Świadczenie usługi kompleksowego serwisu i napraw kserokopiarek

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową usługę serwisowania kserokopiarek eksploatowanych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Białymstoku. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na następujące zakresy zamówienia: I część - serwisowanie 6 szt. kserokopiarek Oce 3165; II część - serwisowanie 39 szt. kserkoparek: Sharp MX-350N (6 szt.), Sharp AR 5520N (5 szt.) Toshiba 603 (1 szt.), Kyocera Mita 4530 (8 szt.), Gestetner 3235 (7 szt.), Ricoh 5632 (12 szt.). 3. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną lub wszystkie części zamówienia. W obrębie każdej części zamówienia oferta musi być kompletna, co oznacza, że Wykonawca musi świadczyć usługi będące przedmiotem danej części zamówienia, w odniesieniu do wszystkich typów kserokopiarek w niej występujących. 4. Obowiązki Wykonawcy 4.1. w zakresie I części zamówienia: a) serwis obejmuje przeglądy konserwacyjne, naprawy oraz wymianę części eksploatacyjnych zgodnie z wynikającymi z dokumentacji użytkowania danego typu kserokopiarek; b) przeprowadzanie konserwacji kserokopiarek 1 raz w trakcie obowiązywania umowy bez dodatkowego wezwania w terminie wcześniej uzgodnionym z Zamawiającym; c) zapewnienie wszelkich (z wyłączeniem papieru) materiałów eksploatacyjnych (tonery, zszywki) oraz fabrycznie nowych nieregenerowanych części zamiennych; d) zapewnienie tonerów oraz zszywek dopuszczonych do zastosowania przez producenta serwisowanych kserokopiarek w ilościach zapewniających ciągłość pracy urządzeń; e) ilości zapasów tonera i zszywek powinny zapewnić wykonanie co najmniej 40 000 kopii na każdej kserokopiarce; 4.2. w zakresie II części zamówienia: a) serwis obejmuje przeglądy konserwacyjne, naprawy oraz wymianę części eksploatacyjnych zgodnie z wynikającymi z dokumentacji użytkowania danego typu kserokopiarek; b) przeprowadzanie konserwacji kserokopiarek będzie dokonywane podczas naprawy danej kserokopiarki przy wymianie części eksploatacyjnych; c) zapewnienie wszelkich (z wyłączeniem papieru) materiałów eksploatacyjnych oraz fabrycznie nowych nieregenerowanych części zamiennych; 4.3. dotyczące I i II części zamówienia: a) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kserokopiarek w sposób gwarantujący uzyskanie kopii dobrej jakości; b) fakt wykonania usługi przeglądu lub naprawy musi być potwierdzony protokołem; c) prace serwisowe Wykonawca zobowiązany jest wykonywać w miejscu eksploatacji kserokopiarek od poniedziałku do piątku w godzinach 800- 1500; d) Wykonawca zobowiązany jest po zakończeniu okresu umowy lub rozwiązania umowy z przyczyn leżących po jego stronie do komisyjnego przekazania kserokopiarek w stanie pełnej sprawności technicznej. W przypadku stwierdzenia, że urządzenia są niesprawne Wykonawca zobowiązany będzie w terminie uzgodnionym z Zamawiającym do usunięcia usterek; e) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy podczas wykonywania prac będących przedmiotem umowy oraz za uszkodzenia sprzętu Zamawiającego powstałe podczas wykonywania czynności serwisowych; f) Wykonawca umożliwi przyjmowanie zgłoszeń wystąpienia awarii kserokopiarek za pomocą emaila lub faksu w dni robocze w godzinach 800-1500; g) Wykonawca przed podpisaniem umowy przedłoży Zamawiającemu listę osób uprawnionych do wykonywania prac serwisowych; h) Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia niesprawności w ciągu 5 dni roboczych od powiadomienia, a w przypadku braku możliwości naprawy w powyższym terminie, do dostarczenia w ciągu 2 dni roboczych - na czas naprawy - Zamawiającemu urządzenia zastępcze o równoważnych lub lepszych parametrach technicznych (wraz z tonerem, w ilości zabezpieczającej ciągłość pracy urządzenia); i) w przypadku zwiększonych potrzeb dostarczenie na żądanie Zamawiającego dodatkowych tonerów w ciągu 5 dni roboczych od chwili powiadomienia; j) każda instalacja części zamiennej wymaga akceptacji - wcześniejszego uzgodnienia z uprawnioną osobą ze strony Zamawiającego; k) Wykonawca zobowiązuje się do dokonywania usługi serwisowej urządzenia zgodnie z dokumentacją i wymogami producenta kopiarek oraz przestrzegania przepisów BHP i ppoż, l) w przypadku dostarczenia urządzenia zastępczego Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia niesprawności kserokopiarki Zamawiającego w okresie nie dłuższym niż 30 dni roboczych od zgłoszenia niesprawności; m) wszelkie naprawy i regulacje kserokopiarek w okresie trwania umowy będą wykonywane przez Wykonawcę w ramach kosztów serwisu; n) na prawidłowe funkcjonowanie dostarczonych i wymienionych w ramach napraw części zamiennych i podzespołów Wykonawca udzieli gwarancji zgodnych z dokumentacją techniczno-użytkową lub kartą gwarancyjną producenta licząc od dnia ich zamontowania; o) okres gwarancji zostanie zamieszczony w protokole po wykonanym przeglądzie/naprawie; p) papier jest wyłączony z przedmiotu zamówienia; q) Wykonawca jest zobowiązany do uzgadniania z Zamawiającym terminów realizacji czynności objętych przedmiotem zamówienia, z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym; r) Wykonawca jest zobowiązany do utrzymywania kontaktu z osobą upoważnioną przez Zamawiającego; s) Wykonawca jest zobowiązany do zgłaszania uprawnionemu pracownikowi ZUS wszelkich uwag o usterkach wymagających napraw; t) Zamawiający zastrzega sobie prawo dowolnego rozmieszczania kserokopiarki w obrębie siedziby Oddziału i podległych jednostek terenowych bez zgody Wykonawcy. O fakcie przemieszczenia kserokopiarki do innej jednostki organizacyjnej Zamawiający zobowiązany jest powiadomić Wykonawcę. Organizacja i koszty transportu w takim przypadku należą do obowiązków Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w takim przypadku opiekę serwisową.