Świadczenie usług pocztowych dla potrzeb Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna w okresie od 1 stycznia 2015 r. do 31.12.2016 r

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych przy użyciu maszyny do frankowania oraz ich ewentualnych zwrotów. Usługi te powinny być świadczone z uwzględnieniem zasad doręczeń wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.), ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 roku poz. 267 z późn. zm.). Przedmiot zamówienia winien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, wszczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz.1529), zwaną dalej ustawą Prawo pocztowe. 2. Do zakresu przedmiotu zamówienia należy zaliczyć odbiór z siedziby Zamawiającego: 1) przesyłek listowych krajowych i zagranicznych nierejestrowanych, nie będących przesyłkami najszybszej kategorii określanymi dla potrzeb zamówienia jako ekonomiczne oraz przesyłek listowych będących przesyłkami najszybszej kategorii określanych jako priorytetowe, 2) przesyłek listowych krajowych i zagranicznych rejestrowanych, nie będących przesyłkami najszybszej kategorii określanymi dla potrzeb zamówienia jako ekonomiczne oraz przesyłek listowych będących przesyłkami najszybszej kategorii określanych jako priorytetowe, 3) przesyłek listowych krajowych i zagranicznych rejestrowanych z pokwitowaniem odbioru 4) zwrot do Zamawiającego przesyłek listowych po wyczerpaniu wszystkich możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy, łącznie ze zwrotem potwierdzeń odbioru. 3. Szczegółowe informacje dotyczące wykonywanej usługi: 1) Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą, na podany adres bądź adres skrytki pocztowej, 2) Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki na stronie adresowej (polecona, polecona z potwierdzeniem odbioru, priorytetowa), 3) Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty w postaci nadruku na kopercie. 4) Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się opakowań Wykonawcy. 5) Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane, nadawane będą na podstawie pocztowych książek nadawczych, w dwóch egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. 6) Przesyłki nierejestrowane i paczki nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowo-wartościowego nadanych przesyłek. 4. Wykonawca zobowiązany będzie: 1) Odbierać przesyłki do doręczenia z siedziby Zamawiającego w godzinach od 14:00 do 15:00 lub od 15:00 do 16:00 każdego dnia roboczego od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy), 4) Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 5) Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 6) Wszelkie oznaczenia (numery nadawcze) przesyłek rejestrowanych muszą być zapewnione na przesyłkach przez Wykonawcę. 7) Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po jego otrzymaniu. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie kolejnych 7 dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka jest niezwłocznie zwracana Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny niedoręczenia (zgodnie z art. 150 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.), zwaną dalej Ordynacją podatkową bądź art. 44 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 roku poz. 267 z późn. zm.), zwaną dalej Kodeksem postępowania administracyjnego). 8) Formularze potwierdzenia odbioru zobowiązany jest bezpłatnie dostarczać Wykonawca do siedziby Zamawiającego 9) Zamawiający wymaga, aby placówki pocztowe Wykonawcy były czynne we wszystkie dni robocze, co najmniej 5 dni w tygodniu z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. 5. Opłaty za przesyłki Zamawiający dokonywać będzie z góry na poczet przyszłych usług pocztowych, na wskazane przez Zamawiającego konto, co skutkować będzie odpowiednim ustawieniem przez Wykonawcę licznika maszyny do frankowania. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. 6. Ceny podane przez Wykonawcę w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 3 nie podlegają zmianie przez cały okres trwania umowy, z wyjątkiem wystąpienia okoliczności: 1) Zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym dotycząca funkcjonowania rynku usług pocztowych, w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy, 2) Zmiana stawki podatku VAT, 3) Zaistnienie innych, niemożliwych do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności prawnych, ekonomicznych, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy, 7. Przewidywaną ilość poszczególnych rodzajów przesyłek Zamawiający wskazał w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 3 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający zastrzega, że podane ilości są ilościami szacunkowymi a rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego w związku z tym Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonej w formularzu ofertowym. 8. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej poleconej, paczki pocztowej, a w pozostałych przypadkach zgodnie z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. oz. 1468) nie później jednak niż w okresie 12 miesięcy. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednie przepisy ustawy Prawo Pocztowe, Ordynacja Podatkowa, Kodeks Postępowania Administracyjnego 9. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczki na poczet wykonania zamówienia