Kompleksowa usługa organizacji stoiska Miasta Krakowa na Międzynarodowych Targach Inwestycji i Nieruchomości MIPIM w Cannes (Francja) odbywających się w dniach 8-11 marca 2011

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wykonanie i kompleksowa organizacja stoiska Miasta Krakowa na Międzynarodowych Targach Inwestycji i Nieruchomości MIPIM w Cannes (Francja), odbywających się w dniach 8-11 marca 2011 r., zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego koncepcją. Prace będą obejmować: 1.1. Wykonanie projektu wykonawczego i przekazanie go Zamawiającemu do akceptacji. 1.2. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z zaakceptowanym projektem wykonawczym. 1.3. Uwzględnienie w projekcie wykonawczym i zabudowie stoiska powierzonych przez Zamawiającego elementów wystawienniczych. 1.4. Wykonanie niezbędnych druków wielkoformatowych w postaci zdjęć, zdjęć lotniczych, map, szkiców rysunków i innych grafik ujętych w projekcie lub zdjęć z materiałów dostarczonych przez Zamawiającego w okresie do 10 dni przed targami, a także innych elementów stoiska niezbędnych do jego prawidłowego funkcjonowania i spójnego wyglądu. 1.5. Wyposażenie stoiska w: - podłączenia prądowe, - podłączenia wod.-kan., - podłączenia internetowe, wraz ze stacjonarnym sprzętem komputerowym umożliwiającym odtwarzanie plików: dvd, adobe flash player i power point (którego minimalne parametry i wymagane oprogramowanie zostaną szczegółowo określone przez Zamawiającego w ramach kontaktów roboczych) - dla co najmniej 3 stanowisk komputerowych, - wysokiej jakości sprzęty RTV /video umożliwiające prawidłowe publiczne wyświetlanie, w tym projektory multimedialne lub plazmy o wysokiej rozdzielczości, - sprzęty gospodarcze niezbędne do organizacji i funkcjonowania kawiarenki, - meble, - oświetlenie, - zieleń i inne dekoracje, - oraz inne przewidziane elementy wystroju wynikające z projektu i wymogów Organizatora Targów. 1.6. Przygotowanie, zaopatrzenie i obsługa kawiarenki na stoisku w czasie trwania targów, w godzinach otwarcia stoiska targowego. W barze powinny znaleźć się minimum: kawa, herbata, soki owocowe, woda mineralna, przekąski typu paluszki, chipsy, ciasteczka, kanapki, alkohol. Pożądane są produkty pochodzenia polskiego - uwzględniające w menu specyfikę regionu krakowskiego, w ilości zabezpieczającej potrzeby Zamawiającego i wszystkich jego gości (około 50 osób dziennie). 1.7. Wypełnienie i wysłanie dokumentów technicznych wymaganych przez Organizatora targów zawartych w katalogu technicznym lub innej dokumentacji dostępnej na właściwej stronie internetowej i dokonania innych niezbędnych czynności formalno-prawnych koniecznych do prawidłowego ulokowania i funkcjonowania stoiska. 1.8. Odbiór - z miejsc w Krakowie wskazanych przez Zamawiającego - powierzonych elementów wystawienniczych. 1.9. Załadunek i rozładunek oraz transport elementów zabudowy stoiska i powierzonych elementów wystawienniczych na targi oraz z powrotem do Krakowa (do miejsca wskazanego przez Zamawiającego wraz z rozładunkiem i załadunkiem ręcznym, wykonywanym samodzielnie przez ekipę Wykonawcy). 1.10. Montaż i demontaż elementów zabudowy stoiska w terminach przewidzianych w regulaminie targów. 1.11. Zabezpieczenie (opakowanie) do transportu i do magazynowania tych elementów wystroju stoiska, które Zamawiający przeznacza do dalszego wykorzystywania w przyszłości (w tym w szczególności elementów modułowych), celem ich ochrony przed uszkodzeniami i dostarczenia ich we wskazanym terminie (do miejsca wskazanego przez Zamawiającego). 1.12. Zapewnienie Obsługi stoiska - tj. minimum 3-ech osób (znających, w stopniu umożliwiającym prawidłową komunikację, język angielski). 1.13. Zapewnienie w czasie trwania targów specjalistycznych usług tłumaczeniowych w języku angielskim w zakresie procesu inwestycyjnego i brandigu terytorialnego (kwestie prawne, techniczne i marketingowe) - w wymiarze nieprzekraczającym 12 godzin dziennie. Szczegółowy harmonogram i czas trwania spotkań, na których wymagana będzie obecność tłumacza zostanie przekazany przez Zamawiającego w trakcie kontaktów roboczych. 1.14. Zapewnienie niezbędnych mediów (prąd, woda, Internet, inne) niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania stoiska i pokrycie kosztów ich zamówienia i zużycia. 1.15. Przygotowanie i obsługa bankietu na około 70 osób na stoisku Krakowa w trakcie trwania targów w terminie ustalonym w trakcie kontaktów roboczych. 2. Wykonawca sporządzi dokumentację fotograficzną stoiska (dalej: dokumentacja fotograficzna) i przekaże ją Zamawiającemu w postaci zdjęć zapisanych elektronicznie w formacie .jpg. Dokumentacja fotograficzna zostanie przekazana Zamawiającemu wraz z autorskimi prawami majątkowymi do niej na warunkach określonych w umowie, w formie zapisu na CD lub w drodze przesyłki elektronicznej. Przekazanie dokumentacji fotograficznej nastąpi do 7 dni po zakończeniu targów. 3. Zamawiający nabędzie własność elementów zabudowy stoiska takich jak: modułowe (składane) grafiki wielkoformatowe, zdjęcia lub inne dekoracje z chwilą zapłaty faktury, o której mowa w § 9 ust. 1 pkt. 1 umowy. Lista elementów, których własność nabędzie Zamawiający, zostanie przekazana przez Wykonawcę Zamawiającemu w postaci dokumentu pisemnego stanowiącego oświadczenie woli Wykonawcy wraz z projektem wykonawczym stoiska. 4. Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, przekaże Zamawiającemu sporządzoną przez siebie wycenę, kopie faktur, rachunków lub innych dowodów zakupu elementów zabudowy stoiska, których własność mu przekaże, wraz z opisem stanu przekazania i instrukcją przechowywania i montażu elementów. 5. Wykonawca świadczył będzie w trakcie trwania targów dodatkową usługę transportową polegającą na zapewnieniu samochodu osobowego (nadwozie min. 4-drzwiowe) wraz z kierowcą dla przedstawicieli Miasta Krakowa i ich gości z limitem 1000 kilometrów (w tym również paliwo, ubezpieczenie, opłaty drogowe) 6. Powierzchnia stoiska Miasta Krakowa na targach MIPIM w Cannes nr 2.1 wynosi 71,7 m2. 7. Organizatorem targów MIPIM w Cannes jest: REED MIDEM S.A. 75726 PARIS CEDEX 15 BP 572 11, rue du Colonel Pierre Avia 8. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący zał. nr 1 do niniejszej specyfikacji