Świadczenie usług pocztowych dla Zarządu Mienia Komunalnego w Białymstoku od 01 lutego 2017 r. do 29 grudnia 2017 r.

Opis przedmiotu przetargu: Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Zarządu Mienia Komunalnego w Białymstoku w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe ( Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) w asortymencie i szacunkowych ilościach jak w załączniku nr 1 do SIWZ „Opis przedmiotu zamówienia” i zał. nr 6 szczegółowy formularz cenowy. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Zarządu Mienia Komunalnego w Białymstoku w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczenia przesyłek pocztowych oraz ich zwrotów o masie poniżej i powyżej 350 g. 2. Szczegółowe informacje dotyczące wykonywanej usługi: definicje: a) przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe: - zwykłe – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; - zwykłe priorytetowe- przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; - polecone- przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym. - polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym; - polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru; - polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru(ZPO) – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii , przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. b) przez paczki pocztowe rozumie się paczki: - zwykłe – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii; - priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii. 3. Zamawiający wymaga od Wykonawcy realizacji przedmiotu zamówienia z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów ustawy z dnia 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2016 r., poz.1113 j.t.) oraz obowiązujących aktów wykonawczych. 4. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi dostarczania przesyłek w większości w Polsce i sporadycznie poza granicami kraju. 5. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania lokalu, do którego posiada tytuł prawny obowiązujący w całym okresie świadczenia usług określonym w umowie, w którym świadczone będą usługi pocztowe dla Zamawiającego w zakresie przyjmowania i odbierania przesyłek czynny w dni robocze ( tj. od poniedziałku do piątku ) w godzinach od 8.00 do 18.00 i usytuowany w odległości nie większej niż 300 m od siedziby Zamawiającego tj. ul. Bema 89/1 w Białymstoku. Adres placówki zostanie wskazany w umowie. 6. Upoważniony pracownik Zamawiającego będzie dostarczał przesyłki w dni robocze maksymalnie do godz. 18.00 do wyznaczonego przez Wykonawcę punktu zlokalizowanego w Białymstoku, w odległości od siedziby Zamawiającego określonej w punkcie 5. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania przez Zamawiającego, będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich dostarczenia. 7. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe z zachowaniem standardów i wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym, wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29.04.2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013 r., poz.1466). 8. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym wg kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. Znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony pieczęcią wykonaną według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę lub innym uzgodnionym oznaczeniem. 9. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. 10. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowego dla przesyłek nierejestrowanych. Zestawienia dla poszczególnych rodzajów przesyłek będzie sporządzane w 2 egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy. 11. Wykonawca zobowiązany jest dostarczać przesyłki zgodnie z : ustawą z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r., poz. 613 j.t. ze zm.), ustawą z dnia 14.06.1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz.23 ), ustawą z dnia 17.11.1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1822 j.t. ) ustawą z dnia 06.06.1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz.U. z 2016 r., poz.1749 j.t.) Zamawiający zastrzega sobie możliwość korzystania z usług operatora wyznaczonego (w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe) poza zamówieniem w przypadku wysyłania przesyłek w trybie: art. 57 § 5 pkt. 2 K.p.a i art. 12 § 8 pkt. 2 Ordynacji podatkowej, art.17 ustawy Pp, art.165 § 2 Kpc, art.198b ust.2 ustawy Pzp, a także w innych sytuacjach, w których wymagane będzie aby nadanie przesyłki skutkowało domniemaniem jej doręczenia w dniu nadania. Zamawiający w tych przypadkach będzie we własnym zakresie nadawał przesyłki wymagające pośrednictwa operatora wyznaczonego i nie dopuszcza możliwości wyłączenia tych przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia. Zamawiający szacuje, iż będzie dotyczyło to ok. 3% przesyłek w skali roku. 12. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane – ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego odpowiednio przez Zamawiającego lub Wykonawcę w dwóch egzemplarzach , po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy. 13. W zakresie procedur reklamacyjnych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych, stosuje się obowiązujące przepisy prawa. 14. Ze względu na szczególne znaczenie dla Zamawiającego doręczeń wykonywanych na podstawie przepisów określonych w pkt. 11, Wykonawca jest zobowiązany usługi te realizować i dokumentować prawidłowo. 15. Wykonawca jest odpowiedzialny za dokonanie prawidłowego, zgodnego ze stanem faktycznym opisu na formularzach potwierdzeń odbioru stosowanych do doręczeń, w sposób wskazany na formularzu, a w szczególności: a) w przypadku doręczenia przesyłki – do uzyskania od odbiorcy pokwitowania odbioru przesyłki poprzez umieszczenie daty jej odbioru i czytelnego podpisu odbiorcy oraz wskazania osoby, której doręczono przesyłkę poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz ewentualne zaznaczenie właściwego fragmentu tekstu; b) w przypadku niemożności doręczenia przesyłki - do wskazania placówki pocztowej, w której pozostawiono przesyłkę do dyspozycji adresata oraz do odnotowania daty jej pozostawienia, będącej zarazem datą pozostawienia awizo; c) w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni od daty pozostawienia pierwszego awizo – do odnotowania daty powtórnego jej awizowania; d) w przypadku zwrotu przesyłki do nadawcy – do wskazania powodu zwrotu poprzez oznaczenie odpowiedniego pola oraz do odnotowania daty zwrotu; e) do umieszczenia daty oraz złożenia podpisu przez osobę doręczającą lub wydającą przesyłkę ( podpis powinien umożliwiać identyfikację tej osoby). 16. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w formularzu ofertowym mają charakter szacunkowy i są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi do celu porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych w trakcie realizacji zamówienia. 17. Do czynności polegających na dostarczaniu przesyłek do siedziby Zamawiającego (do kancelarii) oraz dostarczanie do adresatów, będą wyznaczone osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.