ŚWIADCZENIE USŁUG W ZAKRESIE REZERWACJI, SPRZEDAŻY ORAZ DOSTARCZANIA MIĘDZYNARODOWYCH BILETÓW LOTNICZYCH I KOLEJOWYCH

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania międzynarodowych biletów lotniczych i kolejowych do siedziby Zamawiającego realizowane z zachowaniem warunków zawartymi w SIWZ. 2. Przewidywana liczba biletów łącznie: 243 szt. w tym: Bilety lotnicze: na trasach europejskich – 185 szt. oraz do USA – 48 szt. Bilety kolejowe: - 10 szt. 3. Zamawiający zastrzega, że nie jest zobowiązany w okresie trwania umowy do wyczerpania swoimi zlecaniami kwoty, na którą zawarta zostanie umowa ani ilości biletów przewidzianych do zakupu w trakcie jej obowiązywania. 4. Przez „jeden bilet” należy rozumieć bilet na trasie „tam i z powrotem” dla jednej osoby. 5. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: 1) rezerwację, zakup, wystawianie oraz dostarczanie Zamawiającemu biletów lotniczych i kolejowych w międzynarodowym transporcie lotniczym i kolejowym; 2) w trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do: a) rezerwacji i zakupu biletów lotniczych z zachowaniem uczciwości handlowej (w klasach wymaganych przez Zamawiającego: ekonomicznej i biznes na trasach europejskich i reszty świata), wg obowiązujących taryf określonych przez przewoźnika, z zastrzeżeniem, że przeloty muszą być realizowane przez przewoźników posiadających certyfikat IATA lub posiadających autoryzację IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego). Jednocześnie Zamawiający nie dopuszcza możliwości realizacji przelotów przez przewoźników tzw. „tanich linii lotniczych”. Ponadto, Zamawiający nie dopuszcza możliwości stosowania połączeń lotniczych z noclegiem na trasie. b) rezerwacji i zakupu biletów kolejowych (w klasie i rodzaju pociągu wybranych przez Zamawiającego), wg obowiązujących taryf określonych przez przewoźnika; 3) pośrednictwa między Zamawiającym a przewoźnikiem w sprawach reklamacyjnych; 4) zapewnienie optymalnych tras i połączeń w przypadku podania tylko docelowego miejsca podróży zgodnie z zamówieniami składanymi przez Zamawiającego; 5) przedstawianie Zamawiającemu bez zbędnej zwłoki tj. maksymalnie w ciągu 4 godzin roboczych od chwili zgłoszenia zapotrzebowania na bilety (zawierającego wymaganą trasę podróży, terminy oraz ilości biletów) propozycji minimum dwóch wariantów połączeń najkorzystniejszych pod względem ceny i czasu podróży tj. w szczególności maksymalnie bliskie godziny zaproponowane przez Zamawiającego, w pierwszej kolejności bez przesiadek; 6) określenie w przedstawionych Zamawiającemu wariantach połączeń ceny, czasu podróży oraz terminu (zawierającego datę i godzinę), do końca którego można złożyć zamówienie, a także terminu (zawierającego datę i godzinę), do końca którego Zamawiający rezygnując z zamówionego biletu nie poniesie kosztów. 7) rezerwację biletów na wybrane przez Zamawiającego warianty połączeń; 8) każdorazowe niezwłoczne informowanie Zamawiającego drogą elektroniczną i telefonicznie o zmianie ceny biletu, godziny lotu/ trasy, odwołania lotu/trasy, wpisaniu na listę rezerwową; 9) niezwłoczne informowanie Zamawiającego o braku możliwości realizacji rezerwacji lub sprzedaży biletów, jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce, wraz z uzasadnieniem; 10) sprzedaż Zamawiającemu biletów na połączenia, o których mowa w pkt. 7) (po potwierdzeniu przez Zamawiającego potrzeby zakupu), za cenę nie wyższą niż przedstawioną przez Wykonawcę w propozycji wariantów, o których mowa w pkt. 5 i 6; 11) dostarczenie zamówionych biletów do siedziby Zamawiającego, każdorazowo w terminie ustalonym przez Zamawiającego, nie później jednak niż 24 godziny przed planowanym wylotem, w godzinach pracy Zamawiającego (w godzinach 7.30 – 15.30), jednakże w wyjątkowych sytuacjach sposób dostarczania może ulec skróceniu i być wymagany w innym terminie niż dni i godziny pracy Zamawiającego; 12) przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniejszych rezerwacjach; 13) w przypadku braku miejsc w klasie ekonomicznej i dokonaniu rezerwacji w klasie droższej, sprawdzanie przez wykonawcę, czy zwolniło się miejsce w klasie tańszej i jeśli zaistniała taka możliwość, wykonawca odpowiednio zmienia rezerwację; 14) sprzedaż biletów dla osób pełnoletnich wraz z wszelkimi opłatami wymaganymi prawem krajowym i międzynarodowym, w szczególności opłatami lotniskowymi, paliwowymi, rezerwacyjnymi i podatkowymi oraz opłatą za bagaż, które ujęte będą w cenie biletu; 15) dysponowanie w czasie obowiązywania umowy: a) serwisem telefonicznym do kontaktu z Zamawiającym; b) stroną internetową lub adresem poczty elektronicznej, przez który Zamawiający będzie mógł dokonywać rezerwacji biletów; c) biurem obsługi czynnym co najmniej 5 dni w tygodniu przez 8 godzin dziennie (od poniedziałku do piątku); d) serwisem telefonicznym do kontaktu z osobą podróżującą w przypadku nieplanowych zmian związanych z podróżą. 6. Zakup biletu następuje po złożeniu przez Zamawiającego zamówienia (tj. Zamówienie na bilet lotniczy, Zamówienie na bilet kolejowy) faksem lub drogą elektroniczną zawierającego nazwisko i imię osoby podróżującej, trasę, datę wylotu/wyjazdu i powrotu, taryfę, dane płatnika, dane odbiorcy biletu i faktury oraz podpisanego przez upoważnionych pracowników Zamawiającego, zgodnie z przepisami taryfowymi.