ŚWIADCZENIE KOMPLEKSOWYCH USŁUG HOTELARSKO-RESTAURACYJNYCH NIEZBĘDNYCH DO PRZEPROWADZENIA SZKOLEŃ DEDYKOWANYCH 305 PRACOWNIKOM PODLASKIEGO ODDZIAŁU REGIONALNEGO ARIMR

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług hotelarsko-restauracyjnych wraz z obsługą narad i szkoleń dla 305 pracowników Podlaskiego OR ARiMR. Zamawiający wymaga zapewnienia kompleksowych usług hotelarsko-restauracyjnych wraz z obsługą narad i szkoleń dla 305 pracowników w następujących terminach: a)23-24 maja br. dla 90 osób, b)20-21 czerwca br. dla 25 osób, c)04-05 lipca br. dla 50 osób, d)03-04 października br. dla 60 osób, e)07-08 listopada br. dla 50 osób, f)12-13 grudnia br. dla 30 osób. 2. Zakres kompleksowych usług hotelarsko-restauracyjnych wraz z obsługą narad i szkoleń świadczonych przez Wykonawcę podczas każdego z w/w terminów obejmuje następujące świadczenia składowe: 1)zakwaterowanie uczestników szkoleń w okresie od przyjazdu pierwszego dnia w godzinach 09:00-09:30 do wyjazdu po obiedzie drugiego dnia około godziny 14:00, 2)zakwaterowanie uczestników szkoleń w pokojach 1, 2, 3 osobowych, z uwzględnieniem zakazu kwaterowania w pokojach koedukacyjnych, 3)przygotowanie i udostępnienie Zamawiającemu, na czas trwania szkolenia, jednej przestrzennej, klimatyzowanej sali wykładowej na minimum 80 osób, wyposażonej w tablicę flipchart z papierem i markerami, rzutnik multimedialny oraz ekran do rzutnika multimedialnego, ryzę papieru A-4, mazaki, nagłośnienie, krzesła i stoły, wraz ze wsparciem 1 (jednej) osoby personelu potrzebnej do pomocy przy obsłudze technicznej, przy czym w terminie 23-24 maja br. Zamawiający wymaga zapewnienia sali szkoleniowej z analogicznym wyposażeniem, która będzie mogła pomieścić 100 osób. 4)wyżywienie uczestników w okresie szkolenia: a)w pierwszym dniu szkolenia - obiad, kolacja, b)w drugim dniu szkolenia - śniadanie, obiad, 5)zapewnienie serwisów kawowych w przerwach w szkoleniu: a)w pierwszym dniu szkolenia - trzy serwisy kawowe, b)w drugim dniu szkolenia - jeden serwis kawowy, 6)udostępnienie strzeżonych miejsc parkingowych w ilości minimum 15. 3. Warunki wykonania zamówienia 1)Zamawiający wymaga aby odległość obiektu hotelarskiego, w którym Wykonawca będzie świadczył kompleksowe usługi hotelarsko-restauracyjne od siedziby Zamawiającego (Łomża, ul Nowa 2) nie była większa niż 170 km, przy czym Zamawiający informuje, że przy pomiarze odległości od swojej siedziby przy ul. Nowej 2 do obiektu hotelarskiego, który Wykonawca wskaże w Formularzu Ofertowym jako miejsce świadczenia usług będących przedmiotem postępowania, Zamawiający wykorzysta funkcję wyznacz trasę pod adresem: http://maps.google.pl/maps?hl=pl&tab=wl i będzie brał pod uwagę najkrótszą trasę wskazaną przez mapy Google, 2)Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił ilość pokoi dostosowaną do ilości uczestników według płci, 3)Zamawiający wymaga aby Wykonawca: a)świadczył usługi w obiekcie hotelarskim spełniającym wymagania co do wielkości obiektu, jego wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług, w tym usług gastronomicznych, dla hoteli i moteli - w standardzie nie niższym niż 3 (trzy) gwiazdki - określonym w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r., nr 22, poz. 169 z późn. zm.), i zapewnił w nim: b)co najmniej 70% pokoi dwuosobowych, 15% pokoi jednoosobowych, 15% pokoi trzyosobowych - wyposażonych minimum w TV, telefon stacjonarny oraz łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym, przy czym każdy uczestnik szkolenia będzie miał do dyspozycji oddzielne łóżko, c)dostęp do Internetu i sieci telefonii komórkowej, d)w pokojach wodę mineralną do picia butelkowaną w ilości co najmniej 0,5 l na uczestnika na dzień szkolenia wraz ze szklankami lub innymi naczyniami do picia - w ilości odpowiadającej liczbie osób w pokoju, e)możliwość rezerwacji co najmniej 3 dodatkowych pokoi dwuosobowych (których koszty noclegu pokryją uczestnicy indywidualnie), f)przestrzenne, klimatyzowane sale wykładowe z oknami o dużej powierzchni (świetliki i okna dachowe wykluczone), z możliwością ich zaciemnienia poprzez ograniczenie dopływu światła dziennego (np. rolety, żaluzje), bez jakichkolwiek przeszkód (architektonicznych) utrudniających kontakt wzrokowy prowadzących z uczestnikami, 4)Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił ponadto: a)serwis kawowy obejmujący minimum: kawę (minimum dwa rodzaje), mleczko do kawy, herbatę (minimum 3 rodzaje), cytrynę do herbaty, cukier , wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe (minimum 2 rodzaje), mleko, ciasteczka, ciasto domowe, owoce i na bieżąco uzupełniał ten asortyment, b)obiad serwowany do stołu - minimum 2 zestawy obiadowe trzydaniowe do wyboru - zupa, danie główne, deser, z zastrzeżeniem, że jeden z zestawów obiadowych ma być zestawem wegetariańskim, zgodne z poniższym opisem (podana waga dotyczy minimalnej wagi jednej porcji): zupa - 250 ml, ciepłe danie główne (mięso lub ryba) - 200 g, dodatki (ziemniaki lub ryż lub kasza lub frytki) - 150 g, surówka - 100 g, kompot sok - 200 ml, woda mineralna - 200 ml /podana w dzbankach, c)śniadanie i kolację w formie bufetu - minimum 2 (dwa) dania ciepłe do wyboru, 5 rodzajów zimnych przekąsek (np. jajka na twardo w majonezie, wędliny różne, sery żółte różne,), sałatka wielowarzywna, twaróg, masło, miód, dżemy, pomidory, ogórki, pieczywo mieszane, kawa (i mleczko do kawy), herbata (i cytryna do herbaty), woda mineralna, soki owocowe, przy czym szczegółowe menu na każdy dzień realizacji zamówienia wymaga akceptacji przedstawiciela Zamawiającego.