ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW POWIATOWEGO ZASOBU GEODEZYJNEGO I KARTOGRAFICZNEGO W CHOJNICACH.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem postępowania jest usługa pn.: ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW POWIATOWEGO ZASOBU GEODEZYJNEGO I KARTOGRAFICZNEGO W CHOJNICACH. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia zawarte jest w Rozdziale D SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia, Rozdziale E- SIWZ Istotnych postanowieniach do umowy. Archiwizacja dokumentów Powiatowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego w Chojnicach. Prace objęte niniejszym opisem przedmiotu zamówienia polegały będą na archiwizacji dokumentów zasobu geodezyjnego i kartograficznego z obszaru miasta Czersk i miasta Brusy oraz obrębów gminy Chojnice: Charzykowy, Chojniczki, Silno, Gockowice, Ostrowite, Ciechocin, Nieżychowice, Pawłówko, Krojanty, Kruszka, Nowa Cerkiew, Pawłowo, Racławki, Doręgowice, Nowy Dwór, Ogorzeliny, Sławęcin, Zbeniny, Kłodawa,, Lichnowy, Moszczenica i obrębów gminy Czersk: Krzyż, Rytel, Malachin, Łubna, Kwieki, Złotowo, Zapędowo, Odry, Wieck, Gotelp, Łąg, Łąg Kolonia, Łąg Lipki - łącznie 6859 operatów. Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zawartymi w szczególności w: 1.Ustawie z dnia 17 maja 1989 r. - prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287, z późn. zm.); 2.Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.); 3.Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 3 października 2013 w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. z 2013 poz. 1183) Archiwizacja dokumentów zasobu geodezyjnego i kartograficznego obejmuje wykonanie komputerowych kopii materiałów operatów pomiarowych dotyczących ewidencji gruntów poprzez ich zeskanowanie, nadanie odpowiednich identyfikatorów oraz podpięcie do bazy danych prowadzonych w Starostwie Powiatowym w Chojnicach w systemie EWID 2007 w oprogramowaniu aplikacyjnym TurboEWID wersja 8.3. Wykonawca powinien dysponować odpowiednim sprzętem niezbędnym do wykonania przedmiotu zamówienia wyposażonym w oprogramowanie umożliwiające wykonanie poszczególnym zadań zamówienia. Zakres prac objętych zamówieniem. 1.Przedmiot zamówienia obejmuje zeskanowanie materiałów powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, nadanie odpowiednich identyfikatorów oraz podpięcie do bazy danych prowadzonych w Starostwie Powiatowym w Chojnicach w systemie EWID 2007 w oprogramowaniu aplikacyjnym TurboEWID wersja 8.3. Prace należy wykonać zgodnie z przepisami rozdziału 3 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 3 października 2013 w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz.U. z 2013 poz 1183) oraz załącznikami do rozporządzenia. Do kopiowania przeznaczone są operaty jednostkowe (operaty prawne, podziałowe). 2.W skład materiałów wchodzą: a.dokumenty wchodzące w skład operatów pomiarowych dotyczących podziałów nieruchomości, rozgraniczeń, wznowień granic i inne prawne, b. inne wskazane przez kierownika PODGiK w Chojnicach. Wielkość pracy określa się orientacyjną liczbą stron rozliczeniowych, przeliczanych za jedną stronę formatu A4. Dane wyjściowe do opracowania. Materiały powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zgromadzone w PODGiK w Chojnicach składają się z: - pojedynczych arkuszy o zróżnicowanych rozmiarach, nie większych od formatu A0 - poszczególnych stron zszytych w tomy (księgi mają rożną grubość nie zawsze jest możliwe ich pełne rozwarcie) Dominującymi ilościowo formatami są A4 Orientacyjna ilość materiałów do skanowania w obrębach objętych niniejszym opracowaniem przeliczona do formatu A4 ( lub jego wielokrotności) przedstawia się następująco:- format A4 - 276435 stron Technologia wykonania zamówienia 1.Archiwizacja materiałów powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego obejmuje: a.wykonanie numerycznych kopii stron operatu przez skanowanie zarówno pojedynczych arkuszy jak i poszczególnych stron z ksiąg o różnej grubości i nie zawsze w pełnym rozwarciu, b.nadanie identyfikatorów na operaty, c.dokonanie klasyfikacji dokumentów zgodnie z rozporządzeniem, d.włączenie do bazy danych systemu EWID2007 w oprogramowaniu aplikacyjnym TurboEWID wersja 8.3. 2.Wszystkie zarchiwizowane dokumenty z operatu zapisane zostaną jako osobny plik w strukturze katalogowej w postaci plików jpg. Dla każdego operatu zostanie utworzony odrębny katalog, w którym zapisane zostaną poszczególne dokumenty według słownika jak w rozporządzeniu. 3.Skanowanie należy przeprowadzić w następujący sposób: a.Z minimalną rozdzielczością 200 dpi. Zapis wszystkich zeskanowanych dokumentów w formacie plików jpg. b.Wykonawca pracy dokona przeglądu każdego operatu technicznego pod kątem zawartych w nim dokumentów analogowych w podziale na grupy dokumentów wymienionych powyżej. c.Dokumenty uszkodzone (podarte, pogięte itp.) muszą zostać przygotowane do skanowania w sposób, który nie doprowadzi do zniszczenia przy ich przetwarzaniu (np. podklejenie oryginału, wykonanie kserokopii, skanowanie na szybie). d.W przypadku braku możliwości rozszycia operatu (np. gdy operat jest zszyty w sposób trwały przez introligatora) dokumentów nie należy rozszywać, ale zeskanować je przy użyciu szyby. e.Mapy i szkice, na których kolor odgrywa istotną rolę należy zeskanować w kolorze, natomiast pozostałe dokumenty do obrazu jednobitowego lub w razie konieczności (w przypadku złej jakości materiału źródłowego) w kolorze. f.Dokumenty należy skanować w rozdzielczości 200 dpi z minimalną kompresją. g.Każda skopiowana strona lub arkusz musi tworzyć jeden plik komputerowy - nie jest dopuszczalne dzielenie obrazu na części. W przypadku ewentualnego łączenia fragmentów w fazie obróbki, w powstałym obrazie całości nie mogą być widoczne miejsca styków (łączeń). Jeżeli dokumenty podlegające skanowaniu składają się z więcej niż jednej strony, np. protokół graniczny powinny być zapisane każda strona osobno. h. Nazwy plików i katalogów zbiorczych dla operatów mają odzwierciedlać źródło skanowanych dokumentów (ID operatu) a także nr strony zgodnie z operatem. Dodatkowe strony należy oznaczyć: okładka - A, spis zawartości - B, protokół kontroli - C, inne dokumenty niezanumerowane w operacie, kolejnymi wielkimi literami alfabetu. Dwustronne dokumenty należy numerować - pierwszą stronę jak w operacie, drugą stronę z literą a. Pliki z poszczególnych operatów należy łączyć w katalogi o nazwie - numer operatu. 4.Udostępnione materiały, będące przedmiotem zamówienia należy: a.wymagające rozprucia rozszyć i wyprostować ewentualne zagięcia, b.zeskanować lub w inny sposób skopiować do wersji komputerowego pliku graficznego, c.rozprute operaty doprowadzić do stanu pierwotnego z zachowaniem kolejności stron (wymagana ponowna oprawa introligatorska). 5.Wykonane kopie muszą być wyraźne i czytelne, posiadać bardzo dobrą, jednakową ostrość i jakość w każdym miejscu, czytelność taka sama jak oryginału - rozdzielczość co najmniej 200 dpi. Tworzone dokumenty muszą zostać poddane obróbce, która pozbawi je wszelkich zabrudzeń, szumów, zlewek, i innych zniekształceń spowodowanych słabą jakością skanowanego oryginału (dotyczy to zarówno skanowanych operatów jak i map). Dokumenty kolorowe należy skanować w palecie 256 kolorów. 6.Szczególną uwagę należy zwrócić na kopiowanie dokumentów wypłowiałych, mało kontrastowych, z ciemnym tłem, np. sporządzonych jasnym ołówkiem. Podczas skanowania stron połączonych (np. w tomie) pod każdą kartkę należy podłożyć białe tło eliminujące przebicia treści stron następnych i pogłębiające kontrast rysunku i tekstu. 7.Skopiowane dokumenty w stosunku do oryginałów muszą zachować proporcje wymiarów i nie posiadać zniekształceń i deformacji. Dokumenty zawierające istotne elementy treści wyróżnione w kolorze powinny zostać zarchiwizowane z zachowaniem oryginalnych kolorów. Pozostałe dokumenty należy zarchiwizować w postaci czarno-białej. 8.Warunkiem przyjęcia wykonanej pracy przez zamawiającego jest zachowanie czytelności zarchiwizowanych dokumentów niemniejszej niż na dokumentach źródłowych. 9.Wykonawca prac zobowiązany jest do przystawienia pieczęci informującej o zeskanowaniu na okładkach wszystkich operatów będących przedmiotem opracowania . 10.Wszelkie błędy i rozbieżności zauważone podczas wykonywania zlecenia należy wyjaśniać na bieżąco z PODGiK z zachowaniem formy pisemnej. W tym celu Wykonawca prowadzić Dziennik Robót Geodezyjnych, w którym również będą odnotowane inne uzgodnienia, a także postęp prac. 11.Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia raz na miesiąc ilości zeskanowanych operatów w formie pisemnej , co stanowić będzie podstawę do uregulowania należności za wykonane prace z godnie z postanowieniami zawartymi w umowie. Porządkowanie materiałów po archiwizacji Zszycie operatów Po wykonaniu archiwizacji Wykonawca zobowiązany jest zszyć dokumenty i operaty w sposób trwały. Dokumenty po archiwizacji powinny być doprowadzone do stanu pierwotnego, czyli wszystkie strony operatu powinny być ułożone w kolejności w jakiej występują w spisie zawartości. Warunki techniczne opracowania końcowego Zamawiający dokona odbioru technicznego zamówienia po wykonaniu przez Wykonawcę: a.Dostarczenia 1 kompletu płyt DVD zawierające wszystkie pliki graficzne i tekstowe kopii zeskanowanych materiałów w strukturze katalogów i plików wyżej opisanej. b.Przedłożenia sprawozdania technicznego wraz z Dziennikiem Robót Geodezyjnych. c.Włączenia do bazy systemu EWID2007 efektów pracy.