Organizacja szkoleń dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi

Opis przedmiotu przetargu: Zamówienie zostało podzielone na 2 części opisane poniżej. Wykonawca może złożyć ofertę na 2 części zamówienia lub na jedną z nich. Część 1 Przedmiotem zamówienia jest organizacja szkolenia warsztatowego: 3,5- dniowego szkolenia warsztatowego dla psychologów w dniach 26-29 września 2011 roku (z obiadem czwartego dnia włącznie). W następującym zakresie: Zapewnienie sali szkoleniowej przygotowanej do przeprowadzenia warsztatów oraz kompleksowej obsługi hotelowo-restauracyjnej w tym organizacji kolacji w formie imprezy przy grillu obejmującej: 1. zapewnienie około 22 uczestnikom warsztatów i 7 organizatorom wyżywienia podczas trwania zajęć (ciągła przerwa kawowa i obiad) w dniach 26-29 września 2011 roku (4 dni) oraz trzech kolacji w dniach 26-28 września, w tym jednej - 26 września - w formie imprezy przy grillu; 2. zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniami dla około 20 osób w dniach 25, 26, 27, 28 września w pokojach maksymalnie 2- osobowych. Termin realizacji: 25-29 września 2011 roku - Szkolenie zorganizowane zostanie w hotelu (o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub odpowiadającym standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku ośrodków innych niż hotele), zlokalizowanym w Łodzi przy głównych trasach wjazdowych do miasta (drogach krajowych); z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej z dworca Łódź Kaliska oraz Łódź Fabryczna; - Każdy pokój będzie miał oddzielną łazienkę oraz będzie wyposażony w biurko/stolik do pracy; - Obiekt będzie posiadał bezpłatne łącze internetowe dla gości; - Hotel będzie posiadał bezpłatny dozorowany parking dla wszystkich przyjezdnych (około 25 miejsc); - Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy gości na 2 dni robocze przed szkoleniem; - Firma, która będzie organizowała szkolenia przyjedzie na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby IMP celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązana do konsultowania szczegółów w każdym z aspektów organizacji szkolenia; - Ze względów organizacyjnych firma zapewni noclegi, wyżywienie dla uczestników i organizatorów, salę szkoleniową, parking samochodowy dla wszystkich uczestników szkolenia, oraz miejsce na zorganizowanie kolacji przy grillu na terenie jednego obiektu; - Wykonawca dostarczy na szkolenie 100 szt. piłeczek antystresowych - (uśmiechnięta piłka) wg specyfikacji Zamawiającego (koniecznie w kolorze pomarańczowym, z logo projektu), Materiał: PU pianka, Wymiary: średnica 6,3 cm, Nadruk: 1 kolor; - Szkolenie zorganizowane zostanie w sali szkoleniowej spełniającej następujące wymagania: - sala szkoleniowa pomieści około 30 osób jednocześnie (miejsca siedzące przy stołach) - a podczas jednego dnia zajęć (konkretna data zostanie ustalona z Zamawiającym) uczestnicy i organizatorzy będą mieli do dyspozycji salę, w której będą mogły się odbyć zajęcia praktyczne z yogi - sala będzie miała powierzchnię zapewniającą swobodne ćwiczenie około 25 osób korzystających z rozłożonych karimat jednocześnie, ponadto organizator jest zobowiązany w ramach organizacji szkolenia zapewnić około 25 karimat do ćwiczeń (o wymiarach około 60x180 cm); - sala będzie wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika, komputer) wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania szkolenia; - sala będzie klimatyzowana; - w oknach sali, gdzie będzie odbywać się szkolenie będą zainstalowane rolety; - sala będzie zarezerwowane dla uczestników szkolenia przez co najmniej 9 godzin, od godziny 8 rano każdego w dniach 26-28 września oraz około 5h w dniu 29 września; - Zamawiający oczekuje od firmy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji szkolenia (np. czasu pozostawania Sali w dyspozycji Zamawiającego, menu); - W trakcie szkolenia przygotowane zostaną: każdego dnia obiad oraz tzw. ciągła przerwa kawowa - (catering opisany poniżej) przez cały czas trwania szkolenia - tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa hotelu będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki; - W trakcie przerwy kawowej dla uczestników przygotowany zostanie catering: napoje (kawa, herbata, woda, sok plus cukier i mleko do kawy) w ilości nieograniczonej oraz przekąski (ciastka różnego rodzaju w ilości po minimum 20 dag na każdego uczestnika); - Posiłki zostaną podane na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane; - Miejsce do organizacji kolacji w formie imprezy przy grillu (preferowane miejsce w konwencji letniej restauracji, w ogrodzie) pomieści jednocześnie 30 osób, będzie zaopatrzone w przyłącze do prądu, będzie zadaszone i osłonięte od wiatru; do obsługi kolacji zostaną dedykowane co najmniej 2 osoby z obsługi hotelowej; - Podczas kolacji w formie imprezy przy grillu zostaną podane co najmniej 4 różne rodzaje posiłków (np. szaszłyki mięsno-warzywne, filety z drobiu, karkówka, grillowanie warzywa) w ilości po 15 sztuk każdego posiłku oraz inne przekąski (chipsy, orzeszki) oraz około 0,5 l piwa dla każdego uczestnika kolacji; - W trakcie przerwy obiadowej zostanie przygotowane menu złożone z dwóch dań (zupy + drugiego dania i kompotu/soku ze świeżych owoców) oraz deseru. Każdego dnia szkolenia powinny być do wyboru dwa różne zestawy obiadowe, w tym jedno danie jarskie każdego dnia, zestawy w ciągu trwania każdego szkolenia nie mogą się powtarzać, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem, dania będą serwowane na półmiskach w formie szwedzkiego stołu - do wyboru dla gości, firma jest zobowiązana ustalić każde menu z Zamawiającym; - Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia: Zupy: Zupa serowa z wędzonym łososiem Zupa-krem warzywny Danie główne (podanie na półmiskach do wyboru): Pieczony filet z kurczaka pieczony z serem w sosie pomidorowym Grillowany łosoś z masłem ziołowym Dodatki: Opiekane ziemniaczki, frytki, kopytka + zestaw surówek Deser: Deser tiramisu Część 2 Przedmiotem zamówienia jest organizacja szkolenia warsztatowego: 2,5- dniowego szkolenia warsztatowego dla trenerów profilaktyki w dn. 28-30 września 2011 roku (z obiadem trzeciego dnia włącznie). W następującym zakresie: Zapewnienie dwóch sal szkoleniowych przygotowanych do przeprowadzenia warsztatów oraz kompleksowej obsługi hotelowo-restauracyjnej obejmującej: 1. zapewnienie wyżywienia dla około 42 uczestników warsztatów i 7 organizatorów w postaci: obiadu oraz przerwy kawowej (tzw. ciągłej, całodziennej) każdego dnia szkolenia (28, 29, 30 września 2011 r.), a także dwóch kolacji: w dniach 28 i 29 września, w tym jednej uroczystej (w dniu 28.09.2011), 2. zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniami dla około 30 osób w dniach 27, 28, 29 września w pokojach dwu- i jednoosobowych (w proporcji około .13+4). Termin realizacji: 27-30 września 2011 roku - Szkolenie zorganizowane zostanie w hotelu (o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub odpowiadającym standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku ośrodków innych niż hotele), zlokalizowanym w centrum Łodzi, nie dalej niż 5 km od Dworca Fabrycznego oraz 5 km od Dworca Kaliskiego oraz 5 km od siedziby Zamawiającego; - Firma zapewni uczestnikom szkolenia noclegi wraz ze śniadaniami w dniach: 27, 28, 29 września w pokojach dwu- i jednoosobowych (w proporcji około .13+4); - Obiekt będzie posiadał parking strzeżony oraz bezpłatne łącze internetowe dla gości; - Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy gości na 2 dni robocze przed szkoleniem; - Firma, która będzie organizowała szkolenie przyjedzie na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby IMP celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązana do konsultowania szczegółów w każdym z aspektów organizacji szkolenia; - Ze względów organizacyjnych firma zapewni noclegi, wyżywienie dla uczestników i organizatorów oraz sale szkoleniowe na terenie jednego obiektu; - W dniu 29 września firma zorganizuje przejazd osób z hotelu na zajęcia do siedziby IMP i odwiezie uczestników szkolenia do hotelu w godzinach wskazanych przez Zamawiającego; - Szkolenie zorganizowane zostanie w dwóch salach szkoleniowych spełniających następujące wymagania: - Każda sala szkoleniowa pomieści około 20 osób jednocześnie (miejsca siedzące przy stołach); - Każda sala będzie wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, flipchart, ekran do rzutnika, komputer), bezprzewodowe łącze internetowe wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania szkolenia; - Każda sala będzie klimatyzowana; - W oknach sal, gdzie będą odbywać się szkolenia będą zainstalowane rolety; - Sale będą zarezerwowana dla uczestników szkolenia: w dniu 28.08 przez około 9 godzin, od godziny 8, w dniu 30.09 przez około 5 godzin; - Zamawiający oczekuje od firmy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji szkolenia (np. czasu pozostawania Sali w dyspozycji Zamawiającego, menu); - Firma zobowiąże się do organizacji kolacji dla uczestników szkolenia w jednej z łódzkich restauracji w odległości nie dalej niż 2 km od hotelu w dniu 28 września; podczas kolacji zostaną zaserwowane: przystawka oraz 3 różne dania ciepłe do wyboru (w ilości około 15 porcji każdego dania) oraz około 0,5l piwa dla każdego uczestnika; - W trakcie szkolenia każdego dnia przygotowana zostanie: całodzienna przerwa kawowa - (catering opisany poniżej) przez cały czas trwania szkolenia - tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów braki będą niezwłocznie uzupełniane; w dniach 28 i 30 września przerwy kawowe będą zorganizowane w hotelu, w dniu 29 września w siedzibie IMP; - W trakcie przerw kawowych dla uczestników przygotowany zostanie catering: napoje (kawa, herbata, woda, sok plus cukier i mleko do kawy) w ilości nieograniczonej oraz ciastka i przekąski różnego rodzaju w ilości po minimum 20 dag na każdego uczestnika; - Posiłki zostaną podane na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane (podczas jednego szkolenia łącznie około 49 osób); - W trakcie przerwy obiadowej zostanie przygotowane menu złożone z dwóch dań (zupy + drugiego dania i kompotu/soku ze świeżych owoców) oraz deseru. W ciągu trwania całego szkolenia dania nie mogą się powtarzać, będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem, a firma jest zobowiązana ustalić menu z Zamawiającym. - Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia: Zupy: Krem warzywny z groszkiem ptysiowym Danie główne (podanie na półmiskach do wyboru): Karczek w sosie Grillowany łosoś z masłem ziołowym Dodatki: Opiekane ziemniaczki/ frytki/ kopytka + zestaw surówek Deser: Szarlotka na ciepło z lodami