Kompleksowa obsługa bankowa Funduszu Pracy dla potrzeb Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest ,, Kompleksowa obsługa bankowa Funduszu Pracy dla potrzeb Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce polegająca w szczególności na otwarciu i prowadzeniu rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych w tym obsługa projektów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego Funduszu Pracy, a także wypłat gotówkowych i bezgotówkowych dla uprawnionych klientów i kontrahentów Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce. Wypłaty dokonywane będą na zlecenie Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce. Zakres obsługi będzie obejmował: Otwarcie i prowadzenie bieżącego rachunku bankowego Funduszu Pracy. Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych pomocniczych w zależności od potrzeb. Wykonawca otwiera bądź zamyka rachunki zgodnie z poleceniem Zamawiającego. Realizację poleceń przelewów na rachunki prowadzone w banku obsługującym. Realizację poleceń przelewów na rachunki w innych bankach. Obciążenia jak i uznania rachunków Zamawiającego odbywać się będzie w dniu operacji. Potwierdzanie stanu sald rachunków na każdy dzień roboczy poniedziałek piątek w wersji wyciągów otrzymywanych drogą elektroniczną. Podawanie w wyciągach bankowych pełnych informacji o źródle płatności, rodzaju płatności, dacie obciążenia rachunku w innym banku lub dacie dokonania płatności gotówkowej dłużnika w innym banku. Obsługa wypłat bezgotówkowych odbywać się będzie przy pomocy systemu elektronicznego udostępnionego przez Wykonawcę. Wykonawca udostępni system elektroniczny współpracujący z funkcjonującym programem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrołęce oraz dokona zainstalowania systemu oraz zapewni użytkowanie na co najmniej 4 stanowiskach pracy programu do obsługi bankowości elektronicznej do obowiązków wyłonionego Wykonawcy należeć będzie również przeszkolenie pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi programu. Ponadto powinien dostarczyć wszelkie dodatkowe niezbędne do pracy w systemie akcesoria zarówno dla osób sporządzających dokumenty w systemie bankowości elektronicznej, jak i dla podpisujących w ilości wymaganej przez Zamawiającego. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć WAN, dostęp z aplikacji zainstalowanej u Zamawiającego, bezpieczeństwo poprzez uwierzytelnianie za pomocą certyfikatu użytkownika i klucza prywatnego, rejestracja aktywności poprzez zapisywanie wszelkich aktywności użytkownika oraz operacji jakie były wykonywane, np. próby logowania do systemu, odczyt historii konta. automatyczne wylogowywanie użytkownika z systemu, jeśli stwierdzono brak aktywności przez 10 minut. uzyskiwanie na bieżąco wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym i rachunkach pomocniczych, tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych, przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach, składanie poleceń przelewów, w tym poleceń przelewów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego, ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków, uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach, generowanie (wydruk) wyciągów nie wymagających stempla bankowego, potwierdzenie zrealizowania przelewu w systemie online (po realizacji przelewu informacja w systemie bankowości elektronicznej), informację o odrzuceniu transakcji z podaniem komunikatu o jej przyczynie, przechowywanie wysyłanych przelewów w archiwum systemu co najmniej przez okres 3 miesięcy od daty dokonania operacji, zapewnienie pomocy technicznej w okresie wdrożeniowym i po-wdrożeniowym, tj. przez cały czas trwania umowy polegającej na obsłudze autorskiej Banku w Powiatowym Urzędzie Pracy z czasem reakcji maksymalnie 2 godziny od zgłoszenia problemu telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji przelewów papierowych w sytuacjach losowych, np. awaria systemu. Zlecenia papierowe winny być realizowane w dniu ich przekazania do banku, natomiast przelewy w formie elektronicznej przy pomocy systemu bankowości elektronicznej w czasie rzeczywistego zlecenia. Wypłatę świadczeń pieniężnych dla bezrobotnych i innych uprawnionych osób określonych w ustawie z dnia 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jednolity Dz. U. z 2008 r., nr 69 poz. 415 z późn. zm.) w Ostrołęce. Wypłata świadczeń gotówką dla osób bezrobotnych dokonywana będzie w miejscu wyznaczonym przez Wykonawcę na terenie miasta Ostrołęka w terminach uzgodnionych z Zamawiającym w godzinach od 900 do 1700. Wypłaty gotówkowe świadczeń dokonywane będą wyłącznie na podstawie dostarczonych przez Zamawiającego imiennych poleceń wypłat dla osób uprawnionych do świadczeń, zatwierdzonych przez osoby uprawnione - zgodnie z kartą wzoru podpisów. W poleceniach wypłat będzie wyszczególnione dane osoby uprawnionej do wypłaty, takie jak: imię i nazwisko, adres zamieszkania i nr PESEL. Listy te dostarczane będą przez Zamawiającego co najmniej 1 dzień wcześniej przed ustalonym terminem wypłat. Wykonawca dokona wypłat uprawnionej osobie na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości ze zdjęciem (paszport, prawo jazdy). Przewiduje się ustalenie 1 terminu wypłaty w okresie do 14 dnia kalendarzowego każdego miesiąca. Wymagana liczba dni wypłat w miesiącu: dwa kolejne dni robocze. Wykonawca dokonuje wypłat świadczeń z rachunku wskazanego przez Zamawiającego. Obciążenie rachunku nastąpi zgodnie z dokonanymi wypłatami w danym dniu. Wykonawca sporządzi zestawienie wypłat gotówkowych w danym dniu, do którego załączy jeden egzemplarz polecenia wypłaty. Zamawiający dokona odbioru dokumentów poświadczających dokonanie wypłat gotówkowych po dokonaniu wypłaty przez Wykonawcę lub po upływie okresu wypłat. Zaświadczone usługi w zakresie wypłat gotówkowych uprawnionym osobom na podstawie imiennych list Wykonawca może pobierać prowizję. Maksymalna prowizja od dokonywanych wypłat nie może przekroczyć 0,8% wypłaconej kwoty, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 października 2011 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej Funduszu Pracy (Dz. U. z 2011 r. nr 221, poz. 1317). Ustalona prowizja w okresie obowiązywania umowy nie może ulec zmianie. Zamawiający zastrzega sobie prawo pobierania czeków gotówkowych. Realizacja czeków gotówkowych w banku obsługującego. Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania wpłat gotówkowych od Zamawiającego. Środki na rachunkach podlegają kapitalizacji każdego dnia. Odsetki te będą dopisywane na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. Oprocentowanie środków na wszystkich rachunkach bankowych. Wysokość oprocentowania będzie ustalona wg WIBID 1M pierwszego dnia roboczego rozpoczynającego okres obrachunkowy plus minus marża Banku określona w ofercie składanej przez Bank. Marża Banku jest stała w całym okresie trwania umowy. Bank nie będzie pobierał od Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrołęce innych niż zaproponowane w ofercie opłat, prowizji za wykonywanie czynności wymienionych w zamówieniu. Wykonawca zobowiązuje się do wyznaczenia osoby (opiekuna) do bieżących kontaktów z Zamawiającym. Przewidywany obrót na rachunkach może wynieść około 27 000 000,00 PLN. W 2012 r. obrót na tych rachunkach wyniósł 22 700 000,00 PLN Średniomiesięczna wysokość środków na rachunkach bankowych w 2012 r. wyniosła 3 555 743,00 PLN. Średnia miesięczna liczba osób, którym świadczenia będą wypłacane gotówką - w kasie banku może wachać się w przedziale od 5 do 10 osób. Średniomiesięczną wysokość wypłat gotówkowych szacuje się na kwotę 10 000,00 PLN