Usługi logistyczno-administracyjne na potrzeby projektu Ministerstwa Środowiska pn. Realizacja kolejnych edycji projektu pn. GreenEvo - Akcelerator Zielonych Technologii ZAMÓWIENIE UDZIELANE W 5 CZĘŚCIACH

Opis przedmiotu przetargu: Część I usługi w zakresie logistyki W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca będzie zobowiązany do 1.Udziału w rekrutacji uczestników III i IV edycji konkursu GreenEvo Akcelerator Zielonych Technologii w zakresie korespondencji mailowej i telefonicznej z potencjalnymi aplikantami, udzielania informacji na temat przebiegu rekrutacji. 2.Weryfikacji wniosków konkursowych na rok 2012 i 2013 pod względem kompletności wymaganych dokumentów oraz przygotowania szczegółowego zestawienia wniosków konkursowych dla Kapituły konkursu i korespondencji z aplikantami w razie potrzeby uzupełnienia dokumentów. 3.Organizacji spotkań Kapituły konkursu w roku 2012 i 2013, w tym rezerwacji sali oraz organizacji jej ustawienia, organizacji sprzętu multimedialnego oraz cateringu przygotowania materiałów potrzebnych w czasie obrad Kapituły (przygotowanie do druku i wydruk) prowadzenia kalendarza biura projektu Kapituły konkursowej. 4.Organizacji szkoleń w ramach projektu Greenevo, w tym 1)opracowania harmonogramu szkoleń w porozumieniu z osobami wyznaczonymi przez Zamawiającego. 2)przygotowania i przeprowadzenia rozpoznań rynku m.in. na trenerów prowadzących szkolenia i obsługę cateringową oraz przygotowania projektów umów na ww. zadania 3)organizacji logistyki przeprowadzenia szkoleń w tym rezerwacja sal, zapewnienia sprzętu multimedialnego, materiałów biurowych dla uczestników, organizacja recepcji przed salami szkoleniowymi ( przygotowania i wydruku identyfikatorów dla uczestników), organizacja ustawienia sal szkoleniowych w porozumieniu z trenerami prowadzącymi poszczególne szkolenia 4)korespondencji mailowej i telefonicznej z uczestnikami szkoleń (tworzenie listy obecności, przesyłanie informacji o harmonogramie szkoleń, stworzenie agendy poszczególnych szkoleń itp.) 5)nadzoru nad realizacją poszczególnych szkoleń. 5.Współpracy logistycznej z ekspertami dokonującymi oceny merytorycznej technologii posiadanej/zaoferowanej przez uczestników konkursu, w tym przygotowanie rozpoznań rynku oraz projektów umów ws. przeprowadzenie ekspertyz dotyczących ww. technologii. 6.Przygotowywania i przeprowadzania rozpoznań rynku i sporządzania projektów umów i zamówień dotyczących wykonywania analiz rynków technologii środowiskowych oraz przygotowywania dokumentów (rozpoznań cenowych rynku, wniosków, szczegółowych opisów zamówień oraz projektów umów) do postępowań o udzielanie zamówień publicznych dotyczących innych działań (w szczególności wymienionych w pkt 3 i 4) w roku 2012 i 2013, na zlecenie osoby wyznaczonej przez Zamawiającego. 7.Ścisłej współpracy oraz raportowania swoich działań do osoby wyznaczonej przez Zamawiającego. Część II usługi w zakresie prowadzenia biura projektu W ramach realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do 1.Prowadzenia działań związanych z przyznawaniem pomocy de minimis przedsiębiorcom będącym uczestnikami i laureatami konkursu organizowanego w ramach projektu, polegające na m.in. 1)prowadzeniu sprawozdawczości związanej z przyznawaniem pomocy de minimis; 2)prowadzeniu wykazu udzielonej pomocy de minimis, monitoringu jego poprawności oraz bieżącej aktualizacji 3)przygotowywaniu umów dla przedsiębiorców dotyczących przyznania pomocy de minimis. 2.Opieki nad pracą biura projektu polegająca na prowadzeniu ewidencji materiałów promocyjnych, materiałów biurowych, pism wchodzących i wychodzących, sprzętu tj. komputery, telefony komórkowe, i plusy. 3.Przygotowywania pism wewnętrznych na potrzeby projektu. 4.Zlecania tłumaczeń do odpowiedniej komórki merytorycznej Zamawiającego. 5.Współpracy z jednostkami wspierającymi projekt, w szczególności z Ministerstwem Spraw Zagranicznych, Ministerstwem Gospodarki, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości. 6.Stałego kontaktu z uczestnikami projektu. 7.Ścisłej współpracy oraz raportowania swoich działań do osoby wyznaczonej przez Zamawiającego. Część III usługi w zakresie promocji W ramach realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do 1.Realizacji działań promujących III i IV edycję projektu GreenEvo poprzez a)organizację konferencji b)zorganizowanie seminariów inaugurujących projekt c)organizację uroczystych gal dla laureatów d)nadzór nad tworzeniem nowych materiałów promocyjnych tj. roll upy, ścianki promocyjne, banery, plakaty e)koordynację działań związanych z opracowaniem graficznym i produkcją broszur promocyjnych i raportów f)koordynację działań nad produkcja filmów promocyjnych dla laureatów; g)koordynację działań public relation h)kontakt z biurem prasowym (odpowiednia komórka merytoryczna Zamawiającego) i opracowywanie wkładu do informacji prasowych i)nadzór nad zawartością i uatrakcyjnianiem strony internetowej projektu www.greenevo.gov.pl, w tym zmiany układów na stronie, umieszczanie tekstów, zapewnienia tłumaczeń tekstów na stronę internetową. 2.Opracowywania wkładów (szczegółowych opisów zamówienia) do postępowań o udzielnie zamówień publicznych oraz rozpoznań rynku dotyczących realizacji działań promocyjnych. 3.Współpracy (nadzór nad wykonaniem umów i zamówień) z dostawcami zewnętrznymi tj. drukarnie, agencje marketingowe, agencje PR oraz z prasą 4.Współpracy z partnerami projektu w kwestiach promocji projektu. 5.Ścisłego nadzoru nad przestrzeganiem standardów wizualnych marki GreenEvo 6.Ścisłej współpracy oraz raportowanie swoich działań do osoby wyznaczonej przez Zamawiającego. Część IV usługi w zakresie księgowości W ramach realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do: 1.Przygotowywania harmonogramu rzeczowo finansowego projektu oraz zapotrzebowań dziennych na środki finansowe z rezerwy celowej. 2.Przygotowywania zestawień wydatkowania środków finansowych w ramach projektu, w tym zestawień niezbędnych do rozliczania środków finansowych otrzymywanych w ramach zaliczki z NFOŚiGW, na realizację projektu. 3.Prowadzenia wykazu oraz dokumentacji zawartych umów oraz udzielonych zamówień. 4.Nadzoru nad formalną prawidłowością zawieranych umów. 5.Nadzoru nad działaniami pozostałych członków zespołu w zakresie przygotowania postępowań o udzielenie zamówień publicznych. 6.Opisywania faktur i rachunków za wykonywane prace oraz ich przekazywania do realizacji. 7.Opisywania faktur i rachunków w języku angielskim za wykonywane prace zagranicą oraz ich przekazywania do realizacji. 8.Przygotowania rozliczenia umowy o finansowanie projektu zawartej przez Ministerstwo Środowiska z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 9.Ścisłej współpracy oraz raportowania swoich działań do osoby wyznaczonej przez Zamawiającego. Cześć V usługi administrowania stroną internetową projektu Przedmiotem zamówienia jest obsługa serwisu internetowego Zamawiającego (adres serwisu: www.greenevo.gov.pl), w trzech wersjach językowych (polskiej, angielskiej oraz rosyjskiej). W ramach realizacji umowy Wykonawca będzie zobowiązany do 1.Nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem serwisu internetowego. 2.Usuwania problemów technicznych w ciągu 3 godzin od ich zgłoszenia przez Zamawiającego. 3.Wykonywania w przypadku zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego modyfikacji struktury serwisu internetowego, w szczególności takich jak tworzenie prostych aplikacji w postaci kalendarza wydarzeń czy forum. 4.Umieszczania tekstów, zdjęć, filmów, informacji o partnerach oraz laureatach projektu na stronie internetowej, według zaleceń Zamawiającego 5.Pozycjonowania serwisu internetowego. 6.Ścisłej współpracy oraz raportowania swoich działań do osoby wyznaczonej przez Zamawiającego