Organizacja 1 dniowej konferencji dla pracowników PIS, PIP oraz służby BHP

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja 1 dniowej konferencji dla pracowników PIS, PIP oraz BHP ( 70 uczestników + 7 organizatorów) w dniu 6 grudnia 2011 roku W następującym zakresie: Konferencja zorganizowana zostanie w obiekcie posiadającym salę spełniającą wymogi co najmniej sali konferencyjnej hotelu 3-gwiazdkowego lub obiektu spełniającego wymogi hotelu 3-gwiazdkowego, zlokalizowanym w Łodzi przy głównych trasach wjazdowych do miasta (drogach krajowych); w odległości do 5 km od siedziby Zamawiającego; Obiekt będzie posiadał bezpłatne łącze internetowe; Obiekt będzie posiadał bezpłatny parking dla wszystkich przyjezdnych (około 80 miejsc); Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy gości oraz przesłania agendy konferencji na 2 dni robocze przed konferencją; Firma, która będzie organizowała konferencję przyjedzie na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby IMP celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązana do konsultowania szczegółów w każdym z aspektów organizacji konferencji; Ze względów organizacyjnych firma zapewni wyżywienie dla uczestników i organizatorów, salę konferencyjną, parking samochodowy dla wszystkich uczestników oraz organizatorów konferencji na terenie jednego obiektu; Konferencja zorganizowana zostanie w sali spełniających następujące wymagania: sala konferencyjna pomieści około 70 osób jednocześnie (miejsca siedzące przy stołach/stolikach z podpórką do pisania); w sali będzie ustawiony jeden dodatkowy stół dla prowadzących (7 miejsc siedzących ); sala będzie wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika, komputer, flipchart) wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników i organizatorów przez cały czas trwania konferencji; sala będzie klimatyzowana; w oknach sali, gdzie będzie odbywać się konferencja będą zainstalowane rolety; sala będzie zarezerwowana dla uczestników i organizatorów konferencji przez 9 godzin od około godz. 8; Przed salą konferencyjną będą zorganizowane dodatkowe miejsca do przeprowadzenia rejestracji uczestników (3 stoliki + krzesła); Zamawiający oczekuje od firmy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji konferencji (np. czasu pozostawania sali w dyspozycji Zamawiającego, menu); W trakcie konferencji zostanie podany obiad oraz tzw. ciągła przerwa kawowa - (catering opisany poniżej) przez cały czas trwania konferencji - tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa obiektu będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki; W trakcie przerwy kawowej dla uczestników i organizatorów przygotowany zostanie catering: napoje (kawa, herbata, woda, sok plus cukier i mleko do kawy) w ilości nieograniczonej oraz przekąski (ciastka różnego rodzaju w ilości po minimum 20 dag na każdą osobę oraz kanapeczki koktajlowe w ilości 4szt./ 1 osobę; Posiłki zostaną podane na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy oraz organizatorzy konferencji będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane; W trakcie przerwy obiadowej zostanie przygotowane menu złożone z dwóch dań (zupy + drugiego dania i kompotu/soku ze świeżych owoców) oraz deseru. Obiad zostanie podany w formie szwedzkiego stołu, podczas posiłku będą miejsca siedzące przy stołach dla wszystkich uczestników i organizatorów, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem, firma jest zobowiązana ustalić każde menu z Zamawiającym. Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia: Zupy: Zupa serowa z wędzonym łososiem Zupa-krem warzywny Danie główne (podanie na półmiskach do wyboru): Pieczony filet z kurczaka pieczony z serem w sosie pomidorowym Grillowany łosoś z masłem ziołowym Dodatki: Opiekane ziemniaczki, frytki, kopytka + zestaw surówek Deser: Deser tiramisu