Organizacja wyjazdu studyjnego do regionu Badenii - Wirtembergii obejmująca usługę transportową, hotelową i gastronomiczną w ramach projektu pn. Wsparcie kompetencji na starcie realizowanego przez Wojewódzki Urząd Pracy w Opolu

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi organizacji wyjazdu studyjnego do regionu Badenia-Wirtemnergia obejmującej usługę transportową, hotelową i gastronomiczną w ramach projektu pn. Wsparcie kompetencji na starcie, realizowanego przez Wojewódzki Urząd Pracy w Opolu w ramach Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Działanie 6.1 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie Poddziałanie 6.1.1 Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 dla przedstawicieli Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Opolu, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego, Powiatowych Urzędów Pracy i innych instytucji rynku pracy. 1. Informacje ogólne: 1) Miejsce docelowe wizyty studyjnej: Niemcy, region Badenia-Wirtembergia, miasto: Mannheim. 2) Termin realizacji: Wyjazd odbędzie się w terminie 03 - 06.11.2015 r. 3) Liczba dni wizyty studyjnej: 4 dni - w tym 3 noclegi. 4) Uczestnicy: pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Opolu, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego, Powiatowych Urzędów Pracy i innych instytucji rynku pracy oraz pracodawcy. 5) Liczba uczestników: 13-20 osób. Ostateczna lista uczestników zostanie przesłana Wykonawcy na 5 dni roboczych przed datą wyjazdu 6) Środek transportu: autokar. 2. Zakres usługi transportowej: 1) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przewozu autokarem uczestników wizyty studyjnej na trasach: a) w pierwszym dniu wyjazdu - przejazd z miejsca zbiórki w Opolu (ul. Głogowska 25c) do miejsca noclegu (hotelu) w Mannheim, b) w drugim dniu wyjazdu - przejazdy pomiędzy miejscami uwzględnionymi w poszczególnych punktach programu, c) w trzecim dniu wyjazdu - przejazdy pomiędzy miejscami uwzględnionymi w poszczególnych punktach programu, d) w czwartym dniu wyjazdu - przejazd z miejsca noclegu (hotelu) w Mannheim do miejsca wskazanego przez Zamawiającego w Opolu (ul. Głogowska 25c). 2) Przez cały czas trwania wyjazdu autokar ma posiadać ważne badania techniczne pojazdu oraz ma być dopuszczony do wykonywania międzynarodowego transportu drogowego. 3) Wszelkie koszty związane z wykonywaniem przewozu, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem kierowców oraz innymi opłatami wynikającymi z podróży (m.in. opłata za miejsca parkingowe, autostradę, paliwo, itp.) ponosi Wykonawca. 4) Wykonawca gwarantuje, że wszystkie przejazdy odbywać się będą bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przystosowanym środkiem transportu tj. autokarem nie starszym niż wyprodukowanym w 2008 r., posiadającym siedzenia w układzie konferencyjnym, wyposażonym w rozstawiane fotele przystosowane do długich tras, klimatyzację, min. 3 monitory, wyjścia multimedialne z możliwością podłączenia laptopa i przekaz obrazu na monitory pokładowe, min. 3 gniazdka pokładowe 230 V, automat do serwowania gorących napojów, WC wraz z umywalką dostępne w każdym momencie trwania podróży. 5) W przypadku awarii pojazdu Wykonawca zapewni w ciągu 3 godzin pojazd zastępczy nie gorszy niż pojazd, w którym rozpoczęto podróż. Koszty zapewnienia transportu zastępczego ponosi Wykonawca. 6) W przypadku nagłej choroby kierowcy wykonującego przewóz bądź wystąpienia innych przyczyn powodujących niemożność prowadzenia pojazdu Wykonawca zapewni w ciągu 3 godzin - kierowcę zastępczego. Koszty zapewnienia kierowcy zastępczego ponosi Wykonawca. 3. Zakres usługi organizacji i realizacji wizyty studyjnej: 1) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 3 noclegów dla każdego uczestnika wyjazdu, a także wskazanego przez Zamawiającego tłumacza w miejscowości Mannheim (Niemcy), w hotelu znajdującym się w odległości maksymalnie 1,5 km w linii prostej od Paradeplatz 68161 Mannheim, z zastrzeżeniem, iż wszystkie noclegi dla wszystkich uczestników muszą odbyć się w tym samym hotelu. 2) Zamawiający wymaga zapewnienia noclegów w hotelach o standardzie co najmniej 3 - gwiazdkowym lub równoważnym, w pokojach 1 - osobowych dla osób niepalących z łazienkami w każdym pokoju, z dostępem do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu (WiFi) w każdym pokoju oraz zapleczem gastronomicznym w hotelu. 3) Nie dopuszcza się możliwości przenoszenia żadnego uczestnika ani tłumacza do innego hotelu po odbyciu części noclegów, poza przemieszczaniem się zgodnie z programem wizyty. 4) Wszyscy uczestnicy oraz tłumacz w każdym miejscu noclegu muszą być zakwaterowani w tym samym hotelu, pod tym samym adresem. 5) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia dla uczestników, a także wskazanego przez Zamawiającego tłumacza na zasadach określonych w pkt. 7-11. 6) Ponadto wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia, na zasadach określonych w pkt. 9-11, w drugim, w trzecim dniu: kolacji oraz poczęstunku kawowego dla maksymalnie trzech dodatkowych osób, wskazanych przez Zamawiającego spożywanych wspólnie z uczestnikami wyjazdu. 7) Dzień pierwszy (wtorek): a) kolacja w restauracji położonej na terenie Mannheim w odległości maksymalnie 1,5 km w linii prostej od Paradeplatz 68161 Mannheim - po przyjeździe, b) poczęstunek kawowy podany bezpośrednio po kolacji, w tym samym miejscu co kolacja. Dzień drugi (środa): a) śniadanie w Mannheim w hotelu, w którym będą odbywały się noclegi, b) kolacja w restauracji położonej na terenie Mannheim w odległości maksymalnie 1,5 km w linii prostej od Paradeplatz 68161 Mannheim, między godz.18:00 a 20:00, c) poczęstunek kawowy podany bezpośrednio po kolacji, w tym samym miejscu co kolacja. Dzień trzeci (czwartek): a) śniadanie w Mannheim w hotelu, w którym będą odbywały się noclegi, b) kolacja w restauracji położonej na terenie Heidelbergu w odległości maksymalnie 400 m w linii prostej od Heiliggeistkirche, Marktplatz 69115 Heidelberg, między godz. 17:00 a 19:00., c) poczęstunek kawowy podany bezpośrednio po kolacji, w tym samym miejscu co kolacja. Dzień czwarty (piątek): śniadanie w Mannheim w hotelu, w którym będą odbywały się noclegi. 8) Każde śniadanie dla każdego uczestnika oraz tłumacza ma być podane w formie bufetu. 9) Każda kolacja dla każdego uczestnika oraz tłumacza ma składać się z co najmniej następujących elementów: 1) przystawki lub zupy - min. 250 ml 2) ciepłego dania głównego obejmującego: - mięso lub rybę lub danie jarskie - min. 200 g, - dodatek skrobiowy - min. 150 g, - sos - min. 50 ml, - surówki lub sałaty - min. 150 g, 3) napojów obejmujących: - sok - 2 rodzaje łącznie min. 250 ml, - wodę mineralną gazowaną - min. 250 ml, - wodę mineralną niegazowaną - min. 250 ml, 10) Menu kolacyjne ma zostać tak dobrane, aby każdy uczestnik oraz tłumacz w każdym dniu wyjazdu miał prawo wyboru dania głównego mięsnego, rybnego bądź dania głównego jarskiego. Zamawiający nie dopuszcza, aby w ciągu 5 dni wyjazdu wystąpiła powtarzalność tego samego rodzaju posiłku. 11) Każdy poczęstunek kawowy dla każdego uczestnika oraz tłumacza ma składać się z co najmniej następujących elementów: 1) kawa lub herbata w zależności od preferencji uczestników - min. 200 ml, 2) śmietanka lub mleko do kawy - min. 20 g, 3) świeża cytryna w plasterkach - min. 2 plasterki cytryny, 4) cukier - min. 10 g. 12) Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia każdego uczestnika na czas przejazdu i pobytu na kwotę co najmniej 20.000,00 zł. 13) Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wyjazdu na kwotę co najmniej 2.000,00 zł. 14) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu kopii polisy ubezpieczenia wraz z dowodem jej opłacenia najpóźniej na 3 dni robocze przed datą rozpoczęcia wyjazdu. 4. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZAKRESU PROGRAMU MERYTORYCZNO - ORGANIZACYJNEGO 1) W ramach wyjazdu Wykonawca dostosuje organizację usługi do przedstawionego przez Zamawiającego programu merytorycznego. Program merytoryczny obejmował będzie wizyty w następujących instytucjach tj.: Izba Rzemieślnicza Rhein-Necker-Odenwald w Mannheim, Akademia Kształcenia w Mannheim do których zaproszeni będą eksperci i specjaliści mający doświadczenie we współpracy z pracodawcami w celu aktywizacji osób młodych na rynku pracy: a) dzień pierwszy - transport na trasie Opole-Mannheim (hotel), w trakcie którego odbywać się będą rozmowy z pracodawcami dot. ich oczekiwań związanych z wizytą studyjną, a także na temat ich wiedzy dot. funkcjonowania niemieckiego systemu w zakresie współpracy z pracodawcami i innymi podmiotami rynku pracy. b) dzień drugi - wizyta u niemieckiego partnera tj. Izba Rzemieślnicza Rhein-Necker-Odenwald - miejsce wizyty siedziba Izby lub Akademia Kształcenia w Mannheim - połączona wykładem przedstawiającym polskim pracodawcom Izbę i Akademię. Ponadto spotkanie z ekspertami i specjalistami mający doświadczenie we współpracy z pracodawcami w celu aktywizacji osób młodych na rynku pracy, c) dzień trzeci - wykłady w siedzibie Izby Rzemieślniczej Rhein-Necker-Odenwald lub Akademii Kształcenia w Mannheim, spotkanie z pracodawcami, którzy są zrzeszeni w Izbie i ściśle współpracują z Izbą i Akademią organizując praktyki zawodowe w swoich zakładach pracy. Następnie w godzinach popołudniowych przejazd do Heidelbergu w celu zwiedzania miasta. Za organizację zwiedzania odpowiada Zamawiający. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu na trasie Mannheim-Heidelberg-Mannheim. d) dzień czwarty - transport na trasie Mannheim - Opole, w trakcie którego nastąpi podsumowanie wizyty studyjnej wraz z prezentacją zebranych materiałów dydaktycznych niezbędnych do wdrażania metodologii współpracy z pracodawcami, która ma zostać wdrożona w jednej z opolskich instytucji rynku pracy. 2) Godziny spotkań ustali Zamawiający i poinformuje o nich Wykonawcę najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem wyjazdu. 3) Dodatkowo Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania zmian w programie merytorycznym na każdym etapie trwania wyjazdu, w tym w szczególności wykonanie dodatkowych przejazdów w zakresie niewskazanym w poszczególnych punktach programu merytorycznego.