Wynajem sal oraz usług gastronomicznych na spotkanie informacyjne na terenie Legnicy oraz na konferencję podsumowującą wdrażanie PO KL w 2010r, z podziałem na części.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali konferencyjnej oraz zapewnienie szatni i usługi gastronomicznej w postaci jednej przerwy kawowej na spotkanie informacyjne z beneficjentami realizującymi projekty systemowe w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dla Priorytetu VII Promocja Integracji Społecznej, w Legnicy dla ok. 150 osób. 2. Wykonawca winien zapewnić wszystkie usługi w jednym obiekcie o standardach, co najmniej hotelu trzygwiazdkowego lub innej placówki spełniającej standardy hotelu trzygwiazdkowego. 3. Sala konferencyjna musi posiadać możliwość podłączenia sprzętu multimedialnego oraz być wyposażona w niezbędne zaplecze techniczne obejmujące: a) rzutnik multimedialny; b) ekran; c) system nagłośnieniowy; d) mikrofony bezprzewodowe. 4. Zapewnienie usługi gastronomicznej na spotkanie informacyjne w postaci jednej przerwy kawowej, składającej się z: a) Kawa świeżo parzona i herbata ekspresowa w różnych wariantach smakowych do wyboru, sok owocowy 0,2l-os. Preferowane smaki to pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka, woda mineralna niegazowana lub gazowana 0,33l/os., ciastka kruche 100g/os. lub rogaliki z ciasta francuskiego 2szt./os. b) Dodatki: cukier, mleko do kawy, cytrynę do herbaty; c) Sposób podania w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem filiżanek, talerzyków, szklaneczek do zimnych napojów, łyżeczek i serwetek. d) Nie dopuszcza się użycia plastikowych/papierowych sztućców i naczyń. 5. Zapewnienie szatni dla uczestników spotkania informacyjnego w godzinach od 9:30 do 15:30. 6. Sala konferencyjna musi być udostępniona w godzinach od 10:00 do 15:00 i być przystosowana do liczby osób uczestniczących w spotkaniu informacyjnym. Część B 1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali konferencyjnej oraz zapewnienie szatni i usługi gastronomicznej w postaci dwóch przerw kawowych na konferencję własną dla ok. 150 uczestników, we Wrocławiu lub jego okolicach, w odległości nie większej niż 65 km od Wrocławia. 2. Wykonawca winien zapewnić wszystkie usługi w jednym obiekcie o standardach, co najmniej hotelu trzygwiazdkowego lub innej placówki spełniającej standardy hotelu trzygwiazdkowego 3. Sala konferencyjna musi posiadać możliwość podłączenia sprzętu multimedialnego oraz być wyposażona w niezbędne zaplecze techniczne obejmujące: a) rzutnik multimedialny b) ekran; c) system nagłośnieniowy d) co najmniej dwa mikrofony bezprzewodowe e) tablicę Flip chart f) mównicę g) stół prezydialny 4. Zapewnienie usługi gastronomicznej na konferencję własną w postaci dwóch przerw kawowych, składających się z: I. Przerwy na powitanie obejmującej: a) Kawę świeżo parzoną, herbatę ekspresową w różnych wariantach smakowych do wyboru, 2 rodzaje soków owocowych, preferowane smaki to pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka, woda mineralna niegazowana oraz gazowana 0,33l/os., b) W ramach usługi gastronomicznej Wykonawca zapewni cukier, mleko do kawy, cytrynę do herbaty; II. Przerwy w trakcie konferencji obejmującej: a) Kawę świeżo parzoną, herbatę ekspresową w różnych wariantach smakowych do wyboru, 2 rodzaje soków owocowych, preferowane smaki to pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka, woda mineralna niegazowana oraz gazowana 0,33l/os., b) W ramach usługi gastronomicznej Wykonawca zapewni cukier, mleko do kawy, cytrynę do herbaty; c) Dodatkowo zostaną podane kanapki na świeżym pieczywie, np. z serem, szynką i warzywami; d) Sposób podania w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem filiżanek, talerzyków, szklaneczek do zimnych napojów, łyżeczek i serwetek. e) Nie dopuszcza się użycia plastikowych/papierowych sztućców i naczyń. 5. Zapewnienie miejsca na recepcję (stolika rejestracyjnego) oraz szatni dla uczestników konferencji w godzinach od 9:30 do 15:30. 6. Sala konferencyjna musi być udostępniona w godzinach od 10:00 do 15:00 i być przystosowana do liczby osób uczestniczących w konferencji. Warunki dotyczące części A, B 7. Całkowity koszt usługi gastronomicznej zostanie ustalony, jako iloczyn ceny jednostkowej i ilości osób zgłoszonych na spotkanie informacyjne oraz konferencję własną, drogą elektroniczną, potwierdzonych telefonicznie przez Zamawiającego na dwa dni przed planowanym spotkaniem i konferencją. 8. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować niezmienność cen wynajmu sali konferencyjnej, szatni oraz ceny jednostkowej usługi gastronomicznej przez cały okres trwania umowy 9. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia. 10. Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy. 11. Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na rok 2010 i jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego