wynikającej z przyczyn obiektywnych zmiany godziny prowadzenia zajęć. O planowanej zmianie w szczegółowym harmonogramie wyjazdów Wykonawca powiadomi Zamawiającego drogą mailową najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem wyjazdu w przypadku zmiany terminu wyjazdu lub najpóźniej na 2 dni przed planowanym wyjazdem w przypadku zmiany godzin realizacji poszczególnych elementów wyjazdu. Dokonanie zmiany w harmonogramie możliwe jest wyłącznie po uzyskaniu przez Wykonawcę od Zamawiającego potwierdzenia dokonania tej zmiany. Potwierdzenie dokonania zmiany przekazane zostanie Wykonawcy drogą mailową. 34. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu drogą mailową w terminie do 7 dni od daty podpisania umowy scenariusze zajęć , celem stwierdzenia zgodności zaplanowanych zajęć z wytycznymi zawartymi w SIWZ. Scenariusz zajęć musi zawierać co najmniej następujące informacje: 1) realizator zajęć, 2) lokalizacja zajęć, 3) poszczególne elementy zajęć z czasem ich trwania (w minutach), 4) imiona i nazwiska osób prowadzących zajęcia (mogą być różne osoby dla poszczególnych elementów zajęć) . 35. Zamawiający dokona weryfikacji scenariusza pod kątem jego zgodności z zakresem tematycznym dla danej części przedmiotu zamówienia. 36. Informację o wyniku weryfikacji scenariusza Zamawiający przekaże Wykonawcy drogą mailową w terminie do 7 dni od daty otrzymania scenariusza do weryfikacji. Brak informacji od Zamawiającego o wyniku weryfikacji w ww. terminie traktuje się jako weryfikację pozytywną. 37. W przypadku negatywnej weryfikacji scenariusza Wykonawca poprawi zgłoszone uchybienia w terminie do 5 dni od daty uzyskania informacji o negatywnej weryfikacji. 38. Przeprowadzenie każdego wyjazdu potwierdzone będzie protokołem wyjazdu, który podpisany będzie przez kierownika wycieczki oraz opiekuna uczniów (osoba wskazana przez Zamawiającego). Opiekun uczniów może podpisać protokół wyjazdu bez zastrzeżeń, z zastrzeżeniami lub odmówić podpisania protokołu wyjazdu, jeżeli w jego trakcie popełnione zostały poważne uchybienia, w szczególności, jeżeli zagrożone było bezpieczeństwo uczestników lub nie zostały zrealizowane takie elementy wyjazdu, jak zajęcia lub posiłek. 39. Jeżeli w wyjeździe uczestniczyć będą uczniowie z więcej niż jednej szkoły, protokół wyjazdu podpisany zostanie oddzielnie z opiekunem uczniów z każdej ze szkół. 40. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu protokoły wszystkich wyjazdów, które zaplanowane były w danym miesiącu w terminie do 7 dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. Na podstawie tych protokołów Zamawiający podpisze z Wykonawcą protokół odbioru częściowego. 41. Jeżeli liczba wyjazdów potwierdzonych protokołami nie będzie odpowiadać liczbie wyjazdów zaplanowanych na dany miesiąc, Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia na piśmie wyjaśnień dotyczących stwierdzonych rozbieżności wraz z informacją o sposobie i terminie jej usunięcia. Jeżeli w przedłożonych przez Wykonawcę protokołach wyjazdów wymienione będą uchybienia, Zamawiający, przed podpisaniem protokołu odbioru częściowego, zweryfikuje te uchybienia. Jeżeli w wyniku weryfikacji uchybień Zamawiający stwierdzi, że naruszone zostały warunki Umowy, wyjazd, którego dotyczą naruszenia, zostanie uznany za niezrealizowany. Jeżeli w wyniku weryfikacji uchybień w protokołach wyjazdów więcej niż jeden wyjazd zostanie uznany za niezrealizowany lub jeżeli stwierdzone uchybienia sprowadziły poważne zagrożenie bezpieczeństwa uczestników wyjazdu, Zamawiający może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym, jeżeli rodzaj uchybień nie rokuje nadziei na poprawną realizację całego przedmiotu Umowy. 42. Jeżeli Wykonawca przedłoży protokoły wyjazdów podpisane z zastrzeżeniami, Zamawiający zweryfikuje te zastrzeżenia przed podpisaniem protokołu odbioru częściowego