Kampania radiowa promująca działania Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego (RPO WSL).

Opis przedmiotu przetargu: Postępowanie prowadzone jest w dwóch częściach. CZĘŚĆ I SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Kampania spotowa PO WER Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i realizację kampanii radiowej promującej działania Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014 - 2020 (PO WER 2014 - 2020) obejmującej produkcję 2 spotów o długości max. 30 sek. każdy i łącznie 544-krotną emisję. I. Cel zamówienia: Promocja możliwości i/lub efektów wsparcia w ramach PO WER 2014- 2020 oraz zachęta do skorzystania z projektów finansowanych z EFS. II. Zasięg kampanii: województwo śląskie. III. Grupa docelowa kampanii: mieszkańcy woj. śląskiego, osoby w wieku 18-29 lat. IV. Zakres usługi: 1. Opracowanie scenariuszy 2 spotów radiowych dotyczących możliwości wsparcia w ramach PO WER. Wykonawca przygotuje co najmniej 2 propozycje treści roboczych do każdego spotu. 2. Nagranie 2 spotów radiowych o długości max. 30 sekund; nagranie do akceptacji Zamawiającego. 3. 544-krotna emisja spotów w maksymalnie 4 stacjach radiowych. Zakłada się równomierną emisję każdego z 2 rodzajów spotów, tj. po 272 emisji. 4. Zapewnienie do nagrań minimum 3 lektorów i odpowiedniej oprawy muzycznej – do akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zapewni wybór z co najmniej 6 głosów lektorskich i co najmniej 10 podkładów muzycznych. 5. Opracowanie mediaplanu. 6. Wykonawca w ramach zapłaty za wykonaną usługę na zasadzie wyłączności udzieli Zamawiającemu rocznej licencji na wyprodukowane spoty na następujące pola eksploatacji: radio, Internet, utrwalenie na nośnikach elektronicznych wykorzystywanych w dystrybucji bezpośredniej (m.in. płyty CD/DVD, pamięć USB). 7. Wydanie przez Wykonawcę oświadczenia o emisji spotów zgodnie z zaakceptowanym mediaplanem podpisanego przez osobę/osoby upoważnione oraz przekazanie metryczek spotów radiowych. 8. Przekazanie nagranych spotów w wersji elektronicznej (formacie MP3 lub innym – ostateczny format do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz nagranych na płycie CD/DVD lub innym nośniku ustalonym z Zamawiającym. V. Szczegółowe założenia dotyczące emisji spotów: 1. Usługa obejmuje łącznie 544 emisje 2 spotów promujących wsparcie dla osób młodych na rynku pracy w ramach PO WER w maksymalnie 4 lokalnych lub regionalnych stacjach radiowych nadających w woj. śląskim, których zasięg dzienny zgodnie z badaniem Radio Track, realizowanym na zlecenie Komitetu Badań Radiowych, za okres: październik 2019 - marzec 2020 w grupie docelowej osób w wieku 18-29 lat wynosi co najmniej: • dla regionu katowickiego: minimum 7,2% - 136 emisji, • dla regionu częstochowskiego: minimum 15,5% - 136 emisji, • dla regionu bielskiego: minimum 7,8% - 136 emisji, • dla Okręgu Rybnickiego: minimum 8,7% - 136 emisji 2. Proponowane stacje radiowe będą weryfikowane na podstawie raportu z badań słuchalności radiowej Radio Track, który stanowi załącznik do SIWZ. Stacje radiowe należy wybrać spośród tych, które spełniają minimalny wskaźnik słuchalności radiowej wskazany w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Stacje radiowe proponowane dla poszczególnych regionów mogą się powtarzać pod warunkiem spełnienia warunku minimalnej słuchalności radiowej. 3. W jednym bloku reklamowym spot może zostać wyemitowany tylko raz. Emisje w dni powszednie w godzinach 6.00-18.00, w weekendy w godzinach 8.00-16.00, minimum 5 spotów dziennie, równomierne rozłożenie emisji w całym tygodniu. VI. Termin realizacji usługi: od podpisania umowy maksymalnie do 18 grudnia 2020 r. Przewiduje się emisję spotów: około 3 – 6 tygodni w okresie od zaakceptowania nagrań przez Zamawiającego do 13 grudnia br. zgodnie z ustalonym mediaplanem. Wykonawca dostarczy oświadczenie o emisji spotów zgodnie z zaakceptowanym mediaplanem podpisanym przez osobę/osoby upoważnione, metryczki spotów radiowych oraz spoty nagrane w wersji elektronicznej (formacie MP3 lub innym – ostateczny format do uzgodnienia z Zamawiającym i nagranych na płycie CD/DVD lub innym nośniku ustalonym z Zamawiającym) w terminie do 5 dni roboczych od zakończenia emisji, tj. do 18 grudnia 2020 r. VII. Szczegółowe założenia dotyczące współpracy podczas realizacji usługi: 1. Komunikacja w trakcie realizacji umowy pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będzie się odbywała drogą mailową (przekazywanie materiałów takich jak np. scenariusze, media plany i nagrania oraz ich akceptacja). 2. Spoty zostaną wyemitowane na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego mediaplanu. Wykonawca w terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy przekaże Zamawiającemu do akceptacji mediaplan w ramach kampanii. 3. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany mediaplanu ze względu na konieczność dostosowania emisji do aktualnie trwających rekrutacji do projektów - po uzgodnieniu z Wykonawcą. 4. Spoty zostaną wyemitowane po uzyskaniu zgody Zamawiającego na ich emisję w zaproponowanej formie oraz treści. 5. Wykonawca przekaże propozycje scenariuszy spotów w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania materiałów źródłowych przez Wykonawcę. Zamawiający zaakceptuje przekazane scenariusze lub naniesie uwagi w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. Wykonawca wprowadzi ewentualne uwagi w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. 6. Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji nagrania spotów w terminie 7 dni roboczych od dnia akceptacji scenariuszy. Zamawiający zaakceptuje przekazane nagrania lub naniesie uwagi w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. Wykonawca wprowadzi ewentualne uwagi w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. 7. Wykonawca przekaże wszystkie nagrania w wersji elektronicznej w formacie MP3 lub innym obsługiwanym przez Windows Media Player – ostateczny format do uzgodnienia z Zamawiającym. 8. Wszystkie wyemitowane nagrania będą zawierały odpowiednią informację o współfinansowaniu ze środków z Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z dokumentem „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”. Dokładna treść informacji zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego. 9. Zamawiający zapewni Wykonawcy materiały źródłowe na temat możliwości i form wsparcia oraz grup docelowych w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014 - 2020 (PO WER 2014-2020) na potrzeby kreacji scenariuszy, które przekaże w terminie 2 dni roboczych od podpisania umowy. 10. Zapłata nastąpi na podstawie faktury w terminie 30 dni od daty jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego. Warunkiem zapłaty za usługę jest dostarczenie przez Wykonawcę oświadczenia, że wszystkie nagrania zostały wyemitowane zgodnie z zaakceptowanym mediaplanem (wymagany jest podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy oraz pieczątka), metryczek spotów oraz nagranych spotów w wersji elektronicznej oraz na płycie CD/DVD lub innym nośniku ustalonym z Zamawiającym. 11. Wykonawca zapewni następujący personel: • Koordynatora – osobę odpowiedzialną za całość współpracy i kontakty z Zamawiającym podczas realizacji usługi; • Copywriterów – co najmniej dwie osoby odpowiedzialne za opracowanie scenariuszy spotów radiowych; • Lektorów – co najmniej trzech różnych lektorów do realizacji nagrań – do akceptacji Zamawiającego. Ostateczna liczba lektorów wykorzystanych do nagrań spotów będzie zależała od zaakceptowanych scenariuszy. VIII. Licencja: Wykonawca w ramach zapłaty za wykonaną usługę na zasadzie wyłączności udzieli Zamawiającemu rocznej licencji na wyprodukowane spoty na następujące pola eksploatacji: radio, Internet, utrwalenie na nośnikach elektronicznych wykorzystywanych w dystrybucji bezpośredniej (m.in. płyty CD/DVD, pamięć USB). CZĘŚĆ II SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Kampania spotowa RPO WSL Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i realizację kampanii radiowej promującej działania Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 - 2020 (RPO WSL 2014 - 2020), w tym produkcję 5 spotów o długości max. 30 sek. każdy i łącznie 1100-krotną emisję. I. Cel zamówienia: Promocja możliwości i/lub efektów wsparcia w ramach RPO WSL 2014- 2020 oraz zachęta do skorzystania z projektów finansowanych z EFS. II. Zasięg kampanii: województwo śląskie. III. Grupy docelowe kampanii: 1. Mieszkańcy woj. śląskiego, osoby w wieku 25-65 lat, 2. Mieszkańcy woj. śląskiego: właściciele firm, dyrektorzy, wolne zawody oraz pracownicy umysłowi. IV. Zakres usługi: 1. Opracowanie scenariuszy 5 spotów radiowych dotyczących możliwości wsparcia w ramach RPO WSL: a) spot promujący możliwości i/lub efekty wsparcia dla przedsiębiorstw - dofinansowanie do usług szkoleniowych i doradczych dla firm sektora MŚP i ich pracowników; b) spot promujący możliwości i/lub efekty wsparcia dla osób po 30 roku życia w postaci projektów aktywizacji zawodowej, które oferują: doradztwo zawodowe, pośrednictwo pracy, szkolenia, staże i praktyki zawodowe, subsydiowane zatrudnienie; c) spot promujący bezpłatne szkolenia językowe i komputerowe dla osób pracujących, w szczególności osób o niskich kwalifikacjach; d) spot promujący możliwości i/lub efekty wsparcia przedsiębiorczości i samozatrudnienia (dotacje na założenie własnej firmy), w ramach RPO WSL. e) spot promujący możliwości i/lub efekty wsparcia w postaci bezpłatnych szkoleń zawodowych dla dorosłych. 2. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany szczegółowej tematyki spotów, co zostanie ostatecznie ustalone z Wykonawcą na etapie pracy nad scenariuszami. Zmiana może wynikać z konieczności dostosowania się do realnej dostępności danych form wsparcia w ramach RPO WSL i bieżących potrzeb informacyjno-promocyjnych. 3. Przygotowanie co najmniej 2 propozycji treści roboczych do każdego z 5 spotów (łącznie min. 10 propozycji). 4. Nagranie 5 spotów radiowych o długości 30 sekund; nagrania do akceptacji Zamawiającego. 5. Zapewnienie do nagrań minimum 3 lektorów i odpowiedniej oprawy muzycznej – do akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zapewni wybór z co najmniej 6 głosów lektorskich i co najmniej 10 podkładów muzycznych. 6. Opracowanie mediaplanu. 7. Łącznie 1100-krotna emisja 5 spotów radiowych. Zakłada się równomierną emisję każdego z 5 rodzajów spotów, tj. po 220 emisji. 8. Wykonawca w ramach zapłaty za wykonaną usługę na zasadzie wyłączności udzieli Zamawiającemu rocznej licencji na wyprodukowane spoty na następujące pola eksploatacji: radio, Internet, utrwalenie na nośnikach elektronicznych wykorzystywanych w dystrybucji bezpośredniej (m.in. płyty CD/DVD, pamięć USB). 9. Wydanie przez Wykonawcę oświadczenia o emisji spotów zgodnie z zaakceptowanym mediaplanem, podpisanego przez osobę/osoby upoważnione oraz przekazanie metryczek spotów radiowych. 10. Przekazanie nagranych spotów w wersji elektronicznej (formacie MP3 lub innym – ostateczny format do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz nagranych na płycie CD/DVD lub innym nośniku ustalonym z Zamawiającym. V. Szczegółowe założenia dotyczące emisji spotów: 1. Usługa obejmuje łącznie 1100 emisji 5 spotów radiowych, w tym: a) 220 emisji 1 spotu promującego możliwości i/lub efekty wsparcia dla przedsiębiorstw (wymienionego w poz. IV, pkt 1 a) w maksymalnie 4 regionalnych lub lokalnych stacjach radiowych nadających w woj. śląskim, których zasięg dzienny zgodnie z badaniem Radio Track, realizowanym na zlecenie Komitetu Badań Radiowych, za okres: październik 2019 - marzec 2020 w grupie docelowej: właściciele firm, dyrektorzy, wolne zawody oraz pracownicy umysłowi wynosi co najmniej: • dla regionu obejmującego byłe woj. katowickie: minimum 8,5% - 55 emisji, • dla regionu obejmującego byłe woj. częstochowskie: minimum 8,3 % - 55 emisji, • dla regionu obejmującego byłe woj. bielskie: minimum 6,7% - 55 emisji, • dla Okręgu Rybnickiego: minimum 5,9 % - 55 emisji b) 880 emisji 4 spotów ( wymienionych w poz. IV, pkt 1, lit. b) – e)) promujących wsparcie w ramach RPO WSL w maksymalnie 4 lokalnych lub regionalnych stacjach radiowych nadających w woj. śląskim, których zasięg dzienny zgodnie z badaniem Radio Track, realizowanym na zlecenie Komitetu Badań Radiowych, za okres: październik 2019 - marzec 2020 w grupie docelowej: osoby w wieku 25-65 lat, wynosi co najmniej: • dla regionu obejmującego byłe woj. katowickie: minimum 6,3% - 220 emisji, • dla regionu obejmującego byłe woj. częstochowskie: minimum 7,3% - 220 emisji, • dla regionu obejmującego byłe woj. bielskie: minimum 5% - 220 emisji, • dla Okręgu Rybnickiego: minimum 5,2 %- 220 emisji 2. W jednym bloku reklamowym spot może zostać wyemitowany tylko raz. Emisje w dni powszednie w godzinach 6.00 - 18.00, w weekendy w godzinach 8.00-16.00, minimum 5 spotów dziennie, równomierne rozłożenie emisji w całym tygodniu. 3. Proponowane stacje radiowe mogą się powtarzać pod warunkiem, że spełniają kryterium minimalnego progu słuchalności w danej grupie docelowej. 4. Proponowane stacje radiowe będą weryfikowane na podstawie raportu z badań słuchalności radiowej Radio Track, który stanowi załącznik do SIWZ. Stacje radiowe należy wybrać spośród tych, które spełniają minimalny wskaźnik słuchalności radiowej wskazany w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Stacja radiowe proponowane dla poszczególnych regionów mogą się powtarzać pod warunkiem spełnienia warunku minimalnej słuchalności radiowej. VI. Termin realizacji usługi: od podpisania umowy do 18 grudnia 2020 r. Przewiduje się emisję spotów w okresie około 4 do 8 tygodni zgodnie z zaakceptowanym mediaplanem w okresie od zaakceptowania nagrań przez Zamawiającego do 13 grudnia 2020 r. Wykonawca dostarczy oświadczenie o emisji spotów zgodnie z zaakceptowanym mediaplanem podpisanym przez osobę/osoby upoważnione, metryczki spotów radiowych oraz spoty nagrane w wersji elektronicznej (formacie MP3 lub innym – ostateczny format do uzgodnienia z Zamawiającym) i na płycie CD/DVD lub innym nośniku ustalonym z Zamawiającym w terminie do 5 dni roboczych od zakończenia emisji, tj. najpóźniej do 18 grudnia 2020 r. VII. Szczegółowe założenia dotyczące współpracy podczas realizacji usługi: 1. Komunikacja w trakcie realizacji umowy pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będzie się odbywała drogą mailową (przekazywanie materiałów takich jak np. scenariusze, media plany i nagrania oraz ich akceptacja). 2. Spoty zostaną wyemitowane na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego mediaplanu. Wykonawca w terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy przekaże Zamawiającemu do akceptacji mediaplan w ramach kampanii. 3. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany mediaplanu ze względu na konieczność dostosowania emisji do aktualnie trwających rekrutacji do projektów - po uzgodnieniu z Wykonawcą. 4. Spoty zostaną wyemitowane po uzyskaniu zgody Zamawiającego na ich emisję w zaproponowanej formie oraz treści. 5. Wykonawca przekaże propozycje scenariuszy spotów w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania materiałów źródłowych przez Wykonawcę. Zamawiający zaakceptuje przekazane scenariusze lub naniesie uwagi w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. Wykonawca wprowadzi ewentualne uwagi w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. 6. Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji nagrania spotów w terminie 7 dni roboczych od dnia akceptacji scenariuszy. Zamawiający zaakceptuje przekazane nagrania lub naniesie uwagi w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. Wykonawca wprowadzi ewentualne uwagi w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. 7. Wykonawca przekaże wszystkie nagrania w wersji elektronicznej w formacie MP3 lub innym obsługiwanym przez Windows Media Player – ostateczny format do uzgodnienia z Zamawiającym. 8. Wszystkie wyemitowane nagrania będą zawierały odpowiednią informację o współfinansowaniu ze środków z Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z dokumentem „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”. Dokładna treść informacji zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego. 9. Zamawiający zapewni Wykonawcy materiały źródłowe na temat możliwości i form wsparcia oraz grup docelowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 - 2020 (RPO WSL 2014-2020) na potrzeby kreacji scenariuszy. 10. Zapłata nastąpi na podstawie faktury w terminie 30 dni od daty jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego. Warunkiem zapłaty za usługę jest dostarczenie przez Wykonawcę oświadczenia, że wszystkie nagrania zostały wyemitowane zgodnie z zaakceptowanym mediaplanem (wymagany jest podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy oraz pieczątka), metryczek spotów oraz nagranych spotów w wersji elektronicznej oraz na płycie CD/DVD lub innym nośniku ustalonym z Zamawiającym. 11. Wykonawca zapewni następujący personel: • Koordynatora - osobę odpowiedzialną za całość współpracy i kontakty z Zamawiającym podczas realizacji usługi; • Copywritera – co najmniej dwie osoby odpowiedzialne za opracowanie scenariuszy spotów radiowych; • Lektorów – co najmniej trzech różnych lektorów do realizacji nagrań – do akceptacji Zamawiającego. Ostateczna liczba lektorów wykorzystanych do nagrań spotów będzie zależała od zaakceptowanych scenariuszy. VIII. Licencja: Wykonawca w ramach zapłaty za wykonaną usługę na zasadzie wyłączności udzieli Zamawiającemu rocznej licencji na wyprodukowane spoty na następujące pola eksploatacji: radio, Internet, utrwalenie na nośnikach elektronicznych wykorzystywanych w dystrybucji bezpośredniej (m.in. płyty CD/DVD, pamięć USB).