Uruchomienie i utrzymanie systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukujących i wydruków

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest uruchomienie i utrzymanie przez okres 36 m-cy systemu obsługi urządzeń drukujących użytkowanych przez Szpitala Specjalistycznego im. Stefana Żeromskiego SP ZOZ w Krakowie, os. Na Skarpie 66, 31-913 Kraków,. System powinien obejmować: 1. zapewnienie ciągłości pracy urządzeń drukujących, w tym ich naprawy, konserwacje i przeglądy; oraz płynne dostarczanie materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru) - w tym tonerów do drukarek oraz bębnów jeśli zaistnieje taka potrzeba. 2. raportowanie ilości wydruków dla poszczególnych urządzeń drukujących - podsystem raportowy na wszystkich urządzeniach Zamawiającego 3. śledzenie i analizowanie przez Wykonawcę stanów zużycia materiałów eksploatacyjnych urządzeń drukujących Zamawiającego ( w zależności od technologii urządzenia ) oraz na tej podstawie płynną ich dostawę (z wyjątkiem papieru) bez konieczności wysyłania zamówienia przez zamawiającego oraz jakiejkolwiek innej ingerencji w proces zamówienia; 4. odbiór i utylizację zużytych części i materiałów eksploatacyjnych; WYMAGANIA OGÓLNE 1. Szacowana ilość stron A4 wydruku w ramach realizacji przedmiotu zamówienia: a. Wydruki monochromatyczne - 5 500 000/ rok b. Wydruki kolorowe - 120 000/ rok 2. Przedmiotem zamówienia objęte będą posiadane przez Zamawiającego urządzenia zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ oraz urządzenia drukujące nabywane/użyczone przez Zamawiającego od wykonawcy w ramach tworzenia nowych stanowisk lub wymiany posiadanych urządzeń drukujących. 3. Wykonawca użyczy na prośbę zamawiającego do 250 sztuk urządzeń drukujących w zamian za comiesięczna opłatę uwzględniająca koszt wydruku jednej strony A4 w podziale na wydruk mono i kolor na obsługiwanych urządzeniach i obliczaną na podstawie ilości wykonanych wydruków raportowanych do Wykonawcy. Urządzenia będą zgodne z opisem sprzętu z punktu 4 (Wymagania ogólne). 4. Wykonawca musi zapewnić możliwość użyczenia następujących typów urządzeń: a. drukarka laserowa, monochromatyczna, dupleksowa z dwoma podajnikami umożliwiającymi automatyczny wybór podajnika w zależności od formatu wydruku (możliwość drukowania recept); - do 50 szt. Specyfikacja szczegółowa urządzenia załącznik nr 2 do SIWZ - fabrycznie nowa b. drukarka laserowa, monochromatyczna, dupleksowa z dwoma podajnikami umożliwiającymi automatyczny wybór podajnika w zależności od formatu wydruku (możliwość drukowania recept); - do 150 szt. Specyfikacja szczegółowa urządzenia załącznik nr 3 do SIWZ -przebieg maksymalny do 30 000 stron. c. urządzenie wielofunkcyjne mono (drukarka, kopiarka, skaner, fax), urządzenie laserowe, monochromatyczne, dupleksowa z dwoma podajnikami umożliwiającymi automatyczny wybór podajnika w zależności od formatu wydruku, skaner automatyczny dupleksowy z możliwością skanowania do katalogu sieciowego; -do 36 szt. Specyfikacja szczegółowa urządzenia załącznik nr 4 do SIWZ - fabrycznie nowa d. urządzenie wielofunkcyjne kolorowe (drukarka, kopiarka, skaner, fax), urządzenie laserowe, kolorowe, dupleksowa z dwoma podajnikami umożliwiającymi automatyczny wybór podajnika w zależności od formatu wydruku, skaner automatyczny dupleksowy z możliwością skanowania do katalogu sieciowego - do 10 szt. Specyfikacja szczegółowa urządzenia załącznik nr 5 do SIWZ - fabrycznie nowa e. Wielofunkcyjne urządzenie kolorowe A3 - 1 sztuka. Specyfikacja szczegółowa urządzenia załącznik nr 6 do SIWZ - fabrycznie nowa f. Wielofunkcyjne urządzenie mono A3 - do 3 szt. Specyfikacja szczegółowa urządzenia załącznik nr 7 do SIWZ - fabrycznie nowa Poszczególne ilości mogą ulec zmianie w ilości ± 20 szt. Zamawiający wymaga aby w terminie 3 dni roboczych od daty podpisania umowy oferent uruchomił system, dostarczył i podłączył (zainstalował urządzenie i sterowniki) w konsultacji z pracownikami sekcji informatycznej Zamawiającego następujące modele drukarek zgodne z specyfikacją z punktu 4 (Wymagania ogólne) a do f aby zapewnić ciągłość pracy szpitala. w następujących ilościach: ad 4a - 20 sztuk ad 4b - 70 sztuk ad 4c - 15 sztuk ad 4d - 3 sztuki ad 4e - 1 sztuka ad 4f - 2 sztuki Pozostała ilość urządzeń będzie dostarczana w miarę potrzeb zamawiającego w trakcie trwania umowy w przeciągu 7 dni od zamówienia przez zamawiającego. Specyfikacja Systemu zarządzania środowiskiem druku: Kompatybilność i współpraca " System musi wspierać różnych dostawców urządzeń. " Nie dopuszcza się rozwiązań bazujących o infrastrukturę chmurową. " Wszystkie elementy systemu muszą być instalowane i wspierane bezpośrednio na serwerze zainstalowanym i dostarczonym przez Wykonawcę w sieci klienta. Autoryzacja i kontrola dostępu " Możliwość zastosowania autoryzacji do urządzeń po kodach PIN, kartą magnetyczną, loginem i hasłem oraz loginem i hasłem z domeny Active Directory. " Współpraca z LDAP / Active Directory / Lokalna baza danych. System musi wspierać jednoczesne wykorzystanie AD oraz lokalnej bazy użytkowników. " Szyfrowane połączenie SSL pomiędzy urządzeniem na serwerem. " Urządzenia muszą być wyposażone w wielozakresowy czytnik kart wspierający standard MIFARE umożliwiający przeprogramowanie w razie zmiany wewnętrznego standardu kart Zamawiającego. " Po zalogowaniu się przez użytkownika do urządzenia, na panelu musi być widoczne dostępne saldo jakie pozostało do wykorzystania a system musi mieć możliwość wyłączenia widoczności salda. " Po zalogowaniu się przez użytkownika do urządzenia, musi mieć możliwość wyszukania w bazie danych wszystkich zarejestrowanych projektów, na rzecz, których można wykonać zadania na urządzeniu (kopiowanie / skanowanie / drukowanie / skanowanie na HDD oraz skany do pamięci USB.) " System musi mieć panel do zarządzania dostępny za pomocą przeglądarki internetowej. " System musi umożliwiać przypisywanie karty magnetycznej do użytkownika bezpośrednio z panelu urządzenia. " System musi umożliwiać modyfikację funkcjonalności urządzenia według poniższych: o Blokowanie dostępu do zmiany kodu projektu na panelu urządzenia przez użytkownika. o Wymuszenie wykorzystania trybu oszczędzania tonerów. o Blokowanie dostępu do podglądu dokumentów z HDD urządzenia. o Blokowanie możliwości skanowania dokumentów do HDD urządzenia. o Ograniczenie podglądu dokumentów na HDD tylko dla zalogowanego użytkownika. o Ograniczenie dostępu dla użytkownika do folderów sieciowych oraz wydruku z nich. o Ograniczenie dostępu dla użytkownika do rejestracji programów skanowania na panelu. o Możliwość wymuszenia trybu drukowania w kolorze lub mono. o Możliwość modyfikowania dostępu dla użytkownika na panelu do poszczególnych ustawień systemowych urządzenia tj. ustawienia głównego ekranu, ustawienia jakości druku, ustawienia drukarki, ogólne ustawienia systemowe i kontroli użytkowników. o Możliwość blokowania dostępu do innych aplikacji zintegrowanych z urządzeniem wielofunkcyjnym. Raportowanie i rozliczanie " System musi umożliwiać raportowanie zadań według poniższych wymagań: o Historia zadań z możliwością filtrowania po: użytkowniku, urządzeniu, rodzaju zadnia (kopiowanie, druk, skan, wydruk z HDD urządzenia, skan z HDD urządzenia), statusie (anulowano, błąd, zakończono, rozpoczęto, zawieszono), dacie rozpoczęcia i zakończenia. o Możliwość wyszczególnienia wydruków z podziałem na konkretnych dostawców urządzeń, projekty i wydruki personalne. o Możliwość szybkiego wyszukania zadań w historii poprzez wprowadzenie nazwy projektu, zlecenia lub jego kodu. " System musi udostępniać informacje odnośnie % (procentowego) wykorzystania poszczególnych urządzeń według poniższych: o Liczba zadań kopiowania, skanowania, drukowania, wydruk i skan z HDD urządzenia. " Rozliczanie kosztów na użytkownika, dział, urządzenie (z uwzględnianiem ośrodka kosztów przypisanego do maszyny dostarczonego przez zamawiającego), projekt. " Możliwość generowania raportów po użytkowniku, urządzeniu, dziale, projekcie oraz użytkownikach w ramach projektu. " Możliwość zliczania i monitorowania zszywek w urządzeniach. " System musi umożliwiać nadanie dostępu do samego panelu zarządzania saldami dla pracowników. " System musi umożliwiać dodawanie projektów oraz zarządzanie nimi bezpośrednio z panelu administracyjnego - bez potrzeby instalowania dodatkowych aplikacji i innych elementów. " System musi umożliwiać pełne zarządzanie osobami przypisanymi do projektów (dodawanie, usuwanie) wedle potrzeb. Pozostałe " Możliwość modyfikacji komunikatów występujących w oprogramowaniu na żądanie i w czasie rzeczywistym. " Możliwość ustawienia automatycznego skanowania po autoryzacji t.j: skanuj do mnie. " Zastosowanie wydruku podążającego na wszystkich urządzeniach podłączonych do systemu. " Po wykonaniu wydruku do serwera musi istnieć możliwość zwielokrotnienia ilości wydruków bezpośrednio na panelu urządzenia, możliwość wyboru dokumentów do druku, możliwość wydrukowania wszystkiego i jednoczesnego usunięcia z serwera. " Możliwość uruchomienia, zatrzymania i restartowania usług serwerowych bezpośrednio z panelu administracyjnego systemu zarządzania drukiem (bez potrzeby dostępu za pomocą panelu zdalnego do serwera, na którym znajduje się aplikacja). " System musi udostępniać dokładnie informacje na temat posiadanej licencji, ich ilości i zakresu. " System musi umożliwiać dynamiczne przydzielanie licencji na poszczególne urządzenia tzn. administrator wybiera poszczególne aktywne licencje systemu oraz włącza i wyłącza je wedle uznania dla wybranych urządzeń. Zakres usługi i warunki wsparcia serwisowego obejmuje: a. Zamawiający jest zwolniony z potrzeby "ręcznego" kontrolowania stanu liczników - nie dopuszcza się możliwości odczytywania liczników urządzeń własnymi siłami oraz przekazywanie tej informacji Wykonawcy. b. Dostawa materiałów eksploatacyjnych odbywać się ma automatycznie w depozyt do magazynu Zamawiającego bez dodatkowych zleceń i zamówień z jego strony, jednakże Zamawiający zastrzega sobie taką możliwość w szczególnych przypadkach. c. Zamawiający zastrzega sobie aby w Sekretariacie Szpitala i na Izbie Przyjęć zawsze znajdował się zapas po 2 szt. tonera dla każdego urządzenia drukującego. d. Wykonawca dostarczy do magazynu zamawiającego i będzie utrzymywał stan drukarek zastępczych w niżej wymienionych ilościach dla poszczególnych modeli wg. Załączników: 4 drukarki zgodnie z załącznikiem nr 2 do SIWZ, 8 drukarek zgodnie z załącznikiem nr 3 do SIWZ, 2 drukarki zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ e. W momencie startowego uruchomienia systemu Wykonawca wygeneruje raport początkowy informujący o stanie liczników poszczególnych urządzeń drukujących. f. Raport w formie papierowej i elektronicznej jako plik arkusza kalkulacyjnego dotyczący stanu liczby wydruków, zużycia materiałów zużywalnych oraz stopnia realizacji umowy względem jej wartości maksymalnej sporządzany będzie na koniec miesiąca. Wzór raportu będzie mógł być zmodyfikowany podczas trwania umowy i dostosowany do potrzeb zamawiającego. g. przejęcie zobowiązań gwarancyjnych urządzeń drukujących Zamawiającego będących na gwarancji h. utrzymanie ciągłości i poprawności pracy drukarek podłączonych do systemu i. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania materiałów eksploatacyjnych oraz części i podzespołów zalecanych przez producenta danego urządzenia drukującego. W przypadku uszkodzenia urządzeń Zamawiającego z powodu zastosowania wadliwego materiału eksploatacyjnego Wykonawca zobowiązuje się do naprawy urządzenia j. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie urządzeń powstałe z jego winy w czasie wykonywania napraw i innych czynności serwisowych k. Konserwacje, naprawy, wymiany sprzętu i przeglądy realizowane będą w dni robocze w godzinach wcześniej uzgodnionych z Zamawiającym ( sekcja informatyczna) l. W przypadku konieczności naprawy urządzenia które jest własnością Zamawiającego lub Wykonawcy, Wykonawca ponosi wszystkie koszty w tym koszty: konserwacji , napraw, przeglądów, oraz wszelakich czynności związanych z zapewnieniem prawidłowego działania urządzenia. m. Wykonawca będzie odpowiadał za aktualizacje oprogramowania firmware w celu zapewnienia sprawnego działania oraz najnowszych poprawek funkcjonalności i bezpieczeństwa. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego nieprawidłowego funkcjonowania lub braku funkcjonowania urządzenia, Wykonawca zobowiązuje się do: a. zapewnienia czasu reakcji serwisowej nie dłuższego niż 24 godziny, licząc od chwili powiadomienia telefonicznego lub drogą elektroniczną. Reakcja serwisowa musi nastąpić od poniedziałku do piątku, w godzinach pracy Zamawiającego - 7:00-14:35 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. b. wykonania naprawy urządzenia w maksymalnym czasie 48 godzin od chwili powiadomienia telefonicznego lub drogą elektroniczną. W przypadku nie wykonania naprawy we wskazanym przez Wykonawcę terminie, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć urządzenie zastępcze o parametrach nie gorszych od urządzenia naprawianego. Wykonanie naprawy urządzenia musi nastąpić od poniedziałku do piątku, w godzinach pracy Zamawiającego - 7:00-14:35 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. c. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wymienił urządzenie, które podlegało 3 kolejnym po sobie naprawom w takim samym zakresie lub które uległo kolejno po sobie 5 jakimkolwiek naprawom w okresie trzech miesięcy, na urządzenie nowe o takich samych parametrach lub lepszych. d. Oddane Zamawiającemu urządzenia muszą być wyposażone we wszystkie materiały eksploatacyjne za wyjątkiem papieru, oprogramowanie w języku polskim i menu interfejsu obsługi użytkownika, okablowanie niezbędne do wykorzystania wszystkich funkcji - "sprawny i gotowy do pracy". e. W sytuacji kiedy urządzenie będzie wyposażone w dysk HDD (lub jakikolwiek inny trwały nośnik danych), Wykonawca będzie musiał dokonać naprawy w siedzibie Zamawiającego w obecności pracownika Sekcji Informatycznej. Jeżeli naprawa nie będzie mogła się odbyć w siedzibie zamawiającego nośnik danych będzie musiał pozostać u Zamawiającego. f. W przypadku dostarczenia urządzenia używanego przez wykonawcę , zamawiający wymaga aby było przywrócone do ustawień fabrycznych ( nie może posiadać żadnej poprzedniej konfiguracji)