Obsługa bankowa budżetu Gminy Choszczno i jednostek organizacyjnych Gminy Choszczno w okresie od 1.07.2015 r. do 30.06.2019 r

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Gminy Choszczno i jednostek organizacyjnych Gminy Choszczno, w tym obsługa płatności masowych z tytułu podatków i opłat pobranych przez Gminę w okresie od 1.07.2015 r. do 30.06.2019r. 2. Wykaz jednostek organizacyjnych, na rzecz których będzie świadczona obsługa bankowa, stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby jednostek na skutek ewentualnych przekształceń organizacyjnych lub likwidacji oraz do zmiany ilości rachunków pomocniczych. W przypadku powołania nowych jednostek organizacyjnych lub utworzenia nowych rachunków ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z niniejszą SIWZ i zawartą umową bez dodatkowych opłat na rzecz banku. 4. Przedmiot zamówienia obejmuje wskazane poniżej czynności: 1) Otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego, rachunków pomocniczych dla wszystkich jednostek oraz rachunków wirtualnych do obsługi płatności masowych. Skalę operacji finansowych w roku 2014 przedstawia załącznik nr 2 do niniejszej SIWZ. 2) Bezpłatna obsługa przelewów krajowych i zagranicznych dokonywanych przez Gminę oraz jej jednostki organizacyjne. 3) Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych w walutach obcych. 4) Elektroniczną obsługę rachunku poprzez aplikację home banking lub szyfrowane połączenie poprzez stronę internetową banku, umożliwiającą w szczególności: a) Pracę co najmniej 30 pracowników jednocześnie (sporządzanie przelewów, ściąganie i sprawdzanie sald, logowanie do systemu itp.), w tym: Urząd Miejski - 8 pracowników Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Choszcznie - 4 pracowników Centrum Rekreacyjno - Sportowe w Choszcznie - 2 pracowników Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Choszcznie - 4 pracowników Warsztat Terapii Zajęciowej w Piaseczniku - 3 pracowników Choszczeński Zarząd Nieruchomości Komunalnych - 2 pracowników Środowiskowy Dom Samopomocy - 3 pracowników Ośrodek Sportowo - Wypoczynkowy - 4 pracowników b) Uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym, jego subkontach, na rachunkach pomocniczych i subkontach tych rachunków oraz o rachunkach wirtualnych do obsługi płatności masowych. c) Przeszukiwanie zbioru operacji na wszystkich ww. rachunkach wg nazw rachunków bankowych wykonawcy prowadzonych na rzecz zamawiającego, kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji. d) Wywołanie dowolnej operacji wg ww. kryteriów. W zakresie zapisów ppkt. c i d. wystarczającym będzie umożliwienie wygenerowanie z systemu zestawień w formacie (EXEL, XML, HTML, CSV, PDF) zawierających dane dotyczące poszczególnych operacji jakie miały miejsce na dowolnym rachunku bankowym, w dowolnym czasie, tj. pełne dane o poszczególnych operacjach jakie widnieją na wyciągach bankowych 5) Obsługa rachunków wirtualnych polegać będzie na przyjmowaniu, przetwarzaniu, identyfikacji oraz konsolidacji płatności masowych i księgowaniu ich na rachunku rozliczeniowym Zamawiającego. 6) Usługę polecenie zapłaty, zlecenie stałe i usługę masowe uznania, kolekcjonowanie wpłat, zaksięgowanie wpłat na kontach zbiorczych lub indywidualnych w zależności od potrzeb Zamawiającego oraz przekazanie stosownej informacji syntetycznej i analitycznej Zamawiającemu w formie elektronicznej. Przez usługę masowe uznania rozumie się możliwość wysłania przez Zamawiającego zbiorczego przelewu z rozksięgowaniem na konta beneficjantów ze stosownym uznaniem (stosowany np. w rozliczaniu wynagrodzeń pracowniczych, podatków, opłat). Struktura pliku do płatności masowych w formacie MT940. 7) Możliwość składania poleceń przelewu ze wszystkich rachunków złotowych oraz prowadzonych w walutach obcych. 8) Składanie poleceń tworzenia lokat terminowych ze wszystkich rachunków prowadzonych w PLN, w tym typu overnight. 9) Łączenie dowolnej liczby pojedynczych przelewów bankowych w grupy pozwalające na złożenie na nich akceptacji przez osoby upoważnione. 10) Dostęp do historii operacji wykonanych przelewów bankowych przez okres 4 lat. 11) Możliwość wglądu w saldo rachunków jednostek organizacyjnych podległych Gminie. 12) Dostęp do właściwego rachunku bankowego poprzez uszeregowanie w bazie prowadzonych rachunków wg ich nazw. 13) Dostęp do aktualnego salda na każdym rachunku bankowym na wybrany dzień. 14) Dostęp do bieżących informacji o obrotach na rachunkach bankowych, stanie realizacji zleceń. 15) Możliwość uzyskiwania informacji o stanie rachunków w dowolnym momencie dnia. 16) Zapewnienie przez bank instalacji oprogramowania i świadczenia usługi bankowości elektronicznej we wszystkich jednostkach organizacyjnych Gminy, umożliwiającego dokonywanie przelewów oraz uzyskiwanie informacji o operacjach bankowych i stanie rachunków. 17) Bezpłatne zainstalowanie oprogramowania, jego użytkowanie, udzielanie Zamawiającemu porad i konsultacji oraz przeszkolenie pracowników. Ilość i zakres obsługi może ulec zmianie w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb i wymagań wynikających z funkcjonowania Gminy i jej jednostek organizacyjnych. 18) W przypadku awarii uniemożliwiającej wysyłanie przelewów w formie elektronicznej, Wykonawca umożliwi bezpłatne wykonanie przelewów w formie papierowej zgodnie z potrzebami Zamawiającego. 19) Zapewnienie doradcy bankowego, doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z Zamawiającym. 20) Otwarcie i prowadzenie wirtualnego rachunku skonsolidowanego (usługa konsolidacyjna) obejmująca wskazane rachunki bankowe Gminy i jednostek organizacyjnych. 21) Potwierdzanie przez bank obrotów i stanu salda w formie elektronicznego wyciągu bankowego na każdy dzień roboczy, wraz z załącznikami - dowodami, na podstawie których dokonano operacji bankowych; 22) Lokowanie wolnych środków finansowych na rachunkach lokat terminowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonywania lokat w innych bankach w przypadku uzyskania korzystniejszej oferty. 23) Realizacja przelewów dokonywanych za pośrednictwem bankowości elektronicznej w godzinach pracy Zamawiającego, w tym samym dniu. 24) Uznanie rachunku w dniu operacji. 25) Zapewnienie obsługi kasowej dla wszystkich rachunków bankowych obejmujące: a) Bezpłatne przyjmowanie wpłat gotówkowych w PLN i w walutach obcych (w tym co najmniej: EURO, dolary, funty brytyjskie) w placówce Banku znajdującej się w Choszcznie. b) Dokonywanie wypłat gotówkowych w PLN i w walutach obcych jw. 26) Przyjmowanie wpłat gotówkowych bez pobierania opłat i prowizji we wszystkich oddziałach, filiach, agencjach banku lub punktach obsługi Klienta znajdujących się na terenie Gminy Choszczno. 27) Realizacja wypłat gotówkowych w punkcie kasowym w siedzibie Zamawiającego bez pobierania prowizji i opłat za pomocą czeków lub w postaci wypłat elektronicznych. 28) Umożliwienie dokonywania płatności przez Klientów na rzecz Zamawiającego za pomocą terminali kart płatniczych w punkcie kasowym w siedzibie Zamawiającego. 29) W czasie świadczenia obsługi bankowej budżetu Gminy Choszczno w okresie od dnia 1.07.2015 r. do dnia 30.06.2019 r., udzielanie krótkoterminowych kredytów w rachunku bieżącym, do wysokości przyjętej w uchwale budżetowej na dany rok budżetowy - na warunkach podanych w ofercie przetargowej - zabezpieczonego w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Uruchomienie kredytu i harmonogram spłat zostaną określone każdorazowo w umowie o kredyt krótkoterminowy. Informację o krótkoterminowych kredytach zawiera załącznik nr 3 do niniejszej SIWZ. Kredyt w rachunku bieżącym udzielony zostanie bez prowizji i opłat, jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki za rzeczywiście wykorzystany kredyt. 30) Wydawanie niezbędnych opinii i zaświadczeń dotyczących prowadzonych rachunków i sytuacji finansowej Zamawiającego baz opłat. 31) Naliczanie odsetek w cyklu dziennym, każdego dnia roboczego ale dopisywanie odsetek na rachunkach bankowych następować będzie w okresach miesięcznych, na warunkach przedstawionych w ofercie przetargowej. 32) Ceny i wysokość oprocentowania za poszczególne usługi objęte umową muszą być zgodne z wartościami przedstawionymi w ofercie przetargowej. 5. Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia: 1) Wykonawca będzie świadczył obsługę bankową budżetu Gminy Choszczno, w tym dla Urzędu Miejskiego w Choszcznie i jednostek budżetowych poprzez swoje oddziały bądź placówki. 2) Wykonawca powinien posiadać na terenie miejscowości Choszczno siedzibę centrali lub oddział banku lub filię oraz punkt kasowy z możliwością dokonywania wpłat i wypłat gotówki lub zobowiązać się (w przypadku wygrania przetargu) do otwarcia w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy z Zamawiającym oddziału banku lub filii oraz punktu kasowego w miejscowości Choszczno a także zagwarantować wykonywanie wszelkich czynności związanych z obsługą bankową Zamawiającego, w tym również zawieranie umów, podpisywanie aneksów itp. 3) Oddziały bądź placówki, realizujące czynności obsługi bankowej, winny wykonywać obsługę kasową w pełnym zakresie. 4) Wykonawca zapewni prowadzenie obsługi kasowej w formie agencji banku w pomieszczeniu mieszczącym się w budynku Urzędu Miejskiego w Choszcznie, po uprzedniej adaptacji i wyposażeniu przez Bank. Urząd udostępni lokal nieodpłatnie (za wyjątkiem opłat za media-koszt ustalony ryczałtem). Nakłady poniesione przez Bank na adaptację pomieszczenia nie będą podlegać zwrotowi i rozliczeniu 5) Wykonawca zapewni w swoich kasach, w tym w kasie urzędu, dla wpłacających druki wpłat gotówki i druki przelewów na własny koszt; 6) Wykonawca odstąpi od pobierania opłat za przelewy wewnątrz banku; 7) Wykonawca udostępni w oddziale banku w Choszcznie pobieranie gotówki od godz. 7:45 w każdy dzień roboczy, po uprzednim zamówieniu gotówki wg. specyfikacji (bilon, banknot) złożonej w dniu poprzednim do godz. 17.00