Zakup i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury

Opis przedmiotu przetargu: Opis przedmiotu zamówienia (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym słowniczek pojęć, zawiera załącznik nr 2 do niniejszej specyfikacji.) Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentem (EZD) dla Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury, zwanej dalej Szkołą. System ma pozwalać na realizację zadań jednostki w oparciu o system kancelaryjny bezdziennikowy i jednolity rzeczowy wykaz akt. Musi docelowo umożliwiać realizowanie wskazanych zadań wyłącznie w EZD, a dla pozostałych stanowić system wspierający miedzy innymi poprzez prowadzenie wymaganych ewidencji oraz poprzez możliwość nanoszenia bieżącej informacji o miejscu przechowywania dokumentu papierowego w ramach danej sprawy/teczki. System ma umożliwiać przekształcanie dokumentu papierowego na elektroniczny (tworzenie odwzorowania cyfrowego) w sposób zgodny z obowiązującymi regulacjami w zakresie dokumentu elektronicznego, archiwizacji i podpisu elektronicznego oraz w zgodzie z możliwością użycia tej formy dokumentów w obiegach dokumentów elektronicznych (w zgodności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami). Dodatkowo przekształcanie na postać cyfrową dla określonych kategorii dokumentów może wymagać również stosowanie technik OCR. System musi mieć możliwość wykorzystania wspólnych funkcjonalności systemu przez wszystkie stanowiska i komórki organizacyjne Szkoły oraz zapewnić w zestandaryzowany sposób świadczenie usług dla interesantów, także w interakcji z innymi jednostkami administracji publicznej, w tym umożliwienie podmiotom i interesantom kontaktu ze Szkołą z wykorzystaniem narzędzi komunikacji elektronicznej (np. elektroniczna skrzynka podawcza na ePUAP, formularze elektroniczne na www, mail). System obejmie wszystkie komórki organizacyjne Zamawiającego, przy czym ma umożliwiać również pracę zdalną dla wybranych użytkowników. Aplikacja użytkownika powinna posiadać standardowe cechy aplikacji webowej. Dostęp do aplikacji będzie odbywał się przy użyciu przeglądarki internetowej (także dla urządzeń mobilnych). Elementem systemu musi być funkcjonalność archiwum zakładowego. Ma służyć ewidencjonowaniu, przechowywaniu i zabezpieczaniu dokumentów spraw zakończonych o statusie archiwalne - dla spraw prowadzonych wyłącznie w systemie elektronicznym. Dokumenty te muszą być po odpowiednim (określonym przepisami) okresie usuwane z systemu lub przekazywane do Archiwum Dokumentów Elektronicznych (lub innego wskazanego przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych) w postaci paczki archiwalnej zgodnie z określoną procedurą. Dla spraw i dokumentów prowadzonych w systemie tradycyjnym system zapewnić ma archiwizację za pomocą prowadzonych w formie elektronicznej pomocy kancelaryjnych, spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, itp. System musi mieć możliwość tworzenia spersonalizowanych ścieżek dla obiegu dokumentów w poszczególnych procesach, tworzenia doraźnie ścieżek alternatywnych, stosowania systemów zastępstw dla poszczególnych pracowników. Na każdym etapie danego procesu musi istnieć mechanizm dokonywania dekretacji lub aprobaty i podpisu. Wszystkie procesy muszą posiadać system kontroli wykonania, w tym wykonania w zadanym czasie. Istotnym elementem powinny być funkcjonalności tworzenia sprawozdań i statystyk, także w postaci graficznej oraz możliwość eksportowania danych uzyskanych w wyniku tworzenia statystyk. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi: 1) analiza przedwdrożeniowa obejmująca analizę struktury organizacyjnej i prawnej Zamawiającego oraz posiadanych procedur; 2) dostawa (wraz z dokumentacją), instalacja i konfiguracja platformy systemowej i bazodanowej wymaganej przez oferowany System; 3) dostarczenie Systemu wraz z dokumentacją: techniczną (zawierającą pełne opisy tablic, pól, relacji itp.), administratora (z aktualnym opisem tablic, pól i ról) i użytkownika (zawierającą pełny opis funkcji wdrażanego podsystemu) oraz wersji instalacyjnych Systemu na nośniku informacji; 4) instalacja i uruchomienie Systemu w wersji produkcyjnej i testowej; 5) wdrożenie Systemu we wskazanych siedzibach Zamawiającego; 6) skonfigurowanie (parametryzacja) Systemu do indywidualnych potrzeb Zamawiającego; 7) dostarczenie i uruchomienie predefiniowanych modeli procesów podstawowych (zgodnie z lista procesów podstawowych Zamawiającego); 8) przeprowadzenie wsparcia instruktażowego użytkowników (z podziałem na poszczególne grupy, w zależności od uprawnień nadanych w systemie) oraz administratorów w zakresie eksploatacji Systemu. 9) przeprowadzenie wsparcia instruktażowego administratorów w zakresie administrowania serwerem bazy danych i bazą danych oraz możliwości dokonywania samodzielnych modyfikacji i rozszerzeń systemu. 10) utrzymanie Systemu i zapewnienie asysty przez okres minimum 24 miesięcy. Wspólny słownik zamówień: CPV: 48.31.11.00-2 - System zarządzania dokumentacją 72.21.23.11-2 - Usługi opracowywania oprogramowania do zarządzania dokumentami 80.53.31.00-0 - Usługi szkolenia komputerowego