Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy w Dobrzyniewie Dużym w 2014 roku

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Urzędu Gminy w Dobrzyniewie Dużym usług pocztowych w obrocie krajowym polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych, paczek pocztowych, przesyłek kurierskich na terenie całego kraju oraz ewentualnych zwrotów przesyłek nieodebranych, które będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz. 1529). Zamawiający określił rodzaje przesyłek oraz szacunkowe ilości tych przesyłek w Formularzu cenowym stanowiącym Załącznik Nr 5 do IDW. Przesyłki listowe przeznaczone do wysyłki będą dostarczane przez Zamawiającego - od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w najbliższych placówkach pocztowych Wykonawcy. Wskazane przez Wykonawcę placówki pocztowe nie mogą znajdować się w odległości (obliczonej w linii prostej) większej niż 2000 metrów od siedziby Zamawiającego, według nawigacji pieszej. W przypadku braku posiadania takiej placówki Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek listowych w dni robocze od poniedziałku do piątku do godz. 14.30 - 15.15 z siedziby Zamawiającego tj. Urząd Gminy w Dobrzyniewie Dużym, ul. Białostocka 25, 16-002 Dobrzyniewo Duże, pok. 1. Zamawiający wyjaśnia, że Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r., poz. 545). 2. Przedmiot zamówienia będzie realizowany zgodnie z następującymi przepisami: a) Ustawie z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz. 1529), b) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r., poz. 545), c) Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 13 kwietnia 2005r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2005r., Nr 68, poz. 595 ze zm.), d) Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) e) Ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2013r., poz. 267 ze zm.), f) Ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 1964r., Nr 43, poz. 296 ze zm.), g) Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 1350), h) Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.), i) Innych aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem zamówienia, wydanych na podstawie ustawy Prawo pocztowe. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia będzie nadawał przesyłki wymagające zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2013r., poz. 267 ze zm.) oraz art. 12 § 6 pkt. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) Ordynacja podatkowa jak i innych analogicznych przepisów. 3. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje przesyłki pocztowe: 1) przesyłki listowe o wadze do 1000 gram (Gabaryt A, B): a) zwykłe - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii w obrocie krajowym, b) polecone nie będące przesyłką najszybszej kategorii - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, c) polecone o przyspieszonym trybie doręczenia (priorytet) - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii, d) polecone nie będące przesyłką najszybszej kategorii, ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem i doręczona za pokwitowaniem odbioru, e) polecone o przyspieszonym trybie doręczenia (priorytet) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową najszybszej kategorii przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) paczki pocztowe ekonomiczne do 2 kg niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym, g) przesyłki wysyłane przez operatora wyznaczonego: przesyłki listowe polecone, krajowe nie będące przesyłką najszybszej kategorii, ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) o wadze do 1000 gram (Gabaryt A, B), h) przesyłki kurierskie przesyłki doręczane dnia następnego do wyznaczonej przez nadawcę godziny za potwierdzeniem odbioru i bez potwierdzenia odbioru. Wymiary: Gabaryt A - to przesyłka listowa o wymiarach: 1) Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, 2) Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. Gabaryt B to przesyłki o wymiarach: 1) minimum - jeżeli przynajmniej jeden z wymiarów przekracza wartość określoną jako maksimum w gabarycie A, 2) maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie przekracza 900 mm, przy czym długość nie może przekraczać 600 mm 2) przesyłki kurierskie o wadze do 1,0 kg: a) przesyłki krajowe (obszar całej Polski), bez podziału na strefy. Wymiary przesyłek kurierskich: a) Minimalne (strona adresowa przesyłki): 10 cm x 16 cm, b) Maksymalne: 15 cm x 33 cm x 30 cm . 1. Przewidywana ilość przesyłek pocztowych została określona w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 5 do IDW. Zamawiający przyjął roczną ilość przesyłek określonego rodzaju w oparciu o analizę potrzeb. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. 2. Niewyszczególnione w załączniku nr 5 do IDW rodzaje przesyłek pocztowych oraz zwroty do Zamawiającego przesyłek niedoręczonych z przyczyn niezależnych od Wykonawcy będą wyceniane dodatkowo zgodnie z obowiązującym cennikiem Wykonawcy, który będzie stanowić załącznik do umowy. 3. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2012r., poz. 1529). 4. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U z 2012r., poz. 1529), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r., Nr 16, poz. 93 ze zm.). 5. Usługi pocztowe w obrocie krajowym opłacane będą za pomocą opłaty z dołu. 6. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. 7. Podstawą rozliczeń finansowych jest suma opłat za usługę odbioru przesyłek pocztowych, nadane i zwrócone przesyłki oraz zlecone usługi komplementarne, stwierdzona na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych w okresie rozliczeniowym, zgodnie z cenami zawartymi w Formularzu cenowym, a w przypadku przesyłek pocztowych niewymienionych w Formularzu cenowym, zgodnie z cennikiem usług pocztowych obowiązujących u Wykonawcy w dniu zawarcia umowy, stanowiącym załącznik do umowy. 8. Przesyłki listowe przeznaczone do wysyłki będą nadawane - od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w najbliższych placówkach pocztowych Wykonawcy. W przypadku, gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako dzień pracujący sobota, lub jako dzień wolny dzień powszedni, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem, a Wykonawca jest zobowiązany w takim dniu do doręczenia i zwrotu oraz nadania przesyłek. 9. Odbiór przesyłek przygotowanych do nadania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w zestawieniu przesyłek nadanych (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych). 10. Wzory zestawienia nadanych przesyłek rejestrowanych oraz zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych) zostaną uzgodnione z Wykonawcą. 11. Wykonawca zobowiązany jest doręczyć przesyłki listowe krajowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia: a) przesyłka listowa o przyspieszonym trybie doręczenia (priorytet): D + 1 - w następnym dniu roboczym po dniu nadania, pod warunkiem nadania do godziny 15:00, b) przesyłki listowe nie będące przesyłką najszybszej kategorii : D + 3 - w ciągu trzech dni roboczych po dniu nadania, gdzie D oznacza dzień nadania przesyłki. c) paczka niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym - 1 dzień roboczy 12. Przesyłki listowe muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru. W przypadku stwierdzenia zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek listowych, Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym i ustali termin nadania. Przesuniecie nadania przesyłek listowych na dzień następny nastąpi w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek, a w szczególności nieprawidłowego opakowania, braku pełnego adresu, a także braku możliwości wyjaśnienia lub usunięcia tych zastrzeżeń w dniu ich odbioru. Za przesuniecie nadania przesyłek listowych w przypadku braku możliwości uzgodnienia terminu z Zamawiającym - wynikłe z wyżej opisanych okoliczności - Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności. 13. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w zestawieniu przesyłek nadanych dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, najszybszej kategorii (priorytet), czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania odcisku pieczęci, nadruku lub napisu określającego pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki. 14. Opakowanie przesyłek pocztowych będzie stanowiła koperta Zamawiającego odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki pocztowej będzie stanowiło zabezpieczenie przed zniszczeniem i utratą zawartości w czasie przemieszczania. Odpowiedzialność za przesyłki i paczki pocztowe po ich przekazaniu przez Zamawiającego spoczywa na Wykonawcy. 15. Znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony napisem, nadrukiem lub odciskiem pieczęci wykonanym według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę najpóźniej na dwa dni robocze przed datą wejścia w życie umowy. 16. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek listowych oraz sporządzania zestawień dla przesyłek nierejestrowanych i rejestrowanych. 17. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek listowych w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek nadanych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 18. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 19. Zamawiający będzie korzystał ze swojego opakowania przesyłek listowych. 20. Do przesyłek listowych używane będą potwierdzenia odbioru Zamawiającego lub na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić bezpłatne formularze potwierdzeń odbioru. 21. Jeśli przesyłki pocztowe wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy - Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu. 22. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 23. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania zwrotnego potwierdzenia odbioru stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) i ustawie z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 1964r., Nr 43, poz. 296 z późn.zm.). 24. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od następnego dnia po dniu pozostawienia pierwszego awizo: w tym terminie przesyłka jest awizowana powtórnie. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z art. 150 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.), art. 44 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2000r., Nr 98, poz. 1071 ze zm.) bądź art.139 ustawy z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 1964r., Nr 43, poz. 296 z późn.zm.). 25. Odbierający pismo potwierdza doręczenia mu pisma podpisem ze wskazaniem daty doręczenia, jeśli odbierający uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu. 26. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dn. 13.10.2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003r., Nr 183, poz. 1795 ze zm.). Warunki przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek kurierskich 1. Odbiór przesyłek kurierskich przez kuriera będzie następował wyłącznie w dni robocze do godziny 15:30 z siedziby Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany miejsc odbioru przesyłek w trakcie trwania umowy. Powyższa zmiana nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy, tylko pisemnego powiadomienia z 7 dniowym wyprzedzeniem. 2. Obowiązkiem Wykonawcy będzie załadunek odebranych przesyłek kurierskich. 3. Wymagany czas dostarczenia przesyłek kurierskich do odbiorcy: a) doręczenie następnego dnia roboczego po dniu nadania, do godziny 9:00 do podmiotów innych niż osoby fizyczne, do godziny 20:00 do osób fizycznych, b) doręczenie następnego dnia roboczego po dniu nadania, do godziny 12:00 do podmiotów innych niż osoby fizyczne, do godziny 20:00 do osób fizycznych. 4. W ramach ceny jednostkowej dla danej przesyłki kurierskiej Wykonawca zobowiązany jest do dwukrotnej próby dostarczenia przesyłki z czego powtórna próba winna odbyć się w następnym dniu roboczym. W przypadku niedostarczenia przesyłki do odbiorcy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, jest on zobowiązany do zwrotu przesyłki do Zamawiającego na koszt Zamawiającego. 5. Zlecenia nadania przesyłek kurierskich będą składane telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną, za pomocą formularza na stronie internetowej Wykonawcy lub specjalnie do tego przygotowanej przez Wykonawcę aplikacji/programu. Jednocześnie Zamawiający każdorazowo będzie informował o czasie i miejscu odbioru przesyłek. 6. Zamawiający wymaga dostarczenia mu kopii (kserokopii) listu przewozowego potwierdzającego odebranie przesyłki od Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza jednocześnie potwierdzenie nadania przesyłki w formie dokumentu wydrukowanego przez Zamawiającego podczas składania zamówienia na usługę kurierską i podpisanego przez kuriera odbierającego przesyłkę. 7. Zawartość przesyłek kurierskich stanowić będą przede wszystkim dokumenty.