Prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Zamość oraz wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Zamość oraz wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy. Liczba jednostek organizacyjnych - 15. Liczba jednostek może ulec zmianie w następstwie zmian organizacyjnych w trakcie trwania umowy. W przypadku powołania nowych jednostek bądź wyodrębnienia nowych rachunków bankowych tych jednostek, ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z SIWZ, ofertą wykonawcy oraz zawartą umową. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości prowadzonych w poszczególnych jednostkach rachunków bankowych, bez konieczności zmiany umowy na obsługę bankową Gminy Zamość. Rachunki będą otwierane i zamykane przez osoby uprawnione ze strony Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych, w wybranej placówce bankowej. 2. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące działania: Otwarcie, likwidację i prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych dla Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego i Urzędu Gminy Zamość jako jednostki budżetowej oraz jednostek organizacyjnych Gminy, w tym: możliwość otwierania dodatkowych rachunków podstawowych i pomocniczych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie, możliwość otwierania dodatkowych rachunków walutowych, likwidację rachunków bankowych na pisemny wniosek, potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, telefoniczne udzielanie informacji o wysokości salda na rachunku, zakładanie depozytów, oprocentowanie środków na rachunkach, liczone jako dzienna stawka WIBID 1M ustalana z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc za który będzie naliczane oprocentowanie i współczynnika określonego w złożonej ofercie, przy czym kapitalizacja odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca tj. w ostatnim dniu kalendarzowym. Współczynnik stały w okresie obowiązywania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę, która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem (do stawki WIBID 1M). Wydawanie promesy kredytowej lub listu intencyjnego na wniosek Gminy Zamość. Dyspozycje przelewu SORBNET i sporadycznie dewizowe. Prowadzenie usługi rachunków wirtualnych w ilości wskazanej przez Zamawiającego. Wpłaty i wypłaty gotówkowe, w tym: Dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków, Możliwość wypłaty gotówki według nominałów określonych każdorazowo przez posiadaczy rachunków, za pomocą asygnaty elektronicznej zlecenia wypłaty gotówki w oddziale z wykorzystaniem systemu bankowości internetowej/elektronicznej. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej za pomocą czeków papierowych. Możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości, tj. na banknoty jak i bilony, Przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich na rachunki Zamawiającego. Zamawiający wymaga by Wykonawca nie obciążał płatników prowizjami od wpłat podatków, opłat i innych należności na rzecz Gminy Zamość i jednostek organizacyjnych, Wypłaty gotówkowe na rzecz osób fizycznych wskazanych przez posiadacza rachunku z wykorzystaniem asygnaty elektronicznej wypłaty gotówki w oddziale lub w przyszłości z wykorzystaniem kart płatniczych przedpłaconych. Usługą tą objęte są w szczególności wypłaty świadczeń pieniężnych gotówkowych świadczeniobiorcom Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zamościu ( tj. świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, zasiłków: stałych, okresowych i celowych) oraz inne wypłaty na zlecenie Zamawiającego. Realizacja przelewów przekazywanych w formie elektronicznej jak i papierowej, na następujących zasadach: Przelewy dokonywane przy pomocy systemu bankowości elektronicznej muszą być realizowane w czasie rzeczywistym, Realizowanie przelewów złożonych w formie papierowej w dniu ich złożenia lub w dniu wskazanym do dyspozycji jako data do realizacji, Przelewy w formie elektronicznej powinny być realizowane w tym samym dniu. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej przelewy złożone w formie papierowej do godz. 1400 powinny być realizowane w tym samym dniu. Obsługę i identyfikację płatności masowych w ramach której Wykonawca zobowiązany będzie bezpłatnie prowadzić numery rachunków wirtualnych w standardzie NRB dla kontrahentów masowych z tytułu płatności na rzecz budżetu Gminy Zamość. Numer ten traktowany będzie jako unikatowy identyfikator, którego podanie będzie wystarczające do identyfikacji dla Zamawiającego jako odbiorcy płatności. Identyfikacja będzie obejmowała płatności dokonane w formie gotówkowej w kasie banku, placówkach poczty itp. Jak również w formie bezgotówkowej jako przelew na rachunek wirtualny. Informacja o wykonanych wpłatach na rachunki wirtualne będzie przekazywana Zamawiającemu w postaci pliku o ustalonej strukturze ( załącznik xx ) na koniec dnia za pomocą systemu bankowości elektronicznej / internetowej. Wdrożenie systemu bankowości elektronicznej/ internetowej do obsługi rachunków bankowych w każdej jednostce bez ograniczenia ilości stanowisk w tym: Zainstalowanie systemów bankowości elektronicznej/internetowej wraz z przeszkoleniem pracowników danej jednostki w zakresie obsługi systemu. Zapewnienie integracji/połączenia pomiędzy systemami bankowości elektronicznej/internetowej i systemami księgowymi oraz kadrowo - płacowymi w danej jednostce Zamawiającego zastrzega sobie prawo do wprowadzenia w okresie trwania umowy zmian dotyczących połączenia systemu bankowego w przypadku zmiany systemu finansowego księgowego, umożliwiających bezpośrednie przekazywanie informacji ( m.in. import, eksport danych, automatyczne wczytanie przelewów z systemu księgowego do systemu bankowego bądź z systemu bankowego do systemu finansowo - księgowego). Powyższe zmiany Wykonawca zobowiązany będzie uwzględniać w ramach prowadzonej obsługi bankowej, bez nakładania na Zamawiającego dodatkowych opłat. Serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 3 godzin. System bankowości elektronicznej winien zapewniać co najmniej: Dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu roboczym, Dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym, Możliwość dokonywania przelewów bankowych, Generowanie (wydruk) wyciągów bankowych, Pełną informację o dacie i godzinie operacji, Możliwość dokonywania operacji równocześnie tj. w tym samym czasie z różnych rachunków bankowych, Przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, Nadawanie nowych bądź zmiana istniejących uprawnień użytkowników systemu w dowolnym momencie obowiązywania umowy, na podstawie pisemnej dyspozycji, Umożliwienie użytkownikowi autoryzacje zleceń płatniczych za pomocą elektronicznego klucza lub otrzymanego kodu SMS na wskazany numer. Sporządzanie wyciągów bankowych w wersji papierowej z potwierdzeniem operacji bankowych dla każdego rachunku bankowego. Wyciągi muszą być sporządzone za dni, w których na rachunku bankowym wystąpiły obroty udostępnić je w formie elektronicznej ( poprzez system elektronicznej obsługi bankowej) w następnym dniu roboczym po dokonaniu operacji do godz. 900, gdy przypada dzień wolny, w pierwszym dniu roboczym po dokonaniu operacji, 2.6.1 Wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, numeru rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, 2.6.2 Wyciąg bankowy musi zawierać informacje o wszystkich operacjach pieniężnych uznających i obciążających rachunek z dyspozycji właściciela konta lub dyspozycji różnych kontrahentów, księgowania odsetek i prowizji, a także informację o saldzie początkowym i końcowym rachunku. 2.6.3 wyciąg bankowy musi zapewnić możliwość identyfikacji źródeł przychodów, poprzez określenie nazwy kontrahenta, tytułu płatności ( wszystkie informacje jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności) daty obciążenia rachunku kontrahenta bądź też daty dokonania wpłaty przez kontrahenta za pośrednictwem poczty lub innych sposobów wpłaty, kwoty wpłaty lub innych parametrów uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym a Bankiem. 2.6.4 Zlecający dopuszcza w miejsce wyciągów papierowych otrzymywanie wyciągów elektronicznych poprzez system bankowości elektronicznej/internetowej. W tym przypadku system bankowości elektronicznej/internetowej musi umożliwić dostęp do historii wyciągów za okres minimum 6 - u ostatnich miesięcy. 2.6.5 System bankowości elektronicznej/internetowej musi umożliwić definiowanie przez Zleceniobiorcę użytkownika systemu bankowości elektronicznej/internetowej dowolnych raportów z wykorzystaniem informacji zawartych w wyciągach bankowych za okres nie krótszy niż 6 miesięcy w postaci wydruku lub pliku csv. Wydawanie opinii i zaświadczeń na wniosek posiadacza rachunku. Zerowanie rachunków bankowych podstawowych i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia kwot pozostałych na wskazanych rachunkach na rachunek budżetu Gminy. Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych jednostek na rachunek budżetu Gminy, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie. Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bieżącym budżetu Gminy na lokatach terminowych automatycznych (typu OVERNIGHT i weekendowych), pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego, automatycznie tj. bez dodatkowych formalności, na koniec dnia. Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego nie później niż do godz. 800 i będzie to pierwsza operacja na rachunku bankowym. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. Uruchomienie jak również rezygnacja z tej opcji odbędzie się na pisemny wniosek Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat. Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych na lokatach terminowych - 7,14, 21 i 30 dni, pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego na pisemny wniosek. Powrót środków pieniężnych wraz z należnymi odsetkami na konto bankowe z którego utworzono lokatę terminową. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. Uruchomienie jak również rezygnacja z tej opcji odbędzie się na pisemny wniosek Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat. 2.12.Możliwość udzielenia na rachunku bieżącym budżetu Gminy, w każdym roku budżetowym, kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Gminy w uchwale budżetowej. Szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa, przy czym: 2.12.1 Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny In blanco wraz z deklaracją wekslową. 2.12.2 Każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu, 2.12.3 Uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat, 2.12.4 Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłaty od salda niewykorzystanej części kredytu, 2.12.5 Kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu dwóch dni od daty podpisania odrębnej umowy kredytowej, 2.12.6 Zamawiający płaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia, 2.12.7 Kredyt oprocentowany będzie według dziennej stawki bazowej WIBOR dla depozytów 1M ustalonej jako średnia arytmetyczna notowań stawki WIBOR 1M za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy, powiększonej (+) lub pomniejszonej (-) marżę Wykonawcy w wysokości określonej w złożonej ofercie, stałą w okresie obowiązywania zamówienia. 2.12.8 Odsetki od wykorzystywanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych, przy czym pierwszy okres rozpoczyna się od dnia postawienia kredytu do dyspozycji Zamawiającego, kolejne okresy liczone są od następnego dnia po zakończeniu poprzedniego okresu, ostatni okres obrachunkowy kończy się w dniu poprzedzającym dzień całkowitej spłaty kredytu. 2.12.9 Zmiana stawek bazowych nie wymaga odrębnego powiadomienia Zamawiającego. 2.12.10 W przypadku likwidacji stawki WIBOR 1M, zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M.